Microsoft Word 2000
I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word
1 - Khởi động Microsoft Word
Thông thờng sau khi cài đặt, Shortcut của Microsoft Word đợc đặt ở Programs trong
Start menu. Còn ở trên đĩa chơng trình này đợc đặt trong C:\Program files\Microsoft
Office\Office. Vì vậy để khởi động Word có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau :
Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Word.
Cách 2 (dùng khi không có biểu tợng của Word) : Kích chuột vào Start menu chọn
Programs rồi nhập dòng lệnh :
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE"
2 - Màn hình Microsoft Word 2000.
Về cơ bản cửa sổ Word tơng t nh cửa sổ của các phần mềm ứng dụng khác (đã trình
bày ở phần Microsoft Windows), vì vậy ở đây chỉ trình bày chi tiết các thành phần đặc tr-
ng :
<+> Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa các lệnh liên quan đến tệp, Edit chứa
các lệnh về soạn thảo, View chứa các lệnh quản lý khung nhìn, Edit chứa các lệnh phục
vụ soạn thảo, Insert chứa các lệnh chèn (nhúng) đối tợng, Format chứa các lệnh định dạng
văn bản, Tools chứa các lệnh là công cụ của Word, Table chứa các lệnh về bảng biểu,
Windows chứa các lệnh thao tác với cửa sổ tài liệu và Help hớng dẫn sử dụng Word.
<+> Thanh công cụ chuẩn :
Red Heart
43
Microsoft Word 2000
Hớng dẫn sử dụng Microsoft Word
Kiểm soát tỉ lệ cửa sổ tài liệu
ẩn/Hiện các dấu ngắt đoạn
Hiện tài liệu dới dạng bản đồ
Bật/Tắt thanh công cụ vẽ
Tạo cột cho văn bản
Chèn bảng tính Excel vào tài liệu
Chèn bảng vào tài liệu (4 x 5)

Căn thẳng văn bản theo hai lề
Căn thẳng văn bản theo lề phải
Căn thẳng văn bản theo giữa hai lề
Căn thẳng văn bản theo lề trái
Tạo hiệu ứng gạch chân cho văn bản
Tạo hiệu ứng nghiêng cho văn bản
Tạo hiệu ứng đậm cho văn bản
Hộp kích thớc chữ
Hộp danh sách kiểu chữ
Hộp danh sách thẻ định dạng
II - Thao tác với tệp tin tài liệu
1 - Tạo tài liệu mới theo mẫu chuẩn
Word là phần mềm soạn thảo mạnh tích gộp trong bộ chơng trình của nó các mẫu
văn bản đợc thiết kế sẵn. Normal là kiểu gồm các định dạng thông dụng do ngời dùng tự
thiết lập, khi dùng thẻ soạn thảo này chỉ cần thay đổi một số định dạng nhỏ cho phù hợp
với loại tài liệu cần soạn thảo.
Để tạo tệp tài liệu mới với thẻ Normal thực hiện các thao tác sau :
+> Mở trình đơn File chọn lệnh New
+> Chọn thẻ General, chọn Blank Document, chọn Document trong Create New sau
đó nhấn OK.
2 - Mở tài liệu đã có trên đĩa
+> Mở trình đơn File chọn lệnh Open
Red Heart
45
Microsoft Word 2000
+> Chọn danh mục chứa tệp cần mở ở Look in.
+> Chọn tên tệp cần mở ở hộp nội dung của danh mục đã đợc chọn Open.
* - Lu ý ở Files of type cần chọn All Word Documents thì ở danh sách mới hiển thị
tên các tệp tài liệu hiện có ở danh mục đợc chọn.
3 - Cất giữ tệp tài liệu

Default
b - Đặt khổ giấy
+> Chọn thẻ Paper Size.
Red Heart
47
Microsoft Word 2000
+> Chọn khổ giấy ở hộp Paper size (Lu ý : Các khổ chỉ đợc thiết lập khi đã cài máy
in vào Windows).
+> Chọn hớng giấy theo chiều dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape) tại mục
Orientation OK (Default).
c - Đặt nguồn giấy
+> Chọn thẻ Paper Source.
+> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang đầu ở mục First page có thể là : Khay giấy ngầm
định [Default tray (Auto Select)], Tự động chọn [Auto Select] hoặc nạp bằng tay (Manual
Feed).
Red Heart
48
Microsoft Word 2000
+> Đặt kiểu nguồn giấy cho các trang còn lại ở mục Other page.
+> Chọn OK (Default ).
III - Soạn thảo văn bản trong Word
1 - Phơng thức gõ tiếng Việt kiểu Telex
aw ă
aa â
dd đ
ee ê
oo ô
ow ([) ơ
uw (])
AW Ă

- Kích chuột ở vị trí đầu và kéo đến vị trí cuối để chọn một khối văn bản.
- Kích liên tiếp ba lần trong một đoạn để chọn toàn đoạn đó.
<+> Chọn đối tợng : Để chọn đối tợng bằng cách đặt chuột lên đối tợng đó rồi bấm
chọn. Đối tợng đợc chọn sẽ có đờng viền bao quanh.
b - Cắt
Red Heart
49
Microsoft Word 2000
Chọn văn bản hoặc đối tợng cần cắt sau đó kích chuột vào nút Cut trên thanh công
cụ hay thực hiện lệnh Edid\Cut, nội dung bị cắt sẽ đợc chuyển vào bộ đệm (Clip board).
c - Sao chép
Chọn văn bản hoặc đối tợng cần sao chép rồi kích vào nút Copy trên thanh cung cụ
hay thực hiện lệnh Edid\Copy, nội dung của văn bản cũng đợc chuyển vào ClipBoard.
d - Dán
Đặt con trỏ tại vị trí cần dán rồi thực hiện lệnh Edid\Paste hoặc kích vào nút Paste
trên thanh công cụ, nội dung trong bộ đệm sẽ đợc dán ra màn hình soạn thảo tại vị trí con
trỏ
e - Di chuyển
- Bản chất là thực hiện thao tác cắt và dán.
- Để thực hiện nhanh thao tác bằng chuột trong hộp thoại Opition thẻ Edid chọn
mục Drag-and-Drop text Editing.
Chọn văn bản (đối tợng) cần di chuyển sau đó đặt chuột vào vùng chọn rồi thực hiện
thao tác kích và kéo đến vị trí mới.
f - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo.
g - Lặp lại lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để làm lại lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo.
4 - Tìm kiếm và thay thế văn bản
+> Mở trình đơn Edit chọn lệnh Replace Chọn thẻ Replace
+> Nhập văn bản cần tìm vào hộp Find What và văn bản cần thay thế vào hộp

- Strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đơn.
- Double strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đôi.
- Superscript : tạo hiệu ứng chỉ số trên.
- Subscript : tạo hiệu ứng chỉ số dới.
- Shadow, Outline, Emboss, Engrave : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ bóng, viền ngoài,
làm nổi và hiệu ứng khắc sâu.
- Small caps, All caps, Hidden : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ hoa nhỏ, chữ hoa đầy đủ
và ẩn văn bản.
Red Heart
51
Microsoft Word 2000
Sau khi đã thực hiện song toàn bộ các thay đổi, chọn nút OK để áp dụng, nếu chọn
Default Word sẽ ghi các tuỳ chọn này vào tệp Normal.DOT (đặt chế độ ngầm định).
2 - Định dạng đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần định dạng rồi thực hiện lệnh Pragraph trong trình đơn
Fomat Chọn thẻ Indents and Spacing.
+> Chọn các chiều canh chỉnh trong hộp Aligment gồm : Left canh chỉnh thẳng theo
lề trái, Center canh chỉnh thẳng giữa theo hai lề, Right canh chỉnh thẳng theo lề phải,
Justify canh đều theo hai lề.
+> Mục Indentation dùng đặt khoảng thụt so với hai lề :
- Left, Right : thụt dòng so với lề trái hoặc phải.
- Thụt dòng đặc biệt (Special) với First line (dòng đầu), Hanging thụt dòng kiểu
treo.
+> Đặt khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn tại mục Spacing.
Red Heart
52
Microsoft Word 2000
+> Kích OK để áp dụng các tuỳ chọn và đóng hộp thoại.
3 - Soạn thảo văn bản nhiều cột
Chọn đoạn văn bản cần tạo cột rồi thực hiện lệnh Colums trong trình đơn Format.

Red Heart
54
Microsoft Word 2000
Muốn xoá dấu Tab bấm chuột lên nó và kéo ra khỏi thớc.
5 - Đánh số và tạo dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản
+> Chọn đoạn văn bản cần đánh số hay tạo dấu nhấn mạnh. Rồi thực hiện lệnh
Bullets and Numbering trong trình đơn Format.
+> Để tạo dấu nhấn mạnh : Chọn thẻ Bullsted sau đó chọn cách tạo nhấn mạnh rồi
kích chuột vào nút OK.
+> Để đánh số cho các đoạn : Chọn thẻ Nummbered chọn cách đánh số và kích
chuột vào nút OK.
* Lu ý chọn nút Customize để điều chỉnh chi tiết kiểu đánh số hoặc nhấn mạnh đã
chọn.
Muốn huỷ bỏ đánh số vào dấu nhấn mạnh cho đoạn văn bản trớc hết chọn đoạn văn
bản đã đợc đánh số hoặc tạo dấu nhấn mạnh rồi bật nút Bullets hoặc Numbering trên
thanh định dạng.
6 - Phóng to kí tự đầu đoạn văn bản
+> Chọn kí tự cần định dạng .
+> Chọn lệnh Drop Cap trong trình đơn Format.
+> Chọn kiểu drop cap tại ở mục Position gồm :
- None : Không tạo drop cap.
- Dropped : Phóng to kí tự.
- In Margin : Phóng to kí tự và đặt nằm trên cột riêng .
Red Heart
55
Microsoft Word 2000
+> Chọn kiểu chữ cho kí tự phóng to ở hộp Font.
+> Chọn số dòng chứa kí tự đợc phóng to tại mục Lines to drop.
+> Mục Distance from Text dùng đặt khoảng cách từ kí tự phóng to đến văn bản .
+> Chọn OK để thực hiện lệnh và đóng hộp thoại .

Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng, rồi chọn Table trong Table\Insert.
Red Heart
57
Microsoft Word 2000
+> Nhập số cột và số hàng của bảng muốn chèn tại Number of Columns và Number
of Rows.
+> Xác định độ rộng của cột ở mục AutoFit behavior gồm các tuỳ chọn :
- Fixed column width : ngời dùng đặt chính xác độ rộng hoặc để Word tự động xác
định độ rộng của các cột, thờng chọn Auto.
- AutoFit to contents : Word tự động điều chỉnh độ rộng của cột sao cho luôn đủ
chứa nội dung của các ô trong cột.
- AutoFit to windows : lấy độ rộng cột tơng ứng với kích thớc của cửa sổ tài liệu.
+> Kích chuột vào vào nút OK để chèn bảng.
2 - Biên tập lại dạng thức của bảng
a - Di chuyển con trỏ soạn thảo trong bảng
Tab : Di chuyển con trỏ đến ô kế tiếp.
Shift + Tab : Di chuyển con trỏ về ô trớc.
Alt + Home : Di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của hàng hiện thời.
Alt + End : Di chuyển con trỏ đến ô cuối cùng của hàng hiện thời.
Alt + PageUp : Di chuyển con trỏ về ô trên cùng của cột hiện thời.
Alt + PageDown : Di chuyển con trỏ xuống ô dới cùng của cột hiện thời.
b - Chọn ô
<+> Chọn ô đơn : Đặt chuột đến vùng chọn của ô và bấm đơn.
<+> Chọn các ô liên tiếp : Bấm chuột ở ô đầu và kéo đến ô cuối (nếu dùng bàn
phím: ấn giữ phím Shift + phím di chuyển con trỏ để chọn.
<+> Chọn 1 hoặc nhiều cột : Đặt chuột lên trên cột cần chọn khi chuột chuyển sang
dạng kích chuột để chọn 1 hoặc nhiều cột liên tiếp.
<+> Chọn 1 hoặc nhiều hàng liên tiếp : Đặt chuột ra ngoài hàng cần chọn khi chuột
chuyển về dạng ngầm định kích chuột để chọn 1 hoặc nhiều hàng liên tiếp.
c - Xoá nội dung văn bản trong ô

* Lu ý : Với chiều cao của hàng nó sẽ đợc tự động mở rộng khi nhập văn bản đầy ô
hoặc nhấn phím Enter.
g - Tạo đờng viền cho bảng
+> Hiển thị thanh công cụ Tables and Borders (nếu nó bị tắt hiển thị).
+> Chọn kiểu nét viền trong hộp Line Style trên thanh Tables and Borders (nếu
muốn bỏ nét kiền chọn Line Style là No Border).
+> Nhấn nút Draw Table rồi thực hiện thao tác vẽ trên các đờng cần tạo nét viền
hoặc muốn xoá nét viền đi.
h - Xoá đờng trong bảng
Để xoá đờng trong bảng nhấn nút Eraser rồi thực hiện thao tác vẽ trên các đờng
muốn xoá.
Red Heart
59
Microsoft Word 2000
VI - Thay đổi dạng thức hiển thị tài liệu
1 - Các chế độ trình bày màn hình
a - Chế độ thờng
Để giảm thời gian xử lý tài liệu ngời ta thờng làm việc ở chế độ Normal. Chế độ này
cho phép quan sát tất cả các định dạng đặc biệt trên màn hình rất giống khi in ra giấy.
Tuy nhiên một số đặc điểm khác nh : tiêu đề, đờng ranh giới văn bản không đ ợc hiện
hoặc đơn giản hoá để tăng tốc độ soạn thảo.
Để chuyển sang chế độ này chọn lệnh Normal trong trình đơn View hoặc bấm vào
nút đầu tiên góc dới bên trái thanh cuộn ngang để chọn.
b - Chế độ tổ chức tài liệu dới dạng trang Web
ở chế độ này tài liệu đợc hiển thị giống nh đợc duyệt bởi một trình duyệt Web.
Muốn chuyển sang chế độ này chọn lệnh Web Layout trong trình đơn View hoặc
bấm vào nút thứ hai góc dới bên trái thanh cuộn ngang để chọn.
c - Chế độ trình bày trang
Đây là chế độ trình bày trang giống nh khi in ra giấy. Nó hiện tất cả các thành phần
hiện có của 1 trang tài liệu. Nhợc điểm của chế độ này là làm cho tốc độ xử lý của Word

+> Chọn nút Close để quay về tài liệu hiện hành.
3 - Thay đổi tỉ lệ hiển thị tài liệu
Để thay đổi tỉ lệ hiển thị tài liệu mở trình đơn View chọn lệnh Zoom rồi chọn tỉ lệ
hiển thị ở mục Zoom to hay đặt tỉ lệ tuỳ ý tại hộp Percent.
4 - Bật tắt hiển thị các thanh công cụ
Để bật hay tắt hiển thị các thanh công cụ mở trình đơn View chọn Toolbars rồi chọn
thanh công cụ cần hiện hoặc ẩn.
Để thêm hoặc bớt nút lệnh trên thanh công cụ chọn lệnh Customize khi hộp thoại
Customize xuất hiện chọn thẻ chọn thẻ Commands, để lại bỏ nút lệnh chỉ cần kích vào nút
lệnh đó rồi kéo nó ra khỏi thanh công cụ. Muốn thên nút lệnh cần chọn loại lệnh ở mục
Categories rồi kích vào nút lệnh cần thêm trong hộp Commands vào kéo nó vào thanh
công cụ cần đặt.
Lu ý : Một số thanh công cụ sẽ tự hiển thị khi chọn làm việc với đối tợng của nó.
VII - Đối tợng của microsoft Word
1 - Chèn kí hiệu đặc biệt
+> Xác định vị trí muốn chèn kí hiệu đặc biệt vào tài liệu soạn thảo.
+> Thực hiện lệnh Symbol trong thực đơn Insert.
+> Chọn thẻ Symbol rồi chọn bộ kí tự đặc biệt trong hộp Font. Chọn font Symbol để
hiện thị bảng danh sách kí tự đặc biệt hoặc chọn Wingdings để hiện thị bảng danh sách
biểu tợng đặc biệt.
Red Heart
61
Microsoft Word 2000
+> Chọn kí hiệu cần chèn rồi kích chuột vào nút Insert.
+> Thực hiện lại hai thao tác trên để chèn các kí hiệu khác nhau.
+> Chọn Close để đóng hộp thoại.
2 - Chèn ảnh vào tài liệu
+> Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn ảnh.
+> Thực hiện lệnh Picture Clip Art trong thực đơn Insert.
+> Khi hộp thoại xuất hiện chọn thẻ Pictures tiếp theo chọn loại ClipArt.

Thay đổi độ dãn của văn bản trong
hiệu ứng
Canh chỉnh văn bản trong hiệu ứng
Xoay đứng văn bản trong hiệu ứng
Tăng chiều cao của văn bản trong hiệu ứng
Thay đổi kiểu bao bọc của văn bản với WordArt
5 - Hiệu chỉnh các đối tợng
a - Thay đổi kích thớc đối tợng
+> Chọn đối tợng cần thay đổi kích thớc, khi xuất hiện đờng bao nh hình vẽ :
+> Đặt chuột tại các nút khi nó chuyển thành thì kích kéo để thay đổi thay đổi
kích thớc của đối tợng.
b - Hiệu chỉnh nội dụng
Để hiệu chỉnh nội dụng của đối tợng nào kích kép vào đối tợng đó, khi đã vào môi
trờng tạo đối tợng tiến hành hiệu chỉnh nội dung.
Red Heart
63
Microsoft Word 2000
vIII - Đồ họa trong Winword
1- Cách vẽ 1 chi tiết
+> Chọn nút công cụ vẽ.
+> Kéo con trỏ chuột đến vị trí cần vẽ, lúc này con trỏ có hình dấu cộng (+).
+> Kích giữ phím chuột tại vị trí xuất phát rồi kéo về hớng muốn phát triển hình .
+> Khi trên màn hình xuất hiện nét vẽ nh mong muốn nhả tay để kết thúc vẽ.
2 - Thanh công cụ Drawing
Nút hiệu chỉnh nét vẽ (Group, UnGroup, Order, Grid, Rotate and flip, Text
Wrapping, Change AutoShape, Set AutoShape Default)
Chọn đối tợng
Xoay tự do đối tợng
Các công cụ vẽ hình với kiểu dáng thiết kế trớc
Công cụ vẽ đờng thẳng

+> Chuyển tài liệu cần tạo tiêu đề thành hiện hành.
+> Vào menu View và chọn lệnh Header and Footer phần diện tích dành cho tiêu đề
sẽ đợc xuất hiện cùng với thanh công cụ Header and Footer.
+> Chuyển đến tiêu đề cần tạo rồi nhập nội dung cho tiêu đề đó.
* Nội dung của tiêu đề có thể định dạng nh văn bản bình thờng.
+> Bấm vào nút Close để chuyển về màn hình soạn thảo.
3 - Xoá bỏ các tiêu đề về số trang
Muốn xoá bỏ tiêu đề và số trang, mở hiển thị tiêu đề của một trang bất rồi xoá hết
nội dung của nó, sau đó đóng tiêu đề nh vậy phần tiêu đề sẽ tự động đợc loại bỏ cho tất cả
các trang.
4 - In tài liệu
a - Thao tác in
+> Mở hoặc chuyển sang tài liệu cần in.
+> Kiểm tra tài liệu trớc khi in.
Red Heart
65
Microsoft Word 2000
+> Chọn lệnh Print trong trình đơn File.

+> Kiểm tra lại các thiết lập của máy in ngầm định ở mục Printer.
+> Chọn vùng in trong mục Page Range gồm các tuỳ chọn : All in toàn bộ các trang
trong tài liệu; Current page in trang hiện thời (trang chứa con trỏ soạn thảo); Selection in
vùng văn bản đã đợc chon trớc; Pages in trang chỉ định, nếu là các trang liên tiếp dùng
dấu "-" để ngăn cách trang đầu và trang cuối, các trang không liên tiếp dùng dấu "," để
ngăn cách.
+> Đặt số lợng bản in vào hộp Copies; tuỳ chọn Collate dùng đặt thứ tự in.
+> Kiểm tra đối tợng in ở hộp Print What đảm bảo đã chọn Document.
+> Xác định trang in tron hộp Print chọn :
- All Pages in Range in toàn bộ các trang trong tài liệu.
- Old Pages in các trang lẻ tong tài liệu.