Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

MỘT SỐ KINH NGHIỆM VỀ KĨ NĂNG
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là phương tiện chủ yếu, quan trọng để ghi lại, chuyển tải các
thông tin quản lý; là hình thức để cụ thể hóa pháp luật nhằm điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước hoặc trình bày ý
kiến của cá nhân về một vấn đề nào đó. Nhà nước ta không thể quản lý xã hội
nếu thiếu các loại hình văn bản. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế tại một số
trường học cho thấy vẫn còn tình trạng văn bản ban hành không đúng thẩm
quyền, sai thể thức, chưa thể hiện hết nội dung trong văn bản... Nguyên nhân
là do người trực tiếp soạn thảo văn bản ở phương diện nào đó vẫn còn hạn chế
nhất định trong nhận thức đối với việc soạn thảo văn bản dẫn tới chất lượng
của văn bản chưa cao.
Trong thời đại nền kinh tế tri thức đang ngày một khẳng định vị trí
hàng đầu, khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao đòi hỏi chúng ta cần
phải có tính chính xác tuyệt đối. Vì vậy việc xây dựng văn bản và phương
pháp soạn thảo văn bản cần phải vận dụng công nghệ thông tin nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao đòi hỏi người soạn thảo
phải có những kĩ năng, kĩ thuật về xây dựng văn bản, phương pháp soạn thảo
văn bản theo đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do nhà nước quy định.
Trình bày văn bản trong trường học đúng theo mẫu quy định là một việc làm
rất quan trọng đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỉ mỉ và chính
xác.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
1


Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
2


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng soạn thảo văn bản của cán bộ, viên chức, nhân
viên một số trường Tiểu học trên địa bàn huyện Krông Ana từ năm học 20122013 đến nay và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc
soạn thảo, ban hành văn bản trong nhà trường.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp điều tra;
- Phương pháp nghiên cứu;
- Phương pháp trải nghiệm thực tế;
- Phương pháp thống kê.
II. PHẦN NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận
Trình bày văn bản là công việc nhằm đảm bảo thông tin phục
vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung này bao gồm
các việc về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các nhà trường.
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đang được Nhà
nước, các cơ quan nói chung hết sức chú trọng. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ
ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về việc Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì công tác soạn thảo văn bản hành
chính ngày càng được các cấp quan tâm, khắc phục được nhiều nhược điểm

về thể thức trình bày văn bản… Hệ thống thuật ngữ, văn phong trong văn bản
hành chính vẫn còn nhiều hạn chế, ít nhiều ảnh hưởng đến việc sử dụng từ
ngữ làm cho văn bản không đảm bảo tính khả thi.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
4


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

- Việc quản lí văn bản còn thiếu chặt chẽ. Bộ phận văn thư nhà trường
chưa phát huy vai trò trách nhiệm trong việc lưu trữ văn bản.
- Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất.
- Trình độ công nghệ thông tin còn thấp, nhiều cán bộ, giáo viên, nhân
viên không nắm được quy trình, kỹ năng soạn thảo văn bản.
2.3. Mặt mạnh, mặt yếu
* Mặt mạnh
Một số trường đã tổ chức tập huấn trình bày văn bản cho cán bộ, giáo
viên theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Mặt yếu
Trong quá trình soạn thảo văn bản, lỗi chính tả còn nhiều, sử dụng câu
từ không chính xác. Sai về thể thức của văn bản như ở mục số, ký hiệu văn
bản. Kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ,
định lề văn bản...
2.4. Các nguyên nhân, các yếu tố tác động
* Nguyên nhân của thành công
- Công nghệ thông tin phát triển nhanh, cơ hội và điều kiện tiếp cận
thuận lợi đến tất cả đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường học.

bày đảm bảo đúng quy định.
* Tồn tại, hạn chế, mặt yếu
Lãnh đạo một số trường chưa thật chú trọng đến công tác soạn thảo
văn bản dẫn đến nhiều văn bản ban hành còn sai sót cả về hình thức lẫn nội
dung.
Việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản còn chưa thống nhất.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ
nên ban hành bằng công văn thì lại ban hành bằng kế hoạch.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
6


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản chưa đúng quy định. Công
tác tự kiểm tra, rà soát lại văn bản trước khi ban hành chưa được coi trọng.
Chính vì vậy có nhiều văn bản sau khi đưa vào vận dụng gặp nhiều sai sót.
Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ. Cán bộ văn thư nhiều trường
không làm nhiệm vụ phân loại công văn đi, công văn đến; xử lí văn bản
không kịp thời.
Ngôn ngữ trong nhiều văn bản sử dụng không phù hợp với đặc trưng
văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa từ, lặp từ…),
câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu
mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho
người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính
trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính
trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, một số văn bản hành chính được ban

Do không hiểu được tác dụng của số và kí hiệu văn bản nên nhiều
trường văn thư vào sổ các loại văn bản rất tùy tiện, có khi văn bản ra trước thì
đánh số lớn hơn văn bản ra sau, cũng có trường hợp hai văn bản khác nhau
nhưng cùng chung một số. Đa số các trường đánh số văn bản không tuân theo
quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV mà tính theo thời gian năm học.
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
Một số giáo viên khi xây dựng kế hoạch, ghi địa danh, lấy ngay tên
trường mình đang công tác, chẳng hạn:
Lý Tự Trọng, ngày … tháng …

năm…

Hoặc:
Trần Phú, ngày …

tháng …

năm…

- Chữ kí của người có thẩm quyền

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
8


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Rất nhiều trường học, người kí văn bản giữ chức phó Thủ trưởng
nhưng khi kí văn bản vẫn không ghi chữ KT (kí thay) trước chức danh thủ


Văn bản trong nhà trường là văn bản hành chính thông thường, bao
gồm nhiều loại như: công văn, kế hoạch, báo cáo, quyết định, biên bản, thông
báo, tờ trình, hợp đồng…
3.2.2. Thể thức trình bày văn bản
Một văn bản được coi là trình bày đúng thể thức khi có đầy đủ các yếu
tố tạo thành văn bản và được thiết lập, bố trí khoa học theo đúng các quy định
hiện hành. Đây là yêu cầu cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt
trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản. Bởi vì, thể thức là điều kiện
đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản. Do đó, cần phải nghiên cứu kỹ nội
dung, vị trí, ý nghĩa các yếu tố thể thức để thể hiện đúng với từng loại hình
văn bản.
Theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ban
hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, thể thức văn bản bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các
loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc
đối với mỗi loại văn bản nhất định.
a) Về kết cấu
Thường được thể hiện gồm 3 phần: phần mở đầu (phần viện dẫn),
phần nội dung chính (phần triển khai) và phần kết luận (quy định hiệu lực
pháp lý), Trong đó:
* Phần mở đầu: Nêu các căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn và lý do,
mục đích ban hành văn bản.
* Phần nội dung chính: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù
hợp với chủ đề văn bản. Tùy vào từng loại hình (hình thức) văn bản mà phần
này được trình bày theo "văn điều khoản" hoặc "văn nghị luận".

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
10



Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
11


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

(Đối với văn bản của nhà trường)
Hoặc:

ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH

(Đối với văn bản của Đoàn thanh niên)

ĐỘI THIẾU NIÊN TIỀN PHONG HỒ CHÍ MINH

(Đối với văn bản của Liên đội)
- Tác dụng: Thể hiện quyền quản lý hành chính của một nhà nước trên
phương diện văn bản hành chính.
* Tên cơ quan ban hành văn bản
- Khái niệm: Là tên cơ quan, đơn vị soạn thảo ra văn bản. Vì trường
học là đơn vị trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo (cơ quan chủ quản) nên
cần phải ghi thêm tên cơ quan chủ quản của cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ:

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG


bản (Tiểu học Lý Tự Trọng)
* Lưu ý: Có 02 cách đánh số cho một văn bản phù hợp với phương
pháp đăng ký quản lý văn bản.
Cách 1:
Đánh số tổng hợp: Nghĩa là đánh số chung cho tất cả các văn bản của
cơ quan ban hành, không phân biệt theo tên loại của văn bản, văn bản nào ra
trước thì số nhỏ, văn bản nào ra sau thì số lớn. Phương pháp này thường dùng
cho các cơ quan có số văn bản không nhiều, chẳng hạn các trường học.
Cách 2:
Đánh số theo tên loại văn bản: Nghĩa là đánh số riêng cho từng loại văn
bản. Trong mỗi loại văn bản thì văn bản nào ra trước thì đánh số nhỏ, văn bản
nào ra sau đánh số lớn. Thường các cơ quan đánh số theo phương pháp này
lập thành hai hệ thống số thứ tự: một cho các văn bản quy phạm pháp luật,
một cho các văn bản thông thường.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
13


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

- Tác dụng: Số và ký hiệu của văn bản tiện cho việc đăng ký, phân loại
và sắp xếp văn bản trong hồ sơ, giúp cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nắm
được số lượng văn bản mà cơ quan ban hành.
* Tên loại và trích yếu
- Khái niệm: Là tên gọi chính thức của một văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành như báo cáo, kế hoạch, quyết định… trừ công văn, còn lại các
loại văn bản khác khi ban hành đều phải ghi tên loại. Trích yếu là câu hay

văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
* Nội dung văn bản
- Khái niệm: Là toàn bộ thông tin mà văn bản cần đề cập đến. Tùy theo
mỗi loại văn bản khác nhau mà thể hiện nội dung phù hợp.
- Tác dụng:
+ Giúp cho công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của
cơ quan một cách hữu hiệu. Nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động
quản lý của cơ quan.
+ Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu về quản lý như: tính khả thi, chất
lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan nói riêng và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như hiệu
quả công tác của các cơ quan trong hệ thống quản lý nhà nước nói chung (các
trường, Phòng, Sở, Bộ GD&ĐT).
* Chữ ký của người có thẩm quyền
Thể hiện thẩm quyền của người quản lí trong cơ quan đơn vị.
Ví dụ:

HIỆU TRƯỞNG
(Chữ ký)

Nguyễn Văn A
Trong trường hợp người ký văn bản giữ chức phó Thủ trưởng cơ quan
phải ghi chữ (KT) trước chức danh thủ trưởng.
Ví dụ:

KT. HIỆU TRƯỞNG

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
15

việc cụ thể, do đó, phải được viết dưới dạng điều, khoản (thông thường có từ
03 đến 05 điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội dung nhất định.
Quyết định gồm có 2 phần: Phần mở đầu và phần nội dung
a) Phần mở đầu

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
16


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

Gồm 3 loại căn cứ:
+ Căn cứ thẩm quyền
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
Căn cứ thẩm quyền là loại căn cứ phải nêu đầu tiên, đây là cơ sở pháp
lý chứng minh thẩm quyền được ban hành Quyết định của chủ thể ban hành
Quyết định.
Ví dụ: Đối với Quyết định của Hiệu trưởng nhà trường, viện dẫn căn
cứ thẩm quyền là:
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số
41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo;
Căn cứ áp dụng là loại căn cứ được nêu ngay sau căn cứ thẩm quyền
dùng để chứng minh nội dung điều chỉnh trong Quyết định dựa trên cơ sở
pháp lý là các văn bản của hệ thống luật hiện hành.
Căn cứ nhiệm vụ năm học 2015-2016 của trường Tiểu học Lý Tự
Trọng;
Căn cứ thực tiễn là loại căn cứ nêu sau cùng dựa trên các văn bản, đề

(nêu tên gọi đầy đủ gồm: họ tên, chức vụ hiện giữ, phân công trách nhiệm).
Điều 2. Ban chỉ đạo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường có nhiệm vụ
chỉ đạo Hội thi theo đúng quy định của Ngành (nêu nhiệm vụ quyền hạn).
Điều 3. Phụ trách Chuyên môn, Tài vụ nhà trường và cá nhân có
tên tại Điều 1 căn cứ Quyết định thi hành./.
Mẫu Quyết định:
Mẫu 1:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
18


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học
Số: /QĐ- (1)

Địa danh, ngày….tháng….năm …

QUYẾT ĐỊNH CỦA (Chủ thể ra quyết định) (2)
(V/v:……………………….)
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ…………..;
Căn cứ…………..;
Căn cứ…………..;
Theo đề nghị của……….,


trường Tiểu học

Số: 82/QĐ-THLTT

Buôn Trấp, ngày 05 tháng 12 năm

2014

QUYẾT ĐỊNH
Về việc Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp trường
Năm học 2014-2015

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC LÝ TỰ TRỌNG
Căn cứ Điều lệ trường tiểu học ban hành kèm theo Thông tư số
41/2010/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Giáo
dục và Đào tạo;
Căn cứ vào nhiệm vụ năm học 2014 – 2015;
Xét khả năng, phẩm chất cán bộ, viên chức;
Theo đề nghị của Chuyên môn,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh cấp
trường năm học 2014-2015 gồm các ông, bà có tên sau:
01. Bà Nguyễn Thị A

- Hiệu trưởng

- Chủ tịch

02. Bà Lê Thị B


- Giáo viên

- Thành viên

Điều 2. Hội đồng chấm thi chữ viết đẹp học sinh có nhiệm vụ tổ
chức và điều hành Hội thi theo đúng quy định.
Thời gian: Từ 07 giờ 30 phút đến 17 giờ 00 ngày 12 tháng 01 năm
2015.
Điều 3. Bộ phận Tài vụ và các ông, bà có tên tại Điều 1 căn cứ
Quyết định thi hành.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí./.

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
20


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.

(Đã kí)

Nguyễn Thị A

HỘI ĐỒNG ĐỘI HUYỆN KRÔNG ANA

21


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học
công tác giáo dục ngoài giờ lên lớp và hoạt động ngoại khoá theo các chủ đề năm
học, chủ điểm từng tháng.
Điều 3: Các ông (bà) có tên ở điều I căn cứ quyết định thi hành.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký .

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT.

(Đã kí)

Nguyễn Thị A

DANH SÁCH BAN PHỤ TRÁCH ĐỘI TNTP HỒ CHÍ MINH VÀ
SAO NHI ĐỒNG HỒ CHÍ MINH - NĂM HỌC 2014-2015
(Ban hành kèm theo quyết định số 27 ngày 08 tháng 9 năm 2014 của
Hiệu trưởng trường TH Lý Tự Trọng)

STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC

04

Hoàng Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 5B

05

Nguyễn Thị Đ

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4A

06

Nguyễn Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Chi đội 4B

07

Trần Thị L

GV


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

11

Hồng Thị H

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1A

12

Trịnh Thị N

GV

Ủy viên - Phụ trách Sao Nhi đồng 1B

(Danh sách này gồm có 12 người)

3.2.6. Phương pháp soạn thảo Kế hoạch
Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của
nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp
về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
Khác với Quyết định, khi soạn thảo Kế hoạch ta không sử dụng cách
diễn đạt "văn điều khoản" với ngôn ngữ cứng rắn, mệnh lệnh mà lại sử dụng
"văn nghị luận" với ngôn ngữ mềm mỏng mang tính thuyết phục cao (nhưng
vẫn đảm bảo các yêu cầu ngôn ngữ hành chính công vụ) để hình thành nội
dung văn bản. Bởi vì, công văn không chứa đựng các quy tắc xử sự mà được

Đơn vị công tác:
I. Căn cứ
+ Căn cứ áp dụng
+ Căn cứ thực tế (thực tiễn)
II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
Nêu mục đích, yêu cầu của việc xây dựng kế hoạch
III. NỘI DUNG, THỜI LƯỢNG
IV. KẾ HOẠCH CỤ THỂ
( 2)

Ghi chú:
(1) Phần ký hiệu ghi tên cơ quan đơn vị ban hành văn bản.
(2) Phần này ghi thể thức ký văn bản (Họ và tên người xây dựng kế
hoạch).
Sau đây là một ví dụ về kế hoạch cá nhân:

Đặng Thị Thơ – Trường Tiểu học Lý Tự Trọng
24


Một số kinh nghiệm về kỹ năng soạn thảo văn bản trong
trường Tiểu học

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TIỂU H ỌC LÝ TỰ TRỌNG
Số: /KH - (1)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc