Luận Văn
Thực trạng hoàn thiện công
tác hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu tại Xí
nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội hiện nay Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
2Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn
chế nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là
rất quan trọng và cần thiết.
Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí
nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện
việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một
cách tối ưu nhất.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan
trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của
nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần:
Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội .
Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.
Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới.
Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ
thường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trong
phòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác.
Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này
không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy
Đường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm
phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.
sản phẩm.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
4Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay
nhanh hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do
vậy, mỗi công đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản,
dự trữ và sử dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn
lưu động của doanh nghiệp.
Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng
NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá
trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn
ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của
quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự
trữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục
của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể
tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có
NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vai
trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy
nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ
quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng
loạt các hậu quả tiếp theo.
Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh
nghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến
việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số lượng 200 300
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
6Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp,
ta phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá
NVL.
3. Phân loại - đánh giá NVL
3.1. Phân loại NVL
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý
hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu
quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội
dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loại
khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loại
sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm
mới.
VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây
dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn
đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây
dựng cơ bản.
dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
8Số điểm danh NVL
Loại: NVL chính
Ký hiệu: 1521
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm NVL
Tên, nhãn hiệu, quy
cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
1521-01 1521-01-01
Thép tròn 6 60 m/m
Kg 60.000
1521-01-02
………… …………. …… ……… ….
………. 1521-02-01
………
1521-02-99
* Giá thực tế NVL nhập kho:
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
+ Với NVL mua ngoài
+ Với NVL tự sản xuất
+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên
doanh.
+ Với phế liệu
+ Với NVL được tặng, thưởng.
* Giá thực tế NVL xuất kho
Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
10Giá thực tế
NVL tồn
đầu kỳ +
Giá thực tế
NVL nhập
trong kỳ
=
Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ
chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá
thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ,
thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
Áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ
thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương
pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
NVL. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và
sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quy
định.
A. Phương pháp MRP
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
111. Khái niệm
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm
khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình.
Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ
phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường
xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi
tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập
nhật thường xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần
quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch
chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ
sở quan trọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là
một vấn đề không đơn giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là
vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác
định lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay
nó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống
hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên
việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu
phụ thuộc.
Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận được hàng?
Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật
liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời
điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
13dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.
2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống
hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)
Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định
các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong
thực tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP
nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn
- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu
hiện bằng sơ đồ sau:
Đầu vào
Quá trình
x
ử
lý
Đầu ra
Chương trình
máy tính MRP
i
Dự báo
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
15
1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu
vào chủ yếu như:
- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo
- Số lượng đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận
- Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công
- Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
Những thông tín này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương
hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết
này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với
từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.
Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không
dự trữ chúng.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
17Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện
có. Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật
liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong
nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người
cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự
NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép
thận trọng cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những
sai sót lớn trong MRP.
Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các
vấn đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?
- Số lượng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như
lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về
dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ
bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những
báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu
cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ
phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định
thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo
kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác
của MRP.
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
19Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ
phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra
sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch
trình sản xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của
sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của
sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,
bộ phận cấu thành sảm phẩm. Chúng được biểu hiện dưới dạng cấp bậc từ
trên xuống dưới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm. Sử dụng kết cấu
hình cây có những đặc điểm sau:
- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm
phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại
chuyển sang một cấp.
- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa 2
bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành
và bộ phận dưới là bộ phận thành phần. Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng
thời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm …) và hệ số nhân. Số lượng các loại chi
Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở
nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy ta áp dụng
nguyên tắc học cấp thấp nhất. X
Cấp 0
B
(2)
C
(2)
Cấp 1
E
(4)
D
(3)
G
(2)
F
(2)
Cấp 2
H
Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển về
cấp thấp nhấy. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong
tính toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần
và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không
phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội được phân cấp như sau :
Cấp
Cấp2
Cánh cửa thép
Khung cửa Thanh nan cửa Tấm đan cửa
Cây khung
2.2. Bước 2. Tính tổng nhu cầu
Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết
hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc
lượng sẽ tiếp nhận được. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản
xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp số
lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó.
Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành
nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàng
theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếu
có.
2.3. Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung
trong từng giai đoạn. Đại lượng này được tính như sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo
kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó.
Nhưng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.
Cấp3
Ng« Nguyªn Kh«i Chuyªn ®Ò Thùc TËp
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
23Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng
thời kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử
dụng để thoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ còn lại từ
giai đoạn trước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận.
Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuất
nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại
điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.
Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8
Mua H
Mua I Sản xuất D
Mua E Lắp ráp X
Mua G
Lắp ráp C
Sản xuất F
Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện được thể
hiện trong biểu kế hoạch có dạng:
Copyright: Tài liệu đại học ©