LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, tất cả mọi hoạt động đều
có sự trợ giúp của máy tính. Trong lĩnh vực quản lý, tin học đóng vai trò đặc
biệt quan trọng, bởi sự nhanh chóng, chính xác, khả năng phân tích và tổng hợp
thông tin rất cao của các phần mềm. Lợi ích của việc tin học hóa công tác quản
lý đã được chứng minh trong thực tế. Một giám đốc muốn biết về tình hình tài
chính, tình hình kinh doanh của công ty có thể được cung cấp thông tin một
cách nhanh chóng qua hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin bán hàng,
hệ thống thông tin marketting. Ngược lại một khách hàng có thể muốn biết
thông tin về các sản phẩm mình muốn mua thông qua một hệ thống thông tin
bán hàng trực tuyến của công ty, sẽ được cung cấop thông tin một cách nhanh
chóng và chính xác. Hiện nay tại trung tâm dịch vụ trường Đại học Kinh tế
Quốc dân có một phần quản lý là quản lý sinh viên nội trú, hiện tại hầu hết các
công việc đều làm thủ công rất phức tạp và mất thời gian. Chính vì vậy mà đề
tài này được chọn để đề xuất một giải pháp quản lý mới – tin học hóa hệ thống
quản lý, đề tài mang tên “Quản lý sinh viên nội trú trường đại học Kinh tế
Quốc dân”. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa tin học
kinh tế nói chung và thầy Bùi Thế Ngũ nói riêng đã tận tình giúp đỡ em hoàn
thành tốt đề tài thực tập tốt nghiệp này.
I. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP – CÔNG TY CYBERSOFT
CyberSoft là Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán và quản trị doanh
nghiệp được thành lập từ năm 1999 với sự tham gia của các kỹ sư đã từng xây
dựng dự án công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Ngay từ khi thành lập,
CyberSoft đã tham gia vào lĩnh vực lập trình phần mềm ứng dụng trong công
tác quản lý.
Sau đây là một vài nét tiêu biểu về công ty CyberSoft:
Tên tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản trị Doanh nghiệp
Cybersoft.
Tên tiếng Anh: CYBERSOFT SOFTWARE SOLUTION PROVIDER
Giám đốc : Nguyễn Cảnh Toàn
Trụ sở chính: 413 Nguyễn Khang – Cầu Giấy – Hà Nội.

phát triển sản phẩm, mọi thành viên đều tham gia vào tất cả các công đoạn của
công việc mà không phân ra trách nhiệm cụ thể của từng thành viên nào, để
tham gia vào được công việc của phòng này, ngoài kiến thức chuyên môn tốt
đòi hỏi mỗi thành viên phải là người có kiến thức cơ bản về kinh tế, quản lý và
đồng thời thông thạo các nghiệp vụ kinh tế, quản lý, kế toán.
Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: làm nhiệm vụ tư vấn và có thể tham gia
cùng phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm để phân tích, thiết kế các hệ
Ban giám
đốc
Phòng kinh
doanh, kế
toán
Phòng dự án
và phát triển
sản phẩm
Phòng tư vấn
và hỗ trợ
khách hàng
Phòng đào
tạo
thống lớn như hệ thống thông tin tài chính kế toán, hệ thống thông tin bán
hàng, hệ thông thông tin marketing, hệ thông thông tin quản lý nhân sự và
lương, hệ thống thông tin lập kế hoạch, dự toán, hệ thống thông tin quản lý
chung tòan doanh nghiệp… đồng thời cài đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và
nâng cấp sản phẩm theo yêu cầu, tư vấn cho doanh nghiệp khi nhu cầu quản lý
phát sinh để họ có thể chọn giải pháp tối ưu nhất cho công tác quản lý của
mình, công việc chính là làm nhiệm vụ giải đáp thắc mắc, hướng dẫn chi tiết
cách khắc phục những tình huống bất thường xảy ra như nhầm lẫn nghiệp vụ,
phần mềm có vấn đề… cho khách hàng, khách hàng có thể liên hệ với phòng
này qua điện thoại, email, fax và nếu cần thì nhân viên của công ty phải trực

học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo kế toán và quản lý, hỗ
trợ trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế
toán.
7. Các đối tác chủ yếu.
 Công ty xi măng Hoàng Mai
 Công ty xi măng Hải Phòng
 Công ty Hưng Long
 Công ty cổ phần xây dựng đường bộ số 1 Hà Tĩnh
 Kinh doanh nhà Thanh Hóa
 Nhà máy thuốc lá Thanh Hóa
 Công ty đường Bình Định
 Tổng công ty vận tải Hà Nội
 Tổng công ty chè
 Tổng công ty Sông Mã
 Viện dầu khí (HN, SG)
 Công ty dệt Nam Định
 Công ty dệt kim đông xuân
 Công ty cơ khí dệt may Nam Định
 Nhà máy chăn len Nam Định
 Công ty cao su Đà Nẵng
 Công ty phụ tùng xe máy GMN
 Công ty Takanichi
 Công ty NCI
 Công ty TS-ARI
 Công ty Cp dịch vụ giải trí Hà nội
 Xí nghiệp TOYOTA Hoàn Kiếm
 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội
 Công ty CP đại lý Ford Thăng Long
 Công ty CP đại lý Ford Thủ đô
 Nhà xuất bản bản đồ

dữ liệu và giải thuật, Hệ thống thông tin quản lý, tin học quản lý, kinh tế thông
tin cũng như kiến thức được tổng hợp từ thực tế khi người viết thực tập tại một
công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý, kế toán…Đồng thời bao hàm một
số kiến thức về kinh tế và quản lý. Phần mềm này được viết trên nền hệ quản trị
cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 – là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh và
thuận tiện cho các bài toán trong quản lý kinh tế, quản lý phân tích, tổng hợp cơ
sở dữ liệu cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
2. Tính cấp bách của đề tài:
Hiện nay, do nhu cầu ngày càng mở rộng về quy mô đào tạo, nhu cầu
sinh viên ở KTX ngày càng cao do chất lượng dịch vụ của KTX ngày càng đáp
ứng đầy đủ về vật chất cũng như tinh thần cho sinh viên. Toàn bộ khu KTX có
tổng cộng 5 nhà là nhà 1, 2, 3, 4 và nhà 11. Từ nhà 1 đến nhà 4 mỗi nhà có 56
phòng, mỗi phòng có 10 sinh viên. Nhà 11 cũng có số phòng tương đương với
số lượng sinh viên tương tự. Đầu năm học, ban quản lý KTX đều tổ chức đăng
ký chỗ ở, sắp xếp lại phòng ở và thu tiền. Việc thu tiền là dùng phần mềm
chung của nhà trường. Còn việc sắp xếp bố trí phòng ở thì làm trên Excel với
nhiều hạn chế không đáp ứng được đặc thù quản lý của KTX,việc thêm, bớt,
xóa sửa khi có thay đổi về chỗ ở là phải làm thủ công. Vì vậy đã có rất nhiều
sai lỗi trong quá trình thực hiện công việc, và những sai lầm đã từng thấy là sắp
xếp sinh viên các khóa ở lộn xộn, khóa này với khóa khác, thậm chí đã từng
sắp xếp sinh viên nữ và nam ở chung phòng, đến lúc sinh viên đi xem phòng ở
mới phát hiện ra và báo cáo lại thì ban quản lý mới biết. Ngoài ra trong quá
trình ở cũng có nhiều vấn đề phát sinh như sinh viên bỏ dở ra ngoài, sinh viên
ngoài xin vào, sinh viên xin chuyển từ phòng này sang phòng khác, cuối năm
học phải sắp xếp lại chỗ ở, đến tháng phải thu tiền điện nước, phát giấy vệ sinh,
tất cả đều phải báo cáo lại cho ban quản lý KTX biết….Vậy với đề tài này,
người viết hy vọng sẽ ứng dụng tin học vào công tác quản lý sinh viên KTX
nhằm đáp ứng phần nào những bất cập nêu trên để phục vụ công tác quản lý
sinh viên nội trú một cách có hiệu quả, tránh lầm lẫn, sai sót, nâng cao chất
lượng dịch vụ KTX, tự động xử lý một số công việc đòi hỏi mất nhiều thời gian

• Attribute(Thuộc tính): là những đặc điểm và tính chất của thực thể, mỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.
Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta
muốn lưu trữ. Ví dụ, thực thể tài khoản kế toán được đặc trưng bởi những đặc
điểm như mã tài khoản, tài khoản mẹ, tên tài khoản, nhóm tài khoản…
• Mỗi bảng bao gồm các dòng (row), mỗi dòng như thế ghi chép dữ liệu về
một cá thể (instance) là một biểu hiện riêng biệt của một thực thể nên còn được
gọi là một record (bản ghi) . Ví dụ mỗi dòng của một tài khoản kế toán dùng để
ghi chép thông tin về một tài khoản kế toán chẳng hạn như tài khoản 111 có mã
tài khoản là 111, tên tài khoản là tiền gửi ngân hàng, tài khoản mẹ (rỗng), nhóm
tài khoản là tài sản lưu động…
• Các bảng lại có những cột (colum): chúng còn được gọi là field (Trường),
đó là thuộc tính của thực thể như với thực thể sinh viên thì có mã sinh viên, tên
sinh viên, ngày sinh, quê quán… mỗi thuộc tính như vậy được phản ánh trên
các trường và ô ghi thông tin chính là ô giao nhau giữa cột và dòng của một cá
thể riêng biệt nào đó.
II. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Trong phần này sẽ giới thiệu khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu:
A. Khái niệm chung
1. Cơ sở dữ liệu và hệ cơ sở dữ liệu
• Khái niệm CSDL (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng liên
quan với nhau. Ví dụ như cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm nhiều bảng như bảng
sinh viên, bảng dan sách khoa, bảng danh sách lớp,… Hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý nhân sự có các bảng như bảng cán bộ, bảng danh sách phòng ban, bảng
lương…
• Hệ cơ sở dữ liệu (Database system): là một tập hợp các cơ sở dữ liệu có
liên quan với nhau kết hợp lại, chúng còn được gọi là một ngân hang dữ liệu
(Databank), ví dụ như tất cả các CSDL trong trường ĐHKTQD tập hợp lại
thành một hệ cơ sở dữ liệu, các cơ sở dữ liệu của một cơ quan nào đó như

kế hệ thống.
1. Mô hình quan hệ 1-1
Có hai thực thể A và B được phản ánh vào hai bảng là A và B, khi đó ta
nói là hai bảng A và B có mối quan hệ 1-1 (one to one) khi ứng với mỗi dòng
trong bản A thì cũng chỉ có một dòng tương ứng với nó trong bảng B và ngược
lại, ứng với mỗi dòng trong bảng B cũng chỉ có một dòng trong bang A. Trong
thực tế thì mô hình quan hệ 1-1 thường ít khi sử dụng, vì luôn luôn có thể ghép
hai bảng A và B thành một. Nếu có sử dụng là do người ta muốn tách một bảng
có quá nhiều cột thành hai bảng tương ứng có số cột ít hơn cho dễ nhìn và đỡ
cồng kềnh, hoạc người ta muốn nhóm các trường hay biến động sang một bảng
khác để cập nhật khi cần, khi cần cập nhật người dùng không cần phải mở tất
cả các trường trong bảng lớn để cập nhật mà chỉ cần mở bảng có các trường
hay biến động để cập nhật mà thôi. Ví dụ như bảng hàng hóa thì có thể tách
thành bảng chứa các thông tin về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, hãng sản
xuất, còn bảng thứ hai thì dùng để lưu những thông tin hay biến động hơn như
ngày sản xuất, số lượng, đơn giá.
2. Mô hình quan hệ 1-m
Giữa hai bảng A và B là có mối quan hệ 1-m (one to many) nếu ứng với
một dòng trong bảng A thì sẽ có nhiều dòng tương ứng với nó trong bảng B và
ngược lãi mỗi dòng trong bảng B chỉ ứng với một dòng trong bảng A. Bảng A
còn gọi là bảng chủ, còn bảng B là bảng kết hợp hay là bảng quan hệ. Ví dụ
như hình sau:
Nha
PK Ma_nha
Ten_nha
PHONG
PK Ma_phong
FK1 Ma_nha
Trong hình trên ta có hai thực thể là Nhà và Phòng, một nhà có nhiều phòng,
nhưng mỗi phòng chỉ thuộc về một nhà mà thôi, ở bản nhà ta có Primary Key

ứng dụng của bạn khó có thể đáp ứng được yêu cầ sử dụng của người dùng và
yêu cầu quản lý của người quản lý.
2. Phác họa mô hình dữ liệu
a. Xác định thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể
Công việc đầu tiên của quá trình xây dựng ứng dụng cơ sở dữ liệu là xác
định xem có những thực thể nào cần phản ánh và những thuộc tính nào cần có
để đưa vào cơ sở dữ liệu, thực chất của quá trình này là xây dựng các bảng và
trong các bảng đó thì cần có những trường nào nhằm đáp ứng được yêu cầu đặt
ra khi phân tích và xác định yêu cầu. Một số nguyên tắc khi chọn lựa xây dựng
các bảng và các cột trong bảng:
- Giảm thiểu sự trùng lặp: hoàn toàn không nên để những thông tin trùng lặp
trong một bảng và cũng không nên để thông tin trùng lặp giữa các bảng với
nhau. Ví dụ trong một bảng sinh viên thì không nên có đồng thời hai trường
cùng lưu thông tin về một thuộc tính nào đó của sinh viên, cũng không nên lưu
thông tin ngày sinh và giới tính hoặc lớp của sinh viên vào hai bảng nào đó,
như vậy khi cập nhật thì chỉ cần thực hiện trên một bảng là được tránh phải cập
nhật chỗ này xong rồi lại cập nhật trong một bảng khác, tránh được sự không
nhất quán dữ liệu khi không cập nhật kịp thời, như thế sẽ rất mất thời gian và
công sức cho người lập trình, và người sử dụng sẽ cảm thấy khó khăn khi xử lý
những vấn đề bất thường có thể xảy ra trong quá trình sử dụng.
- Tránh dữ liệu dư thừa : một bảng thì phải chứa những thông tin vừa và đủ về
một thực thể, không nên đưa những thông tin không cần thiết vào bảng sẽ làm
rối cơ sở dữ liệu và làm cho dung lượng của cơ sở dữ liệu tăng lên. Cũng không
nên đưa những thông tin mà có thể tính toán từ những bảng khác hoặc từ các
cột khác trong cùng một bảng. Ví dụ không nên đưa vào cột điểm trung bình vì
máy có thể tính toán điểm đó dựa trên thông tin về điểm của từng môn học của
sinh viên, hoặc không cần cột thành tiền vì máy cũng có thể tính được kết quả
dựa vào thông tin đơn giá và số lượng. Tất nhiên cũng có thể đưa những thông
tin này vào cơ sở dữ liệu nhưng sẽ thực hiện việc tính toán bàng việc lập trình
mà người dùng không phải can thiệp gì.

III. Quy trình phân tích hệ thống thông tin quản lý
1. Quy trình
Một số nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi của công nghệ.
- Thay đổi sách lược chính trị.
Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự
án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của Chính phủ mới
ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh
nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh
nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp
phải có những hành động đáp ứng.
Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức
phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các
HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của
mình để quyết định những gì họ phải cài đặt lại khi muốn sử dụng những công
nghệ mới này.
Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ
qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông
tin.
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có
được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp
vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các
giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi
một phương pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có
phương pháp ta có nguy cơ không đạt những mục tiêu định trước. Tại sao lại
như vậy? Một hệ thống thông tin là là một đối tượng phức tạp, vận động trong
một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và
hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện
tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch
cẩn thận. Trong giai đoạn thẩm định dự án thì chúng ta phải làm quen với hệ
thống đang xem xét và xác định các thông tin phải thu thập cũng như các
nguồn, các phương pháp thu thập thông tin. Thông tin cần thu thập ít hay nhiều
phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống mà ta đang nghiên cứu.
Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hóa đơn bán hàng cho
một doanh nghiệp nhỏ sẽ yêu cầu tư vấn với số lượng nguồn thông tin ít hơn so
với hệ thống quản lý nhan sự của một doanh nghiệp lớn.
Đối với những dự án lớn và có nhiều thành tham gia vào công việc thẩm
định dự án thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên và xác định
phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
- Làm rõ yêu cầu.
Trong khâu này thì mục đích chính là làm cho phân tích hiểu đúng và hiểu
rõ yêu cầu của người xác định yêu cầu. Cần xác định được chính xác đối tượng
yêu cầu và thu thập những thông tin cơ bản của môi trường hệ thống và xác
định khung cảnh nghiên cứu.
Yêu cầu phát triển hệ thống của khách hàng có thể được thông báo một cách
chung chung do đó có thể dẫn đến sự nhầm lẫn. Chẳng hạn, một nhà quản lý
yêu cầu “Làm lại hệ thống quản lý đơn đặt hàng”. Nhưng thực ra ông ta muốn
sửa chữa hệ thống thu nhận đơn đặt hàng vì việc sử dụng nó chưa có hiệu quả.
Như vậy phân tích viên có thể hiểu theo nghĩa là nhà quản lý muốn làm lại toàn
bộ hệ thống nhưng thực ra thì đó là một cách hiểu sai bởi vì đơn giản chỉ là nhà
quản lý muốn thay thế hệ thống đơn đặt hàng cũ mà thôi. Vì vậy chính giai
đoạn đánh giá yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu cho phép xác định
được đúng yêu cầu của nhà quản lý. Khi làm rõ yêu cầu thì đầu tiên là phân

+ Khả thi về tổ chức: đó là đòi hỏi bắt buộc phải có của mỗi hệ thống
thông tin quản lý, nếu không đáp ứng được yêu cầu này thì dự án phát triển
thông tin đó coi như không khả thi bởi vì một hệ thống thông tin quản lý luôn
luôn phải kết hợp hài hòa với môi trường tổ chức. Ngoài ra chúng ta còn phải
xem xét các ảnh hưởng của quản lý nhân sự của Nhà nước, ảnh hưởng tới quan
hệ khách hàng, ảnh hưởng xảy ra với sự trợ giúp của hệ thống thông tin mới …
+ Khả thi về mặt kỹ thuật: đòi hỏi này được đánh giá bằng cách so sánh
công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống
đề xuất. Chúng ta phải đánh giá khả thi về mặt kỹ thuật bởi vì đòi hỏi về mặt kỹ
thuật là quan trọng nếu như các đòi hỏi khác đều đáp ứng được nhưng lại
không đáp ứng được yêu cầu này thì hệ thống đó không thể sử dụng được và
không thể tiếp tục phát triển được.
+ Khả thi về mặt tài chính: chúng ta xem xét khả thi về mặt tài chính đó
là đánh giá xem lợi ích thu được của hệ thống (cả về mặt hữu hình và vô hình)
có lớn hơn được chi phí đã bỏ ra để xây dựng hệ thống hay không? Nếu lợi ích
thu được từ hệ thống mà nhỏ hơn chi phí đã bỏ ra thì ta không nên tiếp tục phát
triển hệ thống.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay ngừng lại.
Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và
khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các
nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp
tục hay loại bỏ dự án.
b.Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu
cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ
thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn
đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và
xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội
dung báo cáo chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ

thống có thể đưa vào sử dụng đúng hạn.
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại.
Một hệ thống thông tin luôn luôn chịu sự ràng buộ của các yếu tố bên ngoài
và bên trong, nó không phát triển một cách độc lập. Chúng ta cần phải thu thập
những yếu tố ràng buộc đó để có thể phát triển hệ thống được nhanh chóng và
chính xác.
+ Môi trường ngoài.
+ Môi trường tổ chức.
+ Môi trường vật lý.
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.
Muốn phát triển dự án được tốt thì ta phải có sự hiểu biết về hệ thống đang
tồn tại đầy đủ và chi tiết. Để làm được điều này thì đội ngũ phát triển hệ thống
phải làm việc một cách nghiêm túc và hiệu quả, họ phải làm các công việc sau:
+ Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: trong công đoạn này thì
đội ngũ phát triển hệ thống phải làm đó là mô tả các bộ phận và hoạt động của
chúng và các vấn đề có liên quan như: hệ thống, vấn đề của hệ thống.
+ Xây dựng mô hình vật lý ngoài: mô hình vật lý ngoài mô tả hệ thống
như những người sử dụng nhìn thấy. Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống
như nó đang tồn tại, nó cũng là công cụ để phân tích viên kiểm tra sự hiểu biết
của mình về hệ thống với người sử dụng. Xây dựng một mô hình hệ thống cần
phải có rất nhiều thông tin chi tiết. Cho dù là bao nhiêu thời gian dành cho
phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tài liệu và làm việc cùng với người sử dụng
thì vẫn cứ luôn tồn tại những câu hỏi mà phân tích viên chưa có câu trả lời.
Chính vì vậy phân tích viên luôn luôn phải bám sát với người sử dụng và không
được tự mình đưa ra câu trả lời mà phải lấy thông tin từ người sử dụng.
+ Xây dựng mô hình logic: mô hình logic sẽ được xây dựng từ mô hình
vật lý ngoài và từ các dữ liệu thu thập được trước đây. Sơ đồ luồng dữ liệu và
từ điển dữ liệu là tại liệu về hệ thống. Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu
(DSD) sẽ hoàn chỉnh tài liệu đã thu thập được. Cũng như mô hình vật lý ngoài
thì mô hình logic mô tả hệ thống thực tại cho phép nhà phân tích hợp lệ hóa sự

Đối với mỗi một yếu tố trong giải pháp thì phân tích viên phải xác định loại
công nghệ cần có để thực thi giải pháp. Việc đánh giá lại tính khả thi của dự án
được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về
tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
Trong khi thực hiện đánh giá lại tính khả thi của dự án thì nhóm phân tích
viên đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp nhận.
Với những thông tin đã thu thập được qua các công đoạn trên và việc đánh giá
lại tính khả thi của dự án thì chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại để xuất của dự
án. Chúng ta cần phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định những
thông tin và bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về nhiệm vụ phải thực
hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin
mới.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Báo cáo chi tiết là một tài liệu rất quan trọng nó sẽ phục vụ cho việc ra
quyết định tiếp tục hay ngừng dự án. Báo cáo chi tiết phải thể hiện được những
điều căn bản mà nhóm phân tích đã tìm thấy được, nó không thể được thể hiện
để đến khi người nghe không nắm rõ được ý nghĩa. Báo cáo phải được thể hiện
rõ ràng và có thể đính kèm các trang phụ lục mô tả tình hình chi tiết hơn.
c.Giai đoạn 3: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống
mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Output), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp,
các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử
lý) và các dữ liệu sẽ được nhập (các Input). Mô hình logic sẽ phải được những
người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn
sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế cơ sở dữ liệu là việc xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng