TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
___________________
HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
___________________
BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA

ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH
THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: Luật học
Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài
Người thực hiện: Phạm Văn Tiên
Lớp: K51 E
Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
2
Lời cảm ơn!
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời
gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc
nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- trường Đại học Vinh đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho
chúng em được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế

B: Nội dung
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực………
1.1.1. Khái niệm chung
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực …………………
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND cấp
xã
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã
1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.1. Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.4.Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.6.Thời han chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
4
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng
đất
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ
THANH XUÂN- H. NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA

thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ79/2007/NĐ-
CP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng
kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một
cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Nghị định đã
thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho
UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân
và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền,
chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số
75 trước đây
Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã đạt
được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động. Do nhận
thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt
động công chứng và chứng thực. Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng
thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch.
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện
được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể. Chứng thực được
giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ
Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những
văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó
phát hiện.
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất
là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND
xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bản sao,
chứng thực chữ ký là rất lớn. Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá
trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: "
6
Hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng và giải

3.2. Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm . .
. Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực.
7
Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra
điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục.
Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý
kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống
nhân dân.
3.3. Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh
hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách
quan.
3.4. Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân lấy ý kiến
của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực
tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư
nguyện vọng của nhân dân. Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháp
huyện Như Xuân để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn
huyện Như Xuân.
3.5. Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh
nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu
sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân.
4. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung
đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân huyện
Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa .

thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính
theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong
các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ
gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính
để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác
minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký
chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ
văn bản.
9
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân
dân cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước
ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài,
trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài ).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của
công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết
với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và
tiếng nước ngoài).
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có
chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công
chứng nhà nước ;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia

về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất. Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức
hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao
dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất;
xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa
bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công
chứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp
ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc
chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện,
cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp
huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng
hoặc chứng thực bản di chúc.
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công chức Tư
pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.
1.3. Thủ tục chứng thực
11
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên, trong
thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp
lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những
bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy, bản chính được
dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:

thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác
có thẩm quyền.
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp
của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu
chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực.
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản
chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực. Khi chứng thực bản sao từ bản
chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực
bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng
dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm
thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía
trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ ban
nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày. Cán
bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc,
thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không
thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng
theo quy định của pháp luật;

Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định
của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại
thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản
không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
14
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
• Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
• Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp.
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh
thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật
Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của
Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng
nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp
luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);

trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã
trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít
nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai
mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải
lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp
thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất
trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã,
thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2
và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện
trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử
đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa
đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc
giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi
Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu
cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn
phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã
thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng,
văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ
16
thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và
viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực.

người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký
mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực,
nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký.
17
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường
hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất
trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu
cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu
cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể
điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể
điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi
rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm
chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản
chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng
thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có . Mỗi hồ sớ
phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp
đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại
liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến
trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực

thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp
việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của
Phòng Công chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao
kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
b, Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống
cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và những
thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm
quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc
kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực, thì cơ
quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản
chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng
19
thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng
thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê
số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương
tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ
những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê kèm
theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng
3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01
tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi

đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải
giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại
trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng.
21
Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ THANH XUÂN, HUYỆN NHƯ XUÂN,
TỈNH THANH HÓA
2.1. Khái quát về xã Thanh Xuân
2.1.1. Đặc điểm về địa lý:
Xã Thanh Xuân là một xã vùng cao của Huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa với
diện tích tự nhiên là 3.678,5 ha; dân số 2.596 khẩu với 584 hộ dân, có 4 dân tộc anh
em cùng sinh sống.
Phía Đông giáp với xã Cát Vân
Phía Tây giáp với xã Thanh Sơn
Phía Nam giáp với xã Thanh Lâm
Phía Bắc giáp với huyện Thường Xuân
Là xã trung tâm của vùng 6 thanh, nơi đây có nhiều cơ quan, đơn vị hành chính
sự nghiệp của Huyện Như Xuân đóng trên địa bàn và có nhiều doanh nghiệp đầu tư
khai thác kháng sản, chế biến lâm sản và các ngành công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp
khác. Địa bàn của xã đất rộng, người thưa có nhiều tiềm năng về đất đai và khoáng
sản, hệ thống giao thông ngày càng hoàn thiện, là điểm giao thương giữa các xã vùng
cao của huyện nên tạo nhiều lợi thế cho xã Thanh Xuân trong việc mở rộng mối quan
hệ giao lưu văn hóa, tiếp thu các tiến bộ khoa học kỹ thuật, thúc đẩy phát triển nhanh
kinh tế. Xã được chia thành 7 thôn, bản; mật độ dân cư thưa, đời sống của nhân dân
chủ yếu làm nông, lâm nghiệp, công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ thương
mại. Xã Thanh Xuân được thành lập từ năm 1985 sau khi chia tách từ xã Thanh Lâm.
Trong những năm qua, theo đà phát triển chung của huyện Như Xuân nói riêng và các

luật.
Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh chính trị, thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở
địa phương, quản lý việc cư trú của công dân, đi lại của người nước ngoài ở địa
phương.
Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính
mạng, tự do, danh dự, tài sản và các quyền, lợi ích khác của công dân; chống buôn
lậu, ma tuý, tham nhũng, bài trừ mê tín dị đoan trong nhân dân.
Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào công tác xã hội địa
phương.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thanh Xuân
Căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND Ngày 26 tháng 11 năm 2003, tại kỳ
họp của HĐND xã Thanh Xuân nhiệm kỳ 2011 – 2016 đã bầu ra các đồng chí vào vị
trí lãnh đạo của UBND xã gồm 5 thành viên:
Đồng chí Chủ tịch UBND xã. (Đ/C : Phạm Chấn Nguyên )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách kinh tế. (Đ/C: Đỗ Thị Sâm )
Đồng chí Phó chủ tịch phụ trách Văn hóa. (Đ/C :Hà Minh Tuyền)
Đồng chí trưởng công an. Uỷ viên. (Đ/C : Lương Thế Tài )
Đồng chí Chỉ huy trưởng quan sự Uỷ viên. (Đ/C: Lữ Văn Thỏa)
Cán bộ, công chức giúp việc cho UBND xã gồm: 3 công chức Văn phòng Ủy
ban; 2 chức danh kế toán tài chính - Ngân sách, 2 địa chính địa chính -Xây dựng, địa
chính lâm nghiệp- giao thông thuỷ lợi; 2 chức danh công chức tư pháp Tư pháp - Hộ
tịch, Tư pháp tuyên truyền, 2 công chúc văn hoá xã hội, công chức chính sách việc
làm, và một số cán bộ nhân viên hợp đồng.
Uỷ ban nhân dân mỗi tháng họp ít nhất một lần.
23
Các quyết định của Uỷ ban nhân dân được quá nửa tổng số thành viên Uỷ ban
nhân dân biểu quyết tán thành.
Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau đây:
- Chương trình làm việc của Uỷ ban nhân dân;

vụ của mình. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đã đạt được thì đôi lúc vẫn còn nhũng
vướng mắc bởi trên thực tế có khi Chủ Tịch và phó Chủ Tịch UBND xã bận họp
không có mặt tại trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch do tư pháp xã thực hiện tiếp
nhận nên không thể giải quyết những yêu cầu của người dân ngay được mà phải hẹn
lại sang ngày hôm sau mới giải quyết. Bên cạnh đó thì đội ngũ cán bộ Tư pháp xã có
02 người, trong đó 01 người đang đi học nâng cao trình độ nên có lúc không thể giải
24
quyết kịp thời được những công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng của
nhân dân.
Đối với những yêu cầu được gửi qua đường bưu điện thì chậm nhất là trong ba
ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu cơ quan tổ chức tiếp nhận bản sao, phải
gửi bản sao cho người yêu cầu. Trên thực tế hoạt động này tại UBND Xã Thanh Xuân
rất ít nên khi có yêu cầu thì đều được cấp đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính
Theo quy định của pháp luật thì UBND xã, phường, thị trấn chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ bằng tiếng tiếng việt và văn bản song ngữ.
Tại UBND Xã Thanh Xuân, công tác chứng thực được thực hiện một cách trung
thực, khách quan, chính xác đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu
cầu chứng thực. Tuy nhiên công tác chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định
79/2007/NĐ-CP do thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực hiện tại địa phương
cũng gặp nhiều khó khăn, lúng túng. Hiện nay lời chứng đã được khắc dấu nên việc
chứng thực được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn, đảm bảo được thời gian và
hình thức, Theo quy định thì việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực
ngay trong buổi làm việc đó. Nhìn chung tại UBND Xã Thanh Xuân đã thực hiện tốt
quy định này tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp để lại sang ngày hôm sau vì thực
chất tại UBND xã, Chủ Tịch hoặc phó Chủ Tịch ký giấy tờ thì thường đi công tác, đi
họp, đi học nên yêu cầu chứng thực của người dân phải gác lại ngày hôm sau. Điều
này không đảm bảo được quy định của pháp luật.
Theo quy định của pháp luật thì cán bộ tiếp dân phải mang thẻ cán bộ về vấn đề