Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 1

MỤC LỤC
PHẦN I – MỞ ĐẦU : 3
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tân Phạm Gia : 3
II. Cơ cấu tổ chức : 3
1. Sơ đồ tổ chức : 3
2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban : 4
PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CÔNG TY . 7
A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : 7
I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : 7
II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) và nghiệp vụ
đặt hàng : 7
III. Nghiệp vụ mua NPL : 8
IV. Nghiệp vụ sản xuất : 8
V. Nghiệp vụ giao hàng : 9
B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY : 11
I. Bộ phận hành chính – nhân sự : 11
1. Cơ cấu tổ chức : 11
2. Sơ đồ BFD : 11
3. Chức năng : 11
4. Các nghiệp vụ chính : 12
5. Sơ đồ DFD : 14
6. Lƣu đồ giải thuật : 15
II. Bộ phận kinh doanh : 15
1. Các nghiệp vụ chính : 15
2. Sơ đồ phân tích chức năng : 16
3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : 16
4. Sơ đồ DFD : 17
5. Chuẩn hóa dữ liệu : 17


GVBM : NGUYỄN VĂN NĂM
NHÓM THỰC HIỆN : NHÓM 1
LỚP VB13QT002 – KHÓA VB2K13
THÀNH VIÊN :
- LÊ NGỌC ANH
- NGUYỄN HOÀNG ANH
- NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH
- HOÀNG HẢI ÂU
- LÊ TRỌNG BẰNG
- TRƯƠNG PHƯƠNG BẮC
- VÕ HOÀNG BẮC
- TRẦN BỬU BỬU
- CHẾ VÂN CẦM
- VÕ NGUYỄN BÁ CHÂU TP.HCM – 09/2010Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 2

3. Xác định tập thực thể : 28
4. Chuẩn hóa các tập thực thể : 29
5. Kết hợp các tập thực thể chung : 30
6. Xây dựng mô hình : 30
PHẦN III – KẾT LUẬN : 32 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
(Nguồn Ban giám đốc Cơng ty TNHH Tân Phạm Gia)
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
Phòng
Kinh
Doanh
Phòng
Tài
Chính
Kế
Toán
Phòng
Thiết
Kế,
May
Mẫu
Xưởng
Sản
Xuất
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 4

2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban :
2.1 Ban giám đốc :
- Đề ra các quyết định chiến lƣợc nhằm đạt mục tiêu chung của công ty.
- Quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty. Đồng thời giám đốc là ngƣời chịu
trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động của công ty.

- Thực hiện nhiệm vụ thanh toán các mối quan hệ tài chính với các tổ chức trong và
ngoài nƣớc thông qua hệ thống ngân hàng.
- Theo dõi, đôn đốc và thông báo tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch hàng tháng,
quý, năm.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 5

- Xây dựng giá thành sản phẩm, tham mƣu cho giám đốc trong quá trình hoạt động
kinh tế của công ty nhằm phát hiện những khả năng tiềm tàng và khắc phục những
thiếu sót trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh.
- Theo dõi tình hình sản xuất, đặt hàng, điều phối nguyên phụ liệu cho xƣởng sản xuất.
2.5 Xưởng sản xuất :
- Quản đốc điều phối chuyền để sản xuất ra thành phẩm theo đúng yêu cầu về chất
lƣợng và thời gian đồng thời quản lý công nhân, quan tâm, giúp đỡ khi công nhân
gặp khó khăn trong sản xuất cũng nhƣ trong cuộc sống.
- Quản đốc đề suất tăng lƣơng hay thƣởng cho những công nhân có thành tích tốt.
- Quản lý kho theo dõi nguyên phụ liệu, báo cáo cho phòng kế toán.
- Báo cáo thành phẩm sau mỗi đơn hàng cho bộ phận kế toán.

TPG Co., Ltd

Logo công ty TNHH Tân Phạm Gia

Happy Hoop nhãn hiệu thời trang dành cho các bé trai

Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 6 Milvus nhã hiệu thời trang dành cho nam

mã hàng, số lƣợng từng mã hàng), và trả mẫu về cho bộ thiết kế.
- Bộ phận kinh doanh báo cho bộ phận kế tốn về số lƣợng từng mã hàng cho bộ phận
kế tốn lƣu trữ.
Giám đốc
Lệnh vẽ mẫu
BP thiết kế
BP may mẫu
chuyển mẫu đã
hoàn thành
Kế toán
Tính giá mẫu
Trả mẫu
chuyển mẫu
BP thiết kế
chuyển mẫu
Giám đốc
BP thiết kế
chuyển mẫu
Lệnh may mẫu
1
2
3
4
5
6
7
8
Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 8


lượng mẫu mã
Kế toán
lưu
1
2
3
4
5
6
7
8
chuyển mẫu
BP may mẫu
lệnh may
gửi file
BP thiết kế
tính vật liệu
lưu
BP thiết kế
thông báo số
lượng mẫu mã
BP kinh doanh
BP kế toán
kiểm tra vật
liệu tồn kho
So sánh
đặt hàng
mua vật liệu
chuyển vật liệu
lưu

Kho
nhập kho
thành phẩm
chuyển vật liệu
lệnh sản xuất
Kho
phiếu xuất
kho vật liệu
BP kế toán
BP sản xuất
1
3
2
4
Tổ chức hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 10 - Từ các sơ đồ nghiệp vụ trên và tình hình thực tế của Cơng ty, ta có thể thấy đƣợc sự bất
ổn trong hệ thống thong tin của Cơng ty :
+ Đa số các lệnh từ giám đốc là truyền miệng, khơng có bất cứ hồ sơ gì lƣu lại.
+ Mỗi bộ phận đều có máy tính lƣu trữ dữ liệu, phần mềm tính tốn riêng, nhƣng cơ sở
dữ liệu rời rạc.
+ Trong hệ thống có sử dụng mạng LAN nội bộ, nhƣng chỉ dừng lại ở mức share file.
Khơng có hệ thống file dùng chung. Khơng sử dụng mơ hình quản lý server.
+ Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : Các nghiệp vụ chồng chéo, lặp lại (sau khi hồn
thành mẫu thật, bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu cho bộ phận kế tốn tính tốn giá
thành rồi mới chuyển lên cho giám đốc duyệt)
+ Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm : qua những bƣớc trung
gian khơng cần thiết (bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu, bảng giá cho bộ phận kinh

10
8
7
6
5
4
giao hàng
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 11

B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY :
I. Bộ phận hành chính – nhân sự :
1. Cơ cấu tổ chức :

2. Sơ đồ BFD :


( 02 ngƣời )
Nhân viên
đối ngoại,
hậu cần ( 01 ngƣời )

Nhân viên
mua sắm,
quản lý tài
sản

( 01 ngƣời )

Trƣởng phòng
Hành chính – Nhân sự
Văn thƣ, lƣu
trữ, lễ tân
Mua
sắm,quản lý
tài sản
Quản lý nhân
sự, tiền
lƣơng
Đối ngoại,
các công việc
hậu cần
Bảo vệ, lái

- Lên chƣơng trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chƣơng trình đã đƣợc phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho ngƣời lao động.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lƣợng CNV Công ty
nghỉ việc.
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lƣợng, số lƣơng đội ngũ CNV lập các báo cáo định
kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể ngƣời lao động.
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV.
- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lƣơng, điều chỉnh mức lƣơng theo đúng qui định của
Công ty.
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phƣơng pháp hình thức trả lƣơng, thƣởng,
phụ cấp làm việc tại Công ty.
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ
liên quan đến bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động theo chỉ đạo của BGĐ.
- Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan Nhà nƣớc.
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho ngƣời lao động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 13

- Nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện Quy định chức năng và nhiệm vụ
của Phòng Hành chính – Nhân sự, các văn bản liên quan phù hợp với tình hình thực tế
hoạt động kinh doanh của Công ty và các quy định pháp luật hiện hành.
- Xây dựng, trình ban hành và giám sát việc thực hiện các quy định quản lý hành chính
đối với toàn bộ Công ty.

- Tham mƣu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty.
- Tham mƣu cho BGĐ về xây dựng các phƣơng án về lƣơng bổng, khen thƣởng các chế
độ phúc lợi cho ngƣời lao động.
- Tham mƣu cho BGĐ về công tác hành chánh của Công ty.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 14

5. Sơ đồ DFD :


nhân viên
Duyệt hồ sơ
Tiếp nhận
hồ sơ ƢV
Phỏng
vấn
Ứng viên
Không
tuyển dụng
Danh sách NV
Tuyển
dụng
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 15

6. Lưu đồ giải thuật :
Phỏng vấn
Tuyển dụng
Ký HĐLĐ
Lƣu hồ sơ NV
Kết thúc
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 16

2. Sơ đồ phân tích chức năng : 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính :
3.1 Khách hàng :
+ Là các siêu thị trung tâm
+ Các thuộc tính: mã số khách hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại
3.2 Sản phẩm :
+ Chứa các thông tin về sản phẩm của Công ty
+ Các thuộc tính: mã số sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá, mô tả sản phẩm, mã số


4. Sơ đồ DFD :

5. Chuẩn hóa dữ liệu :
5.1 Khách hàng :
Khách hàng
Thuộc tính chưa
chuẩn hóa
Chuẩn hóa dạng 1
Chuẩn hóa dạng 2
Chuẩn hóa dạng 3
Mã số khách hàng

Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Đơn giá
Mô tả sản phẩm

Tập thực thể mới
Mã số sản phẩm
Mã số nguyên liệu
Tên nguyên liệu
Số lƣợng nguyên
liệu
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Đơn giá
Mô tả sản phẩm

Tập thực thể mới
Mã số sản phẩm
Mã số nguyên liệu
Tên nguyên liệu
Số lƣợng nguyên
liệu
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Đơn giá
Mô tả sản phẩm

Tập thực thể mới
Mã số sản phẩm
Mã số nguyên liệu

Lƣu
đơn
đặt
hàng
Xác nhận
hàng
Sản phẩm
Phiếu giao
hàng
Đơn đặt
hàng
Khách hàng
Cập nhật đơn
đặt hàng
Báo
cáo
sản
phẩm
Yêu cầu
sản phẩm
Cập nhật
phiếu
giao hàng
Yêu cầu
giao hàng
Bộ phận kế toán
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 18

5.3 Đơn đặt hàng :

Ngày đặt hàng
Mã số khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại

Tập thực thể mới
Mã số đơn đặt hàng
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Số lƣợng Tập thực thể mới
Mã số sản phẩm
Mô tả sản phẩm
Mã số đơn đặt hàng
Ngày đặt hàng
Mã số khách hàng

Tập thực thể mới
Mã số khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại

Tập thực thể mới
Mã số đơn đặt hàng
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm

Tập thực thể mới
Mã số phiếu
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Mô tả sản phẩm
Số lƣợng
Mã số phiếu
Ngày giao hàng
Mã số khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại

Tập thực thể mới
Mã số phiếu
Mã số sản phẩm
Tên sản phẩm
Số lƣợng

Tập thực thể mới
Mã số sản phẩm
Mô tả sản phẩm
Mã số phiếu
Ngày giao hàng
Mã số khách hàng

Tập thực thể mới
Mã số khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
III. Bộ phận kế toán :
1. Các nghiệp vụ chính :
1.1 Chuẩn bị mẫu mới : Mẫu sau khi đƣợc giám đốc duyệt sẽ chuyển về bộ phận kế
toán để tính toán giá thành trình. Sau đó trình lên giám đốc xem xét.
1.2 Chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) :
Sau khi nhận mẫu, bảng màu đã đƣợc thiết kế hoàn chỉnh sẽ bắt đầu tiến hành đặt mã
hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, lập bảng chào hàng. Và chuyển mẫu,
bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh.
1.3 Đặt hàng : Kế toán nhận và lƣu trữ số lƣợng từng mã hàng từ bộ phận kinh doanh
báo cung cấp.
1.4 Mua NPL : Kế toán kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong kho và đặt thêm vải, phụ
liệu cho đủ số lƣợng theo nhƣ báo cáo của bộ phận thiết kế. Việc mua NPL thông qua
fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản.
1.5 Sản xuất : Lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất.
Kế toán lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. Sau khi sản xuất xong làm phiếu
nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng.
1.6 Giao hàng : Kế toán làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng
siêu thị. Sau đó làm phiếu giao hàng, xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho bộ phận kinh
doanh và nhận lại hoá đơn liên xanh. Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hoá
đơn cho bộ phân kế toán.
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Sản phẩm
Phiếu giao hàng
Dòng giao nhận
Dòng đặt hàng
1
n

KẾT THÚC
Tính toán mua thêm
nguyên phụ liệu
Đ
S
Đ
S
Đ
S
Đ
S
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 21

3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic :

Nhà cung cấp NPL
Dòng cc / đơn mua
NPL
Đơn mua NPL
Dòng NPL/ đơn mua
NPL
Dòng thẻ kho / NPL
Thẻ kho
Dòng thẻ kho / Mẫu
thời trang
Dòng SX / NPL
Lệnh SX
Dòng SX / Mẫu thời
trang

Phiếu thu chi
Cập nhật phiếu
thu chi
Ban quản lý
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 23

5. Mô hình hóa dữ liệu :
5.1 Tập thực thể đơn mua hàng : bao gồm các thuộc tính nhƣ sau: Số hiệu đơn mua,
mã số nhà cung cấp, ngày đặt hàng, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã số
nguyên phụ liệu (NPL), số lƣợng, quy cách, đơn giá.
ĐƠN HÀNG MUA NPL
Thuộc tính chưa
chuẩn hóa
Chuẩn hóa dạng 1
Chuẩn hóa dạng 2
Chuẩn hóa dạng 3
Số hiệu đơn mua
Mã nhà cung cấp
Ngày đặt hàng
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ
Số điện thoại
Mã số NPL
Số lƣợng
Quy cách
Đơn giá

Số hiệu đơn mua
Mã nhà cung cấp

Địa chỉ
Số điện thoại

Số hiệu đơn mua
Mã số NPL
Số lƣợng
Đơn giá

Mã số NPL
Quy cách
5.2 Tập thực thể đơn bán hàng : bao gồm các thuộc tính nhƣ sau : Số hiệu đơn bán, mã
số khách hàng, ngày đặt hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã số mẫu thời
trang, số lƣợng, quy cách, đơn giá.
ĐƠN HÀNG BÁN MẪU THỜI TRANG
Thuộc tính chưa
chuẩn hóa
Chuẩn hóa dạng 1
Chuẩn hóa dạng 2
Chuẩn hóa dạng 3
Số hiệu đơn bán
Mã khách hàng
Ngày giao hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại
Mã số mẫu
Số lƣợng
Quy cách
Đơn giá
Số hiệu đơn bán

Tên khách hàng
Địa chỉ
Số điện thoại

Số hiệu đơn bán
Mã số mẫu
Số lƣợng
Đơn giá

Mã số mẫu
Quy cách
5.3 Tập thực thể phiếu nhập NPL : bao gồm số hiệu phiếu nhập kho, ngày nhập kho,
tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, tên NPL, mã số NPL, số
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp
Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 24

lƣợng, đơn giá, mô tả NPL, ngƣời lập phiếu, kế toán trƣởng, ngƣời nhận hàng, ngƣời
giao hàng.
PHIẾU NHẬP KHO NPL
Thuộc tính chưa
chuẩn hóa
Chuẩn hóa dạng 1
Chuẩn hóa dạng 2
Chuẩn hóa dạng 3
Số hiệu phiếu nhập
Ngƣời giao hàng
Ngƣời nhận hàng
Kế toán trƣởng
Ngƣời lập phiếu
Mã nhà cung cấp

Ngƣời lập phiếu
Mã nhà cung cấp
Ngày nhập kho
Tên nhà cung cấp
Địa chỉ
Số điện thoại

Số hiệu phiếu nhập
Mã số NPL
Số lƣợng
Đơn giá

Mã số NPL
Mô tả NPL
Tên NPL
Số hiệu phiếu nhập
Ngƣời giao hàng
Ngƣời nhận hàng
Kế toán trƣởng
Ngƣời lập phiếu

Số hiệu phiếu nhập
Mã nhà cung cấp
Ngày nhập kho

Mã nhà cung cấp
Địa chỉ
Số điện thoại

Số hiệu phiếu nhập

Kế toán trƣởng
Ngƣời lập phiếu
Ngày nhập kho

Số hiệu phiếu nhập
Mã số mẫu
Số lƣợng
Mô tả mẫu
Đơn giá
Tên mẫu
Số hiệu phiếu nhập
Ngƣời giao hàng
Ngƣời nhận hàng
Kế toán trƣởng
Ngƣời lập phiếu
Ngày nhập kho

Số hiệu phiếu nhập
Mã số mẫu
Số lƣợng
Đơn giá

Mã số mẫu
Mô tả mẫu
Tên mẫu
Số hiệu phiếu nhập
Ngƣời giao hàng
Ngƣời nhận hàng
Kế toán trƣởng
Ngƣời lập phiếu