Quan hệ với các cơ quan truyền thông đại chúng
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đại chúng. A. QUAN HỆ BÁO CHÍ
I. MỤC ĐÍCH
Hướng dẫn công việc thiết lập và duy trì quan hệ với
các cơ quan truyền thông đạI chúng.
II. ĐỐI TƯỢNG
- Các phóng viên, biên tập viên các chuyên mục liên
quan đến lĩnh vực hoạt động công ty của các báo in
(nhật báo, tuần báo, tạp chí), đài phát thanh, đài
truyền hình (truyền hình cáp, truyền hình kỹ thuật số),
báo điện tử;
- Đối tượng cần duy trì quan hệ: Các phóng viên, biên
tập viên các chuyên mục liên quan đến lĩnh vực hoạt
động công ty của các đầu báo có số lượng ấn bản
phát hành lớn; các báo lớn tại những tỉnh thành,
Công ty có trụ sở/chi nhánh/VP đại diện;
- Phóng viên thường trú, biên tập viên một số báo
nước ngoài tại Việt Nam có liên quan đến lĩnh vực và
phạm vi hoạt động của Công ty;
- Các cấp quản lý các chuyên mục và đơn vị báo chí,
truyền thông
III. NỘI DUNG
Nguyên tắc chung:
Thiết lập mối quan hệ 2 chiều gắn bó, thường xuyên
với các đối tượng của giới truyền thông đại chúng kể
trên
Cán bộ phụ trách quan hệ truyền thông của Công

II. NỘI DUNG
1. Nhận yêu cầu tổ chức họp báo cần xác định rõ
những nội dung sau:
Sự kiện cần thông báo
Nội dung chương trình cụ thể
Xác định người phát ngôn và trả lời báo giới
Quy mô họp báo: Mời bao nhiêu báo? Đơn giản, thân
mật? Hoành tráng, trang trọng? Nếu họp báo thân
mật quy mô nhỏ có thể tổ chức tại công ty.
Thời gian tổ chức
Địa điểm tổ chức
Kết hợp với văn phòng
trong việc hỗ trợ tổ
chức như thuê địa
điểm, máy móc thiết bị,
tổ chức tiệc
2. Nội dung công việc
cần chuẩn bị
Dưới đây là một lưu ý trong công việc chuẩn bị:
Xác lập danh sách phóng viên cần mời. Có thể gửi
trực tiếp giấy mời, email hoặc gọi điện trước khi sự
kiện diễn ra 5-7 ngày, nhưng nhất thiết phải xác nhận
(confirm) danh sách đó trước khi sự kiện diễn ra
(phóng viên/nhà báo thường rất bận do đó hoàn toàn
có khả năng quên hay sót).
Chuẩn bị tài liệu: Gồm thông cáo báo chí, profile công
ty/bộ phận nếu cần, các brochure, flyer…
Chuẩn bị danh sách phóng viên tham dự họp báo,
gồm:
• STT

Thông cáo báo chí (TCBC) được trình bày trên giấy
letter head theo đúng mẫu của loại giấy trong “Hệ
thống nhận diện hình ảnh của IYC”
Nên ghi chú thêm tên, chức danh, điện thoại liên lạc
của ít nhất một người có khả năng cung cấp thông
tin, nếu các phóng viên có nhu cầu. Người này có thể
là PRman của bộ phận, phát ngôn viên, người chịu
trách nhiệm trực tiếp về sự kiện/chương trình hoặc
lãnh đạo bộ phận.
TCBC liên quan đến chiến lược, chính sách bắt buộc
phải được sự xem xét của lãnh đạo bộ phận trước khi
phát hành.
C. THÔNG CÁO BÁO CHÍ (TCBC)
I. MỤC ĐÍCH:

TCBC là một công cụ quan trọng trong việc đưa
thông tin về các hoạt động, sự kiện, tổ chức đến với
công chúng thông qua các phương tiện truyền thông,
đại diện trực tiếp là các phóng viên. Cùng với sự “lên
ngôi” của Internet, có thêm một phương tiện hữu hiệu
để chuyển tải nội dung thông cáo báo chí của mình
đến đối tượng cần được cung cấp. Theo đây, nội
dung TCBC cũng phải có những tiêu chí và cách thức
viết riêng khi đưa lên Internet, đặc biệt là được gửi
qua thư điện tử (e-mail).
II.NỘI DUNG:
(*)Thông cáo báo chí gửi qua email khác TCBC phát
hành ấn phẩm như thế nào?
1. Trước hết cần chắc chắn xem phóng viên có muốn
nhận một thông cáo báo chí qua e-mail hay không.

nhanh và ngày thông cáo. Hãy cách dòng trước khi
viết tiêu đề.
4. Viết tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng. Tiếp tục cách dòng.
5. Viết phần tóm tắt với những thông tin cơ bản: Ai tổ
chức sự kiện? Về cái gì ? Ở đâu? Khi nào? Và phải
đảm bảo những thông tin này có ngay ở trang hình
đầu tiên.
6. Hãy sử dụng tựa đề cho các mục thông tin khi cần
thiết.
7. Tránh sử dụng tính từ và những từ thể hiện mức
độ tuyệt đối. Hãy viết theo phong cách đơn giản, dễ
hiểu và có giá trị tin tức.
8. Có thể nêu lại thông tin liên lạc bao gồm: số điện
thoại, fax, e-mail và bất cứ thông tin nào liên quan
đến website ở phần cuối của thông cáo.
9. Đặc biệt, e-mail sẽ tạo ra ấn tượng không tốt nếu
nội dung của email mắc nhiều lỗi về chính tả hay
đánh máy… Một e-mail được viết không cẩn thận sẽ
gây cho người nhận một hình ảnh phản cảm về tổ
chức của bạn.
Không phải chuyên viên PR nào cũng nắm rõ cách
viết một thông cáo báo chí chuẩn mực, súc tích. Đặc
biệt khi phương tiện để chuyển tải lại là Internet. Tính
chi tiết hoá và tỉ mỉ cũng không thể xem nhẹ khi làm
việc này.
Hy vọng những gợi ý trên sẽ góp phần tạo thêm kỹ
năng chuyên nghiệp và hiệu quả cho những ai đang
hoạt động trong lĩnh vực liên quan và sử dụng công
cụ e-mail TCBC.