Trả lời điện thoại - Bí quyết tạo dựng ấn
tượng với khách hàng Đối với nhiều doanh nghiệp, kỹ năng trả lời điện thoại của nhân viên đóng vai trò
rất quan trọng. Điện thoại hiện vẫn là đầu mối liên hệ chính của hầu hết các
doanh nghiệp với khách hàng. Và cách bạn trả lời điện thoại sẽ tạo nên ấn tượng
đầu tiên về doanh nghiệp của bạn với khách hàng. Các bí quyết trả lời điện thoại
sau đây sẽ giúp bạn đảm bảo rằng người gọi cảm nhận được họ đang làm việc với
một doanh nghiệp thành công.
1) Trả lời tất cả các cuộc gọi điện thoại đến trước hồi chuông thứ ba.
2) Khi trả lời điện thoại, hãy tỏ thái độ thân thiện, cởi mở và nhiệt tình. Đôi khi
giọng bạn ở đầu dây điện thoại là ấn tượng duy nhất về công ty của người gọi
điện.
3) Khi trả lời điện thoại, hãy đón chào người gọi một cách lịch sự và tự giới thiệu
bản thân và cơ quan của bạn. Chẳng hạn như: “Xin chào. Đây là công ty Cypress
Technologies. Susan đang nghe máy. Tôi có thể giúp gì cho ông/bà ạ?” Như thế
không ai phải hỏi xem họ đã gọi điện đến đúng chỗ cần gặp chưa.
4) Phát âm rõ ràng, giữ giọng nói to ở mức trung bình. Hãy nói chậm rãi và rõ
ràng khi trả lời điện thoại để người gọi có thể hiểu được bạn một cách dễ dàng.
5) Kiểm soát ngôn ngữ sử dụng khi trả lời điện thoại. Tránh dùng từ lóng hoặc biệt
ngữ, thuật ngữ khó hiểu. Chẳng hạn như thay vì nói “OK” hay “Không vấn đề gì,”
bạn hãy nói “Rất tốt,” “Chắc chắn rồi” hay “Đồng ý.” Nếu bạn là người hay dùng
các từ lấp chỗ trống như “ừm”, các ngữ “ông/bà biết đấy”, “rằng thì là mà”, hãy tự
huấn luyện để tránh sử dụng các từ đó khi nói chuyện điện thoại.
6) Hãy tập sao cho giọng và từ ngữ bạn sử dụng nghe thật lạc quan ngay cả trong
những ngày mệt mỏi. Chẳng hạn như thay vì nói: “Tôi không biết”, hãy nói: “Để
tôi tìm hiểu về vấn đề đó.”
7) Ghi các tin nhắn điện thoại cẩn thận và chính xác. Nếu có từ nào bạn không
hiểu hoặc không đánh vần được, chẳng hạn như họ của người nào đó, hãy yêu cầu
người gọi điện nhắc lại hoặc đánh vần từ đó cho bạn. Sau đó hãy đảm bảo để tin