Phạm Thị Hằng
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Để làm
được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Do đó việc hoạch định
nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng
của mỗi doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau
và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi
loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất
đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lượng nguyên vật liệu cần sử dụng
vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên thay đổi.
Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn
ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm. Tổ chức
hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà
quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để từ đó có thể đưa ra
phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Nội dung của quá trình hoạch định
nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh
nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình.
1
Phạm Thị Hằng
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản
xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn
thể công tác quản lý của Xí nghiệp.
Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên
việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng và cần
thiết.
Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí nhỏ
nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
NGUYÊN VẬT LIỆU (NVL)
1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
1.1. Khái niệm
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu và được thể hiện dưới
dạng vật hoá.
1.2. Đặc điểm
Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và SLĐ.
NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tượng lao động và là cơ sở để
hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới nguyên vật
liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu để cấu thành thực thể
sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất. Về mặt giá trị NVL chuyển
dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
2. Ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.
2.1. Ý nghĩa
4
Phạm Thị Hằng
Như ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL thường
chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và
tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công đoạn từ việc
quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL đều trực
tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu động của doanh nghiệp.
Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL là
điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình sản xuất,
là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn ngừa hiện tượng tiêu
hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh
doanh.
Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là
những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh
nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tiến hành sản xuất
d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình
thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc
gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp hài hoà công tác
hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn.
Bảng số 1: Lịch trình sản xuất
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Số lượng 200 300
Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp, ta phải hiểu
công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.
3. Phân loại - đánh giá NVL
3.1. Phân loại NVL
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng
nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác
nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để tổ chức tốt
công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong sản
xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng
7
Phạm Thị Hằng
của NVL mà chúng được phân chia thành các loại khác nhau. Nhìn chung trong
doanh nghiệp NVL được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp
và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm mới.
VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây dựng
cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn đạp,
khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng cơ bản.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật
chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ trong quá
trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất lượng NVL chính, tăng chất
cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi
chú
Nhóm Danh điểm NVL
1 2 3 4 5 6
1521-01 1521-01-01
Thép tròn 6φ 60 m/m
Kg 60.000
1521-01-02
………… …………. …… ……… ….
………. 1521-02-01
………
1521-02-99
…… ………. …. …… ….
……… ……….
1521-99 1521-99-01
1521-99-99 ………. …… …… ….
Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của TK cấp 1
hoặc cấp 2 … dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhóm NVL là số
thứ tự liên tục.
+ Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)
+ Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách,
cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.
Giá thực tế
NVL nhập
trong kỳ =
Giá thực tế
NVL xuất
trong kỳ
+
Giá thực tế
NVL tồn
cuối kỳ
* Phương pháp giá đơn vị bình quân
- Cả kỳ dự trữ
- Cuối kỳ trước
- Sau mỗi lần nhập
* Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo)
* Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo)
* Phương pháp trực tiếp
b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán
Giá hạch toán vật
tư nhập (xuất) =
Số lượng vật tư
nhập (xuất) x
Đơn giá
hạch toán
Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức ghi
chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá thành NVL thực tế
đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ, thời hạn … nhằm cung
cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
12
được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp
cận MRP là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất,
không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải
lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi
tiết và từng nguyên liệu. Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt
hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết.
Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp
MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức
chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệu chính xác, nhanh
chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật
thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp
ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không
14
Phạm Thị Hằng
ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh
nghiệp.
Lúc đầu nó được gọi là MRP
1
vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định
lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay nó được mở
rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định nhu cầu
các nguồn lực (MRP II).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc
phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ
thông tin.
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy
tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:
+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
+ Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
- Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu hiện
bằng sơ đồ sau:
17
Đầu vào
Quá trình
xử lý
Đầu ra
Chương trình máy
tính MRP
Lịch trình
sản xuất
Hồ sơ hoá
đơn NVL
Hồ sơ NVL
dự trữ
Những thay đổi
Lịch đặt hàng
theo kế hoạch
Xoá bỏ đơn hàng
máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
- Lịch trình sản xuất
- Bảng danh mục nguyên vật liệu.
- Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian phải
có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ những người
khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời gian thường lấy là
19
Phạm Thị Hằng
đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian để sản xuất
ra sảm phẩm cuối cùng.
Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn đề
đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn. Rất
nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8
tuần.
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta thường
thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3 loại hoá đơn
NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sản phẩm điển
hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular bills)
- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng công việc trong xây
dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển hình. Đây là sản
phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những loại hàng
phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này. Lập hoá đơn theo
sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm được thời gian, công sức và các chi phí
có liên quan. Trong một số trường hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng
lắp ráp bổ sung. Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính
chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.
20
Phạm Thị Hằng
cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó
chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết. Trong
những giai đoạn khác nhau.
Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở
cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản
phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh
sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng,
lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân tích trong
22
Phạm Thị Hằng
khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho tới khi rời
phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một sản phẩm trong
một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua
NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhất định. Quá trình xác định MRP
được tiến hành theo các bước sau:
Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được
tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ
thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận
khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua
công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo kể cả dài hạn,
trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi
tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng,
nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất.
(2)
Cấp 1
E
(4)
D
(3)
G
(2)
F
(2)
Cấp 2
H
(4)
I
(5)
Cấp 3
Phạm Thị Hằng
Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp
trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy ta áp dụng nguyên tắc học
cấp thấp nhất.
25
Y
A B C D E
G E
E
G F
E E
Copyright: Tài liệu đại học ©