NỘI DUNG GIẢNG LÝ THUYẾT CỦA MÔN HỌC KỸ NĂNG SOẠN THẢO MỘT
SỐ VBHC THÔNG DỤNG
Vấn đề 1. Khái quát về văn bản hành chính thông dụng
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại văn bản hành chính thông dụng
+ Khái niệm: VBHCTD là những văn bản được sử dụng để giải quyết
công việc cụ thể phát sinh trong nội bộ cơ quan, tổ chức mang tính hỗ trợ
việc triển khai thực hiện VBPL do NN ban hành nhằm đem lại hiệu quả cho
hoạt động quản lý.
+ Đặc điểm : - Chủ thể ban hành: mọi chủ thể (Nhà nước, t/c xã hội…)
- Nội dung: truyền tải thông tin hỗ trợ việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
- Hình thức: phong phú về tên gọi
+ Phân loại: Theo tiêu chí nội dung:
- Truyền đạt thông tin quản lý
- Ghi nhận sự kiện thực tế
1.2. Chức năng của văn bản hành chính thông dụng
- Chức năng pháp lý;
- Chức năng quản lý
- Chức năng thông tin
- Chức năng văn hóa
1.3.Những yêu cầu đối với văn bản hành chính thông dụng
- Về nội dung: hợp pháp, hợp lý
- Về hình thức: VBHC của mỗi nhóm chủ thể (NN,
TCXH ) có sự khác nhau về hình thức
- Về ngôn ngữ: Văn phong nghị luận; các thuộc tính
đặc trưng (trang trọng, lịch sự, thuyết phục, phổ
thông, thống nhất, chính xác)
Vấn đề 2. SOẠN THẢO BIÊN BẢN
1. Khái niệm
Biên bản là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để ghi
nhận sự kiện thực tế xảy ra làm cơ sở giúp chủ thể quản lý giải quyết công

hợp và luôn đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao của thông tin.
Đối với các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc
xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám
nghiệm, lấy lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản…
thì người soạn thảo lựa chọn cách ghi chi tiết. Trong cách này, người viết biên
bản phải ghi đầy đủ, chính xác, phải mô tả, tường thuật và chi tiết mọi tình tiết
diễn biến của sự kiện. Ngoài ra, người ghi biên bản cũng phải chú ý đến các vấn
đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời
cung, lời khai… người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói của đương sự và
yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận nội dung đã ghi (có thể xác nhận từng
trang). Cách này thường phù hợp đối với việc lập biên bản vụ việc.
- Trong các sự kiện thông thường khác như: cuộc họp định kỳ, họp thảo
luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người
soạn thảo lựa chọn cách ghi tổng hợp. Đây là cách thức ghi biên bản mà người
soạn thảo chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn,
còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính. Cách
này người viết phải có khả năng tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh
tỡnh trng b sút hoc trựng lp thụng tin nu cú ý kin trựng lp ch cn tng
hp nhng ý kin ú li lm c s c quan cú thm quyn xem xột nhng
luụn luụn phi quỏn trit nguyờn tc trung thc, khụng suy din ch quan. Cỏch
ny phự hp khi vit biờn bn hi ngh.
4.2.3. Son tho phn kt thỳc ca biờn bn:
Phn ny ngi son tho phi ghi thi gian chm dt s kin thc t
nh: bn giao xong, hi ngh kt thỳc, kim tra, khỏm nghim kt thỳc lỳc my
gi ngythỏng nm. Biờn bn ó c li cho mi ngi cựng nghe (cú
b sung sa cha nu cú yờu cu) v xỏc nhn l biờn bn phn ỏnh ỳng s
kin v cựng ký xỏc nhn.
Vn 3: soạn thảo công văn
I. Khái niệm, phân loại công văn
1. Khái niệm

đầu, phần nội chính và phần kết luận
-Hớng dẫn cách viết từng phần
1.Phần mở đầu:
- Giới thiệu chủ đề, nêu vấn đề trọng tâm mà CV đề cập và giải quyết.
-Nêu các cách đặt vấn đề (có ví dụ cụ thể)
2.Phần nội dung chính:
-Giải quyết toàn bộ các vấn đề mà phần mở đầu của CV đã đặt ra
-Tuỳ vào nội dung của từng CV mà cách triển khai vấn đề khác nhau (có thể chia
thành điểm và đánh số hoặc không) và sử dụng ngôn ngữ diễn đạt linh hoạt, phù hợp
(lấy ví dụ cụ thể về một số loại CV)
3.Phần kết luận:
-Tổng kết, thâu tóm, củng cố những luận điểm cơ bản, những kết luận đã trình bày
trong phần nội dung, vừa nhấn mạnh, khẳng định lại vấn đề ở tầm khái quát cao hơn
-Thể hiện mong muốn công vic đợc giải quyết có hiệu quả
L u ý:
-PhÇn kÕt luËn kh«ng x¸c lËp hiÖu lùc ph¸p lÝ nh VBPL
-Thêng kÕt thóc b»ng nh÷ng c©u mang tÝnh ngo¹i giao, lÞch sù
Vấn đề 4. SOẠN THẢO TỜ TRÌNH
4.1. Khái niệm tờ trình
Tờ trình là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để đề xuất và
mong muốn cấp trên phê duyệt vấn đề mới phát sinh trong hoạt động quản lý
của cơ quan, tổ chức.
4.2. Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình
- Nội dung:
+ Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm căn cứ
mang tính thuyết phục cho việc đề xuất những vấn đề mới;
+ Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề
nghị mới đó;
+ Phân tích khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, đề ra
được các biện pháp khắc phục;

Báo cáo là văn bản hành chính thông dụng được sử dụng để phản
ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những
biện pháp, chủ trương mới.
2. Phân loại báo cáo
Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành,
nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc.
- Dựa vào thời điểm ban hành, báo cáo gồm:
+ Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy
định như báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ.
+ Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các
biến động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế- xã hội, hoặc một sự việc
nào đó.
- Dựa vào mức độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gồm:
+ Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện mặc dù
phần nào đã dạt được những kết quả nhất định trong quá trình thực hiện.
+ Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc
hoàn thành một cách cơ bản công việc nhất định.
- Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm:
+ Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều
mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan.
+ Báo cáo chuyên đề, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác
cấp trên chỉ đạo, một vấn đề quan trọng.
3. Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo.
Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin khi ban hành
nhóm văn bản này người sạo thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, kịp thời,
phản ánh đúng sự thật khách quan, toàn diện nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm,
thuận lợi, khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng trong cách diễn đạt

cấu tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức đó.
Nhấn mạnh điểm khác nhau giữa hai loại VB này
- Đặc điểm của NQ, QC:
+ Nội dụng: đặt ra quy định (so sánh với VBQPPL và VBHC khác)
+ Luôn lệ thuộc VB chính về thẩm quyền và hiệu lực pháp lý
+ Đặc thù về hình thức
2. Yêu cầu khi soạn thảo nội quy, quy chế
- Yêu cầu về nội dung
- Yêu cầu về hình thức
- Yêu cầu về kết cấu, văn phong
3. Cách thức soạn thảo nội quy, quy chế
- Nội dung của Quy chế
+ Phần mở đầu: Cơ sở pháp lý; mục đích ban hành
+ Phần nội dung chính và kết thúc:
Chương 1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ
Chương 2. Tổ chức bộ máy
Chương 3. Chế độ làm việc
Chương 4. Cơ sở vật chất
Chương 5. Điều khoản thi hành/ Tổ chức thực hiện (lấy ví dụ minh hoạ
cả cơ quan NN, tổ chức xã hội…)
- Nội dung của Nội quy
Trình bày trực tiếp về quyền hạn và nghĩa vụ của các đối tượng trong cơ
quan, tổ chức, đơn vị.
Không chia thành chương mà chia thành các mục 1, 2, 3. Thông thường
quy định về quyền và nghĩa vụ của từng nhóm đối tượng có liên quan
I. Đối với cán bộ, công nhân viên
II. Đối với khách đến cơ quan, tổ chức…
III. Điều khoản thi hành (lấy ví dụ minh hoạ điển hình NQ của cơ quan
NN, tổ chức xã hội…)

quan…
II.Yêu cầu khi soạn thảo đề án, kế hoạch công tác
1.Về nội dung
- Phải phù hợp với khả năng chủ thể thi hành, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực
tế ở cơ quan, tổ chức và cả địa bàn công tác
- Nội dung của đề án, kế hoạch phải cụ thể, rõ ràng, chính xác, tạo sức thuyết phục về
các mục tiêu do đề án đặt ra.
- Đề án, kế hoạch công tác phải đảm bảo tiết kiệm được thời gian, công sức và tiết
kiệm đến mức tối đa chi phí tiền của
2.Về hình thức: Theo qui định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
3.Về ngôn ngữ
- Sử dụng lối hành văn nghị luận
-Ngôn ngữ chính xác, khách quan, tránh chung chung; lí lẽ, dẫn chứng cần cụ thể, sâu
sắc
III.Cách thức soạn thảo đề án, kế hoạch công tác
1.Soạn thảo Đề án công tác
- Giới thiệu cơ cấu hình thức của đề án:
-Cơ cấu nội dung: Đề án công tác thường có ba phần: Phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết thúc
a.Phần mở đầu: Nhận định tình hình, nêu lên tính cần thiết của đề án, làm sang tỏ cơ
sở xây dựng đề án trong thực tế. Có thể đặt tiêu đề “Sự cần thiết của đề án”
b.Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu của đề án (Mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể),
- Nêu biện pháp tổ chức thực hiện: yêu cầu về tài chính, nhân sự , nguồn kinh
phí, quản lí công việc, tiến độ thực hiện…
c.Phần kết luận
- Nhấn mạnh ý nghĩa và tầm quan trọng của vấn đề (cũng có thể nhấn mạnh
hiệu quả kinh tế xã hội của đề án);
- Nêu triển vọng tình hình nếu đề án được thực hiện (có thể đề nghị lãnh đạo
hỗ trợ và đảm bảo các điều kiện vật chất, tinh thần cho việc thực hiện các mục tiêu,