BÀI TẬP LỚN
MÔN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Đề bài: Áp dụng qua trình PDCA và 7 công cụ quản lý chất lượng
trong công việc hàng ngày của anh/chị. Cụ thể, sử dụng để lập kế
hoạch cải tiến một quá trình cụ thể trong công việc hàng ngày.
Học viên : Vũ Đức Lợi
1- Xác định vấn đề và mục tiêu
- Sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản có chiều hướng gia
tăng, điều này làm cho cơ quan mất uy tín, các nội dung trong văn bản sẽ bị hiểu lầm
dẫn đến làm sai.
- Vấn đề đặt ra là phải tìm ra được các nguyên nhân dẫn đến tình trạng sai sót
này và từ đó đưa ra biện pháp khắc phục.
- Giao cho đồng chí Phó Ban Thường trực chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
- Từ vấn đề cần giải quyết tiến hành:
+ Lập dự trù kinh phí để tiến hành thực hiện
+ Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện với các nội dung: cử người lấy mẫu thống
kê, lập các biểu đồ, phân tích tìm nguyên nhân dẫn đến sai sót
- Lập chương trình, phương án hành động để giải quyết tồn tại, giảm sai sót
- Khách hàng của quá trình là: cán bộ, công chức của Ban; Các đồng chí lãnh
đạo; các đối tượng nhận, đọc văn bản…
2- Quan sát: (khảo sát, điều tra, thống kê, thu thập số liệu ; Phiếu
- Điều tra cụ thể về thời gian, địa điểm, dạng vấn đề, triệu chứng: Lập phiếu
điều tra gồm các thông tin sau: các loại văn bản, người soạn thảo văn bản, người ký
văn bản, các sai sót văn bản, tổng số sai sót trong văn bản, nhận xét và dựa trên số
lượng các văn bản đã ban hành trong 1 tháng.
- Điều tra từ nhiều góc độ (quan điểm) khác nhau: từ góc độ lãnh đạo, quản lý;
môi trường làm việc; cơ sở vật chất, máy móc thiết bị làm việc; con người
- Thu thập số liệu thông qua thông qua phiếu điều tra; việc quan sát khi cán bộ và công
chức làm việc; thông qua các văn bản lưu trữ; thông qua việc hỏi trực tiếp;…
* Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra được thiết kế ngắn gọn, dễ hiểu; các
câu hỏi rõ ràng, dễ trả lời. Các thông tin trên phiếu phục vụ theo mục đích nghiên cứu.

140 22,40 543 86,88
Do quản lý
50 8,00 593 94,88
Môi trường làm việc
25 4,00 618 98,88
Thông tin
7 1,12 625 100,00
TỔNG
625 100,00
Sai sót trong
soạn thảo, ban
hành văn bản
Máy móc thiết bị
Bàn phím bị
kẹt, hay nhảy
chữ
Máy tính quá cũ
Không có máy in
Do quản lý
Giao việc quá nhiều
cho một vài người
Không công bằng
trong việc đánh giá
cán bộ, công chức
Việc quản lý của lãnh
đạo không nghiêm
Nguyên nhân do con người
Làm việc không tập trung
Tính tình cẩu thả
Mắt kém

huấn kiến thức về văn bản; tiến hành kiểm tra trực tiếp việc soạn thảo văn bản; nhắc
nhở, phê bình; có thể trừ lương, thưởng
- Phải đảm bảo hành động khắc phục không làm nảy sinh những vấn đề khác.
Nếu chúng lại phải xảy ra thì lại phải có hành động khắc phục.
5- Khẳng định hiệu quả
- So sánh các biều đồ trước và sau khi xảy ra sự cố:
Sau khi hành động ta có bảng số liệu sau:
80%
Nguyên nhân
Số lượng lỗi,
sai sót
Tỷ lệ % Số lượng tích
lũy
Tỷ lệ tích lũy
Máy móc thiết bị 140 51,47 140 51,47
Người soạn thảo 50 18,38 190 69,85
Do quản lý 50 18,38 240 88,24
Môi trường làm việc 25 9,19 265 97,43
Thông tin 7 2,57 272 100,00
TỔNG
272 100,00
> so sánh hiệu quả sau khi hành động thông qua biểu đồ Pareto:

- Như vậy số sai sót giảm đi: số sai sót giảm đi 56,48 %.
Số sai sót trước khi có biện pháp khắc phục là: 625 lỗi. Sau khi khắc phục số
sai sót còn 272 lỗi, vậy số lỗi giảm đi là 353 lỗi.
- Hiệu quả khác: giảm số sai sót, nâng cao ý thức người soạn thảo, tăng cường
trách nhiệm của người lãnh đạo, trình độ mọi người trong cơ quan được nâng lên
6- Tiêu chuẩn hoá
Hoạt động tiêu chuẩn hoá nhằm duy trì giải pháp đã đạt được, đảm bảo vấn đề

� < 30 � 30 – 40 � 40 – 50 � 50 – 60 � > 60
3- Đồng chí giữ chức vụ công tác trên được bao nhiêu năm?
� 1 – 2 năm � 2- 5 năm � 5 – 10 năm � > 10 năm
4- Số lượng các loại văn bản đồng chí soạn thảo trong tháng
- Báo cáo:
- Công văn:
- Thông báo:
- Tờ trình:
- Quyết định:
- Quy chế:
- Các văn bản khác:

5- Theo đồng chí nguyên nhân chính nào dẫn đến việc sai sót trong công tác soạn
thảo văn bản?
+ Máy móc thiết bị �
+ Người soạn thảo �
+ Do quản lý �
+ Môi trường làm việc �
+ Thông tin �
+ Các nguyên nhân khác (đề nghị nêu rõ):

6- Cần làm gì để giảm những sai sót trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản?

.

.

.
cảm ơn đồng chí!
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐIỀU TRA