SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH ĐỒNG NAISÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ
Người thực hiện: Dương Quốc Hội
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Quản lý giáo dục 
- Phương pháp dạy học bộ môn: 
- Lĩnh vực khác: 
Có đính kèm:
 Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác
Năm học: 2012 - 2013
SƠ YẾU LÍ LỊCH
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Dương Quốc Hội
2. Ngày tháng năm sinh: 20/11/1983
3. Giới tính: Nam
4. Địa chỉ: Trường PTDTNT tỉnh Đồng Nai.
5. Điện thoại: Cơ quan: 0613 868 367; Di động: 0933 571 878
6. E-mail: [email protected]
7. Chức vụ : Kế toán
8. Đơn vị công tác : TRƯỜNG PTDTNT TỈNH ĐỒNG NAI
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao nhất) cao nhất :
Trung cấp kinh tế.
Năm nhận bằng : 2006
Chuyên ngành đào tạo : Kế toán.
MỘT SỐ KINH NGHIỆM
TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ

PHẦN II
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ.
Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ theo một
nguyên tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong cơ quan phải có
hồ sơ đầy đủ” – Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải
biết được những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ.
Vì vậy vấn đề đầu tiên mà tôi muốn trình bày là:
1) Những tài liệu cần có của một hồ sơ cán bộ:
Bất kỳ một hồ sơ cán bộ nào yêu cầu tối thiểu hiện nay cũng cần phải có
những loại tài liệu sau đây:
+ Quyển lý lịch cán bộ:
Theo quy định của mới nhất của Bộ nội vụ kèm theo Quyết định số
06/2007/Q Đ/BNV ngày 18/06/2007 mỗi cán bộ phải tự khai quyển lý lịch theo
mẫu quy định chung (mẫu 1a-BNV/2007) có dán ảnh 4 x 6, ghi rõ ngày và nơi
khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên.
(Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu
thì việc ký tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi
cá nhân có hộ khẩu thường trú; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ
thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ).
+ Các bản sơ yếu lý lịch:
Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý cán bộ có thể yêu cầu
cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007.
+ Các bản bổ sung lý lịch:
Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản
thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ
sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc
làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ
mới thật sự có hiệu quả.
+ Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên
chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v…v.

cho thấy, lập hồ sơ ban đầu là một việc làm mới đối với bản thân người được
tuyển dụng lần đầu cho nên trong việc kê khai có một số mục thông tin thường
hay bị bỏ trống. Trong quá trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này
việc bổ sung thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn. Đây là một lỗi thường
hay gặp trong thực tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận hơn.
* Đối với CC-VC đã có thâm niên công tác :
Việc quản lý hồ sơ cán bộ của các các nhân có quá trình công tác lâu dài
đang là một vấn đề luôn làm cho những người quản lý hồ sơ khá vất vả. Các yếu
tố khách quan bên ngoài chẳng hạn như : thay đổi môi trường công tác, hư
hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ, v v, đã làm thất lạc một số tài
liệu trong hồ sơ của cá nhân. Bên cạnh đó yếu tố chủ quan do người quản lý hồ
sơ cũng đã góp phần làm cho việc tập hợp các thông tin của một cá nhân không
được đầy đủ.
Để đảm bảo hồ sơ cán bộ đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày
một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin
thất lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của
người quản lý hồ sơ cán bộ.
Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu,
lập danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá
trình tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả
các danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ
sung đầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một
cá nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận
phải kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý.
b-Phần quản lý :
Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm
công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng «nhiệt tình» với « nghề ». Đến một
cơ quan nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp
một trở ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là
một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học.

bộ như : họ và tên, bí danh, quê quán, đơn vị công tác, mã số hồ sơ (nếu có)…
Trong điều kiện hiện nay, do cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nên trong
thực tế việc có riêng một phòng để bảo quản hồ sơ cán bộ là chưa thể đáp ứng
được. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ ta vẫn thường chung với phòng làm việc,
nhưng dù chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt
các điều kiện sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ,
chất cháy, cần được trang bị các phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối,
mọt, chuột, dán,v…v.
Tất cả hồ sơ cán bộ đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu
chúng ta không có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra,v…v, thì tất cả
những điều đã làm đều trở nên vô nghĩa. Việc tấn công của các yếu tố khách
quan bên ngoài đối với hồ sơ là luôn luôn thường trực vì vậy đây là một việc
phải làm thường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi. Cần lưu ý một điều những tài
liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ.
Việc huỷ bỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định,
việc huỷ bỏ hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể và ghi rõ người cho phép huỷ
bỏ hồ sơ, biên bản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá nhân.
Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ cán bộ chúng ta cần phải thường xuyên
bổ sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ, các nghị quyết
điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm đánh
giá công tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết
luận … đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do cán
bộ tự khai theo quy định hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải
ghi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài
liệu, trích sao từ văn bản nào…
Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm
công tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng
khác nhau như về hưu, thôi việc, chết, chuyển đi, v…v thì loại đối tượng nào
được nhận, trả, chuyển hồ sơ, … .Những vấn đề này đã được quy định trong quy
chế 01/QCTC/TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong phạm vi đề tài này

lý bớt đi phần nào sự vất vả. Nếu chúng ta biết kết hợp cả hai cách quản lý thì
việc khai thác thông tin về bất kỳ một người nào thuộc quyền quản lý sẽ đơn
giản hơn nhiều.
Hiện nay, đối với Trường PTDT Nội Trú Tỉnh Đồng Nai đã áp dụ-ng kế
hoạch triển khai việc ứng dụng chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị,
Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trường
đỡ bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm
chính xác hơn. Hàng năm với gần 70 biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân
sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá
CC-VC hàng năm,v…v) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phần
mềm này không còn có thời gian. Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận với
chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu
thông tin từ các đơn vị về Phòng tổ chức Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho các
công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn.
Dù quản lý bằng khoa học công nghệ nhưng một điều cần lưu ý mà chúng
ta không thể không nhắc đến một lần nữa là: mọi cách tổ chức, bảo quản hồ sơ
cán bộ bằng CNTT cũng không khác gì quản lý bằng hồ sơ giấy như đã nêu ở
trên. Mọi nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản đều không có gì
khác biệt ở hai cách quản lý đã nêu.
4-Kết quả đem lại:
Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với
các CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao. Thành công trong việc
quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất.
Vấn đề này không những thành công ở những trường THPT mà còn áp
dụng có hiệu quả ở những Trung tâm Giáo dục thường xuyên cũng như các
trường tư thục khác trong toàn tỉnh. Bước đầu đã khắc phục những sai sót và
khai thác có hiệu quả những thông tin về cán bộ, giúp cho người làm công tác
quản lý cán bộ đỡ vất vả hơn trước khá nhiều.
III. PHẦN KẾT LUẬN
Tóm lại: Đây là những kinh nghiệm bản thân tôi đã rút ra trong quá trình