SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH ĐỒNG NAI

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
Người thực hiện: Dương Quốc Hội
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục 
- Phương pháp dạy học bộ môn: 
- Lĩnh vực khác:  Có đính kèm:
 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác

Năm học: 2012 - 2013 SƠ YẾU LÍ LỊCH

là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc,
quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia
đình, xã hội của người cán bộ.
Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với
bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của
bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học
đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất.
Xuất phát từ những vấn đề với tính chất quan trọng nêu trên chính vì vậy
việc quản lý hồ sơ cán bộ là một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý cán
bộ hiện nay và mãi sau này.
Vậy thực trạng hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ ở các đơn vị cơ sở ra
sao? Việc sắp xếp, bảo quản và khai thác thông tin phục vụ cho công tác cán bộ
có đạt kết quả không? Và từ đó chúng ta có những biện pháp hữu hiệu nào để có
thể sắp xếp, bảo quản, cập nhật thông tin kịp thời và khai thác có hiệu quả nhất?
Với phạm vi của một đơn vị giáo dục, với kinh nghiệm của bản thân, đề
tài này tôi không có tham vọng trình bày ở một lĩnh vực rộng trong việc bảo
quản hồ sơ cán bộ mà chỉ xin nêu một số kinh nghiệm thu lượm được trong quá
trình công tác của chính bản thân mình mà thôi- Ở góc độ của một Trường
THPT.
- Thực trạng hiện nay

Một điều không thể không đề cập đến là: Mỗi đơn vị đều có mỗi kiểu
quản lý hồ sơ cán bộ khác nhau, chưa có được những nét định hình, thống nhất
chung, nên những kiểu quản lý ấy cũng góp phần làm cho công tác quản lý hồ
sơ thêm phần khó khăn khi cần tra cứu thông tin.
Xuất phát từ những vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ chưa có hiệu quả và chưa
có sự thống nhất từ các đơn vị cơ sở, với phạm vi của một đề tài nhỏ này tôi

thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ
sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc
làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ
mới thật sự có hiệu quả.
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên
chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.
+ Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm
theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc
thẩm quyền.
+ Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận
chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ.
+ Các đơn thư có liên quan đến bản thân củ
a cá nhân cán bộ (nếu có)
Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ
đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và
hướng dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục
dần những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước đ
ây).
Vấn đề thứ hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình
bày là:

2) Việc tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ:
a- Phần tổ chức:

Mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đoàn thể đều phải có hồ
sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng. Tuỳ theo từng đối tượng cũ hay mới tuyển dụng việc
lập hồ sơ cũng có những yêu cầu khác nhau chính vì vậy phần tổ chức (hay nói
cách khác là việc lập hồ sơ) có hai loại đối tượng cụ thể như sau:
* Đối với CC-VC mới lập hồ sơ ban đầu :

người quản lý hồ sơ cán bộ.
Chính vì vậy khi tiếp nh
ận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu,
lập danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá
trình tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả
các danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ
sung đầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một
cá nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận
phải kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý.
b-Phần quản lý :
Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm
công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng «nhiệt tình» với « nghề ». Đến một
cơ quan nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp
một trở ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là
một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học.
Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chí sau: « Sắp
xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ
bảo quản ».
Trong bảo quản hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những
cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo
quản mà ta thường thấy ở các đơn vị :
* Sắp xếp theo vần A, B, C, (hay theo mã số hồ sơ)
* Sắp xếp theo tổ chuyên môn.

Trong mỗi cách sắp xếp này đều có mỗi ưu điểm khác nhau nhưng theo
tôi cách sắp xếp thứ hai là dễ khai thác nhất. Trong thực tế, nếu có một cá nhân
nào thuyên chuyển đơn vị công tác trong hay ngoài huyện, việc lấy hồ sơ để
làm thủ tục giải quyết vẫn dễ dàng hơn cách thứ nhất. Việc sắp xếp theo vần A,
B, C, …cũng có những thuận lợi nhất định nhưng nếu gặp những cá nhân có vần
đầu của các chữ cái đầu là H, T, Th, …thì việc lấy hồ sơ vẫn khó khăn hơn

những điều đã làm đều trở nên vô nghĩa. Việc tấn công của các yếu tố khách
quan bên ngoài đối với hồ sơ là luôn luôn thường trực vì vậy đây là một việc
phải làm thường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi. Cần lưu ý một điều những tài
liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ.
Việc huỷ bỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định,
việc huỷ bỏ hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể và ghi rõ người cho phép huỷ
bỏ hồ sơ, biên bản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá nhân.
Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ cán bộ chúng ta cần phải thường xuyên
bổ sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ, các nghị quyết
điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm đánh
giá công tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết
luận … đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do cán
bộ tự khai theo quy đị
nh hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải
ghi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài
liệu, trích sao từ văn bản nào…
Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm
công tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng
khác nhau như về hưu, thôi việ
c, chết, chuyển đi, v…v thì loại đối tượng nào
được nhận, trả, chuyển hồ sơ, … .Những vấn đề này đã được quy định trong quy
chế 01/QCTC/TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong phạm vi đề tài này

bản thân tôi không đi sâu vào vấn đề này mà xin được đi vào một khía cạnh
khác cũng khá quan trọng : đó là việc mượn và trả hồ sơ cán bộ như thế nào?
Đối với vấn đề này người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ cần lưu ý các
điểm sau:
+ Các cơ quan, đơn vị chỉ được nghiên cứu hồ sơ cán bộ thuộc diện mình
quản lý, các trường hợp khác đều phải đượ
c sự đồng ý của cơ quan chủ quản

Hiện nay, đối với Trường PTDT Nội Trú Tỉnh Đồng Nai đã áp dụ-ng kế
hoạch triển khai việc ứng dụng chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị,
Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trường
đỡ bớt vất vả, nhưng v
ấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm
chính xác hơn. Hàng năm với gần 70 biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân
sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá
CC-VC hàng năm,v…v) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phần
mềm này không còn có thời gian. Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận với
chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu
thông tin từ các đơn vị về Phòng tổ chức Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho các
công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn.
Dù quản lý bằng khoa học công nghệ nhưng một điều cần lưu ý mà chúng
ta không thể không nhắc đến một lần nữa là: mọi cách tổ chức, bả
o quản hồ sơ
cán bộ bằng CNTT cũng không khác gì quản lý bằng hồ sơ giấy như đã nêu ở
trên. Mọi nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản đều không có gì
khác biệt ở hai cách quản lý đã nêu.
4-Kết quả đem lại:
Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với
các CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao. Thành công trong việc
quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất.

Vấn đề này không những thành công ở những trường THPT mà còn áp
dụng có hiệu quả ở những Trung tâm Giáo dục thường xuyên cũng như các
trường tư thục khác trong toàn tỉnh. Bước đầu đã khắc phục những sai sót và
khai thác có hiệu quả những thông tin về cán bộ, giúp cho người làm công tác
quản lý cán bộ đỡ vất vả hơn trước khá nhiều.

III. PHẦN KẾT LUẬN


DƯƠNG QUỐC HỘI