PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III
NĂNG KHIẾU THAI BÌNH
3.1. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau :
- Chức năng quản lý sách
- Chức năng quản lý độc giả
- Chức năng mượn trả
- Chức năng tra cứu tìm kiếm
- Chức năng thống kê, báo cáo

3.1.1. Chức năng quản lý sách gồm
- Nhập thông tin về sách
- Sửa thông tin về sách
- Huỷ thông tin về sách
- Thanh lý sách

* Giải thích:
Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách
như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản,
ngày nhập, số lượng, nơi để.... vào cơ sở dữ liệu.
Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách
do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và
cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách.
Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không
có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện
loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó .
Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã
từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán,
chuyển nhượng ....) ra khỏi kho lưu trữ.
3.1.2. Chức năng quản lý độc giả gồm

- Tra cứu mượn trả
TKmượn/trả
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn/ trả
Tra cứu Thống kê
Nhập
Huỷ bỏ
Sửa đổi
Thanh lý
Nhập
Huỷ bỏ
Sửa đổi
Mượn sách
Trả sách
Xử lý quáhạn
Tra cứu sách
Tra cứu độc giả
Tra cứu mượn trả
TK sách
TK độc giả
* Giải thích :
Chức năng này được ba phần :
+ Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứu
tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả
của cuốn sách đó.
+ Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên
quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp
chuyên, khoá học....
+ Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn
trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn

dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở
trên là không thể châm trước được. Lúc đó ta thường dùng biểu đồ luồng dữ
liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC.
3.3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU :
3.3.1. Dữ liệu vào ra của hệ thống .
Hệ thống quản lý thư viện có các luồng dữ liệu vào ra như sau:
+ Dữ liệu gồm có :
- Thông tin về các đầu sách
- Thông tin về tác giả
- Thông tin về mượn sách
- Thông tin về trả sách
- Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo.......
+ Dữ liệu ra :
- Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả
- Thông báo quá hạn
- Các thông tin tra cứu được
- Các yêu cầu của thư viện
3.3.2. Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu :
* Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích
diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau :
- Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ
qua câu hỏi “Làm như thế nào ?”
- Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô
tả .
- Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó.
* * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng năm loại yếu tố
sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng
.
<1> . Các chức năng :
+ Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi,

Tên độc giả
<3>. Các kho dữ liệu :
+ Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại,
để có thể được truy nhập nhiều lần về sau .
Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai đoạn thẳng
nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu .

Tên kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu
được lưu trữ . VD
Độc giả
<4> Các đối tác.
+ Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một
thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống .
+ Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có
tên các đối tác .

Tên đối tác
Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ?
VD:
<5> Các tác nhân trong :
+ Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ
thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các
phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình .
Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu
+ Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu
cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con).
Tên tác nhân
Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình
thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức.

hay ra ở chức năng con thích hợp ;
+ Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ
đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ.
Trong biểu đồ này :
- Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn
- Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là :
Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mượn trả ; Tra cứu tìm kiếm ;
Thống kê- báo cáo.
- Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất
hiện các kho dữ liệu .
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh