Chức năng tổ chức – Quản trị
học
I.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.1Khái niêm
Về mặt danh từ, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động một
cách có ý thức vì mục đích chung của tổ chức. Với định nghĩa này thì tổ chức có 3 đặc
điểm:
- Tổ chức bao giờ cũng có nhiều người
- Các thành viên tham gia luôn có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền lợi và trách
nhiệm của mình một cách rõ ràng trong quá trình tham gia hoạt động của tổ chức đơn vị
- Tổ chức bao giờ cũng có muc tiêu chung và cụ thể
Về mặt động từ, theo nghĩa rộng tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch
Về mặt động từ, theo nghĩa hẹp tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị
bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn với con người là các các
nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức.
Vậy tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập các một hệ thống các vị trí cho
mỗi cá nhân và bộ phận sao cho cá nhân và bộ phân đó phối hợp với nhau một cách hiệu
quả để thực hiện mục tiêu của tổ chức
1.2Phân loại tổ chức
Các tổ chức kinh doanh mưu lợi: là những tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra
lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép
Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận: là những tổ chức cung cấp các dịch
vụ àm không vì mục đích lợi nhuận. Quỹ hoạt động của tổ chức dựa vào sự hiến tặng, trợ
cấp, tài trợ mang tính nhân đạo…
Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể: những tổ chức loại này
được thành lập để bảo vệ quyền lợi cho chúng. Bao gồm các nghiệp đoàn, tổ chức chính
trị, các hiệp hội,
Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng: những tổ chức loại này được thành
lập nhằm cung cấp các cho xã hội những dịch vụ công cộng. Bao gồm các đơn vị cảnh
sát, quân đội…
1.3Vai trò của tổ chức

Xây dựng được một cơ cấu tổ chức hoạt động hữu hiệu luôn là mong muốn của
mọi nhà quản trị, bởi lẻ nó là điều kiện cốt yếu đầu tiên để thực hiện tốt tất cả các chức
năng còn lại của nhà quản trị và ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp
Để làm được điều đó nhà quản trị phải đáp ứng những yêu cầu sau:
- Bộ máy doanh nghiệp phải đảm bảo tính tối ưu: các khâu các bộ phận không
thừa, cũng không thiếu
- Tính linh hoạt: có khả năng co giãn trước những yếu tố biến động bên trong cũng
như bên ngoài
- Tính tối ưu: cơ cấu tổ chức quản trị phải mang tính năng động cao, luôn luôn đi
sát và phục vụ sản xuất kinh doanh
- Tính tin cậy lớn: phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin sử dụng
trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hục vụ sản xuất kinh doanh
- Tính tin cậy lớn: phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin sử dụng
trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt tất tốt tất cả các hoạt động trong
doanh nghiệp
- Tính kinh tế: phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất
- Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của các bộ phận quản trị, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng và trách
nhiệm cá nhân
- Cơ cấu tổ chức phải được thiết kế và thực hiện cho một thời gian dài và chỉ nên
thay đổi khi thực sự cần thiết, doanh nghiệp mục tiêu quản trị đòi hỏi
2.3 Các nguyên tắc xây dụng cơ cấu tổ chức
- Nguyên tắc thống nhất
- Nguyên tắc kiểm soát được
- Nguyên tắc hiệu quả
Phạm Văn Tuấn Page 3
Chức năng tổ chức – Quản trị
học

Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những
người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải
nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
3.2.2 Mô hình cơ cấu trực tuyến
Phạm Văn Tuấn Page 5
PX
1
PX
2
PX
3
Ch
1
Ch
2
Ch
3
Phòng kế
hoạch
Phòng tài
chính
Phòng kế
toán
Phòn nhân
sự
PGĐ Tiêu Thụ
Giám Đốc
PGĐ Sản Xuất
Chức năng tổ chức – Quản trị
học

3.2.3.1 Đặc điểm:
- Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn
bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
- Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn
quyền quyết định
- Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định,
3.2.3.2 Ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng,
3.2.3.3 Nhược điểm:
- Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận
trực tuyến với bộ phận chức năng.
- Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, lãnh đạo
doanh nghiệp phải họp hành nhiều không ra được những quyết định có hiệu quả mong
muốn.
Phạm Văn Tuấn Page 7
Giám Đốc
Phòng Kế
hoạch
Phòng
Tài
chính
Phòng
kế toán
Phòng
nhân sự
PGD Sản Xuất PGD Tiêu Thụ
Px
1
PX
2
Px

NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
NV
Chức năng tổ chức – Quản trị
học
- Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án
hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về
đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình.
3.2.4.2Ưu điểm:
- Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự
án này sang việc thực hiện một dự án khác;
- Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn.
3.2.4.3 Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung
hạn mà thôi.
3.2.4.4 Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc
về kỹ thuật và công nghệ sản xuất
IV. PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ
4.1 Quyền hành trong quản trị
4.1.1 Khái niệm
Quyền hành là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân

càng lớn
- Phạm vi tác động bởi các quyết định được đề ra ở các cấp dưới càng lớn thì mức
độ phân quyền càng lớn
4.3 Ủy quyền
4.3.1 Khái niệm
Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hành để họ nhân
danh mình thực hiện một số công viêc
- Ủy quyền mang tính chất tạm thời, manh tính cá nhân
Phạm Văn Tuấn Page 10
Chức năng tổ chức – Quản trị
học
- Người được ủy quyền không phải chịu trách nhiệm về các quyết định mà họ đưa
ra
4.3.2 Những vấn đề cần lưu ý khi ủy quyền
- Cấp trên chỉ ủy quyền cho cấp dưới khi có thực quyền
- Không thể giao phó toàn bộ quyền hạn của mình cho cấp dưới
- Sự ủy quyền không bao gồm giao phó trách nhiệm
- Có thể duy trì sự ủy quyền khi xét thâý cần thiết
4.3.3 Nguyên tắc của sự uỷ quyền
- Ủy quyền theo kết quả mong muốn
- Ủy quyền theo chức năng
- Ủy quyền theo cấp bậc
- Ủy quyền theo bậc thang
- Mệnh lệnh thống nhất
- Tính tuyệt đối trong trách nhiệm
- Tính cân đối về quyền hạn và trách nhiệm
Phạm Văn Tuấn Page 11