Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chương 1
CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU (Database)
Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực nghiên cứu về các mô hình, nguyên lý và phương pháp tổ chức
dữ liệu trên các vật lưu trữ thông tin (ví dụ như chiếc máy tính điện tử). Nghiên cứu về cơ sở dữ
liệu giúp cho người dùng quản lý các thông tin như: Lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, tính toán…Một
mô hình dữ liệu được được sử dụng rộng rãi hiện nay là mô hình dữ liệu quan hệ (Relation
Database). Các khái niệm cơ bản trong mô hình dữ liệu quan hệ: Bảng (Table), thuộc tính hay
trường dữ liệu (Field), khoá chính (Primary key), các kiểu quan hệ (Relationship), tính toàn vẹn
dữ liệu (Data Integrity).
 Bảng dữ liệu (Table):
Dùng để quản lý các đối tượng có các thuộc tính (Field)/ các cột (columns). Khi quản lý các
đối tượng ta xây dựng các trường thuộc tính nhằm mô tả các đối tượng. Các mẫu tin/ bản ghi
(record)/ các dòng (rows) lưu trữ theo từng đối tượng.
Ví dụ về bảng: bảng PHONG trong quản lý nhân sự:
PHONG
MAPHONG TENPHONG DIACHI SODT
DTNC ĐÀO TAO-NGHIÊN CỨU KH TẦNG 2 812934
HC HÀNH CHÍNH TẦNG 1 812933
TT TT BỒI DƯỠNG TẦNG 2 812937
 Khoá chính (Primary Key):
Là một hay nhiều thuộc tính trong một bảng dùng để xác định duy nhất một đối tượng. Ví dụ,
trong quản lý nhân sự mã nhân viên (MANV) là một khoá. Để quản lý công dân trên toàn thế
giới, số chứng minh nhân dân( SOCMND) và mã quốc gia (MAQG) tạo thành một khoá.
 Các kiểu quan hệ (Relationships):
Thông thường một cơ sở dữ liệu thiết kế để quản lý một công việc nào đó luôn bao gồm
nhiều bảng, mỗi bảng mô tả cho một tập các đối tượng khác nhau, ví dụ như ta có hai bảng
NHANVIEN và PHONG trong quản lý nhân sự.
Bảng NHANVIEN như sau:

2
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
3
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau:
Hoặc xem theo một kiểu khác:
 Tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) được thể hiện:
Ràng buộc khi nhập liệu: Mỗi thuộc tính phải có một kiểu dữ liệu thích hợp, các kiểu dữ liệu
như văn bản (text), kiểu số (number), ngày tháng/ thời gian (Date/time)…, các giá trị của thuộc
tính khoá không thể trùng nhau hoặc rỗng (null). Ngoài ra, khi nhập liệu còn qui định thêm một
số tính chất (properties) như giới hạn vùng nhập liệu, ví dụ hệ số lương phải nằm trong đoạn từ
1.86 đến 10, hoặc qui định cách hiển thị dữ liệu.
Ràng buộc tham chiếu: Đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu khi thêm hoặc xoá một mẫu tin,
ví dụ khi thêm một nhân viên thì mã phòng của nhân viên đó phải có trong những mã phòng đã
được lưu trữ, hoặc không thể xoá một phòng khi còn có những nhân viên thuộc phòng đó.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
4
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU (DBMS-DataBase Management System)
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một loại hệ thống phần mềm thực hiện các chức năng chính:
 Quản lý dữ liệu:
- Sử dụng mô hình quan hệ (quản lý theo các đối tượng): dạng bảng
- Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu
 Khai thác dữ liệu:

Quản lý vật tư
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
6
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chương 2
BẢNG (Tables)
2.1. KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.1.1. Khởi động
Khởi động Access theo nhiều cách:
 Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window
 Hoặc biểu tượng chiếc chìa khoá trên màn hình nền: màn hình tiếp theo xuất
hiện cho phép chọn cách làm việc:
 Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp)
 Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu
có sẵn (không trình bày trong giáo trình này)
 Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp.
2.1.2. Tạo mới tệp cơ sở dữ liệu
Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở hình vẽ trên, tiếp theo
nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn thư mục để lưu trữ và đặt tên tệp Access:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
7
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Hãy chọn thư mục để lưu trữ ở hộp Save in, gõ vào tên tệp ở mục File Name. nhấn
nút để lưu cơ sở dữ liệu

Một c ơ s ở dữ l i ệ u ( C S D L ) c ủ a Access đ ư ợ c l ư u t r ữ b ằ n g m ộ t t ậ p t i n

Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:
 Tìm đến thư mục, nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in
 Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc
Enter.
Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc.
2.1.5. Thoát khỏi Access
Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách:
 Mở thực đơn File | Exit
 Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4
 Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở.
2.2. BẢNG DỮ LIỆU
2.2.1. Bảng dữ liệu trong Access
Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các thuộc tính / trường
(field), thuộc tính khoá và các tính chất (Properties) nhằm ràng buộc dữ liệu (kích
thước, định dạng, vùng nhập liệu…)
Một bảng dữ liệu sau khi được thiết kế (trạng thái Design view) ta tiến hành nhập,
xem, sửa dữ liệu (trạng thái Datasheet view):
Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc):
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
10
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Datasheet view :
 Tên bảng
Mỗi bảng có một tên gọi. Tên bảng thường được đặt sau khi tạo xong cấu trúc của bảng, tuy
nhiên cũng có thể đổi lại tên bảng trên cửa sổ Database như đổi tên tệp dữ liệu trên cửa sổ
Windows Explorer: Chọn bảng\ấn phải chuột\Rename
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong
tên bảng.

soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
12
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế độ Design View
Ở thẻ Tables, nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK
Hoặc nhấn t r ê n t h ẻ Tables. Hộp thoại thiết kế cấu trúc một
bảng xuất hiện:
Bước 2: Khai báo danh sách tên các thuộc tính của bảng: bằng cách gõ danh sách tên các
thuộc tính lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế.
Chú ý : tên thuộc tính không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu.
Sau khi gõ vào danh sách tên các thuộc tính của bảng HANG, hộp thoại thiết kế sẽ có
dạng:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
13
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các thuộc tính của bảng, bằng cách chọn kiểu dữ liệu
cho từng thuộc tính ở cột Data Type tương ứng. Sau khi chọn xong kiểu dữ liệu cho các
thuộc tính, hộp thoại thiết kế sẽ có dạng:
Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột chọn kiểu dữ liệu từ hộp thả, mặt khác cũng có
thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị đến ô Data Type cần làm
việc. Ví dụ:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
14
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bước 4: Thiết lập thuộc tính khoá cho bảng (những bảng không có thuộc tính khoá có thể

Medium Time Giờ phút AM/PM
Short Time Giờ phút
Number
General
Number
Đúng số đã nhập vào
Currency Có phần cách hàng ngàn
Fixed Có dấu phân cách hàng ngàn, làm tròn theo tính chất
Decimal place
Standard Có dấu phân cách hàng ngàn, số lẻ
Percent Dữ liệu nhập vào được nhân với 100 và định dạng thêm
dấu %
Scientific
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
16
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 Input Mark
Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các thuộc tính. Kiểu này có thể áp dụng cho các loại
thuộc tính kiểu Text, Number, Datetime, Currency. Các ký tự dùng trong mặt nạ nhập liệu
Ký tự Ý nghĩa cho việc nhập
0
Ký số 0→9 không cho phép nhập dấu vào
9
Ký số 0→9 và khoảng trắng không cho phép nhập dấu vào
#
Ký số 0→9 và khoảng trắng cho phép nhập dấu vào
L
Ký tự A→Z bắt buộc nhập dữ liệu

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.2.4. Thiết lập quan hệ
Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools | Relationship..
Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show
Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship | Show table):
Cách đưa các bảng lên cửa sổ thiết lập quan hệ (Database) như sau:
 Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ (thường thì chọn tất cả)
 Nhấn nút Add
 Chọn xong toàn bộ nhấn Close để đóng cửa sổ.
Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, cách làm như sau:
Dùng chuột kéo (Drag) thuộc tính cần liên kết của bảng này (ví dụ thuộc tính hangID của
bảng HANG) thả (Drop) lên thuộc tính cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ thuộc tính hangID
của bảng HANGBAN). Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:
Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce
Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau:
để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, không thể xoá một mẫu tin của
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
18
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
bảng chính nếu còn có những mấu tin có liên quan ở bảng quan hệ, không thể thêm một mẫu tin ở
bảng quan hệ nếu không tìm thấy mẫu tin đối chiếu ở bảng chính
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu giá trị
thuộc tính khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị thuộc tính khoá liên kết ở bảng
nhiều cũng bị thay đổi theo.
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan. Khi đó, nếu một mẫu tin ở
bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các mẫu tin có quan hệ với mẫu tin hiện tại sẽ được tự động
xoá ở bảng có quan hệ nhiều
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
20
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Chú ý:
 Vì đang ở chế độ nhập dữ liệu của bảng, chỉ có một dòng mô tả ngắn gọn cho đối
tượng chèn vào đó mà thôi.
 Nếu đối tượng là một hình ảnh và muốn thay đổi nội dung hình ảnh đó, nhấp đúp
vào dòng mô tả cho đối tượng rồi thực hiện việc thay đổi.
 Nếu đối tượng là âm thanh hay video, nhấp đúp vào dòng mô tả sẽ “chơi” (play)
nó.
Thông qua Clipboard của Windows, nhúng đối tượng hay một phần của đối tượng vào bảng.
 Đưa đối tượng hay một phần đối tượng vào Clipboard (ví dụ đối tượng là một
hình ảnh đang hiển thị trong PaintBrush, cắt phần hình rồi thực hiện Edit Copy).
 Chuyển sang làm việc với Access (có thể dùng Alt + Tab), chuyển đến mẫu tin và
thuộc tính OLE.
 Nếu muốn nhúng đối tượng vào thì chọn menu Edit chức năng Paste trên thanh
thực đơn hay Ctrl + V.
 Nếu muốn liên kết đối tượng thì chọn Edit chức năng Paste Special, xuất hiện
hộp hội thoại Paste Special.
 Bấm vào Paste Link.
 Bấm OK để hoàn tất.
2.2.6. Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng
a. Xoá mẫu tin
Xoá mẫu tin là thao tác xoá bỏ một số mẫu tin ra khỏi bảng. Với bảng dữ liệu đang mở có
thể thực hiện 2 bước sau để xoá các mẫu tin:
Bước 1: Chọn những mẫu tin cần xoá. Có thể chọn một hoặc nhiều mẫu tin bằng cách
dùng chuột đánh dấu đầu dòng những mẫu tin cần chọn
Bước 2: Ra lệnh xoá bằng cách: mở thực đơn Edit | Delete Record hoặc nhấn nút

Các bước để lọc dữ liệu trên một bảng đang mở như sau:
Bước 1: Nhấn phải chuột lên thuộc tính cần lọc dữ liệu. Một menu xuất hiện:
Bước 2: Thiết lập điều kiện lọc trên thuộc tính đang chọn. Có rất nhiều cách để xác định
điều kiện lọc:
-Nếu muốn lọc những mẫu tin có cùng giá trị của mẫu tin đang chọn hãy chọn mục
-Muốn lọc những mẫu tin thoả mãn điều kiện nào đó, hãy gõ điều kiện lên mục:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
22
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
+ Gõ
>=10
- để lọc ra những mẫu tin có giá trị thuộc tính đang thiết lập lọc lớn hơn hoặc
bằng 10
+ Gõ <>3 - lọc ra những mẫu tin có giá trị thuộc tính đang lọc khác 3,…
+ Đặc biệt: giá trị trống, rỗng được miêu tả là Null
+ Lọc ra những người tên Nam gõ như sau
Like '*Nam'
+ Lọc ra giá trị trong khoảng 10 đến 15 gõ như sau:
Between 10 And 15
Muốn huỷ chế độ đặt lọc, nhấn phải chuột lên bảng dữ liệu và chọn mục:
2.2.7. Sử dụng Lookup Wizard
Qua cách nhập dữ liệu cho bảng có quan hệ nhiều trên CSDL ta thấy việc nhập dữ liệu
cho thuộc tính tham gia liên kết của bảng nhiều đòi hỏi phải có độ chính xác với dữ liệu trên
bảng quan hệ 1 (phải nhớ mã để nhập). Trong thực tế với những danh mục lên đến hàng
trăm, thậm chí nhiều hơn nữa thì việc nhớ mã để nhập dữ liệu quả là khó khăn: hoặc gõ sai
mã, nguy hiểm hơn gõ đúng nhưng nhầm mã. Thuộc tính LOOKUP sẽ giúp giải quyết phần
nào việc khó khăn trong nhập dữ liệu trên các bảng quan hệ nhiều như vậy.
Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại thuộc tính tham gia liên kết trên bảng có quan

soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
24
Bài giảng: “Access”
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bước 3: Chọn dữ liệu cho danh sách:
Hộp thoại trên trả lời câu hỏi: Bảng (query) nào chứa dữ liệu cần đưa vào danh sách?.
Trong trường hợp này lấy dữ liệu từ bảng KHACH nên mục View chọn Tables và chọn
bảng KHACH.
Chọn xong nhấn Next, hộp thoại sau xuất hiện:
Hộp thoại này trả lời câu hỏi: Giá trị những thuộc tính nào của bảng (query) đã chọn
sẽ được hiển thị trên danh sách? Hãy dùng các nút >, >>, <, << để đưa 2 thuộc tính
khachID và tenkhach từ danh sách Available Fields: (danh sách các thuộc tính có thể chọn)
sang danh sách Selected Fields: (danh sách các thuộc tính đã chọn).
L ư u ý : Về nguyên tắc chỉ cần đưa thuộc tính khachID của bảng khác vào danh sách
Selected Fields: là đủ, tuy nhiên nên đưa thêm thuộc tính tenkhach để thuận tiện hơn khi
chọn lựa dữ liệu khi nhập sau này.
Chọn xong nhấn Next để tiếp tục:
----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên
soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương
25