ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ Phạm Thị Sắc WORKFLOW VÀ ỨNG DỤNG VÀO BÀI TOÁN
QUẢN LÝ GIAO VIỆC
KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
HÀ NỘI - 2010
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
1.2.3. Thư điện tử và thư mục điện tử 11
1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm 11
1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch 12
1.2.6. Phần mềm hỗ trợ dự án 12
1.2.7. BPR và các công cụ thiết kế hệ thống có cấu trúc 12
1.3. Giới thiệu một số ứng dụng của Luồng công việc 13
1.3.1. Nevifood với Giải pháp quản lý thông tin bằng Sharepoint 2007 13
1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO 15
Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint Server 2007 18
2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007 18
2.1.1. Giới thiệu 18
2.1.2. Các tính năng của Microsoft Office Sharepoint Server 2007 19
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN5
3.2.2. Mục tiêu của hệ thống mới 32
3.2.3. Mô tả hệ thống mới 32
b. Giúp công việc của cán bộ, giảng viên, các phòng ban chức năng được 33
3.2.4. Lợi ích của hệ thống mới 34
3.2.4. Thời gian triển khai dự án 34
3.2.5. Nhưng ràng buộc đối với sự phát triển hệ thống 34
3.3. Kế hoạch dự án 35
3.3.1. Hệ thống thiết bị chính 35
3.3.2. Hệ thống phần mềm 35
3.4. Lập tài liệu và phát triển Luồng công việc cho bài toán 36
3.4.1. Phân tích hệ thống 36
3.4.2. Phân tích hệ thống với các quy trình Luồng công việc 38
3.5. Thiết kế hệ thống với Luồng công việc 41
3.5.1. Tạo các thành phần cho hệ thống 41
3.5.2. Tạo các Luồng công việc 43
nhiều lĩnh vực. Các hệ thống tổ chức và quản lý trong doanh nghiệp cũng từng bước
được tin học hóa giúp cho các quy trình nghiệp vụ hay giao dịch hàng ngày được thực
hiện một cách tự động. Quản lý Luồng công việc (workflow) là một công nghệ đang
phát triển nhanh và ngày càng trở thành một công nghệ cơ bản được sử dụng rộng rãi
trong việc quản lý các quy trình nghiệp vụ của tổ chức. Đặc điểm cơ bản của nó là tổ
chức việc tự động hoá các tiến trình nghiệp vụ, bao gồm việc kết hợp các hoạt động
của người và máy, đặc biệt là các tương tác liên quan tới các công cụ và ứng dụng
công nghệ thông tin. Luồng công việc có tính thực tiễn, đáp ứng yêu cầu xây dựng
toàn bộ hệ thống các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý điện
tử đòi hỏi có quy trình giao dịch, quản lý không chỉ đảm bảo sự chính xác về mặt
nghiệp vụ mà cần tự động hóa nhằm tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và có thể giám sát
quá trình hoạt động của các giao dịch nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi vô ích.
Hệ thống luồng công việc được áp dụng trong các quy trình quản lý giấy tờ, tài liệu,
quy trình sản xuất tự động, quy trình kinh doanh, ngân hàng, hệ thống viễn thông mà
đòi hỏi độ khả tính cao.
Có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng và thực thi Luồng công việc, nhưng hiện nay
Sharepoint Server là một công cụ mạnh và có nhiều ưu điểm đáng lưu ý. Với sản
phẩm này các doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống intranet và internet phục vụ
cho việc trao đổi thông tin và thiết lập các quy trình làm việc một cách hiệu quả. Nó
cung cấp sự kiểm soát toàn bộ vòng đời của nội dung thư điện thử bao gồm tài liệu, và
các trang web; sử dụng các khuôn mẫu định dạng điện tử, đơn giản, thích hợp cho
người dùng có kinh nghiệm thông qua các ứng dụng máy trạm quen thuộc; lưu trữ,
quản lý, truy cập tài liệu trong doanh nghiệp; có chính sách quản lý và phân quyền rất
tốt.
Ngoài ra, nó tương thích với hầu hết các sản phẩm, ứng dụng của Office nên bạn
có thể làm việc với word, excel, powerpoint một cách dễ dàng, tương thích với hệ
thống window, và đã hỗ trợ sẵn những template, data type, site template, style,
layout,… mà dựa vào đó bạn có thể tạo một ứng dụng với thời gian ngắn hơn với cách
truyền thống.
Có thể nói, Sharepoint Server là một sự lựa chọn tuyệt vời cho việc xây dựng và
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN9
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN10
sẵn, cuối cùng đi đến điểm kết thúc. Điển hình như các mô hình trình tự (flow
chart) cổ điển. Một Luồng công việc tuần tự có thể chứa các nhánh, vòng lặp và
một số cấu trúc điều khiển. Vì tính chất làm từng việc, xong việc trước rồi mới
đến việc sau nên nó mới có tên gọi là Luồng công việc tuần tự.
− Luồng công việc máy trạng thái (State machine workflow): Loại này áp dụng
phương pháp chuyển đổi giữa các trạng thái của một đối tượng. Việc chuyển đổi
gây ra bởi các sự kiện. Ví dụ hoạt động được thực thi trong một thời gian xác
định sẽ được quyết định bởi việc phối hợp các trạng thái hiện tại và các sự kiện
mà nó nhận được.
Thông thường Luồng công việc tuần tự sẽ được áp dụng cho trường hợp hoạt
nghiệp vụ đơn giản, dễ thể hiện, dễ hình dung và quản lý. Nhưng Luồng công việc
máy trạng thái (State Machine) có thể giúp ta thể hiện được các Luồng công việc phức
tạp, tránh trường hợp phân nhánh quá rườm rà, đặc biệt là những trường hợp mà
không thể đoán trước được bởi vì con người tham gia vào Luồng công việc có thể
dừng nó vào bất cứ lúc nào. Do đó, việc định hướng bằng Luồng công việc tuần tự là
khả thi. Lúc này, mỗi bước của Luồng công việc chỉ thực hiện trên một nhánh: Đối
với dạng máy trạng thái thì mọi chuyện đơn giản bởi vì một yêu cầu hủy chính là một
sự kiên mà nó có thể được tiếp nhận và quản lý ngay thời điểm đó.
1.2. Các lĩnh vực ứng dụng của Luồng công việc và một số
ứng dụng thực tiễn
Trong những năm gần đây đã có nhiều loại sản phẩm trên thị trường IT hỗ trợ
các chức năng của Luồng công việc, song gần đây tầm quan trọng của nó mới được
nhìn nhận một cách đầy đủ. Sự tiến hóa của công nghệ Luồng công việc như một
công nghệ tiên tiến có thể thấy ở một số loại sản phẩm khác nhau.
1.2.1. Xử lý ảnh
vậy, hệ thống thư điệu tử tự thân đã hướng tới các chức năng Luồng công việc bằng
cách thêm vào các lệnh định tuyến để xác định một chuỗi các người nhận đối với các
kiểu thư điện tử cụ thể theo một số thủ tục nghiệp vụ được xác định trước.
1.2.4. Luồng công việc với các ứng dụng phần mềm nhóm
Nền công nghiệp phần mềm nhóm đã tạo nên một lĩnh vực rộng lớn các phần
mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao tính tương tác giữa các thành viên
trong nhóm. Ban đầu, các ứng dụng này hỗ trợ cải thiện cách làm việc nhóm theo các
tiến trình không hình thức như truy cập vào các bản tin nhóm hay các ứng dụng lập
lịch biểu hàng ngày một cách tùy tiện. Khi phạm vi của các ứng dụng chuyển dịch về
phía các nghiệp vụ hình thức hơn tập trung vào các mối tương tác nhóm thì bắt đầu
nảy sinh các yêu cầu trang bị các khuôn dạng hình thức giám sát được để hỗ trợ cho
việc sử dụng các ứng dụng phần mềm nhóm. Công nghệ Luồng công việc cung cấp
một giải pháp cho nhu cầu này.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN12
1.2.5. Luồng công việc với các ứng dụng hướng giao dịch
Trong nhiều năm qua, các ứng dụng hỗ trợ các thủ tục nghiệp vụ (“giao dịch”)
đã được phát triển với việc sử dụng các bộ giám sát giao dịch và/hoặc các phần mềm
quản lý cơ sở dữ liệu. Từ cách làm việc tập trung hóa đầu tiên, các phần mềm ứng
dụng như vậy đã cho phép phân tán các ứng dụng hướng giao dịch trên các nền máy
tính khác nhau. Các ứng dụng hướng giao dịch đã thể hiện những đặc trưng quan
trọng về tính bền vững và cũng hỗ trợ nhiều tính chất của giao dịch. Tuy nhiên, hầu
như chúng không đưa ra sự tách biệt giữa logic thủ tục nghiệp vụ và sự triệu gọi các
công cụ ứng dụng khác nhau để đáp ứng các yêu cầu hỗ trợ cho các hoạt động riêng lẻ
trong tiến trình nghiệp vụ. Theo thời gian, điều này dẫn đến yêu cầu hợp nhất các khả
năng của Luồng công việc để điều khiển các thủ tục nghiệp vụ với khả năng triệu gọi
các chương trình ứng dụng giao dịch truyền thống cho các phần thích hợp của tiến
Cửu Long, Việt Nam. Nevifood có văn phòng đặt tại châu Âu, với hướng đi mở rộng,
tiếp cận khách hàng cũng như cung cấp các sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao của Việt
Nam vào thị trường Châu Âu. Kéo theo đó là sự đòi hỏi về giao tiếp với nhiều ngôn
ngữ chính thống của châu Âu như: (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan) tất cả các
thông tin về Kinh doanh, kênh PR, marketing đều phải thống nhất nội dung và có quy
trình quản lý xuyên suốt.
Nevifood quyết định triển khai giải pháp thiết kế Website công ty nhằm quản
lý thông tin doanh nghiệp tích hợp với công nghệ Microsoft Office System, phần
mềm cổng thông tin Microsoft SharePoint Server 2007 và nền tảng Microsoft .NET
Framework. Kết quả của việc sử dụng hệ thống này là việc tăng tính thống nhất nội
dung thông tin, tạo cầu nối thông tin giữa công ty với khách hàng, các nhân viên
nghiệp vụ văn phòng trong công ty đều có cơ hội dễ dàng tham gia quy trình chia sẻ
thông tin, tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu, chi phí cho công ty cũng như đảm bảo
chất lượng thực hiện nghiệp vụ.
b. Tình huống /Yêu cầu doanh nghiệp
Với tiêu chí trở thành một trong những nhà kinh doanh sản phẩm thương mại
lớn của Việt Nam tại thị trường khó tính như châu Âu, một trong những ưu tiên của
Nevifood là luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm trong việc cung cấp sản phẩm
thương mại.Thêm vào đó, với tốc độ phát triển kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị
trường kinh doanh, đem thông tin sản phẩm có uy tín của công ty tới các khách hàng
là điều cần thiết, giảm rất nhiều chi phí cho các kênh PR, quảng cáo sản phẩm tại các
thị trường châu Âu không chỉ là việc làm trước mắt mà còn có ý nghĩa lâu dài, vì bên
cạnh trang thông tin về công ty, giới thiệu sản phẩm, Website còn có tin bài, số liệu
diễn biến giá cả các mặt hàng có tính phân tích chuyên sâu của các chuyên gia
trong ngành Thủy sản, ghi dấu ấn “Tin tưởng” của khách hàng đối với Công ty.
Tình huống: Quản lý thông tin, chu trình biên tập thông tin và nội dung
website.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN
hoặc trực tiếp từ MS Office 2003/2007.
Lợi ích mang lại
− Tiết kiệm thời gian. Sử dụng hệ thống logic, dễ sử dụng, giảm tối đa thời gian
xử lý thông tin.
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN15
− Hệ thống biên tập thông tin sẽ được thông báo ngay lập tức khi có các tin bài
mới cần xét duyệt. Đồng thời, chu trình thông tin và luồng luân chuyển dữ liệu
được tự động cập nhật giúp quản lý tin bài thuận tiện. Ngoài các công cụ soạn
thảo thông thường, hệ thống còn tích hợp các loại công nghệ hiển thị thông tin
mới như Silverlight cho các hình ảnh Media, đọc sách, tạp chí, hình ảnh bằng
công nghệ “đọc trực tuyến”, dịch vụ trên các trình duyệt của người dùng mà
không cần phải tải về máy cá nhân. Các tài liệu được lưu trữ tự động trên cổng
thông tin Sharepoint Server 2007.
− Một tin bài có thể soạn và được xét duyệt đúng theo các tiêu chuẩn nghiệp vụ
quy trình của tờ báo điện tử.
− Tăng hiệu quả công việc. Hiệu quả và chất lượng công việc được nâng lên rõ rệt
nhờ có áp dụng chu trình quản lý thông tin đảm bảo chặt chẽ và khoa học.
1.3.2. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO
Dự án METEO (Managing End-To-End Application) bắt đầu tại công ty
Bellcore năm 1995 và từ năm 1996 trở đi được phát triển tại Đại học Georgia. Mục
tiêu của METEO là tạo tiện ích và hỗ trợ sự tự động hóa cho các Luồng công việc ở
cấp độ xí nghiệp được thực thi trong môi trường phân tán, tự quản.
a. Mô hình hệ thống quản trị Luồng công việc của METEO.
Một Luồng công việc trong METEO được mô hình như một tập các tác vụ, tập
các phụ thuộc liên tác vụ, tập dữ liệu và các thông báo ngoại lệ.
Mô hình tác vụ của METEO.
thành phần dịch vụ và công cụ, được cài đặt riêng biệt nhau: Hình 3: Kiến trúc METEO
Tác vụ không chuyển giao
Hoàn thành
Đã hỏng
Thực thi
Lỗi
Bắt đầu
Ban đầu
Tác vụ chuyển giao
Đã chuyển giao
Đã hủy
Bộ quản trị
Luồng công việc
tổng quan
Bộ thiết kế
Bộ lưu trữ
Bộ quản trị
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN17
Thành phần thứ nhất là bộ xây dựng Luồng công việc: dùng để thiết kế Luồng
công việc, phát triển các ứng dụng Luồng công việc.
Thành phần thứ hai là bộ lưu trữ: là một cơ sở dữ liệu thông tin về các tiến trình
Luồng công việc, dữ liệu, các tổ chức thành viên tham gia Luồng công việc, các giao
thức truyền thông.
Thành phần thứ ba là bộ tạo quy luật, quy trình: cung cấp môi trường thực thi
cho việc xử lý và giám sát các thể hiện Luồng công việc.
Thành phần thứ tư là bộ quản trị Luồng công việc. Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN18
Chương 2. Công cụ Microsoft Office SharePoint
Server 2007
2.1. Tổng quan về Microsoft Office Sharepoint Server 2007
2.1.1. Giới thiệu
Internet và các portal riêng lẻ khác. Hơn nữa, nó hỗ trợ liên kết giữa nhiều người
trong cùng tổ chức có thể chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm
việc nhóm.
3- Cho phép Tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp (Enterprise Search) Dễ
dàng nhanh chóng tìm kiếm đủ loại thông tin trong hệ thống bao gồm cả con
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN20
người, kỹ năng, và nội dung trong các ứng dụng đã được tổ chức trong doanh
nghiệp xây dựng
4- Quản lý thông tin doanh nghiệp (Enterprise Content Management) Tạo và
quản lý tài liệu, dữ liệu và nội dung có thể phát hành dạng web.
5- Tạo các Biểu mẫu dùng chung và theo các quy trình định sẵn (Business
Process and Forms) Tạo ra các quy trình xử lý thông tin và các biểu mẫu điện tử
giúp tự động hóa các hoạt động trong công ty của bạn theo những quy trình định
sẵn.
6- Là công cụ khai thác tài nguyên thông minh (Business Intelligence)
Cho phép nhân viên văn phòng dễ dàng truy cập thông tin doanh nghiệp (có thể
từ nhiều nguồn dữ liệu hoặc flatform khác nhau) sau đó tiến hành phân tích và
tạo ra các loại báo cáo hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.
7- Tích hợp với các sản phẩm khác trong hệ thống Microsoft Office 2007
SharePoint Server 2007 được thiết kế để làm việc với các chương trình ứng
dụng, server và công nghệ khác trong hệ thống MS Office 2007. Ví dụ: ta có thể
đưa thông tin từ Outlook, PowerPoint, Groove, Project Professional lên
SharePoint với mục đích lưu trữ, chia sẻ với các đồng nghiệp với khả năng phân
quyền chặt chẽ cho những nhóm người dùng khác nhau. SharePoint cũng sẽ
thông báo cho bạn biết khi tài liệu của mình có sự thay đổi hoặc cập nhật.
2.2. Microsoft Office Sharepoint Server 2007 trong quản lý
các biểu mẫu.
b. Giúp lưu trữ các tài liệu mật một cách chắc chắn thông qua các chính
sách quản lý
Đưa ra các chính sách quản lý tài liệu để điều khiển các quyền truy cập cho từng
cấp độ danh mục, xác định các quyền hạn và hết hạn cho từng hành động, che dấu nội
dung thông quan các thiết lập kiểm soát tài liệu. Kết hợp các chính sách với các ứng
dụng trên máy chạm để tạo ra sự hài lòng và dễ dàng đối với nhân viên. Kết hợp các
thông tin quản lý quyền hạn cho phép các chính sách bền bỉ để có thể được tự động
gắn với các tài liệu, giúp đảm bảo các thông tin cá nhân/mật được bảo vệ tốt hơn thậm
chí khi tài liệu là chưa được kết nối tới máy chủ.
c. Quản lý nội dung trang web một cách đơn giản
Bằng cách cung cấp các chức năng dễ sử dụng để tạo, phê duyệt, công bố nội
dung trang web.Trang gốc (Master pages) và trang khung (layout) cung cấp các biểu
mẫu có thể dùng lại được thích hợp cho việc đánh giá và cảm nhận. Chức năng mới
cho phép các doanh nghiệp có thể xuất bản nội dung từ nơi này sang nơi khác (từ một
site này sang một site khác), hoặc quản lý mang lại lợi nhuận do đưa ra nội dung với
nhiều ngôn ngữ trên các mô hình intranet, extranet hoặc internet.
d. Mở rộng quản lý các quy trình thông qua các tổ chức
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN22
Các giải pháp sử dụng Form Services có thể thực hiện được để tập hợp nâng cao
tính bảo mật thông tin một cách chính xác bên trong và bên ngoài các tổ chức mà
không cần mã hóa với bất kỳ một ứng dụng nào. Các thông tin bảo mật này sau đó
có thể dễ dàng được tích hợp vào bên trong các hệ thống kinh doanh, lưu trữ các thư
viện tài liệu, thường là để bắt đầu các quy trình trong dòng công việc, hoặc đưa ra các
web services để cố gắng làm tránh đi sự trùng lặp và làm giảm các lỗi thao tác với dữ
liệu.
bảo vệ các thông tin riêng/bí mật, duy trì cập nhật các phiên bản bằng cách bảo mật
truy cập tới máy chủ.
c. Lợi dụng các mạng kinh doanh không có cấu trúc để đưa ra các quyết
định tốt hơn
Nhân viên có thể sử dụng các công cụ quản lý tri thức để lấy thông tin từ các
mạng kinh doanh không có cấu trúc, hoặc là bên trong lẫn bên ngoài tổ chức của họ
bằng cách kết nối nhiều người nhanh chóng và hiệu quả. Bằng việc thăm dò các mối
quan hệ kinh doanh không có cơ sở và tìm kiếm các chủ đề, vấn đề chuyên môn, các
cá nhân có thể tạo ra các quyết định nhanh chóng hơn.
d. Kết hợp bên trong và bên ngoài một cách đơn giản
Tìm kiếm thông tin và kết nối với các vấn đề chuyên môn, không cần phải quan
tâm đến người cung cấp ở đâu. Chia sẻ kiến thức và cách thức làm việc.
e. Dễ dàng tìm kiếm thông tin và người sử dụng
Sharepoint Enterprise Search kết hợp chặt chẽ dữ liệu kinh doanh với người sử
dụng với các tài liệu và các trang web để cung cấp các kết quả toàn diện hơn. Search
Center cung cấp một trang riêng cho nhân viên để tìm kiếm các nguồn thông tin trong
tổ chức mà họ cần. Thông báo kết quản tìm kiếm cho người sử dụng khi một truy
vấn mới thích hợp được tìm thấy. Enterprise Search có ở tất cả các trang của
Microsoft Office SharePoint Server 2007, được gắn chặt và tương tác ở trong các
trang Sharepoint (Sharepoint Lists), người sử dụng, hồ sơ, và thậm chí cả trong dữ
liệu kinh doanh.
f. Tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và đối tác.
Với các chuẩn cơ sở, etc…, ta có thể thu thập thông tin kinh doanh từ khách
hàng và đối tác thông qua trình duyệt web. Với sự tích hợp của LDAP và hỗ trợ cho
việc chứng thực, người cung cấp có thể dễ dàng tạo ra các thông tin để làm việc với
các nguồn khác hơn là dịch vụ thư mục động (Active Directory -AD), do đó làm đơn
giản việc thiết lập và thuận tiện cho việc kết nối với khách hàng, đối tác, nhà cung
cấp,… Tương tác với việc quản lý thông tin phân quyền cho phép nội dung chia sẻ
với một sự tin cậy.
g. Đưa ra thông tin cá nhân/trang riêng cho người sử dụng
dụng WSRP (Web Services for Remote Portlets) để tích hợp với các giải pháp về
WSPR khác.
a. Đưa ra thuận lợi trong việc tập trung tích hợp platform
Office SharePoint Server cung cấp kến trúc duy nhất nhằm hỗ trợ cho các cá
nhân, cho các đội, và các đơn vị kinh doanh trong mô hình mạng intranet, extranet,
internet. Kiến trúc duy nhất này cho phép các khách hàng mang lại lợi ích của việc
thống nhất webpart: tích hợp tìm kiếm, quản lý người truy cập, phân quyền sử dụng,
giống như là các kiểu lưu trữ và bảo mật thường dùng. Ngoài ra, với kiến trúc này
thì khách hàng có thể sử dụng lại các ứng dụng, mã hóa, nội dung các trang, và có sự
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN25
phát triển chung, nâng cao kinh nghiệm cho những người phát triển và các chuyên gia
công nghệ thông tin. Theo đó sẽ dễ dàng cho việc chia sẻ nội dung, chia sẻ kiến thức
giữa các nhân viên, các khách hàng, đối tác và chi phí về phần cứng sẽ thấp hơn thông
qua củng cố nâng cấp máy chủ. Điều đó cũng có nghĩa là sẽ gia tăng thời gian để phát
triển, chi phí huấn luyện sẽ thấp, và giảm tối thiểu nhu cầu triển khai và duy trì các
giải pháp cho các doanh nghiệp.
b. Thiết kế cho việc mở rộng
Với mỗi ngành công nghiệp hay tổ chức có một nhu cầu riêng biệt, và cần có
những nỗ lực lớn lao, để mở rộng để hỗ trợ cho những nhu cầu và sản xuất này. Với
Office SharePoint Server 2007, khả năng mở rộng là xây dựng quyền thông qua dịch
vụ web, Rss Feeds, và các đối tượng được xây dựng trên nền Microsoft. Net
Framework 2.0. Các đặc tính của nó giống như BDC để kích hoạt hệ thống ERP để
lập mối liên hệ, tạo dữ liệu kinh doanh nhiều hơn mức có thể. Sự gắn kết này cũng
cho phép hệ thống gắn với những nhu cầu khác thông qua các tổ chức, và thay đổi
nhu cầu phát triển của công ty.
c. Khả năng nâng cao, hoàn thiện
gửi email nhắc nhở. Và sau khi tất cả mọi người đóng góp ý kiến cho tệp đó xong, sẽ
có một báo cáo dầy đủ về tất cả những góp ý, những người đã xem tệp.
Vậy những người góp ý sẽ làm gì khi xem tệp đó. Nó phụ thuộc vào loại Luồng
công việc mà ta chọn. Khi ta cập nhật một tệp văn bản lên thư viện tài liệu (Document
Library), có bẩy loại Luồng công việc có sẵn mà ta có thể lựa chọn:
2.3.1. Luồng công việc phê duyệt (Approval Workflow)
Luồng công việc này sẽ yêu cầu tất cả mọi người chấp nhận tệp văn bản. Ví dụ:
ta có một tệp Powerpoint chuẩn bị trình diễn cho buổi hội thảo sắp tới, ta cần thông
qua ý kiến của các sếp về tệp này trước khi hội thảo diễn ra. Luồng công việc phê
duyệt là lựa chọn tối ưu nhất trong trường hợp này.
Trong các loại Luồng công việc thì Luồng công việc này là đơn giản nhất. Một
email sẽ được gửi tới cho người đầu tiên mà ta chỉ định trong mục Aprrover.
Sharepoint gọi email này là “task” bởi vì trong email này sẽ liệt kê những mục cần
phải làm trong Luồng công việc. “Task” này sẽ yêu cầu người đó thông qua tệp bằng
cách chọn nút “Approve”.
Sau khi người đầu tiên thong qua xong, người tiếp theo trong danh sách cần
được thông qua sẽ nhận được email, và họ cũng được yêu cầu phê duyệt tệp. Cứ như
vậy cho đến người cuối cùng trong danh sách. Khi người cuối cùng nhấn thông qua
thì Luồng công việc xem như hoàn tất.
Lưu ý: Điểm đặc biệt của Luồng công việc này là nó đi theo trình tự phê duyệt
tài liệu. Ví dụ như ta yêu cầu ba người: A, B, C thông qua một tệp văn bản. Đầu tiên
anh A sẽ nhận được một email yêu cầu thông qua, lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp:
− Nếu anh A thông qua, thì một email khác sẽ được gửi tới anh B, cứ tiếp tục như
vậy cho đến người cuối cùng là anh C
Phạm Thị Sắc – ĐHCN - ĐHQGHN27
− Nếu anh A quên không thông qua, thì chắc chắn anh B và anh C sẽ không nhận
Copyright: Tài liệu đại học ©