Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
1
1
CHUYÊN ĐỀ 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
Accounting Information Systems
AIS
2
NỘI DUNG
 Các thành phầncủaHệ thống Thông
tin Kế toán
 Các mô hình AIS
 Vai trò củaAIS
 Phát triểnAIS
 Các công cụ mô tả AIS
3
Hệ thống
Là mộttổng thể bao gồmcácbộ phận, thành phần
có mốiquanhệ vớinhauđể thựchiệnnhững
mục tiêu chung nhất định
B
A
C
D
Mụctiêu
4
Hệ thống thông tin quảnlý
 Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưutrữ, xử lý
dữ liệucủa các quá trình sảnxuấtkinhdoanh
nhằm cung cấpcácthôngtin hữu ích cho các

lý cấp cao
Các cấp độ thông tin cung cấp
6
Phân loạithôngtin
Không cấu
trúc
Có cấutrúc
Chiếnlược
Tổng hợp/
Phân tích
Xử lý/Tác
nghiệp
Phân loạithôngtin
Tính chất
Mức độ không cấutrúccủa thông tin tỷ lệ nghịch với
khả năng thành công củaviệctổ chứchệ thống kế toán
Phân loạivànhậndạng yêu cầu thông tin như thế nào?
7
Quá trình SXKD và chu trình kinh doanh
Quá trình
Sảnxuất
kinh
doanh
Hoạt động A
Hoạt động …
Hoạt động B
Hoạt động C
Chu trình DT
Chu trình CP
Chu trình SX

Tuyểndụng – Trả lương
Sảnphẩm
Tiền
Tiền
Tiền
Nhân công
NVL
Dữ liệu
Dữ liệu
Dữ liệu
10
Hệ thống thông tin kế toán
Mụctiêu
DN
Thựchiệncác
hoạt động
cung cấp hàng
hóa dịch vụ có
giá trị cho
khách hàng
Chứcnăng
Kế toán
Cung cấpcác
thông tin hỗ trợ
hoạch định,
thựchiện, kiểm
soát, đánh giá
các hoạt động
củaDN
AIS

Ghi sổ
nhật
ký
Sổ nhật
ký
Chuyển
sổ
Sổ cái,
Sổ chi
tiết
Lập
báo
cáo
Báo
cáo tài
chính
Quá
trình
SXKD
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
4
13
Hạnchế củaAIS
hiệntại
AIS
Thông tin
Nội dung củahoạt
động kinh doanh
9 Chọnlọcnghiệpvụ
9 Không kịpthời

(Resources)
Đốitượng
(Agent)
Mô hình REAL
Dữ liệuthuthập
Nơichốn
(Location)
Xác định
như thế
nào?
16
AIS và QuảnTrị Doanh Nghiệp
Hoạch
định
Tổ chức,
thựchiện
Kiểmsoát,
đánh giá
Hoạt động
kinh doanh
AIS
Dữ
liệu
Xác lập Điềukhiển
Đề xuấtthayđổi
Quảntrị doanh nghiệp
Thông tin
đolường
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
5

-> Chu kì phát triểncủa HTTT kế toán
 Việctổ chức HTTT kế toán phải đượcthựchiện
trên cơ sở các mụctiêuđề ra
 Việctổ chức1 hệ thống thông tin kế toán
không phảilàcôngviệcnộibộ củabộ phậnkế
toán
Æ liênquanvàảnh hưởng đếntoàn
doanh nghiệp
20
Chu kì phát triểncủa HTTT k
ế toán
Nhu cầu
thay đổiAIS
Phân tích hệ
thống
Thiếtkế hệ
thống
Thựchiện
hệ thống
Vận hàn h hệ
thống
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
6
21
Vấn đề đặtrađốivớiAIS
 Mô hình, quá trình tổ chức
AIS
 Vai trò của AIS trong hoạt
động củaDN
 Ứng dụng công nghệ thông

(Data Flow Diagram - DFD)
 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các
dòng lưuchuyểndữ liệugiữa các thành phần,
điểmkhởi đầu, điểm đếnvànơilưutrữ dữ liệu
củamộthệ thống thông tin
 DFD có nhiềucấp
DFD khái quát (cấp0)
DFD cấp1
DFD cấp2
….
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
7
25
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU
 Phân cấpDFD
Điểm đầu
1.0
2.0
3.0
Điểmcuối
A
C
D
Lưutrữ
B
Cấp1
Điểm đầu
Hệ thống
Điểmcuối
A

 Là sơđồcấpcaonhấtmôtả 1 cách khái quát nội
dung củahệ thống bởi 1 hình tròn, biểudiễn
dòng dữ liệu đivào(inflow) vàđira(outflow)
giữahệ thống và các đốitượng bên ngoài hệ
thống.
 Đốitượng: Ngườihoặcvật (máy tính) thựchiện
hoặc điềukhiểncáchoạt động
 Đốitượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc
nhậndữ liệucủahệ thống (ko xử lý dữ liệu) Æ Có
vai trò là các điểm đầu, điểmcuốicủahệ thống
28
DFD c
ấp0 (
khái quát)
 DFD khái quát cho biết:
–Chứcnăng củahệ thống
–Phạmvi củahệ thống
Khách hàng
Hệ thống
thu tiền
bán chịu
Thanh toán
Kế toán
tổng hợp
Tổng hợp
thanh toán
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
8
29
DFD c

đã xác nhận
Sổ quỹ
Thông tin
thanh toán
Kế toán
tổng hợp
Thông tin
tổng hợp
31
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp0
 Bước1:Mô tả hệ thống hiệnhànhbằng các
đoạnvănmôtả
 Bước2:Lậpbảng đốitượng và các hoạt động
liên quan đếncácđốitượng đó
….
…… ……
Ghi số tiền, số hóa đơn, số
phiếuthuvàoTB trả tiền
LậpphiếuthuKế toán thanh toán
ChuyểnTB trả tiềnKhách hàng
Hoạt độngĐốitượng
32
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp0
 Bước3:Đánh dấucáchoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tảởbước2
 Hoạt động xử lý dữ liệubaogồm: truy xuất,
chuyểnhóa. Cáchoạt động nhậpliệu, sắpxếp,
xác nhận, tính toán, tổng hợp…
 Các hoạt động chuyểnvànhậndữ liệugiữacác
đốitượng không phải là hoạtxử lý dữ liệu

35
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp1
 Bước9:.Đọc lạibảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn
với nhau theo mối liên hệ hợplý
 Bước 10: Bổ sung các nơilưutrữ dữ liệunếuthấyhợplý
Phân cấpDFD
 Bước 11:
 Tiếptụcnhómnhỏ các hoạttrongmỗinhómở bước
7 Mỗinhómnhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn
xử lý cấpcon chohìnhtrònlớn.
 Thựchiệncácbước8,9,10
36
LƯU ĐỒ (Flowchart)
 Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá
trình xử lý dữ liệu(cáchoạt động, đầuvào, đầu
ra, lưutrữ)
 Đồng thờimôtả
–Phương thức truyềndữ liệu
–Cácđốitượng, BP liên quan
–Phương thứcxử lý
–Phương thứcvàtínhchấtlưutrữ
Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM
10
37
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển
củachứng từ, số liên chứng từ, ngườilập,
ngườinhận, nơilưutrữ, tính chấtlưu
trữ…trong xử lý thủ công
 Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu,

Ghi
nhậtkí
NK
Thu tiền
Phiếu
thu
KH
Thủ quỹ
Quá trình thu tiền
39
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG
(System Flowchart)
Hoá đơn
BH
Nhập
vào PM
Hiệnthị
khi nhập
Cậpnhật
hóa đơn
Tậptin
KH
Tậptin
HTKho
Hoá đơn
N
Nhậphóađơncủa
khách hàng
Tậptin
bán hàng

Dữ liệu đầu vào/ra
42
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ
 Kí hiệulưutrữ
 Kí hiệukếtnối
Lưutrữ trong máy tính
Lưutrữ thủ công
N: Lưutrữ theo số thứ tự
A: Lưutrữ theo Alphabet
D: Lưutrữ theo ngày
Tập tin hàng
tồnkho
N
Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc
A
Điểmnối trong cùng
1 trang (A, B, C…)
2
Điểmnối sang trang
sau (Số trang: 1,2,3…)
43
VẼ LƯU ĐỒ
 Bước1:Xác định các đốitượng bên trong và bên
ngoài củahệ thống (xem lạiphầnDFD)
 Bước2:Chia lưu đồ thành các cột
–Mỗi đốitượng bên trong là mộtcộttrênlưu đồ
–Cáccột đượcsắpxếpsaochodònglưuchuyểncủa
các hoạt động từ trái sang phải
 Bước3:Xác định các thành phầncủatừng cột

–Phương thứcthựchiệncáchoạt động xử lý
–Phương thứcchuyểndữ liệu
46
Vậndụng sơđồvà lưu đồ
 Đánh giá hoạt động củahệ thống hiệnhành
– Đánh giá dòng dữ liệu đivàocáchoạt động -> Đánh
giá cơ sở thựchiệncáchoạt động
– Đánh giá dòng dữ liệu đira-> Đánh giá việcthực
hiệnchứcnăng củahoạt động
 Tổ chứcthựchiệncáchoạt động cho hệ thống
mới
–Phácthảoquytrìnhxử lý các hoạt động cấpchi tiết
nhấtbằng sơđồ
–Xácđịnh các bộ phậnvàphương thứcxử lý
–Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới
47
Ví dụ vậndụng 1:
 Căncứ vàothôngbáogửihàngqua điệnthoạitừ P.Kdoanh,
bộ phậngửihàngchuẩnbị việcgiaohàng. Mộtgiấybáogởi
hàng gồm3 liênđượclậpra. Liên3 cùngvớihànghoáđược
gởi đếnKH. Liên2 đượcchuyển đếnbộ phậnlậphoáđơn.
Bộ phậnnàysử dụng những thông tin trên giấybáođể lập
hoá đơngồm 3 liên. Liên 3 hoá đơnbánhàngđượcgởi đến
KH, liên 2 chuyểnchokế toán. Ngoài ra, liên 1 củahoáđơn
bán hàng đượclưutạibộ phậnlậphoáđơn. Khi kế toán
nhậnhóađơn bán hàng, kế toán ghi nhậnvàosổ chi tiết
phải thu, nhật kí bán hàng và lưuhóađơnbánhàngtheo
tên của khách hàng.

a. Vẽ sơđồvà lưu đồ mô tả cho quá trình trên