BÁO CÁO THỰC TẬP
KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI HÌNH CƠ
QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
. LỜI CẢM ƠN Được sự giới thiệu của Trường Đại học Đồng Nai và sự chấp thuận của ban
lãnh đạo UBND huyện Định Quán,tỉnh Đồng Nai, tôi đã đến thực tập tại cơ quan
từ ngày 28/5/2012 đến ngày 23/6/2012.
Trong thời gian thực tập được sự dạy dỗ, hướng dẫn và sự chỉ bảo tận tình
của các cô chú, anh chị trong cơ quan, đã giúp đỡ tôi hoàn thành tốt công việc
được giao và bài “báo cáo thực tập giữa khóa” được hoàn chỉnh.
Qua bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy cô giáo đã tận
tình giảng dạy, quan tâm, chỉ bảo trong quá trình học tập tại Trường Đại học Đồng
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ KHẢO SÁT THỰC TẾ VỀ LOẠI
HÌNH CƠ QUAN, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN
VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN.
A. Quá trình hình thành và phát triển.
I. Khảo sát thực tế
1. Quá trình hình thành.
Ngày 10 tháng 4 năm 1991, theo quyết định của Hội đồng Bộ trưởng số
107/HĐBT “Về việc phân vạch địa giới các huyện Xuân Lộc và huyện Tân
Phú”, được tách ra từ UBND huyện Tân Phú cũ năm 1991. UBND huyện Định
Quán chính thức có tên mới, là loại hình cơ quan quản lý hành chính Nhà nước
ở địa phương và hoạt động cho đến nay.
Định Quán là một vùng đất mới được thiên nhiên ưu đãi, khí hậu thuận hòa,
đất đai màu mỡ (60% diện tích là bazan). Nhân dân huyện Định Quán từ nhiều địa
phương của đất .nước hội tụ về, nhưng cùng chung một thành phần xuất thân, đó
là những người nông dân lao động nghèo bị địa chủ tư bản thực dân áp bức bóc
lột. Quá trình đấu tranh với thiên nhiên khắc nghiệt để sinh tồn, tạo lập xóm làng,
đấu tranh chống áp bức ở đồn điền cao su, đã kết nối các tầng lớp nhân dân thành
một khối thống nhất, đoàn kết tương thân, tương ái.
Huyện Định Quán được thành lập từ tháng 7 năm 1991, trên cơ sở chia tách
từ huyện Tân Phú cũ, là huyện thuộc khu vực miền núi của Tỉnh Đồng Nai, được
Tỉnh xác định là hậu phương chiến lược trong kế hoạch phòng thủ; Diện tích tự
nhiên là 96.879 ha, từ km 86 đến km 123 cách thành phố Biên Hòa 85 km và
thành phố Hồ Chí Minh là 115 km ( tính từ trung tâm thành phố) về phía Tây,
Diện tích đất nông nghiệp hiện nay là 38.446 ha, chiếm gần 40% diện tích đất tự
nhiên của huyện.
2. Vị trí địa lý
Huyện Định Quán có diện tích: 971.090.462 ha.
+Phía Bắc và Đông Bắc giáp huyện Tân Phú.
3.2 Kinh tế - Xã hội
Huyện Định Quán là một huyện có diện tích lớn, nền kinh tế- xã hôi của
huyện chưa thực sự phát triển. Vì nơi đây nằm ở khu vực vùng sâu vùng xa tiềm
lực kinh tế thì mạnh nhưng chưa có nguồn đầu tư thích đáng, người dân chủ yếu là
làm ruộng làm rẫy, tuy nhiên những năm gần đây nền kinh tế huyện đã từng bước
phát triển rõ rệt.
Với quá trình công nghiệp hóa ngày nay, tình hình kinh tế- xã hội của
huyện có nhiều bước tiến rõ rệt. Hàng loạt trường học, các cơ sở văn hóa, các
công ty, doanh nghiệp ra đời, góp phần đứa nền kinh tế- xã hội của huyện đi lên và
từng bước hòa nhập với sự phát triển của đất nước.
Để đạt được kết quả trên, ủy ban nhân dân huyện Định Quán không ngừng
phấn đấu luôn bám sát sự chỉ đạo sâu sắc của tỉnh Đồng Nai và sự quan tâm sâu
sắc của lãnh đạo cán bộ huyện.
3.3 Về công tác phong trào.
Tham gia tích cực, đầy đủ các hoạt động và đạt được nhiều thành tích trong
các phong trào thi đua do tỉnh, hội, đoàn tổ chức.
Bên cạnh đó, bản thân từng cán bộ công chức trong ủy ban nhân dân huyện
nỗ lực không ngừng, luôn luôn tu dưỡng, rèn luyện phẩm chất đạo đức, tích cực
trong công tác nêu cao tinh thần tự học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ.
4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện Định Quán
a.Chức năng của UBND huyện Định Quán.
Theo điều 123 của Hiến pháp 1992: UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp
hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị
quyết của HĐND, UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước vừa do HĐND
giao cho vừa chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính phủ.
UBND là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa
phương thuộc hệ thống hành chính thông suốt cả nước, nhưng thực hiện việc chỉ
hội.
- Tổ chức việc thu chi ngân sách của địa phương, phối hợp với các cơ quan hữu
quan để đảm bảo thu đúng thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác
tại địa phương.
- Quản lý địa giới đơn vị hành chính địa phương, đồng thời có trách nhiệm phối
hợp với HĐND và các ban của HĐND cùng cấp chuẩn bị các nội dung các kỳ họp
với HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét duyệt và quyết định.
- Huy động sức đóng góp tự động của nhân dân để xây dựng đường giao thong,
cầu cống và giúp các gia đình khó khăn, các đối tượng chính sách, gia đình thương
binh- liệt sỹ, người có công với cách mạng.
- Thực hiện phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội ở huyện.
- Quản lý hộ khẩu, việc tạm trú, việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các tranh chấp tại huyện.
- Tổ chức công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Phố hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án theo quy định của
pháp luật.
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn huyện.
- Tổ chức thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện về việc thực hiện
đảm bảo thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và quy hoạch.
c. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của ủy ban nhân huyện Định Quán.
UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra gồm Chủ tịch và các Phó chủ tịch,
Chủ tịch là Đại biểu bầu cử vì vậy phải được Chủ tịch UBND Tỉnh trực tiếp phê
chuẩn, các Phó chủ tịch UBND là người giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều
hành và chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực công tác được phân công.
Các phòng ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về những vấn đề quan
trọng liên quan đến địa phương vừa là cơ quan tham mưu giúp việc cho UBND
huyện. UBND huyện gồm có 12 phòng ban QLNN và 1 số đơn vị sự nghiệp, đơn
+ Chủ tịch UBND;
+ 3 Phó chủ tịch;
+ Thủ trưởng 1 số cơ quan chức năng: Văn phòng HĐND –
UBND huyện, Thanh tra huyện, Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự
huyện và Phòng Tài nguyên môi trường.
5. Quy chế hoạt động của cơ quan
a. Nguyên tắc làm việc của UBND huyện
1. Uỷ ban nhân dân huyện làm việc theo nguyên tắc tâp trung dân chủ; tập
thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách, bảo đảm phát huy vai trò của tập thể UBND; đồng
thời đề cao trách nhiệm của cá nhân.
2. Giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, đúng thẩm quyền, bảo
đảm sự lãnh đạo của Huyện uỷ, sự giám sát của Hội đồng nhân dân huyện và sự
chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên,
3. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một cơ quan, đơn vị,
một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay công
việc cho cấp dưới, tập thể không làm thay công việc cho cá nhân và ngược lại.
Công việc được giao cho cơ quan, đơn vị thì thủ trưởng cơ quan đơn vị đó phải
chịu trách nhiệm về công việc được giao.
4. Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc của UBND
huyện.
5. Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chr, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng phạm vi, chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn được pháp luật quy định.
b. Tổ chức hoạt động :
UBND huyện Định Quán tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung
dân chủ.
Mỗi tháng họp thành viên 01 lần. Các Quyết định của UBND huyện phải
được quá nữa số thành viên tán thành.
B. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
.
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN
ĐỊNH QUÁN :
1. chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quy chế hoạt
động của văn phòng HĐND – UBND :
1.Điều 2,3 Quyết định số 5173/QĐ-CT.UBH quy định:
Chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện là tham mưu, nghiên cứu,
tổng hợp, phục vụ mọi hoạt động của HĐND-UBND .
Về nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND là:
Nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý,
6 tháng, năm, các nghị quyết và kế hoạch hoạt động của HĐND, UBND, Chủ tịch,
Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện trong việc thực hiện các Chương trình, Nghị
quyết và Kế hoạch đã được ban hành.
1. Tổ chức rà soát, thẩm định các đề án, dự án kinh tế - xã hội, các văn bản
xin chủ trương ý kiến của các đơn vị; biên tập, chỉnh lý các sự thảo văn bản pháp
quy trước khi trình HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện bảo đảm phù hợp với
quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu về chất lượng, nội dung và thời gian quy
việc chuẩn bị đề án, dợ án kinh tế- xã hội phù hợpvới chương trình hoạt động và
chủ trương của HĐND, và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND tỉnh và
huyện.
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND :
Căn cứ theo Quyết định số 34/2008/QĐ-UBND ngày 28 tháng 04 năm 2008
của UBND tỉnh Đồng Nai về việc Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn
thuộc huyện, thị xã Long Khánh, thành phố Biên Hoà. Các cơ quan phòng, ban có
những chức năng và nhiệm vụ sau:
a. Chức năng các phòng ban :
Phòng Nội Vụ : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức; biên chế các cơ quan hành
chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa
giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ Nhà nước; thi đua
– khen thưởng.
Phòng Tư Pháp : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện hực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về: Công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật;
kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi
hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hòa giải ở cơ sở và các
công tác tư pháp khác.
Phòng Tài chính - Kế hoạch : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp
huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản;
kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế
hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
Phòng Tài nguyên và Môi trường : Tham mưu, giúp UBND cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài
nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ.
Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội : Tham mưu, giúp Uỷ ban
nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: Lao
động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
Lâm nghiệp; Thuỷ lợi; Thuỷ sản; Phát triển nông thôn; Phát triển kinh tế hộ,
kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với
ngành nghể, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã.
Phòng Công thương : Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về: Công nghiệp; Tiểu thủ công nghiệp;
Thương mại; Xây dựng; Phát triển đô thị; Kiến trúc, quy hoạch xây dựng; Vật
liệu xây dựng; Nhà ở và công sở; Hạ tẩng kỹ thuật đô thị ( gồm: cấp, thoát nước;
vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ
xe đô thị); Gíao thông; Khoa học và công nghệ.
b. Nhiệm vụ các phòng, ban :
- Tham mưu, trình UBND huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
- Trình UBND huyện Chương trình, Kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm
về lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Trình UBND huyện Chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND
huyện.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan
chuyên môn cho công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vị của cơ
quan chuyên môn huyện.
- Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
chuyên môn, trưởng các phòng, ban. Văn phòng UBND dự thảo chương trình
công tác năm gửi đến các thành viên UBND huyện. Chậm nhất 5 ngày kể từ ngày
nhận được dự thảo chương trình công tác, các trưởng phòng, ban có trách nhiệm
xem xét và góp ý kiến về những vấn đề cần thay đổi, bổ sung và gửi lại văn phòng.
Lịch làm việc của Chủ tịch và Phó Chủ tịch được thông báo vào sáng thứ 6
hàng tuần.
Mỗi tháng UBND huyện giao ban 01 lần vào cuối tháng
Chương trình công tác của UBND và lịch làm việc của Chủ tịch, các phó
Chủ tịch được gửi đến các xã.
II.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của cơ quan
1.Lập kế hoạch, chương trình công tác:
Văn phòng UBND huyện xác định việc đổi mới lề lối làm việc là nội dung
trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng công tác, quan tâm đề cao hơn nữa trách
nhiệm phục vụ lãnh đạo triển khai công tác cải cách hành chính của địa phương.
Văn phòng đã duy trì thực hiện các quy trình quản lý theo tiêu chuẩn ISO đã được
xây dựng trong một số quy trình công việc nhằm đảm bảo chuẩn hóa, kiểm soát
quá trình xử lý, nâng cao chất lượng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo điều hành của
lãnh đạo theo kế hoạch tiến độ đề ra. Việc cải tiến lề lối làm việc của văn phòng đã
gắn với việc nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn của CBCC, làm cho bộ
máy Văn phòng từng bước vận hành thông suốt và đạt hiệu quả cao.
Theo quy định của cơ quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch được căn
cứ vào chức năng, nhiện vụ, quyền hạn của văn phòng cơ quan.
Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch chung cho văn phòng, ngoài ra
mỗi phòng ban tùy vào điều kiện hoạt động của mình cũng tự lập những kế hoạch
công tác.
2.2. Hoạt động thu thập và xử lý thông tin
Hoạt động thu thập và xử lý thông tin được thực hiện liên tục và cập nhật
thường xuyên để theo dõi, kịp thời đề ra cách giải quyết khi có vấn đề xảy ra.
Đồng thời Văn phòng đã duy trì và tiếp tục thực hiện tốt các mối quan hệ, tạo nên
sự phối hợp thường xuyên trong công tác để bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành tập
bằng mặt bằng mở.
Cán bộ được phân công công việc với khả năng và trình độ chuyên môn
của mỗi người, cách bố trí sắp xếp chỗ ngồi làm việc tương đối thuận lợi, hợp lý,
các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như tủ, bàn ghế, giá kệ đựng tài
liệu đều đầy đủ, điện thoại và máy fax, máy vi tính, máy photo… các phương tiện
dùng để soạn thảo, sao in văn bản, máy quét tài liệu… giúp cho việc xử lý thông
tin một cách chính xác, nhanh chóng và thuận lợi.
Trên cơ sở vật chất của Văn phòng đã được trang bị, việc bảo quản tài liệu
các trang thiết bị tiếp tục được quan tâm đảm bảo, đáp ứng yêu cầu, phục vụ cho
hoạt động quản lý điều hành của UBND huyện và công tác tham mưu giúp việc
của Văn phòng.
Hoạt động tài chính đã được thực hiện tốt, tuân thủ chế độ kế toán, thống
kê, quản lý thu, chi tài chính, quản lý tài sản cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc và
pháp luật của Nhà nước. Thực hiện nghiêm quy chế chi tiêu nội bộ và các quy
định về tiết kiệm chống lãng phí, thực hiện tiết kiệm, tạo điều kiện tăng thu nhập,
góp phần cải thiện đời sống cho CBCC Văn phòng.
Văn phòng đã làm tốt công tác lễ tân, phục vụ khách trong và ngoài nước.
Đội xe đã hoàn thành tốt nhiệm vụ, bảo đảm an toàn về người và phương tiện.
Công tác bảo vệ trật tự an ninh phòng cháy, chữa cháy trong khu vực của
cơ quan được tăng cường, bảo đảm an toàn trong và ngoài giờ làm việc.
Bên cạnh đó, Văn phòng đã quan tâm sắp xếp công việc trong nội bộ các
phòng để thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ về chính trị, nghiệp
vụ, chuyên môn cho CBCC, đặc biệt chú trọng nâng cao trình độ tin học, ngoại
ngữ, kiến thức quản lý Nhà nước cho CBCC trong cơ quan; tạo điều kiện cho
CBCC tự học văn hóa, chuyên môn, thực hiện quy hoạch chức danh và quy hoạch
đào tạo. Nhiều cán bộ tự học tập đạt kết quả cao, từng bước đáp ứng tốt hơn yêu
cầu công việc chuyên môn và tiêu chuẩn quy định đối với CBCC Nhà nước. Ngoài
ra hàng năm UBND huyện còn tổ chức mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp
vụ, chuyên môn cho các sở, ban, ngành, huyện, thị xã.
3. nhận xét chung
• Ý kiến
Theo em cán bộ, chuyên viên của cơ quan cần được mở rộng thêm nhiều
kiến thức về tin học, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để góp phần giải quyết công việc
gọn gàng, nhanh chóng. Trung tâm lưu trữ tỉnh thường xuyên mở các lớp tập huấn
về nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các nhân viên văn thư lưu trữ của các cơ quan
trên địa bàn tỉnh.
Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hóa – hiện đại hóa nên UBND huyện
phải thay đổi từ chính mình, phải thay đổi và xiết chắt hơn về công tác giám sát,
kiểm tra, lãnh đạo của mình mà trước hết là với hoạt động của văn phòng UBND
huyện. Các chương trình kế hoạch đặt ra phải được đảm bảo thực hiện có hiệu quả
và đem lại một sự thay đổi nhất định trong sự phát triển của nền kinh tế - xã hội
của tỉnh.
C. Khảo sát về công tác văn thư.
I.Tổ chức- cán bộ văn thư cơ quan
Văn thư là một bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong các cơ quan
nhà nước nói chung và Văn phòng UBND huyện nói riêng. Văn thư có nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản, đăng ký chuyển giao và theo dõi, giải quyết các công văn
đến, tổ chức phát hành công văn đi, lập hồ sơ, nộp lưu, huỷ tài liệu, ứng dụng
khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Bộ phận văn thư gồm 03 phòng
- Phòng công văn đến
- Phòng công văn đi
- Phòng photo- đánh máy
Nhân viên chuyên trách gồm:
- Nhân viên văn thư quản lý công văn đi: nguyễn Thị Hồng, Đào Thị
Huyên.
- Nhân viên văn thư quản lý công văn đến: Hà Anh Tuấn,
- Nhân viên phát hành: Trương Tùng Lâm
- Nhân viên đánh máy: Lương Thị Mai
- Nhân viên kỹ thuật: Huỳnh Yến Nhi
Các văn bản của Văn phòng UBND huyện ban hành đúng thể thức gồm đầy
đủ những yếu tố sau:
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu văn bản
Địa danh, ngày, tháng ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Nôi dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thảm quyền
Dấu của cơ quan
Nơi nhận
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo đúng TT
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật văn bản.
2. Tình hình tổ chức quản lý văn bản.
quan ngoài tỉnh;
- Sổ “B” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp tỉnh;
- Sổ “C” : đăng ký các văn bản đến từ các cơ quan cấp huyện;
- Sổ “D” : đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của cá nhân;
- Sổ “M” : đăng ký các văn bản đến có tính mật;
- Sổ fax : đăng ký các văn bản đến bằng fax.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến (kể cả văn bản đến có tính chất mật)
thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Khi đăng ký văn bản phải bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, không viết bằng
bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Trường hợp văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản
đến loại mật thì đóng dấu dưới phần số và ký hiệu trên bì và đăng ký theo thông
tin ghi được ngoài bì văn bản đó; khi cần thiết người được phép mở bì sẽ cung cấp
trích yếu nội dung văn bản đó để văn thư đăng ký.
MẪU SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
-Tờ bìa
SỔ ĐĂNG KÝ
CÔNG VĂN ĐẾN
Năm : 2012
Từ số ………………đến số ………………
Từ ngày: ……/……/……… đến ngày:……/……/………. Quyển số:
06/8/
2012
01 Công ty
Xăng dầu
ĐN
154/CV 04/8/
2012
V/v đề nghị
không cấp
GCNQSDĐ
Phòng
CNN
Nguyễn
Minh
Hòang
15/8/
2012
07 Ban an
toàn giao
thông tỉnh
99/TT-
ATGT
12/8/
2012
V/v cải tạo bảo
dưỡng hệ thống
tín hiệu điều
khiển giao thông
tại ngã 4
… … … … … … … …
IV. Tình hình quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản (kể cả bản sao và văn bản mật), bao gồm văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác
và văn bản nội bộ do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Quản lý văn bản đi gồm các bước như sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật.
3. Đăng ký văn bản đi:
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ;
-Lập sổ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký tất cả các loại văn bản(loại
thường), sổ đăng ký văn bản đi (loại mật).
- Đăng ký văn bản đi
Copyright: Tài liệu đại học ©