Lời nói đầu
1. Sự cần thiết của đề tài
- Bối cảnh xã hội
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội,
cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt là
nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càng
mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đời
những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất
yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản
lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn, lạc hậu,
không thờng xuyên cập nhật. Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lu trữ trong
đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất
nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thông tin phục vụ
việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin
trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục đợc những
nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vào máy tính và
ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quá trình xử lý,
mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.
- Hoàn cảnh của công ty
Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyển
sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp các phần
mềm kế toán doanh nghiệp. Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm
phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công ty ngày
______________________________________________________________
1
nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách
hàng. Công ty đã thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng
thể đợc thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗ trợ
cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua,
xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ
Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng
hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực
hiện các hoạt động kinh doanh.
4. Phơng pháp nghiên cứu
Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng pháp
thiết kế từ đỉnh xuống. Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởng
module hoá. Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài
toán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán. Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải
quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến các
module con từ trên xuống dới
5. Kế cấu của đề tài
+ Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng pháp
nghiên cứu.
+ Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống thông
tin. Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng pháp luận cho
việc nghiên cứu chuyên đề.
+ Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Trình bầy
chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật,
thiết kế giao diện của chơng trình.
______________________________________________________________
3
Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn
và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức
và kinh nghiệp quý báu
Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ em
Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company.
Tên viết tắt là FAST
Logo của công ty :
______________________________________________________________
5
Chức năng kinh doanh của công ty :
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử )
- Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ
Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh
nghiệp.
Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời:
Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời:
Công ty gồm có ba văn phòng :
Văn phòng tại TP Hà Nội
Địa chỉ : Số 18 Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình
Điện thoại : (04)7715590
Fax : (04)7715591
Email :
Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh
Địa chỉ : Số 391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Quận 3
Điện thoại : (08)8481001
Fax : (08)8480998
Email :
Văn phòng tại Đà Nẵng
Địa chỉ : Toà nhà Softtech, 15 Quang Trung
Điện thoại : (0511)810532
Fax : (0511)812692
Email :
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Phòng tổng hợp
Phòng tổng hợp
Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau
Các công việc chính:
STT Phòng ban, bộ phận Các công việc chính
1. Giám đốc chi nhánh
Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh
doanh đặt ra
Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách
chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lơng
tài chính kế toán
Tham ra vào việc xác định chiến lợc của
công ty.
Lập kế hoặch năm cho chi nhánh.
2.
Các trợ lý giám đốc
( Phòng tổng hợp )
Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trờng
tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
3. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Khách hàng.
4. Phòng t vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các
______________________________________________________________
8
Giám đốc chi nhánh
Giám đốc chi nhánh
Phòng kinh doanh
Trong phòng này có
thể có các nhóm cố
định hoặc các nhóm
thành lập theo dự án và
các nhân viên dự án 1
ngời triển khai.
Mỗi chi nhánh có thể
có hơn 1 phòng t vấn
ứng dụng
Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách
hàng.
T vấn về xây dựng hệ thống thông tin
Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test
và tiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu
đặc thù.
Cài đặt và đào tạo.
Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu.
Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khi
cần thiết.
6.
Phòng lập trình ứng
dụng
Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ
bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong
giai đoạn khảo sát bán hàng.
Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng
trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc
thù.
Bảo hành chơng trình sửa đổi.
______________________________________________________________
- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng.
Công nghệ sử dụng
- Ngôn ngữ lập trình : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP.
- Kiến trúc lập trình : Client/Server, File server, Web-based.
Cơ sở dữ liệu : SQL Server, Foxpro.
Chơng II
Một số lý luận cơ bản về
phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
______________________________________________________________
11
A. Khái niệm hệ thống thông tin
1. Thông tin và quản lý
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý
khác nhau. Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau.
Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc
có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình.
Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện:
+ Cấp chiến lợc:
Lập ra kế hoặch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức. Từ đó,
vạch ra các chính sách chung và đờng lối cho hoạt động tổ chức.
+ Cấp chiến thuật:
Đề ra các biện pháp để cụ thể hóa mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, phải
pháp thực hiện.
+ Cấp tác nghiệp:
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp
chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tùy thuộc vào chất lợng của
việc sử lý, sự phù hợp của thông tin
Xử lý và
lưu giữ
Xử lý và
lưu giữ
Đích
Đích
Phân phát
Phân phát
Kho dữ liệu
Kho dữ liệu
trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng Ngày nay nhờ sự phát triển
mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện
và nhanh chóng hơn rất nhiều.
b. Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:
- Thực thể (entity): Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ
thông tin về nó. Chẳng hạn nh nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán,
khách hàng Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể
cùng loại.
- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc
tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về
thực thể mà ta muốn lu trữ. Ví dụ thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi các thuộc
tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ
- Trờng dữ liệu (field): Để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập
cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính đợc
gọi là một trờng. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể.
- Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
- Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra
một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng.
- Cơ sở dữ liệu ( database) đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với
hàng, với nhà cung cấp, với những ngời cho vay hoặc với nhân viên của
nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao
dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ
liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động ở mức tác nghiệp
______________________________________________________________
15
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này
nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch
chiến lợc. Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra từ hệ xử lý
giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Từ đó tạo ra các báo
cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Vì phần lớn
thông tin của hệ MIS dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ xử lý giao dịch
do đó chất lợng thông tin mà MIS sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc
vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc
mô tả nh một quy trình đợc tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây
dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn phơng án. Nói chung
đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận với một hoặc nhiều cơ
sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá
tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,
trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia đợc hình thành
bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System for Competitive Advantage)
Mô hình logíc
(Góc nhìn quản lý)
Mô hình hay
thay đổi nhất
Mô hình vật lý ngoài
(Góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(Góc nhìn kỹ thuật)
Cái gì ở đâu? Khi
nào?
Cái gì? Để làm gì?
Như thế nào?
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là
kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử
dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên
có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là
hay biến đổi nhất.
1. Mô hình lôgíc.
Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì. Dữ liệu mà nó thu nhập? Xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả để lấy ra cho việc xử lý và
các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm đến ph-
ơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử
dụng. Nó chỉ để trả lời câu hỏi: Cái gì? và Để làm gì?.
2. Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống
nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra,
phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ
liệu, loại màn hình, loại bàn phím đợc sử dụng Mô hình này chú ý tới mặt thời
gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lý dữ liệu khác
sẽ làm cho ngời sử dụng cảm thấy gần gũi thân thiện, không cảm thấy e ngại khi
sử dụng hệ thống.
4 Tính đợc bảo vệ
Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức, doanh nghiệp cũng nh vốn và
nguyên vật liệu. Do đó thông tin phải đợc bảo vệ và tránh xâm nhập, phá hoại vô
ý cũng nh cố ý. Vì thế thông tin phải đợc bảo mật, vấn đề này ngày càng đợc các
tổ chức đánh giá cao trong thời đại thông tin bùng nổ.
______________________________________________________________
19
5 Tính kịp thời đúng đắn
Thông tin có thể tin cậy, dễ hiểu, thích hợp và đợc bảo vệ an toàn nhng vẫn
không có ích khi nó không đợc ngời dùng sử dụng kịp thời đúng thời điểm cần
thiết. Vì thế hệ thống thông tin mới cũng cần đáp ứng tính đúng đắn và kịp thời.
Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả là một
trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để đạt đựơc điều
đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho hệ thống thông tin. Yêu cầu các công
đoạn và phơng pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tin phải đợc
thực hiện theo quy trình và đội ngũ kỹ s, chuyên gia giầu kinh nghiệm.
b. phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
i. nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Từ yêu cầu thực tế của công việc quản lý là làm thế nào để có đợc công cụ
quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên
của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao
gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và
tiến hành cài đặt nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh
đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác
định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và
xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống
thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển
mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
______________________________________________________________
21
hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng nh nhà quản lý của các
doanh nghiệp đó.
2. Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết của
một dự án phát triển hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ
ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt
động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộc các
doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời.
3. Sự thay đổi của công nghệ.
Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra
đời. Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi. Khi các hệ quản
trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin
của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng đợc
những thành tựu công nghệ mới đó.
4. Sự thay đổi sách lợc chính trị.
Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hởng không nhỏ tới sự
ra đời của một hệ thống thông tin. Bởi ngời quản lý hiểu rõ tầm quan trọng
của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lực của mình.
Tuy nhiên việc nhận ra một yêu cầu để phát triển một hệ thống thông tin vẫn chỉ
là một điều kiện cần cho một sự khởi đầu. Để đa ra một quyết định chắc chắn hơn
cần có một nhóm các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực
tin học nghiên cứu xem xét vấn đề.
Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một
sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và
thời gian định trớc. Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để phát triển
một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt
23
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.
- Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản
yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu t không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn
nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải đợc thực hiện sau cuộc phân tích
cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tich này đợc gọi là đánh
giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó đợc đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội.
- Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho sự thành công của một dự án.
một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi bớc trên toàn bộ dự án,
kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức.
- Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những
thay đổi có thể, đánh giá các tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả
thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra quyết định.
- Giai đoạn này phải đựơc tiến hành trong thời gian tơng đối gắn. Đó là nhiệm
vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhậy bén cao,
từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phơng án giải pháp
mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những ảnh h-
ởng của chúng. Vì thế ngời ta thờng giao công việc nay cho những phân tích viên
giầu kinh nghiệm.
Giai đoạn này có 4 công đoạn:
Lập kế hoạch.
Làm rõ yêu cầu.
Đánh giá khả năng thực thi.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
______________________________________________________________
24
2 Giai đoạn phân tích chi tiết
Chiến lược đề
xuất cho HT mới
Ghi chép phỏng
vấn , kết quả
khảo sát,quan
sát, các mẫu
Các yêu cầu
HT
Kế hoạch xây dựng HTTT,
lịch phân tích HT, yêu cầu
dịch vụ của HT
Copyright: Tài liệu đại học ©