Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại
công ty TNHH thép Thành Đô
MỤC LỤC
Ng y 27 tháng 10 n m2007à ă ..................................................................32
K T LU NẾ Ậ .................................................................................................63
1
LỜI NÓI ĐẦU
Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và trong
việc thực hiện hạch toán kinh doanh ở các doanh nghiệp. Là công cụ rất quan
trọng để thực hiện điều chỉnh quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế
tài chính trong từng đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc
dân. Nó đóng vai trò thu nhận và xử lý cung cấp thông tin về tài sản và sự vận
động của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trường hiện nay, hạch toán kế toán luôn được đổi mới
phát triển từ đơn giản đến phức tạp, đáp ứng với yêu cầu thông tin ngày càng
cao của hệ thống quản lý sản xuất. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán một
cách khoa học hợp lý là vấn đề cần thiết và có tầm quan trọng lớn đối với sự
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là khâu đầu tiên trong quá
trình lưu chuyển hành hoá và là khâu quan trọng trong quá trình hạch toán. Quá
trình lưu chuyển hàng hoá gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này có
quan hệ mật thiết với nhau. Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của
doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hoá nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận. Muốn
có hàng hoá tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hoá, để việc
kinh doanh được diễn ra liên tục không bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải
dự trữ hàng hoá. Chính vì vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện công tác kế
toán của doanh nghiệp.
2
Nhận biết được tầm quan trọng đó tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện
công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH thép Thành
thứ hai ngày 22/08/2005 và thay đổi lần thứ ba ngày 16/11/2006 do Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Tên giao dịch: THANH DO STEEL COMPANY LIMITED
Địa chỉ trụ sở Công ty: Số 02, phố Phan Văn Trường, phường Dịch
Vong, quận Cầu giấy, thành phố Hà Nội.
Vốn điều lệ của công ty: 5.000.000.000 đồng
Từ khi thành lập đến nay tuy chưa được lâu nhưng trong suốt quá trình hoạt
động kinh doanh công ty đã tự tìm được cho mình một chỗ đứng nhất định
trong lòng khách hàng trong và ngoài nước bởi uy tín và văn hóa làm việc
của công ty.
1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công
ty TNHH thép Thành Đô
1.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân chuyên kinh doanh các sản phẩm
thép xây dựng phục vụ cho ngành xây dựng. Các sản phẩm của công ty
được tung ra thị trường chủ yếu là thép xây dựng dùng cho các công trình
xây dựng và các dự án xây dựng. Hiện nay công ty đang tiến hành triển
khai thực hiện kế hoạch kinh doanh trong lĩnh vực cho thuê văn phòng-
một khoản thu, lợi nhuận khá lớn mang lại cho công ty, đây là một hướng
phát triển mới và tiềm năng của công ty hứa hẹn một sự thành công mới,
một sự phát triển lớn mạnh về qui mô và kinh tế.
Ngoài ra công ty còn có các hoạt động kinh doanh:
5
* Sản xuất,gia công, muabán sắt thép, vật liệu xây dựng
* Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, vận tải
* Mua bán vật liệu trang nội ngoại thất
* Dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng
* Kinh doanh bất động sản
* Dịch vụ cho thuê văn phòng
* Dịch vụ thu hồi nợ
kinh doanh của Công ty như sau:
Năm 2005 xét về xét về mặt số tuyệt đối cho thấy một đồng vốn bỏ ra có
thể thu được 0, 0013 đồng lợi nhuận, mặt khác xét về số tương đối cho thấy tỷ
lệ sinh lời trên một đồng vốn bỏ ra là 0,13%
Năm 2006 xét về xét về mặt số tuyệt đối cho thấy một đồng vốn bỏ ra có
thể thu được 0, 0019 đồng lợi nhuận, mặt khác xét về số tương đối cho thấy tỷ
lệ sinh lời trên một đồng vốn bỏ ra là 0,19%.
Như vậy, doanh lợi của toàn bộ vốn kinh doanh của năm 2006 so với
năm 2005 đã tăng . Năm 2006 đạt 0,19% , năm 2005 đạt 0,13% ,. Điều đó
cho thấy Công ty sử dụng vốn có hiệu quả và cần phải phát huy hơn nữa.
Năm 2005 xét về số tương đối cho ta thấy tỷ lệ sinh lợi trên một
đồng vốn tự có là: 0,73%.
Năm 2006 xét về số tương đối cho ta thấy tỷ lệ sinh lợi trên một
đồng vốn tự có là: 1,46%.
Như vậy, doanh lợi của một đồng vốn tự có cũng tăng trong năm
2006, năm 2005 đạt 0,73%, năm 2006 đạt 1,46% . Điều này cho thấy Công
ty sử dụng vốn rất hiệu quả, với đà này công ty sẽ đạt được hiệu quả kinh
doanh cao, đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho công ty.
7
Trong ba chỉ tiêu trên thì chỉ còn lại duy nhất có chỉ tiêu tỷ lệ sinh lời
trên một đồng doanh thu là giảm: số tương đối của năm 2006 là 0,10% ,
của năm 2005 là 0,13%.
Một số chỉ tiêu phản ánh thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh
của Công ty TNHH thép Thành Đô.
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2005 Chênh lệch
1. Bố trí cơ cấu tài sản và cơ
cấu nguồn vốn
1.1. Bố trí cơ cấu tài sản
- TSCĐ/ Tổng TS (%) 0,13 0,34 - 0,21
- TSLĐ/ Tổng TS (%) 99,87 99,66 0,21
8
NVCSH (%)
1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban mà công ty đã áp dụng trong doanh nghiệp mình. Đó là:
1.2.1. Chức năng của từng phòng ban
Hiện nay, bộ máy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng:
Đứng đầu Công ty là Giám đốc, giám đốc quản trị theo chế độ một thủ
trưởng có quyền quyết định điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế
hoạch, chính sách pháp luật của Nhà Nước. Giám đốc là người đại diện toàn
quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, trực tiếp chỉ đạo
các lĩnh vực: Chiến lược đầu tư, đối ngoại, tài chính, tổ chức cán bộ - nhân sự,
thi đua, khen thưởng – kỷ luật….
Phó giám đốc: chịu trách nhiệm về quản lý các phương án kinh doanh, quản
lý tốt đội ngũ công nhân viên trong đơn vị về mọi mặt lao động, tư tưởng...,tổ
9
Phòng chủ
tịch
Ban giám đốc
Phòng
tổng hợp
chính
Phòng tài
Phòng kế
toán
chức và quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị phương tiện làm việc do
Công ty giao phó.
1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
Phòng kế toán và phòng tài chính phối hợp thực hiện chức năng tham
mưu giúp giám đốc trong quản lý, theo dõi và tổ chức thực hiện công tác
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện
theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp,
nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành
không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán
trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản,
thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. Công ty TNHH thép Thành Đô
là một doanh nghiệp thương mại hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán được
tổ chức gồm:
Kế toán trưởng là người đứng đầu, có quyền hành cao nhất và chịu
trách nhiệm quản lý phụ trách chung trong phòng kế toán: quản lý vốn, giải
quyết công tác tài vụ, công tác kiểm tra tổng hợp cân đối mọi số liệu phát
sinh trong các tài khoản, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành quy định
chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Kế toán trưởng kiêm các kế toán
11
Kế toán trưởng
Kế toán thuế
Kế toán công nî Kế toán tổng hợp
ngân hàng, giao dịch với ngân hàng và chịu trách nhiệm trước cơ quan có
thẩm quyền trước pháp luật về kế toán của công ty.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi trong nội bộ
văn phòng và giữa các văn phòng, các đơn vị, thanh toán tiền lương, tiền
BHXH, tiền BHYT cho nhân viên trong công ty, theo dõi công cụ văn
phòng và công cụ lao động sản xuất, kế toán mua hàng, bán hàng và các chi
phí phát sinh, ghi chép vào các sổ sách và các thẻ kế toán chi tiết, sau đó
gửi cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu lại giữa chứng từ
với số liệu mà kế toán công nợ đã thực hiện và cuối kỳ kinh doanh nhận
các thông tin số liệu kế toán làm cơ sở để tổng hợp kiểm tra các quyết toán
của công ty và lên quyết toán chính thức cho công ty.
Kế toán thuế kiêm thủ quỹ: thực hiện nhiệm vụ lập bảng kê thuế và thực
số tiền của các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh trong năm, tính tổng số
phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái, căn
cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh . Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu
ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài
chính.
13
14
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ
kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ cùng
loại
Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ
Sổ cái TK
Bảng cân đối
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CH NHÍ
Bảng tổng
hợp chi
tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi hàng tháng:
đối chiếu, kiểm tra:
thu mua nó, đồng thời để kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp cần mua số
hàng sao cho vừa để bán và số lượng còn lại để dự trữ. Do đó, mua hàng và dự
trữ là phương tiện để doanh nghiệp đạt được lợi ích của mình. Vì vậy, việc mua
hàng và tìm kiếm nguồn hàng là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo cho quá trình
lưu thông của hàng hoá.
2.2.3. Phạm vi mua hàng
Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp
nhận thanh toán cho người bán. Hàng háo là hàng mua khi thoả mãn các điều kiện
sau:
- Hàng hoá phải thông quan hành vi mua bán và thanh toán tiền hàng
theo một phương thức nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hưu về
hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người
mua và doanh nghiệp phải nhận được quyền sở hữu tài sản và mất quyền sở
hữu tiền tệ.
- Hàng hoá mua vào với mục đích để bán hoặc mua vào để qua chế biến để
bán.
16
Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý có những trường hợp hàng hoá không
thoả mãn đồng thời ba điều kiện trên nhưng vẫn được hạch toán vào chỉ tiêu
mua như trường hợp mua về vừa dùng cho hoạt đông kinh doanh , vừa để tiêu
dùng nội bộ hoặc hàng mua còn bao gồm cả hàng hoá hao hụt trong quá trình mua
theo hợp đồng bên mua phải chịu.
Mặt khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng có những
mặt hàng không được hạch toán vào chỉ tiêu hàng mua như:
- Hàng hoá của xĩ nghiệp gửi bán hoặc nhận bán hộ.
- Hàng hoá bị thu hồi ở bộ phận gia công, sản xuất phụ.
- Hàng hoá mua vào trong xây dựng, sửa chữa TSCĐ.
- Hàng hoá biếu tặng …
2.2.4. Thời điểm xác định hàng mua
Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán trực
tiếp vào giá trị lô hàng.
18
Giá mua
thực tế
hàng hoá
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
-
Các khoản
giảm giá
được hưởng
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá, chi
phí bảo hiểm, thuê kho bến bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua
hàng, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu
mua. Ngoài ra chi phí mua hàng còn gồm cả những chi phí sơ chế nếu có.
Trong trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá
riêng thì trị giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kế toán hàng
mua. Cuối kỳ phải điều chỉnh lại theo giá thực tế cho số hàng đã đề xuất
trong kỳ và số hàng tồn kho cuối kỳ.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó giá mua
không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
2.2.7. Các phương thức mua hàng
Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức:
dõ số lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại hàng, đơn giá của từng mặt
hàng cũng như tổng số tiền mà bên mua phải trả, đồng thời phải tiến hành thanh
toán.
Bên mua khi nhận được chứng từ của bên bán cung cấp, cần chuyển cho
phòng nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã ký nhận hàng sau đó
20
chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ kế toán, tiến hành các
thủ tục thanh toán với bên bán.
Chứng từ bán hàng bao gồm:
- Hoá đơn bán hàng
- Bảng kê mua hàng …
2.2.8. Các phương thức thanh toán
* Phương thức thanh toán trực tiếp
Là phương thức thanh toán mà sau khi đã nhận được hàng hoá và dịch
vụ do bên bán chuyển đến, bên mua xuất tiền mặt, ngân phiếu ở quỹ để trả trực
tiếp theo giá mà hai bên đã thoả thuận. Phương thức thanh thoá này giúp bên
bán thu hồi vốn nhanh, và cả hai bên mua bán không gặp rủi ro trong việc thanh
toán.
* Phương thức thanh toán không trực tiếp
Là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài
khoản của doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua tổ chức kinh tế
trung gian là ngân hàng. Ngày nay, ngân hàng không chỉ dùng tiền mặt trong
công việc của mình mà còn dùng các đơn vị tiền tệ khác như ngoại tệ, séc,
ngân phiếu, trái phiếu … ngân hàng còn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc
thanh toán giữa các doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho việc thanh toán được tiến
hàng nghiêm túc, giúp cho các bên mua – bán, các đơn vị có mối quan hệ tốt
trong mua bán và cung cấp dich vụ.
21
Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu thì công ty thanh
toán cho nhà cung cấp thông qua uỷ nhiệm chi do ngân hàng Đầu tư mà
đây ngân hàng đóng vai trò cam kết thanh toán, vì vậy đảm bảo khả năng chi
trả, tranh được rủi ro trong thanh toán của doanh nghiệp, chống được lạm phát,
ổn định giá cả góp phần thúc đẩu nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên, việc phát
huy được các thế mạnh của phương thức này còn phụ thuộc rất nhiều vào
phong cách phục vụ của hệ thống ngân hàng. Cần phải đảm bảo cho việc thanh
toán giữa các bên không cản trở lẫn nhau, phải diễn ra nanh chóng chính xác và
đầy đủ nhất.
2.3- Thủ tục, chứng từ
Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng theo quyết định số
1141 với biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán và đáp ứng được nhu cầu
hạch toán của công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ
tài chính, ngoài ra cũng có một số chứng từ có những sửa đổi cho phù hợp
với hoạt động của công ty.
Các hoá đơn, chứng từ phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá,
dịch vụ, và các khoản thu chi phát sinh theo quy định; hoá đơn phải cung
cấp đầy đủ các thông tin in sẵn trên mẫu hoá đơn, nội dung trên cả 3 liên
của hoá đơn phải giống nhau; hoá đơn dùng để khấu trừ thuế, hoàn thuế,
23
tính chi phí hợp lý, hợp lệ phải là liên 2 còn nguyên vẹn, không tảy xoá,
nếu ghi sai phải sửa lại và có xác nhận của bên bán.
Các chứng từ được sử dụng chủ yếu là: Phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm
chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn hoá GTGT, hợp đồng lao động,
bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, hợp đồng mua
bán TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng
tổng hợp thanh toán với người bán…Với từng phần hành cụ thể các chứng từ
được lập đầy đủ và luân chuyển theo đúng trình tự, đảm bảo việc ghi sổ đôí
chiếu kiểm tra dễ dàng. Cô thÓ :
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị,
từng cöa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán
tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Tuy
Hôm nay ngày 02 tháng 01 năm 2007, Chúng tôi gồm:
BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ (TĐS CO., LTD) - Gọi
tắt là bên A
Do ông : Lờ Van H?ng Chức vụ: Giám đốc làm
đại diện
Địa chỉ : Số 02, Phan Văn Trường, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại : 04.7912439 Fax: 04.7912440
Tài khoản số: 220.10.00.0019328 tại Phòng GD II NH ĐT & PT chi nhánh
Thăng Long
25
Copyright: Tài liệu đại học ©