Làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh
stress?
Sự kiện thành công dựa trên nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là gia
đoạn lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Đây là giai đoạn chịu nhiều
áp lực và dễ bị stress nhất, nếu không biết cách sắp xếp công việc một
cách khoa học thì bạn sẽ bị quá tải và dễ ảnh hưởng đến tiến độ của
event. Vậy làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Stress là một tình trạng thường gặp với những người làm event trong việc ra
quyết định hay việc làm việc quá sức giữa các áp lực. Vì hành động hay
quyết định của họ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và tác động đến lợi ích
của nhiều người khác.
Trong event, người làm kế hoạch và quản lý sự kiện phải chịu áp lực từ
nhiều phía. Đầu tiên là từ công ty, từ sếp, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ
các nhà cung cấp, và từ người tham dự nữa. Có thể nói người làm event luôn
trong tình trạng "thập diện mai phục".
Những người làm event tốt là những người biết cách đối phó với stress. Và
theo kinh nghiệm của người viết, một khi tìm ra cách vượt qua stress thì sẽ
cảm thấy rất thú vị và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Đối với những người làm sự kiện thì việc giải quyết công việc hiệu quả nhất
là đi theo kế hoạch đã định ra. Mỗi ngày giải quyết đúng số lượng công việc
trong kế hoạch, mọi việc sẽ đi theo "guồng quay" có sẵn và những phát sinh
cũng sẽ được hạn chế tối đa. Nếu làm việc không có kế hoạch, bạn sẽ không
thể quản lý được công việc nào giải quyết trước, việc nào giải quyết sau, và
khi đó chính bạn sẽ bị rối lên trong một mớ hỗn độn công việc.
Làm sao để lập kế hoạch tốt và nhẹ bớt gánh nặng trong khâu triển khai công
việc? Thử xem bạn có mắc phải một trong những sai lầm thường thấy dưới
đây không nhé.

1. Không có kế hoạch rõ ràng, chi tiết:


4. Quá ôm đồm công việc, phân chia công việc không hợp lý:
Phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp chống lại căng thẳng quá
mức. Đầu tiên, phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp,
thuận tay với người đó. Tiếp theo là nên tin tưởng khi giao việc, không nên
giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc, hay ôm đồm làm luôn công việc.
Lưu ý khi giao việc thì nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không
để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng
để người được yêu cầu thực hiện đúng thời gian.
Ví dụ: "Tôi cần anh check 4 khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cho hội nghị khách
hàng vào ngày 30/5/2011,có 300 khách tham gia, dùng tiệc set menu, giải trí
có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn, và anh báo cáo lại cho tôi trước 4 giờ
chiều nay" thay vì "anh check giúp tôi vài khách sạn để tổ chức hội nghị
khách hàng ngày 30/5/2011 rồi gửi qua email cho tôi nhé".

5. Không nắm được ngân sách chương trình:
Một ngân sách được khoanh định rõ ràng cũng giúp bạn quản lý tốt việc lên
kế hoạch và phân bổ chi phí sao chọ hợp lý. Nhiều khách hàng không muốn
công khai ngân sách nên thường báo rằng "ngân sách mở", nhưng bạn cố
gắng tìm hiểu ngân sách trong khoảng nào, ví dụ có thể hỏi những năm trước
sự kiện tương tự thì chi phí công ty cho phép khoảng bao nhiêu để biết được
số tiền bạn có thể sử dụng dao động trong khoảng nào. Nhiều khi khách
hàng chỉ dự định chi 10.000 USD mà bạn đưa ra kế hoạch lên đến 20.000
USD thì chắc bạn cũng hiểu kết quả rồi. Bảng dự toán ngân sách nên bám
sát kế hoạch và phải chú ý cho những khoản dự phòng.