MƯỜI BƯỚC ĐỂ CỨU NGUY MỘT DỰ ÁN
Đối với một Dự án đang trên bờ vực phá sản, việc khôi phục hay hủy bỏ nó cần
phải được tiến hành một cách bài bản có trình tự để có thể đưa ra những quyết
định đúng đắn, kịp thời.

Khi một Dự án bị “sa lầy”, chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao
để cứu ? Trước hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch
Trung tâm Quản trị Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh
nghiệm: “Khi một dự án gặp khó khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu
mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn phải có một cái nhìn từ một vị trí
cao hơn”.
Mặc dù Giám đốc Dự án có thể là người đầu tiên phát hiện dấu hiệu của những
vấn để nghiêm trọng, nhưng chưa hắn là người đưa ra được một hành động
thích hợp. Trong cuốn sách Catastrophe Disentang – lement: Getting Software
Projects Back On Track (tạm dịch “Sự gỡ rối tai hại : Cứu nguy những Dự án
phần mềm”, nhà xuất bản Addison – wesieyprofes – Sional, năm 2006), tác giả
E.M. Beunatan viết như sau: các Giám đốc Dự án thường tin rằng họ có thể tự
giải quyết vấn đề, hoặc thậm chí họ có thể hoàn toàn không biết gì về tính
nghiêm trọng của vấn đề? Beunatan hiện là Chủ tịch của Advanced Project
Solutions Inc, một Công ty chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ cho các dự án
phần mềm ở Nonhfield, bang Illinois, Mỹ.
Một số Giám đốc Dự án thậm chí còn không muốn thừa nhận thất bại, và do vậy
họ không thèm đếm xỉa đến việc tái đánh giá dự án. Thường thì nhà đầu tư sẽ
quyết định xem dự án có cần phải được đánh giá lại hay không. Beunatan cho
rằng quá trình tái đánh giá này không kéo dài quá hai tuần lễ ở những dự án có
quy mô vừa và lớn. ông đưa ra mười bước khả dĩ áp dựng cho công tác này.
1. Ngừng dự án
Những nhà tài trợ, Giám đốc Dự án hay những nhà đầu tư chính là những người
có thể yêu cầu ngừng thực hiện dự án. Việc này nhằm hạn chế thiệt hại và thu
hút sự chú ý của mọi người. “Bạn cần sự hợp tác toàn diện của mọi người. Nếu
vẫn tiếp tục thực hiện Dự án song hành với việc tìm giải pháp khắc phục khó

5. Tái xác định những mục tiêu tối thiểu
Đa số các dự án trở nên tệ hại vì chúng đã bị phức tạp hóa thái quá bởi những
yêu cầu ngày càng nhiều đến nỗi những người trong dự án không thể hình dung
họ đang xây dựng cái gì. Chuyên gia thẩm định cần làm việc với nhà đầu tư để
thiết lập những yêu cầu tối thiểu cho Dự án.
Bạn có thể chia những yêu cầu này thành ba nhóm: thiết yếu, rất quan trọng và
bình thường. Và dành ưu tiên hàng đầu cho những yêu cầu thiết yếu. Nếu nhà
đầu tư còn do dự, chưa chịu từ bỏ những yêu cầu còn lại, bạn có thể thuyết phục
họ bằng cách cho họ biết bạn sẽ tiếp tục thực hiện các yêu cầu còn lại sau khi đã
thực hiện tốt những yêu cầu thiết yếu.
6. Xem xét tính khả thi của những mục tiêu
Sau khi đã xác định các yêu cầu thiết yếu, việc đánh giả tính khả thi của những
yêu cầu này phải được tiến hành đúng quy trình, bảo đảm rằng nhà đầu tư sẽ
đồng ý với những mục tiêu mới, thời gian thực hiện, và ngân sách. Bạn cũng
cần phải tái thẩm định tính khả thi về mặt kỹ thuật và thăm dò sự tin tưởng ở
những người thực hiện Dự án. Chuyên gia thẩm định có thể đề nghị hủy bỏ dự
án nếu phát hiện những trở ngại nghiêm trọng không thể khắc phục .
7. Sắp xếp lại nhân sự
Chuyên gia thẩm định cần phải xem xét thành tích, kỹ năng và động lực của
những người thực hiện Dự án dựa trên những yêu cầu mới . Những cuộc đối
thoại thẳng thắn, cởi mở sẽ giúp mọi người hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ mới của
họ để hoàn tất Dự án một cách thành công.
8. Phân tích những rủi ro
Chuyên gia thẩm định, Giám đốc Dự án, những thành viên chủ chốt trong nhóm
thực hiện Dự án và nhà đầu tư cần phải liệt kê và đánh giá hậu quả của những
rủi ro có thể xảy ra theo mức độ nghiêm trọng. Sau đó , mọi người sẽ đưa ra kế
hoạch cụ thể để giảm thiểu những rủi ro đó.
9. Lập kế hoạch triển khai
Kế hoạch triển khai sẽ là phương tiện cho việc khôi phục Dự án, cung cấp nền
tảng cho việc thiết lập những kế hoạch hành động chi tiết tại mỗi giai đoạn.