ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC

TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ
NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước ban
hành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ nhà
nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”.
Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm
theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định: “Các
bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm các công tác
chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ
đều phải lập hồ sơ về công việc mình làm”.
CHƯƠNG I.
KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1. Khái niệm
Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng nhất định như: tên gọi, tác
giả, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân.
Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong
quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có
nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia
thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc,
Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và
nhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có) hoặc
dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được
sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người
hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về
sau.

tra tìm thì tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo một
đặc trưng nhất định như tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, khi thu thập tài liệu cần
bảo đảm đầy đủ tài liệu của một hồ sơ.
3. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau:
loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa
học), loại có giá trị tạm thời, có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong
công việc tài liệu hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ cần lựa chọn những tài liệu có giá
trị đưa vào hồ sơ, những tài liệu hết giá trị cần loại ra xét huỷ (xem bài: xác định giá
trị tài liệu).
5. Trách nhiệm lập hồ sơ
- Thủ trưởng cơ quan: có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn
đốc công tác lập hồ sơ
- Trưởng phòng tổ chức hành chính: giúp thủ trưởng cơ quan trực tiếp chỉ đạo
công tác lập hồ sơ;
- Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, trưởng phòng TCHC về
mặt nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ
quan;
- Các phòng ban và cán bộ trong cơ quan:
+ Mỗi phòng, ban lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình;
2
+ Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao trách nhiệm giải quyết việc
gì có trách nhiệm lập hồ sơ về những việc mình phụ trách. đây là bộ phận chủ yếu
lập hồ sơ trong công ty;
+ Cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các đoàn đi tiêu chuẩn, đi
kiểm tra, trao đổi kinh nghiệm,… ghi chép biên bản, thu thập tài liệu, lập hồ sơ,
…
+ Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ các tập lưu công văn đi, hồ sơ hội
nghị cơ quan, hội nghị ngành do cơ quan tổ chức.
+ Thư ký riêng của các Thủ trưởng lập hồ sơ những việc do Thủ trưởng phụ
trách và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mà hình thành.