I. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG
CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÒNG BAN CHỨC NĂNG
•
Ban Giám đốc: gồm 01 Tổng
Giám đốc, 06 Phó Tổng Giám đốc
•
Các phòng ban chức năng gồm 13
phòng, 01 Trung tâm, 02 Xí
nghiệp:
•
Văn phòng
•
Phòng Chính trị
•
Phòng tổ chức Lao động Tiền
lương
•
Phòng Kế hoạch Kinh doanh
•
Phòng kế hoạch đầu tư
•
Phòng Tài chính Kế toán
•
Phòng Hành chính- Hậu cần
•
Phòng Quân sự Bảo vệ
•

•
Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu tổ chức gồm 13
phòng ban chức năng và 01 Trung tâm, 02 Xí nghiệp thì
các khối hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong quá
trình hoạt động của TCT gồm:
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG
Số TT Số và ký
hiệu hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo
quản
Người
lập
I. PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH
1. Ban Kinh doanh khai thác
01 01/KHKD Tập văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Bộ quốc phòng về
hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT TCSG năm 2014
Đến khi vb hết
hiệu lực thi
hành

02 02/KHKD Tập văn bản phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh năm
2014 của TCT TCSG
Vĩnh viễn
03 03/KHKD Tập văn bản v/v thanh, xử lý hàng tồn đọng,giám định và
tiêu hủy hàng hóa của TCT TCSG năm 2014
20 năm
04 04/KHKD Tập văn bản v/v giải quyết các thương vụ phát sinh với các

11 11/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng chi của TCT TCSG
năm 2014
10 năm
12 12/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng tính lương của TCT
TCSG năm 2014
10 năm
13 13/KHKD Tập bảng thanh toán thu các đơn vị nội bộ, nhà thầu
của TCT TCSG năm 2014
10 năm
14 14/KHKD Tập bảng thanh toán chi các đơn vị nội bộ, nhà thầu
của TCT TCSG năm 2014
10 năm
15 15/KHKD Tập bảng thanh toán thu, chi dịch vụ ngoài của TCT
TCSG năm 2014
10 năm
16 16/KHKD Tập hóa đơn GTGT liên trắng của TCT TCSG năm
2014
20 năm
17 17/KHKD Tập Báo cáo công tác thu, chi hàng tháng, quý , 6
tháng của TCT TCSG năm 2014
10 năm
18 18/KHKD Tập Báo cáo công tác thu, chi hàng năm TCT TCSG
năm 2014
Vĩnh viễn
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
3. Ban Kế hoạch tổng hợp
19 19/KHKD Tập văn bản hướng dẩn về tổng hợp, thống kê của của TCT

Ban tổng hợp
27 01/QSBV Tập Kế hoạch, thuyết minh, kịch bản của ý định diễn tập 2
bên 2 cấp, chuyển trạng thái sẵn sàng chiến đấu năm 2014
của TCT TCSG
Vĩnh viễn
28 02/QSBV Tập văn bản xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện năm 2014
của TCT TCSG
Vĩnh viễn
29 03/QSBV Tập mệnh lệnh, kế hoạch công tác quân sự và huấn luyện
năm 2014 của TCT TCSG
Vĩnh viễn
30 04/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch đảm bảo an toàn đơn vị trong các dịp lễ,
tết, các ngày kỷ niệm, kỳ họp quốc hội năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
31 05/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch, quyết định về diễn tập bảo đảm an
ninh cảng biển tại Tân cảng và Cát Lái năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
32 06/QSBV Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện, đóng
quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT
TCSG
Vĩnh viễn
33 07/QSBV Tập văn bản về chống ùn tắc giao thông, cấp giấy phép sử
dụng tín hiệu giao thông xe quân sự và biểu tượng hải quân
năm 2014 của TCT TCSG
10 năm
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN
NĂM 2014
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN

Cụ thể các nội dung trên được văn thư TCT
TCSG thực hiện như sau:
•
Vì TCT TCSG chưa có bản DMHS nên từng cán bộ, công nhân
viên khi lập hồ sơ sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng
phòng, ban cũng như nhiệm vụ được giao và công việc phải
giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ.
•
Sau khi đã mở hồ sơ, cán bộ, công nhân viên tiến hành thu
thập, lựa chọn những văn bản có giá trị hình thành thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ
Sắp xếp VB, TL trong hồ sơ đánh số tờ. Thống kê VB, TL
trong hồ sơ vào Mục lục văn bản
STT
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày,
tháng văn
bản
Cơ quan
ban hành
Trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
01 16/TTr-
TCT
03/01/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương bảo vệ tổ quốc
01
02 263/TTr-

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
01 16/TTr-
TCT
03/01/201
3
TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương bảo vệ tổ quốc
01-02
02 263/TTr-
TCT
05/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huy
chương quân kỳ quyết thắng
03-06
03 308/TTr-
TCT
08/3/2013 TCT TCSG Tờ trình v/v tặng thưởng Huân
chương Lao động hạng Ba
07-08
…
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
(tại TCT đang sử dụng)
Hồ sơ này gồm : 31 văn bản
Đánh số từ : 01 đến 79
Bằng chữ:
Ba mươi mốt văn bản
Từ một đến bảy mươi chín
Đặc điểm bên trong: Tài liệu
được in trên khổ giấy A4
Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng
năm

Hồ sơ số:
Số tờ:
Bìa hồ sơ theo TCVN 9251: 2012
QUÂN CHỦNG HẢI QUÂN
TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
Ký hiệu thông tin

Số……… VT

HỒ SƠ
Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện,
đóng quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG
( Từ ngày đến ngày )
Gồm: …….tờPhông số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN
Mục lục số:
Hồ sơ số:
Viết bìa hồ sơ
Viết bìa hồ sơ

Nhận xét, đánh giá:
Nhận xét, đánh giá:
•
Tuy trình tự lập hồ sơ cũng như cách ghi Mục lục văn
bản, chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ của TCT TCSG
không giống theo trình tự quy định tại Nghị định
số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV

TRÂN TRỌNG CẢM ƠN