PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC
I. VAI TRÒ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG LAO
ĐỘNG CỦA CON NGƯỜI
1. Thực chất của cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu
thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt
nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung.
Trong quá trình phát triển của xã hội cũng như của tổ chức, các hoạt động ngày
càng rộng, đa dạng, phức tạp và mục đích cũng thường xuyên biến đổi, vì thế cơ cấu tổ
chức ngày càng phức tạp và biến đổi theo. Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức
đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa theo chức năng thành các bộ phận trong tổ chức sao
cho các bộ phận đó phối hợp hoạt động nhịp nhàng, không chồng chéo, trùng lặp nhằm
đạt mục tiêu đề ra. Như vậy cần phải thường xuyên đánh giá tính hiệu quả, hợp lý của
cơ cấu tổ chức . Các tiêu chuẩn thường sử dụng để đánh giá như mức độ gọn nhẹ, ít đầu
mối, ít bộ phận mà vẫn hoạt động nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao.
Cơ cấu tổ chức chia thành nhiều tầng, nhiều cấp phụ thuộc vào yêu cầu nhiệm vụ
của tổ chức. Việc phân chia vừa là đòi hỏi khách quan, vừa có yếu tố chủ quan. Trong
các tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cơ
cấu tổ chức gồm cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.
1
 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển người ta đa tách
chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức năng độc lập. Để thực
hiện chức năng quản lý phải có bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức, có vai trò cực kỳ quan
trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức vì nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt
động của tổ chức. Bộ máy quản lý thường được tổ chức theo các loại cơ cấu sau:
- Cơ cấu theo trực tuyến:
Ưu điểm: Thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải
chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
Nhược điểm: Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng

Đối tượng quản lý
2
Đối tượng quản lý
1
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng
- Cơ cấu trực tuyến – tham mưu:
Người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm với người thừa hành
trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp, người lãnh đạo phải thao khảo các ý
kiến chuyên gia.
4
Đối tượng quản lý 2Đối tượng quản lý 1
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo cấp 2
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Người lãnh đạo cấp 1
Ưu điểm: Cho phép người lãnh đạo tận dụng được tài năng, chuyên môn của các
chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức
Nhược điểm: Người lãnh đạo phải kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh
vực.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu

Để đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phương
pháp khác nhau như phương pháp tương tự, phương pháp phân tích, phương pháp thăm
dò phản ứng, phương pháp khảo sát trực tiếp….
− Phương pháp tương tự cho phép khi so sánh các tổ chức tương đối đồng nhất về
chức năng, nhiệm vụ thì có tương đối đồng nhất về cơ cấu tổ chức hay không?
− Phương pháp phân tích cho phép đi sâu và hiểu kỹ hơn các lý do, những yếu tố
ảnh hưởng gây nên sự khác biệt trong cơ cấu tổ chức, chỉ những bộ phận, những
6
yếu tố không hợp lý trên cơ sở phân tích các chức năng, nhiệm vụ và mối quan
hệ của các bộ phận trong tổ chức.
3. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
 Các yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thay đổi dưới sự tác động của cả các yếu tố khách quan và chủ quan.
 Yếu tố khách quan:
- Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó;
- Khối lượng nhiệm vụ, kế hoạch được giao;
- Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động;
- Số lượng người và trình độ thích ứng của họ với các nhiệm vụ được giao;
- Môi trường và phạm vi hoạt động của tổ chức;
 Yếu tố chủ quan:
- Trình độ, năng lực của người lãnh đạo cũng như ý chí của họ;
- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ;
- Trình độ năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức;
- Quan hệ bên trong tổ chức (mức độ thể hiện quyền lực, mức độ kiểm soát của
lãnh đạo và mức độ hợp tác giữa các nhân viên);
- Mức đảm nhận của các nhân viên trong tổ chức;
 Các yếu tố hình thành cơ cấu tổ chức:
Khi nghiên cứu các cơ sở của cơ cấu tổ chức, Stephen P.Robins- tác giả cuốn
“Những vấn đề cốt yếu của hành vi tổ chức” (tái bản lần 5, tài liệu dịch), đã nêu ra 6
yếu tố cơ bản hình thành nên cơ cấu tổ chức. Đó là:

nhiều trường hợp sẽ cản trở sự phát triển của tổ chức, nhưng thay đổi một cơ cấu tổ
chức lỗi thời lại không phải là vấn đề đơn giản vì có nhiều yếu tố sẽ cản trở sự thay đổi
này. Cũng theo Stephen P.Robins, nguyên nhân của sự cản trở có thể xuất phát từ:
 Cá nhân: Bao gồm: Thói quen con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tố
kinh tế (lo sợ giảm thu nhập…), nỗi lo sợ không được ai biết đến (không nổi
tiếng), xử lý thông tin có lựa chọn…
 Tổ chức: Bao gồm: Sự thiếu năng động (tính ỳ) của cơ cấu tổ chức), chú trọng
thay đổi đồng bộ, sự thiếu năng động của nhóm, mối đe dọa đối với kiến thức
8
chuyên môn và sự không lành nghề, đe dọa đối với các mối quan hệ quyền lực và
sự phân bổ quyền lực đã được thiết lập…
Muốn thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng tiến bộ, người lãnh đạo phải nắm được
các yếu tố thúc đẩy và các yếu tố cản trở sự thay đổi tổ chức của mình.
 Những đòi hỏi đối với người phân tích khi phân tích cơ cấu tổ chức:
- Nghiên cứu, nắm chắc thực trạng hoạt động và mục tiêu chiến lược của tổ chức;
- Xem xét cơ cấu tổ chức hiện tại dưới các góc độ: các bộ phận hợp thành, chức
năng của từng bộ phận đó, mối quan hệ giữa chúng, số lượng và chất lượng cán
bộ trong từng bộ phận;
- Có phương pháp luận và phương pháp phân tích thích hợp;
- Phát hiện các yếu tố cơ bản tác động đến cơ cấu tổ chức, phân biệt các yếu tố
tích cực và tiêu cực, xác định mức ảnh hưởng của từng yếu tố;
- Sử dụng thành thạo các công cụ toán học để thề hiện các quá trình và kết quả
phân tích;
- Đề xuất phương hướng và giải pháp cải tiến cơ cấu tổ chức.
4. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức
Việc đánh giá hiệu quả hay tính hợp lí của một cơ cấu tổ chức là vô cùng quan
trọng đối với mỗi tổ chức đó. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để tổ chức hoàn thiện bộ máy
quản lí của mình thông qua so sánh kết quả lúc trước và sau khi có các thay đổi nhất
định. Ở mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những cách đánh giá khác nhau. Tuy nhiên hầu hết
các chỉ tiêu đánh giá của tổ chức đều xoay quanh 2 chỉ tiêu chính.

trong lĩnh vực lao động, thương binh và xã hội, hướng dẫn kiểm tra và thanh tra
việc thực hiện các chính sách lao động, thương binh và xã hội, sửa đổi, bổ sung
và thay đổi những chế độ chính sách lao động, thương binh và xã hội không còn
phù hợp. Đây là chức năng cơ bản nhất.
- Chức năng sự nghiệp liên quan đến việc thực hiện các chính sách xã hội như
chăm sóc, nuôi dưỡng thương bệnh binh, những người già cô đơn, trẻ em tàn tật,
tổ chức chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách, dạy nghề gắn với giải quyết
việc làm….

Sơ đồ về cơ cấu ngành Lao động – Thương binh và Xã hội
11
Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ
Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội
Ủy ban nhân dân
tỉnh
Các đơn vị sự
nghiệp thuộc Bộ
Lao động
Thương binh và
Xã hội, thuộc sở
Lao động -
thương binh và
Xã hội
Sở Lao động -
Thương binh và Xã hội tỉnh,
thành phố thuộc Trung ương
Ủy ban nhân dân
quận, huyện
Phòng Lao động

Vụ Kế hoạch - Tài chính
Vụ Pháp chế
Vụ Tổ chức cán bộ
Thanh tra
Văn phòng
Cục Quản lý Lao động ngoài nước
Cục An toàn lao động
Cục Người có công
Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội
Cục Việc làm
Cục Bảo trợ xã hội
Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em
Tổng cục dạy nghề
Các Ban Quản lý lao động ở nước ngoài
Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước
đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước
Viện Khoa học Lao động và Xã hội
13
Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng
Trung tâm Thông tin
Tạp chí Lao động và Xã hội
Báo Lao động và Xã hội
Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng CB, công chức LĐ - XH
Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam
Trung tâm Hỗ trợ phát triển quan hệ lao động
Các đơn vị sự nghiệp khácđơn vị sự nghiệp khác
Viện Nghiên cứu khoa học dạy nghề
Trường Đại học Lao động – Xã hội
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Nam Định
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh

Các Sở Lao động-Thương binh và Xã hội
Cơ cấu tổ chức trên cho thấy tính chất phức tạp của bộ. Một trong những nguyên
nhân gây nên sự phức tạp trong cơ cấu của Bộ là do việc nhập Bộ Thương binh và Xã
hội vào Bộ lao động cũ (năm 1987) cũng như do tính chất cấp bách của vấn đề xã hội
hiện nay.
b. Cơ cấu tổ chức của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Hiện nay ở 61 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (trừ Thành phố Đà Nẵng
mới chuyển lên) để có Sở Lao động- Thương binh và Xã hội. Tùy theo qui mô của tỉnh,
15
thành phố mà qui mô Sở Lao động- Thương binh và Xã hội lớn hay nhỏ, với cơ cấu tổ
chức từ 6-10 phòng, chưa kể lãnh đạo Sở (Giám đốc và các Phó Giám đốc Sở).
Trong đó cơ cấu tổ chức 6 phòng thường là phòng Tổng hợp- Tổ chức- Hành
chính; phòng Lao động- Tiền lương; phòng Thương binh xã hội; phòng Tài chính- Kế
toán; phòng thanh tra và phòng chống tệ nạn xã hội.
Còn sở có cơ cấu phức tạp thường có 10 phòng sau: Phòng Kế hoạch tổng hợp;
phòng Quản lí đào tạo, dạy nghề; phòng Chính sách Lao động- Việc làm; phòng Tài
chính- Kế toán; phòng thanh tra chính sách; phòng bảo trợ xã hội; phòng tổ chức đào
tạo; phong thanh tra kĩ thuật an toàn, Bảo hộ lao động; phòng chính sách đối với người
có công và phòng Hành chính quản trị . Đây cũng chính là cơ cấu tổ chức của Sở Lao
động- Thương binh và Xã hội của Thành phố Hà Nội. Ngoài các phòng chức năng, Sở
lao động- Thương binh và xã hội còn quản lí Chi cục phòng chống TNXH và các đơn
vị sự nghiệp như các trung tâm dịch vụ việc làm, các cơ sở nuôi dưỡng thương binh,
người già, cán bộ lão thành cách mạng, trẻ mồ côi, những người tàn tật, các trung tâm
Bảo trợ xã hội, các cơ sở sản xuất kinh doanh của thương binh và người tàn tật.
Ví dụ: Cơ quan Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh bao
gồm 6, thanh tra an toàn lao động trên địa bàn Thành phố; 6 phòng, ban thực hiện công
phòng, ban thực hiện chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc Sở về các lĩnh vực chính
sách lao động, việc làm, dạy nghề, chính sách có công, chính sách xã hội, thanh tra
chính sách tác bảo đảm hoạt động ngành.
Các phòng ban chuyên môn:

nhiệm. Như vậy, cơ cấu tổ chức của Ngành Lao động- Thương binh và Xã hội là một hệ
thống hoàn chỉnh từ cơ sở phường, xã tới trung ương. Nhờ đó, mà các nhiệm vụ của
Ngành được triển khai và thực hiện một cách nhanh chóng từ trên xuống dưới. Tuy
nhiên, nếu nghiên cứu sâu cơ cấu tổ chức chúng ta sẽ thấy một trong những điểm yếu
hiện nay của Ngành Lao động- Thương binh và Xã hội là trình độ của các cán bộ cơ sở,
đặc biệt là ở cấp phường, xã còn thấp. Cấp phường, xã là cấp cơ sở nhỏ nhất, nhưng
quan trọng nhất để triển khai thực thi các chế độ chính sách của Nhà nước. Để công tác
quản lý Lao động - Thương binh và Xã hội vào nề nếp đòi hỏi phải tăng cường cán bộ
chuyên trách về lao động cho các xã phường trong cả nước.
2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Lao động – Tiền lương trong các doanh nghiệp
Phòng Lao động- Tiền lương là một bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng về
quản lý lao động tiền lương.
Trước năm 1986, khi nền kinh tế chưa chuyển sang cơ chế thị trường, các doanh
nghiệp đều có phòng Lao động- Tiền lương hoạt động như một phòng có chức năng độc
lập và có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.
Tuy nhiên, sau đó chức năng tổ chức lao động, tiền lương ít được quan tâm như
trước và hoạt động của nó vì thế mà ngày các yếu dần. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là
các doanh nghiệp nhỏ đã xóa hoặc đổi tên phòng đó , ghép chúng vào các bộ phận khác
nhau để hình thành phòng mới với tên gọi khác nhau. Tên phổ biến nhất hiện nay là
phòng Tổ chức- Hành chính được hình thành trên cơ sở gộp hai chức năng tổ chức và
hành chính với hai bộ phận Tổ chức và Hành chính.
19
Ví dụ về cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – hành chính của Công ty Nhựa Hà Nội hiện
tại:
Sơ đồ 6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính của công ty nhựa Hà
Nội

20
Trưởng phòng Tổ chức-
Hành chính

Tổ chức bộ máy nhân sự
Phó phòng phụ trách bộ phận
Lao động – Tiền lương
L
Lễ
tân
T
Tạp
vụ
L
Lái
xe
N
Nhân
viên
bảo
vệ, tự
vệ
Chuyên
viên thi
đua
Chuyên
viên cán
bộ
Chuyên
viên
Đào tạo
– Tiền
lương
Chuyên viên