HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
SEED DATABASE
Biên soạn : 19/ 05/ 2000
Biên tập lại: 29/ 01/ 2000 và 17/ 09/ 2005
© CSIRO Forestry and Forest Products
Australian Tree Seed Centre
PO Box E4008 Kingston
Canberra ACT 2604
AUSTRALIA
1
Các hộp điều khiển

Hộp điều khiển Mô tả

Nút Menu:
Nút hình vuông phía bên trái của mục nhập lệnh có sẵn là nút menu. Nhấn
chuột vào nút menu để chuyển tới một menu phụ hay một mẫu biểu khác. Nút Exit:
Nút này chỉ được định vị trên menu chính của Seed Database. Nhấn chuột
lên nút này để thoát khỏi hệ thống.

Nút Clear Form:
Sử dụng nút này để xóa sạch những chi tiết trên mẫu biểu và xác lập lại
bất kỳ những giá trị ngầm định nào.

Nút Save:
Nút này lưu dữ liệu trên biểu mẫu đến phần dữ liệu phụ trợ. Nếu bạn
không nhấn nút lưu, bạn sẽ mất dữ liệu mà bạn đã nhập vào.

Nút Delete Record:
Sử dụng nút này chỉ khi bạn là người được uỷ quyền để xoá dữ liệu. Khi
một dữ liệu bị xoá bỏ nó sẽ mất hoàn toàn, không còn cách nào để lấy lại
dữ liệu đó nữa

Nút Exit Form:
Sử dụng nút này đề thoát ra khỏi biểu mẫu và trở lại nơi bạn bắt đầu.


Cơ sở quản lý dữ liệu hạt giống (Seed Database) là một hệ thống máy chủ/khách được thiết kế để trợ
giúp cho việc thu hái, cất trữ và phân phối hạt giống. Nó có thể được cài đặt như hệ thống sử dụng đơn
lẻ trên một máy tính riêng hay nó có thể được chia ra thành hệ thống nhiều người sử dụng trên mạng cục
bộ.

Không cần quan tâm đến bạn sử dụng hệ thống máy tính riêng hay nhiều người sử dụng chỉ cần cấu
hình phải như nhau. Phần backend là nơi cơ sở dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ và phần frontend tương
tác trực tiếp với người sử dụng hay phần ứng dụng khách bao gồm các thanh menu và các biểu mẫu
được sử dụng để nhập số liệu hoặc để truy cập thông tin ở phần backend.

Sự tương tác giữa phần frontend và phần backend phải được hiểu một cách rõ ràng. Khi bạn chọn một
tệp thông tin, chẳng hạn như các chi tiết của một lô hạt, dữ liệu về lô hạt đó được gọi ra từ phần backend
và được hiển thị trên màn hình của bạn thông qua phần frontend. Bạn có thể nhập dữ liệu mới hay sửa
đổi những chi tiết có sẵn trên màn hình, song những thay đổi này sẽ không được lưu vào phần backend
cho đến khi bạn nhấn vào nút Save.

Khi ứng dụng khách được truy cập chứng tỏ nó thừa nhận bạn đang làm việc chỉ trên dữ liệu đó và nó sẽ
áp dụng tất cả những thay đổi mà bạn tạo ra trên bản dữ liệu đó. Nếu bạn quyết định bạn muốn tiến hành
một số hoạt động khác như nhập một dữ liệu mới sau khi bạn đã truy cập dữ liệu, sau đó bạn phải nhấn
chuột vào nút Clear để phát tín hiệu lên hệ thống rằng bạn đã hoàn thành với dữ liệu bạn đã truy cập.
Nếu bạn không nhấp chuột vào nút Clear Form trong tình trạng này bạn có thể tạo ra những cập nhật
không định trước lên phần dữ liệu gốc của bạn

Ứng dụng khách chủ yếu dựa vào việc sử dụng các hộp điều khiển và các chức năng mặc định để tăng
tốc nhiệm vụ nhập số liệu và đảm bảo tính ổn định và tính chính xác cho số liệu của bạn.

Phần hộp liệt kê thả luôn được kết nối với một số trường dữ liệu nằm ở phần dữ liệu backend. Thông
thường khi bạn nhấn chuột vào mũi tên của phần hộp liệt kê thả liệt kê tất cả các trường dữ liệu, các bản
ghi dữ liệu của bảng được gọi ra từ phần dữ liệu backend và nhập vào bản ghi dữ liệu của hộp liệt kê
thả. Việc này thực sự hiệu quả và nhanh nếu chỉ cần gọi ra một vài dữ liệu nhưng nếu cần gọi ra quá

Các giá trị mặc định Khi bạn mở một biểu mẫu hay khi bạn nhấn vào nút Clear Form bạn sẽ
được thông báo rằng một số trường có những giá trị đã được nhập rồi.
Những giá trị này là giá trị mặc định cho trường đó. Bạn nên hoặc ghi đè
lên trường đó bằng số liệu thực tế của bạn hoặc để nguyên chúng nếu dữ
liệu đang thiếu.
Số 0 trên trường chỉ ra rằng chương trình yêu cầu một giá trị số. Nếu bạn
xóa số 0 hiển thị trên hộp ký tự sau đó bạn để trống điều này có thể gây ra
những lỗi không mong muốn trong hệ thống.

Tóm lại bạn nên đọc kỹ những điều khoản sau:

• Luôn nhấn chuột vào nút Clear trước khi bạn cố gắng nhập thêm một dữ liệu mới vào các dữ liệu
có sẵn.

• Nếu có thể, luôn sử dụng các giá trị ở phần liệt kê thả của hộp kết hợp

• Luôn nhập một vài ký tự khi bắt đầu các giá trị bạn đang tìm kiếm trong các hộp kết hợp

• Để các giá trị mặc định riêng nếu dữ liệu của bạn đang thiếu một giá trị cho trường dữ liệu đó

• Nhấn chuột vào nút Clear và chọn lại dữ liệu nếu bạn bắt gặp phần ứng dụng bị khoá đối với một
số người sử dụng khác

• Không nên khoá dữ liệu từ các bảng Seedlot, Individual và Document vì thời gian nhập dữ liệu
còn kéo dài

Seed Database Manual v5VN-TV

5
Để bắt đầu
Có 2 bước bạn cần tiến hành khi nhập một cơ sở dữ liệu hạt mới. Bước đầu tiên là nhập dữ liệu cho phần
bảng thứ cấp nằm trong phần cơ sở dữ liệu. Các bảng thứ cấp này cung cấp dữ liệu cho các hộp kết hợp
được sử dụng ở các phần khác của hệ thống
Dành thời gian để hoàn thành việc nhập dữ liệu thứ cấp này sẽ mang lại một số lợi ích sau:
Sẽ tăng tốc độ thao tác nhập cơ sở dữ liệu vào các chức năng chính của hệ thống
Sẽ giảm những lỗi có thể có trong quá trình nhập cơ sở
Sẽ áp đặt một mức tiêu tiêu chuẩn hoá vào phần dữ liệu của bạn
Và sẽ tăng cường tính toàn vẹn cho cơ sở dữ liệu của bạn
Khi mà bạn đã nhập dữ liệu vào các bảng thứ cấp, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo đó là thực hiện các
chức năng chính của hệ thống như nhập các seedlot, các yêu cầu và các người đặt hàng và cả các dữ liệu về
kiểm tra tỷ lệ nảy mầm.
Không cần thứ tự đặc biệt cho việc nhập dữ iệu thứ cấp. Điều này phụ thuộc lớn vào số liệu bạn có.
Những yêu cầu liệt kê dưới dây cho việc nhập dữ liệu vào các phần chính của phần mềm Seed Database
được xem như phần hướng dẫn
Trước khi bạn bắt đầu nhập Seedlot, bạn cần:
• Nhập phần phân loại thực vật (Genus & Species)
• Nhập tên người thu hái hạt.
• Nhập danh mục giá.
• Nhập phần xử lý nẩy mầm hạt giống (tuỳ lựa chọn).

Trước khi bạn bắt đầu nhập phần khách hàng (Customers), bạn cần:
• Nhập hay cập nhật thông tin về nước và vùng.

Trước khi bạn bắt đầu nhập phần Yêu cầu (Quotes) hay Đặt hàng (Orders), bạn cần:
• Nhập tên khách hàng, địa chỉ và sự lựa chọn, hợp đồng.
• Nhập hình thức vận chuyển.
• Nhập người đại diện.
• Nhập các chi phí cố định.

Menu chính của Seeds Database có 6 menu phụ sau:
• Seed Store Nhập và xem seedlots và các dữ liệu có liên quan.
• Contacts Nhập tên khách hàng và các dữ liệu có liên quan.
• Order Entry Định giá và cung cấp hạt và các dữ liệu có liên quan.
• Query/Report Cung cấp thông tin về cơ sở dữ liệu theo yêu cầu và để viết báo cáo.
• Viability Standards Kết quả kiểm tra nảy mầm hạt giống.
• Utilities Quản lý cơ sở dữ liệu.

Để chọn một menu phụ hãy nhấn vào nút vuông phía trái của từng chủ đề cần lựa chọn

Nhấn nút Exit ở góc phía trên bên tay phải của cửa sổ để thoát khỏi cửa sổ Seeds Database. Nhấn
chuột vào nút này sẽ đóng hoàn toàn cửa sổ Seeds Database. Seed Database Manual v5VN-TV
8
Seed Store
Bạn chọn Seed Store để nhập thêm thông tin về thu hái hạt và các dữ liệu có liên quan Màn hình Seed Store có 6 sự chọn lựa:

• Seedlots Nhập dữ liệu thu hái hạt của khối hốn hợp và từng cây cá thể
• Taxa Nhập tên chi và loài (Genus and Species)
• Treatments Nhập các phương pháp xử lý hạt giống trước khi gieo
• Collectors Nhập tên những người thu hái hạt
• Prices Nhập các mức giá bán hạt

kỳ chữ cái hay một tập hợp chữ cái để chọn Chi thích hợp từ hộp liệt kê thả.
Chú ý rằng những chữ cái phải bắt đầu từ phía bên trái của hộp ký tự nếu
không chương trình sẽ báo lỗi. Không thể nhập một Taxa mới vào đây. Việc
này phải thực hiện phần Taxa trên Seed Store
Species Hộp ký tự này cũng tượng tự như Genus. Đánh một số ký tự đầu tiên của loài
(species) và chọn đúng tên loài từ hộp liệt kê thả. Hộp liệt kê sẽ chỉ xuất hiện
những loài thuộc Chi mà bạn đã chọn.
Latitude Vĩ độ (latitude) được nhập vào là một dãy số gồm 6 số. Hai số đầu tiên là độ,
hai số tiếp theo là phút và hai số cuối là giây. Sau đó chọn N (bắc) hay S (nam)
tuỳ theo phần bán cầu nơi thu hái hạt.
Longitude Kinh độ (longitude) được nhập vào là một dãy số gồm 7 số. Ba số đầu tiên là
độ, hai số tiếp theo là phút và hai số cuối là giây. Sau đó chọn E (đông) hay W
(tây) tuỳ thuộc vào phần bán cầu nơi thu hái hạt.
Altitude Là độ cao nơi thu hái hạt.
Location Địa điểm nơi thu hái hạt (gần với thị trấn, con sông, đường, rừng hay vùng địa
lý nào nhất)
Seed Database Manual v5VN-TV
10
Provenance Xuất xứ (provenance) là tên chỉ rõ sự tương đồng về tính di truyền và nó có thể
được sử dụng cho các seedlots khác nhau nhưng có cùng một tập hợp gen
(gene pool)
Country Đánh một vài ký tự đầu tiên của tên nước, sau đó chọn từ hộp liệt kê thả.
State Tên bang hay tên tỉnh.
Initial Weight Là khối lượng hạt đã được làm sạch và nhập vào Database. Khối lượng này là
không bao giờ thay đổi.
Bulk Weight Là khối lượng lô hạt hỗn hợp. Giá trị mặc định là số 0.
Reserved Bulk Là tổng khối lượng khối hạt đã lấy ra do việc lập bản báo giá bán hạt
(Quotation).Giá trị mặc định là số 0.
Initial Individual Là khối lượng hạt ban đầu của các cây cá thể được nhập vào Database. Giá trị
mặc định là số 0.


Giải thích các mục trên màn hình

Seedlot Các cây cá thể và khối hạt hỗn hợp được thu hái từ cùng một nơi sẽ có cùng
một số seedlot
Tree Number Là số duy nhất được ghi cho hạt được thu hái từ một cây cụ thể. Nếu bạn nhấn
chuột vào hộp liệt kê thả số cây cá thể sẽ hiển thị số cây đã được nhập và
trọng lượng tương ứng của chúng.
Initial Weight Khối lượng ban đầu của từng cây cá thể được nhập vào Database. Giá trị mặc
định là số 0.
Stock Weight Khối lượng hiện tại của từng cây cá thể trong Database.
Reserved Weight Là khối lượng hạt của mỗi cây cá thể đã lấy ra do việc lập các bản báo giá bán
hạt (Quotation). Giá trị mặc định là số 0.
Viability Số hạt nảy mầm trong 10 gam hạt của từng cây cá thể.

Seed Database Manual v5VN-TV
12
Taxa

Màn hình Taxa dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị tên và mã phân loại thực vật.
Giải thích các mục trên màn hình

Genus Là chi thực vật, đánh một vài chữ cái đầu tiên của chi, nhấn chuột vào nút mũ
tên, sau đó chọn đúng chi bạn cần từ danh sách liệt kê thả.
Genus Id Là mã chi thực vật (ví dụ Acacia là ACA).
Species Là loài thực vật, đánh một vài chữ cái đầu tiên của loài, nhấn chuột vào nút mũi
tên, sau đó chọn đúng loài bạn cần từ danh sách liệt kê thả.


Prices

Màn hình Prices dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị các mức giá bán hạt.

Bạn có thể định rõ các mức giá khác nhau cho khối hạt phụ thuộc vào số lượng được mua và bạn cũng
có thể đặt một mức giá tối thiểu cho các cây cá thể.

Các mức giá được nhập vào đây không bao gồm chi phí của cả quá trình xử lý hạt mà những chi phí này
phải được nhập vào phần Costs.
Giải thích các mục trên màn hình

Price Id Mã của một mức giá đặt cho một seedlot.
Price Category Khoảng dao động về khối lượng để áp một mức giá.
Limit Low Điểm bắt đầu của khoảng dao động về khối lượng.
Limit High Điểm giới hạn cuối của khoảng dao động về khối lượng.
Price per gm Giá thành của mỗi gram hạt.
Seed Database Manual v5VN-TV
14

Costs

Màn hình Costs dành cho việc nhập, sắp xếp và hiển thị các chi phí cố định cho các dịch vụ khác liên
quan

Country Là tên nước, đánh một vài chữ cái đầu tiên của tên nước bạn cần tim,
sau đó chọn từ danh lục liệt kê thả.
Region Là vùng trong một nước, đánh một vài chữ cái đầu tiên của tên vùng bạn
cần tìm, sau đó chọn từ danh mục liệt kê thả. Một vùng là một khu vực
của một nước, ví dụ như bang/ tỉnh thành Nếu bạn không chia vùng thì
chỉ cần nhập lại tên nước.
Customer “Khách hàng” để chỉ một tổ chức hay một cá nhân. Đánh tên khách hàng
sau đó chọn từ danh mục liệt kê thả nếu tên khách hàng đó đã được
nhập rồi. (chú ý: sẽ là tốt hơn nếu bạn đánh những từ rất riêng đặc trưng
cho khách hàng đó. Nếu bạn chọn một thông tin rất chung, chẳng hạn
như tên công ty, sau đó bạn sẽ phải chọn từ rất nhiều tên khách hàng
trong cùng một công ty tại danh mục liệt kê thả). Nếu tên khách hàng
chưa được nhập thì bạn làm, nếu đã có rồi thì bạn thoát ra. Điều quan
trọng là không được nhập một tên khách hàng hơn 1 lần.
Address Đánh địa chỉ mới, còn nếu địa chỉ đã được nhập rồi thì bạn chỉ cần chọn
từ danh mục liệt kê thả.
Restrict to region Kiểm tra nút radio nếu bạn muốn tìm khách hàng trong một vùng đặc
biệt. Nếu không bạn sẽ có tên khách hàng trong phần chung
Phone 1 Số điện thoại chính của khách hàng
Phone 2 Số điện thoại thứ 2 hay số điện thoại di động.
Fax Số fax
Email Địa chỉ email.
Contacts Button Mở cửa sổ contact.

Seed Database Manual v5VN-TV
17
Xin lưu ý. Số điện thoại, số fax và địa chỉ email nhập vào phần customer được liên kết với địa chỉ cho
chính khách hàng đó. Điều này cho phép bạn thiết lập các số liên hệ khác nhau cho cùng một khách
hàng tại các địa chỉ khác nhau.
Contacts

Permit Required Kiểm tra nút radio nếu nước được chọn cần giấy phép nhập khẩu hạt
Legals Required Một số nước, đặc biệt là các nước Nam Mỹ, yêu cầu các tài liệu xuất hạt
giống phải có chứng nhận của cơ quan quản lý từ phía Đại sứ quán của
họ
Phyto Certificate Required Kiểm tra nút radio nếu chứng chỉ phytosanitary được yêu cầu kèm theo
gói hạt.
Courier Zone Đây là vùng toàn cầu được sử dụng cho các công thi vận chuyển.
Ví dụ: Màn hình ở trên là cho nước Ấn độ. Ấn độ có mã nước là “IN”. Giấy phép nhập khẩu hạt giống từ
Australia là một yêu cầu bắt buộc đối với Ấn độ và chứng chỉ phytosanitary cũng cần kèm theo khối hạt
Query Customer
Cửa sổ Query Customer cho phép bạn trích thông tin về các khách hàng của bạn theo nước hoặc vùng.
Chọn nước và một vùng tuỳ ý và nhấn chuột vào nút run.
Query Contacts

Cửa sổ Query Contacts cung cấp các cách thức để liệt kê tất cả các mối liên hệ và các thông tin chi tiết
của họ.
Chọn tên nước (Country), vùng (Region) và khách hàng (Customer) và nhấn chuột vào nút run.
Seed Database Manual v5VN-TV
19
Query/Report
Màn hình Query/Report có các chọn lựa để tìm kiếm và báo cáo cơ sở dữ liệu theo các cách khác nhau. Menu phụ Query/Report có 9 sự lựa chọn:

Seed Database Manual v5VN-TV
21
Các nút điều khiển đặc biệt trên màn hình

Nút Map Output là một sự chọn lựa khác ngoài nút Run và được sử dụng để vẽ bản đồ
hơn là dùng cho báo cáo. Nút này chỉ sử dụng được nếu bạn đã cài đặt phần bản đồ.
Nút nũi tên mở rộng phần dữ liệu bạn đã nhập ở trường kinh độ và vĩ độ để tạo nên một
chương trình xung quanh giá trị bạn đã định sẵn các kích cỡ bạn chọn từ Box Size. Ví dụ
nếu Box Size chỉ số 1 sau đó chương trình 1 mức sẽ được xác định. Các hướng Đông,
Tây, Nam và Bắc định rõ trong chương trình.
Chiều cao bạn nhập được xem như là giới hạn trên của khu vực bạn quan tâm và 0 là giới hạn thấp nhất.
Bạn có thể sửa đổi bất kỳ giá trị nào bên phía tay phải bạn sau khi bạn đã nhấn nút mũi tên nhưng hay
cẩn thận đừng nhập giá trị vô lý.

Giải thích các mục trên màn hình

Date Collected Chọn lựa này để tìm kiếm các lô hạt được thu hái trong một giai đoạn đặc biệt.
Include Individuals Nhấn vào nút này nếu bạn muốn có thông tin về số cây cá thể trong báo cáo.
Include empty lots Nhấn vào nút này nếu bạn muốn có thông tin về cả nhưng lô hạt đã hết. Những
lô hạt này chẳng bao giờ được xóa trong phần mềm Database và luôn có
những thông tin hữu ích về lô hạt đó như các thông tin về địa lý nơi hạt đã
được thu hái về…
Northern Limit Đây là vĩ độ giới hạn cho miền Bắc. Giới hạn này mở rộng vùng tìm kiếm từ vĩ
độ bắt đầu đến giá trị vĩ độ giới hạn của miền Bắc.
Southern Limit Đây là vĩ độ giới hạn cho miền Nam. Giới hạn này mở rộng vùng tìm kiếm từ vĩ
độ bắt đầu đến giá trị vĩ độ giới hạn của miền Nam.
Eastern Limit Đây là vĩ độ giới hạn cho miền Đông. Giới hạn này mở rộng vùng tìm kiếm từ vĩ
độ bắt đầu đến giá trị vĩ độ giới hạn của miền Đông.
Western Limit Đây là vĩ độ giới hạn cho miền Tây. Giới hạn này mở rộng vùng tìm kiếm từ vĩ
độ bắt đầu đến giá trị vĩ độ giới hạn của miền Tây.

bản mới của ứng dụng khác được cài đặt.
Nút Restore Queries khôi phục các yêu cầu mà đã được sao chép trước đây.

Nút Build Query xây dựng một câu lệnh SQL. Câu lệnh SQL được hiển thị nên
bạn có thể kiểm tra lỗi. Bạn phải save yêu cầu ở phần màn hình này trước khi
bạn chạy nó
Seed Database Manual v5VN-TV
23
Khi cần thiết, nút Delete để xóa toàn bộ những yêu cầu. Nếu bạn chỉ muốn xóa
một hàng từ các ô Select, Sort hay Display sau đó nhấn chuột vào phần chọn
dữ liệu ở bên trái của hàng và ấn phím delete trên bàn phím của bạn

Stock Management

Màn hình Stock Management cho phép bạn rút ra một báo cáo thông qua loài cho nguồn hạt bạn có
trong kho hạt, nguồn hạt bạn đã chuyển đi hay nguồn hạt bạn đã thu hái được trong một giai đoạn.
Chọn Genus và Species sau đó chọn yêu cầu của bạn. Query Active Customers

Báo cáo Query Active Customers đưa ra những chi tiết của các khách hàng đã đặt hạt trong một giai
đoạn đặc biệt.

Thứ tự các nút tròn phía dưới được sắp xếp theo thứ tự khối lượng hạt đã mua, số đơn đặt hàng đã
được đặt và số lô hạt đã được mua.