Một số lưu ý về việc tuyển dụng và quản lý tình nguyện
viên trong tổ chức sự kiện
Những cuộc họp hay những hoạt động có sự góp mặt của các tình nguyện
viên có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều. Hãy tưởng tượng nếu
chúng ta không có một ngân sách dành cho họ, một chế độ ưu đãi hay quyền
lợi đặc biệt, chúng ta sẽ không có gì để tán dương và công nhận sự đóng góp
của họ cho sự kiện của chúng ta.
Sau đây là một số kinh nghiệm trong việc tuyển dụng cộng tác viên:
1. Tìm hiểu, tập hợp thông tin
Thu thập thông tin về nhóm tình nguyện viên là một hình thức quan tâm đến
họ, cũng giống như khi bạn thuê một nhân viên mới, tìm hiểu về họ giúp bạn
hiểu họ hơn về thế mạnh, mong muốn cũng như khả năng. Hiểu càng nhiều
về họ, bạn càng chắc chắn rằng những tình nguyện viên của bạn thích hợp
với vị trí công việc như thế nào, làm “PR cho sự kiện” hay phụ trách “ Công
việc hậu trường”. Không có gì ngăn cản một tình nguyện viên trung thành
với bạn hơn là giao cho họ một công việc họ thích và tôn trọng họ.
2. Mô tả công việc trong sự kiện của bạn cũng là một cách thu hút
những tình nguyện viên.
Gửi đến họ một bản mô tả công việc, nội dụng đặt ra chính xác những gì họ
cần phải làm và những quyền lợi mà họ mong đợi. Chắc chắn rằng, những
quy trình trên sẽ giúp họ và tổ chức của bạn làm việc một cách rõ ràng và ăn
ý hơn. Vì bất cứ lý do gì mà thay đổi về vai trò tình nguyện viên hay lương
xảy ra, phải nhanh chóng để ra phương án giải quyết và đề nghị họ phản hồi
ngay sau đó. Phải làm cho họ hiểu mình cần làm gì và không làm gì.
3. Gửi đến họ lịch phân công công việc càng sớm càng tốt.
Tôn trọng lịch phân công công việc của họ. Tôn trọng họ như những doanh
nhân bận rộn. Hạn chế những thay đổi không cần thiết. Làm được điều đó,
họ sẽ đánh giá cao nghiệp vụ tổ chức của bạn.
4. Giao tiếp với tình nguyện viên
Tình nguyện viên muốn được đóng góp ý kiến, tham gia để họ cảm thấy
mình là một phần của sự kiện. Chia sẻ những ý kiến của họ trên trang web

Đánh giá.
Gửi cho họ bảng đánh giá chương trình và yêu cầu ý kiến từ họ. Hãy nhớ
rằng, du khách và người tham dự sẽ thường xuyên chia se với các tình
nguyện viên của bạn những gì họ thự sự nghị về sự kiện này. Tình nguyện
viên của bạn thật sự là mắt và tai trong việc thu thập ý kiến khách hàng.
Gặp họ và nói cảm ơn, những từ đơn giản nhưng chân thành sẽ làm họ cảm
nhận mình được đánh giá rất cao, họ sẽ nhớ đến bạn cùng lời cảm ơn.
Cách đơn giản nhất để đo lường chất lượng một sự kiện là nhìn vào
những người tham dự. Dù là đại hội hàng chục ngàn người hay buổi gặp
mặt nhóm nhỏ thân mật, thì một sự kiện được đánh giá là có hiệu quả
khi các vị khách mục tiêu đến tương đối đủ.

Khách mục tiêu phù hợp với sự kiện là những ai? Làm thế nào bảo đảm họ
đến đông đủ? Dave Welty, Trưởng phòng sự kiện tại công ty quan hệ công
chúng Maloney & Fox ở New York City cho biết: “Khách mời mục tiêu là
những người tiêu dùng có sức ảnh hưởng, những người đã đầu tư và các đối
tác có hứng thú với hoạt động hiện tại và kế hoạch tương lai của thương hiệu
chúng tôi”.

Các bước thu hút khách mời phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp:

Xác định khách mời mục tiêu phù hợp
Nếu tổ chức một sự kiện có quy mô lớn, bạn cần mời nhiều người hơn danh
sách khách hàng thường xuyên của công ty. Nhà sản xuất chương trình Cass
Phillipps khẳng định: Cần bảo đảm khách tham dự là thật sự đến vì có hứng
thú với doanh nghiệp, chứ không phải chỉ để nhận quà hoặc ăn tiệc.

Hãy tự hỏi: “Tôi muốn đạt được gì khi tổ chức sự kiện này?” Câu trả lời sẽ
giúp xác định khách mời thích hợp. Ví dụ đó có thể là những khách hàng đã
biết đến thương hiệu, muốn thử sản phẩm mới, và sẵn lòng giới thiệu sản

Địa điểm tổ chức sự kiện, nếu không phải là quan trọng nhất, thì cũng là một
trong những điều quan trọng nhất. Và chẳng có gì là bí mật: ai cũng biết nơi
nổi tiếng thu hút đông đảo người đến dự hơn.
Khi tổ chức sự kiện tại các thành phố lớn thì phải tính toán giải pháp phương
tiện giao thông, đồng thời, cân đối thời gian để khách có thể đến đúng giờ…
Họ đi thẳng từ phòng làm việc đến nơi tổ chức sự kiện một cách dễ dàng?
Sau khi sự kiện kết thúc, họ về nhà bằng cách nào? Không phải mọi người
đều có xe; và không phải mọi người đều sẵn lòng đi chặ đường xa để tham
gia sự kiện.

Giữ liên lạc
Nếu hôm nay bạn đã tổ chức một sự kiện thành công thì hẳn bạn sẽ muốn họ
lại đến dự nhiều lần sau này nữa. Sau đây là vài điều bạn có thể cân nhắc áp
dụng để giữ liên lạc với các khách mời:

- Khảo sát cảm nhận và đánh giá của khách mời sau sự kiện và điều chỉnh
thích hợp để cải tiến dần.
- Làm trung gian kết nối các vị khách trong và sau sự kiện.
- Lập trang Facebook hay Twitter cho khách cùng lên để thảo luận, trò
chuyện sâu hơn về sự kiện đã diễn ra, đồng thời, kích thích họ háo hức chờ
đón thông tin của sự kiện tiếp theo.