Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
- - - o0o - - -
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
TRƯỜNG THPT SÔNG CÔNG
Giáo viên hướng dẫn : Ths. Đỗ Thị Bắc
Sinh viên thực hiện : Hoàng Thị Nhung
Lớp : 4B – K4
Thái Nguyên – 2008
2
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành
kinh tế trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Khoa học máy tính
đang phát triển với tốc độ ngày càng nhanh chóng và xâm nhập ngày càng
sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý Nhà
Nước, quản lý doanh nghiệp.
Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến
ở nước ta là lĩnh vực quản lý. Tin học hóa trong quản lý đã giúp cho các nhà
quản lý điều hành công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả.
Quản lý thư viện là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn
nhiều thời gian và công sức. Quản lý thư viện đòi hỏi phải thường xuyên theo
dõi chính xác một số lượng sách báo rất lớn, thuộc nhiều loại, đối tượng phục
vụ của thư viện lại rất đa dạng. Chính vì vậy, tin học hóa trong lĩnh vực quản lí
thư viện là một yêu cầu tất yếu. Muốn quản lý tốt cần có được các phần mềm
tốt, phần mềm phải đảm bảo được độ bảo mật cao, dễ sử dụng thích hợp nhiều
tiện ích.
Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện,
phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối cùng là phải thiết

nhất.
* Yêu cầu:
Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện,
phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối cùng là phải thiết
kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống.
1.3. Tìm hiểu chung về hệ thống quản lý thư viện
a. Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện
Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu trong thư
viện hiện có để phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống
quản lý phải nắm giữ được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo
4
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
chương trình, và cần có các danh mục cụ thể để tiện cho công tác tìm kiếm.
Ngoài ra hệ thống phải biết được tình trạng hiện tại của sách, phải được cập
nhật thông tin mỗi khi có tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không có giá trị.
Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra được danh mục các loại
sách có trong thư viện sao cho độc giả có thể tìm được các tư liệu cần thiết,
ngoài ra hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có yêu cầu mượn
sách. Việc phân loại sách và quản lý độc giả là công việc phức tạp nhất trong
công tác quản lý.
b. Tổ chức của hệ thống quản lý thư viện hiện nay
* Bổ sung và bảo quản sách
Bộ phận quản lý thư viện nhận được sách nhập về, tiến hành phân loại
sách vá đánh mã số sách. Tại đây cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loại
qua đó phân loại cuốn sách theo chuyên mục có sẵn trong thư viện. Đồng thời
cuốn sách cũng được đánh một mã số để tiện việc tra cứu, qua mã số này cán
bộ quản lý có thể biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ. Sau
khi cuốn sách được phân loại và đánh mã số nó được cung cấp một thẻ mục
lục, trên đó có tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản… Trong
quá trình quản lý những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung không còn phù

1.4. Lựa chọn công cụ xây dựng chương trình quản lý thư viện
MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạy trên
môi trường Windows trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi tự động sản
sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong thực tế như: quản
lý, thống kê, kế toán. Với MS Access người sử dụng không phải viết từng câu
lệnh cụ thể mà vẫn có được môi trường hoàn chỉnh nếu cần lập trình MS
Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trình theo ý muốn của
người sử dụng.
Sáu đối tượng mà Access cung cấp là: Bảng (Table), truy vấn(Query),
mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và Module: có đầy đủ các khả
6
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
năng lưu trữ thông tin dữ liệu, thống kê, biểu diễn thông tin và tự động rất
nhiều các tác vụ khác.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản lý CSDL
quan hệ (Reletional DataBase). Access cung cấp công cụ Wizard (phù thủy) để
tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo. Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để
tránh dư thừa dữ liệu.
Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học. Với Wizard
và các phương tiện hoạt động tự động khác ta sẽ tiết kiệm được thời gian, công
sức trong việc xây dựng
● CÁC ĐỐI TƯỢNG CƠ BẢN CỦA ACCESS
1.4.1. Làm việc với bảng
1.4.1.1. Tạo bảng
Trong cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu, tạo bảng theo thứ tự sau:
a. Từ cửa số Database chọn mục Table: Kết quả sẽ mở cửa sổ table chưa
danh sách các bản ghi đã tồn tại và 3 nút chọn:
New: dùng để tạo mới.
Open: dùng để mở nhập dữ liệu cho bảng
Design: dùng để xem, sửa cấu trúc bảng.

- Default Value: xác định giá trị mặc định của trường.
- Validapion Rule: Quy tắc dữ liệu hợp lệ.
- Required: không chấp nhận giá trị rỗng.
- Allowzerolength: không chấp nhận chuỗi rỗng trong trường Text và
Memo.
- Indexed: tạo chỉ mục.
8
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
d. Thay đổi thiết kế chỉnh sửa cấu trúc bảng :
+ Xóa trường: (có thể xóa một hoặc nhiêù trường): Chọn trường cần xóa,
bấm phím Delete hoặc chọn Delete Row từ Menu edit.
+ Để thay đổi nội dung (tên, kiểu …) ta chỉ nhập từ bàn phím bình
thường
+ Để chèn thêm trường : Ta chọn trường, mà trường mới sẽ được chèn
vào trước rồi vào Menu edit chọn Insert Row, tiến hành nhập tên và chọn
kiểu dữ liệu bình thường.
+ Di chuyển trường: Chọn trường cần di chuyển kéo đến vị trí mới.
1.4.1.2. Đặt khóa chính
Khóa chính là một hoặc nhiều trường để xác nhận duy nhất một bản ghi
(dòng).
- Chọn trường làm khóa chính rồi chọn edit chọn Primary key hoặc
nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ.
- Đặt lại khóa: chọn lại trường làm khóa rồi thực hiện như trên.
1.4.1.3. Lưu cấu trúc của bảng và đặt tên bảng
Vào menu File/save hoặc bấm chuột (biểu tượng lưu trữ) hay nhấn tổ
hợp phím Ctrl+S. Xuất hiện cửa sổ Save as: nhập tên bảng rồi chọn Ok.
1.4.1.4. Nhập dữ liệu bảng
+ Từ cửa sổ Data base chọn mục Table
+ Chọn tên bảng cần nhập liệu rồi bấm nút Open. Kết quả hiện một cửa
sổ nhập liệu cho bảng, ta tiên hành nhập lần lượt từ các bảng ghi và luôn bắt

+ Chọn cách xây dựng truy vấn theo ý người sử dụng (DeSign Wiew)
+ Xây dựng nhờ công cụ Wizards của Access.
- Chọn nguồn dữ liệu cho tuy vấn mới gốm các bảng và các truy vấn đã
được tạo từ trước.
- Tạo lập quan hệ giữa các bảng, các truy vấn nguồn
b. Chỉnh sửa truy vấn
۰ Mở truy vấn trong chế độ Design View .
۰ Mở cửa sổ Add Table bằng cách vào menu Query chọn Add Table .
۰ Chọn các bảng hoặc các truy vấn cần thêm, rồi chọn Add .
۰ Thực hiện chỉnh sửa rồi lưu lại bằng cách vào menu file chọn save
hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrrl + S .
c. Xây dựng các điều khiển trong truy vấn
۰ Các phép toán: Khi xây dựng các biểu thức điều kiện cho phép sử
dụng các phép toán sau :
- so sánh: = , <> (khác); >= (lớn hơn hoặc bằng); <= (nhỏ hơn hoặc
bằng);
> (lớn hơn) ; < (nhỏ hơn ).
- Phép logic: And, or, Not, Between … And các bảng.
11
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
۰ Toán hạng: Toán hạng trong các biểu thức điều kiện có thể là các đại
lượng như các hằng, các hàm chuẩn trong Access và các hàm tự lập, các trường
۰ Một số hàm:
- Hàm xử lý ngày .
Date( ), Now ( ), Dateadd( đối 1, n, date ). Cho giá trị kiểu ngày bằng
cách cộng thêm vào các date n ngày hoặc tháng, năm, quý tùy theo đối 1.
- Các hàm sử lý chuỗi : & (để ghép các chuỗi ) .
+ Left ( chuỗi 1 ,n ) cho chuỗi con của chuỗi 1 gồm n ký tự bên trái.
+ Right ( chuỗi 1 ,n) cho chuỗi con của chuôi 1 gồm n ký tự bên phải.
+ Mid ( chuỗi 1, k, n) cho chuỗi con băt đầu từ vị trí k và gồm n ký tự.

+ Có thể sử dụng các nút lệnh để tạo các Menu đơn giản.
 Tổ chức giao diện chương trình bằng hệ Menu Bar.
+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn
hình).
+ Mỗi Menu ngang gồm các Menu thành phần. Mỗi Menu thành phần có
thể là chức năng thực hiện ngay hoặc lại có thể là một Menu khác.
+ Hệ Menu Bar gồm các Menu ngang (nằm trên hàng ngang ở đầu màn
hình).
a. Tạo mẫu biểu tự động bằng Wizard
- Nếu chỉ dùng mẫu biểu để thể hiện cập nhật dữ liệu thì nên dùng các
tạo tự động hoặc công cụ Wizard.
13
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Để tạo mẫu biểu bằng cách tự động hoặc bằng Wizard, ta thực hiện theo
các bước sau:
* Từ cửa sổ Database của một cơ sổ dữ liệu nào đó, chọn mục Forms.
Kết quả sẽ mở cửa sổ From ba nút lựa chọn sau:
- Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới.
- Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu.
- Nút Design dùng để mở cửa sổ mẫu biểu.

b. Tạo mẫu biểu bằng Design View
Để chọn mẫu biểu mới ta chọn nút New. Kết quả nhận được cửa sổ New
Form như hình trên. Chọn một bảng / truy vấn nguồn trong ô: choose the table
… truy vấn nguồn.
Ví Dụ : cho biểu mẫu cần xây dựng. Bảng này gồm bốn trường kiểu
Text.
+ Malop (ma lớp)
+ Tenlop (tên lớp)
+ Makhoa (tên khoa)

- Trên mẫu biểu có các ô điều khiển kiểu nhãn (Label) ở cột bên trái 4 ô
điều khiển hộp Text Box (ở cột bên phải) buộc vào các trường: Malop,Tenlop,
Makhoa.
+ Ghi và đặt tên cho mẫu biểu (những cách ghi và đặt tên cho truy vấn).
* Chú ý: Trước khi ghi ta có thể chỉnh sửa thiết kế theo ý của mình.
۰ Nếu chọn AutoForm : Tabular hoặc AutoForm, Datasheet thì ta được
kết quả có dạng hiển thị trên từng dòng rõ ràng hoặc không chọn bảng / truy
vấn.
۰ Nếu chọn Form Wizard: Sẽ xuất hiện cửa sổ có tên Form Wizard
(như hình vẽ) dưới đây.
15
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
Tại đây ta thao tác tiếp như sau:
+ Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu tại cột Available fields, dồi
bấm vào
nút > để đưa sang cột Selected Fields. Nếu muốn đưa sang tất cả các
trường ta
bấm nút >>, nếu muốn bỏ trường nào ta đã chọn trong ô Selected Field
thì ta bấm vào nút < để hủy bỏ, hủy bỏ tất cả bấm vào nút << .
d. Các loại điều khiển (Thông qua hộp công cụ Toolbox)
Mỗi nút trên công cụ ứng với một loại điều khiển và dùng để tạo các ô
điều khiển thuộc loại tương ứng.
- Nhãn (Label): Là một điều khiển Unbound (không bị buộc vào môi
trường nào đó), thường được dung để chứa các dòng chữ có tính giải thích, ghi
chú.
- Hộp văn bản (Text box): Hộp văn bản dùng cả ba cách: Unbound
(không bị buộc) và Bound (bị buộc vào một trường nào đó), Caculaterd (tính
toán).
- Nhóm lựa chọn (Option).
- Hộp lựa chọn (Combo box).

- Cuối báo biểu.
- Đầu nhóm.
- Cuối nhóm.
- Đầu nhóm con.
17
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368
- Cuối nhóm con.
Các bước xây dựng :
a. Từ cửa sổ Database chọn mục Report, chọn New, xuất hiện
cửa sổ New Report
b. Chọn một bảng hoặc một truy vấn trong hộp Choose the table or …
hoặc không chọn bảng truy vấn nguồn .
- Giống như Form, ta thấy có cách tạo báo biểu tương ứng với 3 lựa
chọn: Design View, Autoform và công cụ Wizard.
+ Nếu được xây dựng, xây dựng bằng cách ta chỉ việc trả lời các câu hỏi
của Access yêu cầu
+ Nếu chọn Design View thì
xây dựng theo ý người sử dụng
( Sử dụng hộp Tool Box).
+ Nếu chọn tự động thì khuôn
dạng sẽ được tạo tự động nhưng
phải chọn bảng hay truy vấn
làm nguồn cho Report.
c . In Báo biểu
+ Chọn báo biểu cần in tư database
+ Chọn Print Preview từ menu file để xem, chọn Print để in báo biểu.
1.4.5. MACRO
a. Tạo cửa sổ Database chọn mục Macro.
- Chọn New, xuất hiện cửa sổ có dạng : ( hình bên).
Cửa sổ Macro chỉ gồm 2 cột .

+ Chọn nút Run (!)
Chính vì lý do đó em đã quyết định chọn hệ quản trị CSDL Microsoft
Access kết hợp cùng xây dựng lên chương trình và thiết kế chưong trình.
19