Bài:
KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ CỦA ỦY BAN NHÂN
DÂN CẤP CƠ SỞ
I. BẢN CHẤT, MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
1. Nhữngnội dung cơ bản của điều hành công sở
a. Khái niệm và phân loại công sở
* Khái niệm
- Các nhà luật học của Cộng hòa Pháp cho rằng:Công sở là một tổ chức có cơ cấu
nhất định, có sự phân công chức năng, thực hiện hoạt động công vụ dưới sự điều
chỉnh của quy tắc, thể chế và sự hỗ trợ của tài sản, thiết bị. (Nguồn: Luật hành chính
Gustave peiser. NXB Chính trị quốc gia, HN, 1994).
- Trong khoa học quản lý ở Việt Nam hiện nay, thuật ngữ công sở cũng được hiểu
theo nhiều nhiều nghĩa, ứng với những cách tiếp cận khác nhau:
+ Tiếp cận “công sở” ở khía cạnh vật chất địa điểm: Công sở là trụ sở cơ quan
hành chính nhà nước – nơi công vụ được tiến hành hay dịch vụ công được cung cấp.
(Theo Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính
phủ ban hành Quy chế quản lý công sở của cơ quan hành chính nhà nước)
+ Tiếp cận “công sở” dưới góc độ tổ chức
• Theo nghĩa rộng: công sở chỉ cơ quan trong bộ máy nhà nước nói chung (lập
pháp, hành pháp, tư pháp)
• Theo nghĩa hẹp: Công sở chỉ bao gồm các cơ quan hành chính nhà nước.
- Trong phần lớn các trường hợp, công sở được hiểu như là một dạng tổ chức trong
xã hội.
1
- Xem xét một cách cụ thể hơn, có thể thấy thuật ngữ này được sử dụng để thay thế
cho một thuật ngữ khác quen dùng là “cơ quan” mà hiểu một cách đầy đủ là “cơ quan
hành chính nhà nước
- Từ các cách tiếp cận trên, có thể hiểu: “Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế
điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để
thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước,
nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao. Là nơi tiếp
- Thành lập trên cơ sở hiến định và luậtđịnh;
- Hoạt động trên cơ sở quyền lực nhà nước, nhân danh nhà nước thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ do nhà nước quy định, và được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các
biễn pháp cưỡng chế;
- Nằm trong quan hệ theo hệ thống thứ bậc;
- Phục vụ lợi ích công, lợi ích nhà nước và nhân dân;
- Được nhà nước bảo đảm các nguồn lực hoạt động.
* Đặc điểm riêng
- Có chức năng, nhiệm vụ chấp hành vàđiều hành
Ví dụ:Tính chấp hành vàđiều hành của công sở hành chính nhà nước được thể hiện rõ
qua văn bản pháp quy:
3
“Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực hiện chức
năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống
nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở” (Điều 2 Luật số
11/2003/QH11 ngày 26/11/2003 về tổ chức HĐND và UBND).
- Có hệ thống các đơn vị hành chính, sự nghiệp có thu.
Ví dụ: các trường học, bệnh viện, nhà văn hóa, nhà an dưỡng.
- Được tổ chức từ Trung ương đến địa phương tạo thành hệ thống các cơ quan hành
pháp.
Ví dụ:Hiện nay cơ quan hành chính nước ta được tổ chức thành 4 câp hành chính: cấp
hành chính Trung ương, tỉnh, huyện, xã, tương ứng với đó là Chính phủ, Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.
- Mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều có một thẩm quyền nhất định do Hiến pháp,
luật quy định hoặc theo quyết định thành lập của cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên.
Ví dụ: Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan chuyên môn cấp huyện được quy định
5
11. Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện hệ thống
chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đến ngành, lĩnh vực mà
công sở hoạt động.
Nhiệm vụ chung nhất của công sở là quản lý (trong nội bộ công sở) và thực thi
công vụ hoặc cung cấp dịch vụ công.
d. Quản lý công sở và phân loại chức năng quản lý
* Quản lý công sở
Khái niệm
- Theo nghĩa rộng, quản lý công sở làquản lý hành chính nhà nước, là sự tác động
của cơ quan hành chính nhà nước lên đối tượng là con người hoặc là các mối quan hệ
xã hội để đạt được mục tiêu của Chính phủ.
- Theo nghĩa hẹp, quản lý công sở được hiểu là quản lý trụ sở làm việc của cơ quan
tổ chức.
- Cụ thể hơn: Quản lý công sở là hoạt động liên quan đến việc nghiên cứu và ứng
dụng các kỹ năng, kỹ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo
cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công
sở một cách bền vững.
Quản lý công sở là tất yếu
+ Quản lýđể hướng tới mục tiêu
+ Quản lý để kiểm soát việc sử dụng quyền lực
* Phân loại chức năng quản lý
Khái niệm
Chức năng quản lý là cách thức tác động phức hợp và ổn định từ các chủ thể
quản lý đến đối tượng bị quản lý dựa trên sự phân công và phối hợp các nhiệm vụ
quản lý.
6
- Chức năng quản lý có thể chia làm 3 nhóm chính:
+ Quản lý tổng quát (thiết lập yêu cầu thể chế, chính sách quản lý, phối hợpđiều
tiết, kiểm tra vàđánh giá công việc ).
quy định của cơ quan nhà nước cấp trên, được thảo luận, bàn bạc dân chủ nhằm cụ
thể hóa các hoạt động của cơ quan công sở.
Vai trò của quy chế:
- Tạo sự thống nhất, phối hợp trong điều hành thực thi công vụ
- Tạo nề nếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Giúp giảm tiêu cực trong điều hành và thực thi
- Làm cơ sở để kiểm tra đánh giá.
- Là tiền đề hình thành văn hóa công sở)
+ Những quy định về công tác tổ chức và quản lý nhân sự
Ví dụ: Luật số22/2008/QH12 ngày 13/11/2008 về Cán bộ, công chức.
+ Những quy định về chế độ quản lý tài chính.
Ví dụ: Luật số 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008 về Quản lý, sử dụng tài sản nhà
nước.
+ Những quy định về kiểm soát công vụ.
8
Ví dụ: Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi bổ sung Nghị định số
63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 về Kiểm soát thủ tục hành chính.
2. Những nguyên tắc và mục tiêu điều hành công sở của chính quyền cơ sở
2.1 Những nguyên tắc
Khái niệm
Nguyên tắc điều hành công sở có thể hiểu đơn giản là tập hợp những quy
tắc, quy định hay tư tưởng mà tổ chức căn cứ vào đó để tiến hành hoạt động điều
hành hướng tổ chức tới mục tiêu đã đặt ra.
- Nguyên tắc quản lý thường được chia thành hai nhóm:
+ Nhóm nguyên tắc chung: áp dụng được, hệ thống, đa chức năng, định hướng giá
trị
+ Nhóm nguyên tắc riêng: tập trung và phân quyền trong quản lý, kế hoạch, tính
thứ bậc, pháp chế
- Xét tổng quát, quản lý công sở phải đảm bảo những nguyên tắc nhất định như:
pháp chế; công khai dân chủ; liên tục, kịp thời; chính xác, khách quan, trung thực;
Nam, điều này cho thấy được tầm quan trọng của pháp luật và việc tuân thủ pháp chế.
Tuy nhiên, vẫn còn đó nhiều trường hợp vi phạm pháp chế, gây ảnh hưởng xấu đến
tính chất của nền công vụ (lấy ví dụ các vụán tham nhũng).
10
b. Nguyên tắc công khai, dân chủ
* Công khai
- Nguyên tắc công khai có nghĩa là mọi thành viên trong công sở phải được biết và
đều biết rõ công việc và trách nhiệm của mỗi người, của đơn vị mình và của toàn
công sở.
- Vai trò của công khai:
+ Tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, giúp công việc trở nên linh hoạt và
thích ứng nhanh với thực tế thay đổi;
+ Đảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý công sở từ đó tập trung được trí tuệ
của tập thể;
+ Phục vụ cho hoạt động kiểm tra, giám sát;
+ Tránh tình trạng cục bộ quan liêu, lạm quyền, tham nhũng;
+ Tạo điều kiện cho công tác tiết kiệm, chống lãng phí được thực hiện một cách
có hiệu quả;
+ Tăng cường sự hài lòng của đối tượng phục vụ, công dân và tổ chức có thể
kiểm tra giám sát, yêu cầu tăng chất lượng phục vụ.
-Nội dung côngkhai:
Cơ cấu tổ chức, thủ tục hành chính, tài chính, quyền hạn, trách nhiệm của các
thành viên trong tổ chức, công tác bố trí sử dụng nhân lực
- Hình thức công khai:
Công khaithông qua niêm yết ở cơ quan, qua họp, phương tiện truyền thông,
điện tử
* Dân chủ
11
- Nguyên tắc dân chủ được hiểu là quyền tham gia bàn bạc vào công việc chung,
tông trọn quyền lợi của các thành viên trong công sở.
trách nhiệm và đặc biệt là công khai tài chính và thủ tục hành chính
Trong Chỉ số PAPI (Hiệu quả quản trị và Hành chính công cấp tỉnh ở Việt Nam)
2012- một chương trình điều tra người dân trên toàn quốc về hiệu quả hành chính
công cấp tỉnh, Bình Định là địa phương đứng thứ hạng khá cao- thứ hai trong điểm
thành phần về kiểm soát tham nhũng và thứ nhất về điểm số thành phần sự tham gia
của người dân ở cấp cơ sở. Điều này cho thấyđược việc thực hiện nguyên tắc công
khai dân chủở tỉnh ta là khá tốt.
Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập như công khai chưa đầy đủ thủ tục hành chính hay
công khai quá chung, người dân vẫn chưa biết quy trình làm từ đâu, niêm yết thủ tục
hành chính đã lỗi thời, hết hiệu lực, quy định thời gian giải quyết thủ tục hành chính
còn tùy tiện, chỉ vào một số ngày trong tuần
c. Nguyên tắc liên tục, kịp thời
- Tính tất yếu của nguyên tắc
+ Do tính chất của công việc hành pháp quy định;
+ Xuất phát từxu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế.
- Biểu hiện của nguyên tắc
13
Tính liên tục thể hiện trước hết trong quan hệ điều hành (thông tin quản lý được
truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, không bị gián đoạn.Ngoài ra đó còn là sự phát triển
liên tục của công việc, mọi việc thực hiện tốt, không bị bỏ dở, liên tục trong kiểm tra,
đánh giá.
- Vai trò của nguyên tắc liên tục, kịp thời
+ Đảm bảo các hoạt động chấp hành, điều hành được tiến hành liên tục, tránh
ách tắc, ngưng trệ;
+ Đảm bảo tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giải quyết công việc;
+ Đáp ứng được những thay đổi trong công việc;
+ Cung cấp được nhiều dịch vụ công theo nhu cầu của công dân.
-Yêu cầu khi thực hiện nguyên tắc
+ Quy rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân trong tổ chức, từ đó tránh
được trình trạng trốn tránh, đùn đẩy trách nhiệm, gây ách tắc trong công việc;
- Ở nước ta, theo tư tưởng Hồ Chí Minh, đạo đức công vụ được thể hiện trong các
nguyên tắc, chuẩn mực như:
+ Cần, kiệm, liêm, chính, chí công, vô tư;
+ Có tính thần trách nhiệm cao với công việc;
+ Chấp hành nghiêm kỷ luật và có tính sáng tạo trong thi hành công vụ;
+ Có ý chí cầu tiến bộ, luôn phấn đấu trong công việc;
+ Có tinh thần thân ái, hợp tác với đồng nghiệp trong công việc.
15
- Với vai trò quan trọng của pháp luật và đạo đức trong thực hiện công vụ, Đảng ta
chủ trương: tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, xây dựng nhà nước pháp quyền
Việt Nam; quản lý xã hội bằng pháp luật, đồng thời coi trọng giáo dục, nâng cao đạo
đức.
Liên hệ thực tiễn
Thực tiễn hiện nay cho thấy, vấn đề thực hiện đạo đức công vụ ở nước ta vẫn còn khá
nhiều bất cập, điều này cũng đã được ghi rõ trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc
lần XI:“Tình trạng suy thoái về chính trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống trong một bộ
phận không nhỏ cán bộ, đảng viên và tình trạng tham nhũng, lãng phí, quan liêu,
những tiêu cực và tệ nạn xã hội chưa được ngăn chặn, đẩy lùi mà còn tiếp tục diễn
biến phức tạp, cùng với sự phân hoá giàu nghèo và sự yếu kém trong quản lý, điều
hành của nhiều cấp, nhiều ngành làm giảm lòng tin của nhân dân đối với Đảng và Nhà
nước, đe dọa sự ổn định, phát triển của đất nước”.
e. Nguyên tắc đạt được hiệu quả tối ưu
- Hiệu quả là kết quả trên chi phí bỏ ra.
- Việc đánh giá hiệu quả quản lý công sở sẽ đem lại một cái nhìn sâu sắc hơn về
những điểm mạnh, những tồn tại và cũng là một sự khởi đầu tốt cho việc xây dựng hệ
thống quản lý công sở nhằm thúc đẩy sự phát triển bềnh vững và cũng có thể là điểm
khởi đầu cho việc xây dựng một hệ thống quản lý công sở đảm bảo chất lượng bên
trong.
- Giải pháp để quản lý hiệu quả
+ Trước hết, phải tối ưu hóa các nhiệm vụ, tức là làm cho các nhiệm vụ phù hợp
+ Cuối cùng, dù làm bất cứ điều gì, theo nguyên tắc nào cũng phải tuân thủ theo
pháp luật, theo nội quy, quy chế của công sở thì mọi nguyên tắc mới thực hiện được.
Đây là nguyên tắc xuyên suốt mà bất cứ nguyên tắc nào cũng phải tuân theo.
2.2 Mục tiêu của điều hành công sở
Điều hành công sở trong quản lý hành chính nhà nước nhằm mục tiêu:
- Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước
- Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở.
- Tạo nề nếp làm việc khoa học.
- Kỹ thuật điều hành hoạt động của cơ quan, công sở là đối tượng nghiên cứu trong
quá trình cải cách nền hành chính nhà nước.
Mục tiêu chung nhất: cung cấp dịch vụ công hiệu quả.
II. NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
CHÍNH QUYỀN CƠ SỞ
Kỹ thuật điều hành công sở là phương pháp, cách thức tổ chức điều hành các
hoạt động trong bộ máy hành chính, là biện pháp có tính công nghệ mà các nhà hành
chính có thể vận dụng linh hoạt trong quá trình điều hành công sở.
Kỹ thuật điều hành công sở bao gồm những nội dung cơ bản: lập kế hoạch,
thiết kế và phân công công việc, tổ chức vàđiều hành cuộc họp, phối hợp trong quản
lý, và kiểm soát công việc
1. Lập kế hoạch
a. Kế hoạch
- Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch được hiểu là một quá trình công tác, phương án tổ chức công việc
trong quá trình hoạt động của công sở.
18
Hoặc
Kế hoạch là một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động
cụ thể mà một cơ quan, tổ chức phải thực hiện.
Về phương diện hành chính: Kế hoạch là phương án tổ chức các công việc
trong quá trình hoạt động của tổ chức.
định các mục tiêu của hệ thống bị quản lý, tìm kiếm các phương pháp và phương tiện
có hiệu quả nhất cần thiết để đạt tới các mục tiêu đặt ra.
Kết quả của hoạt động lập kế hoạch là bản kế hoạch.
- Quy trình lập kế hoạch trong công sở nhà nước:
Bước 1: Thu thập và xử lý thông tin (phân tích thực trạng, xác định mục tiêu lập
kế hoạch, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng tác động);
Bước 2: Soạn thảo (đảm bảo đúng thể thức, nêu cụ thể các công việc cần thực
hiện, các yêu cầu đạt được, trách nhiệm cá nhân, đơn vị, cách thức, biện pháp thực
hiện);
Bước 3: Lấy ý kiến tham gia;
Bước 4: Thông qua hoặc xin ý kiến thông qua;
Bước 5: Thực hiện thủ tục công bố và ban hành.
- Lưu ý khi lập kế hoạch:
+ Kế hoạch mới chỉ là những dự kiến hành động, chứ chưa phải là hành động, do
đó người lãnh đạo phải biết xác định và nắm bắt được những cơ hội.
20
+ Các hoạt động khác nhau cần được lên những kế hoạch khác nhau, nhưng cần
phải nằm trong một kế hoạch tổng thể.
+ Phải xác định mục đích chính của lập kế hoạch là cách thức tiến hành chứ
không phải là các tài liệu kế hoạch ;
+ Kế hoạch cần được xem xét dưới góc độ như một sự thiết kế cho thay đổi, là
nền tảng cho việc giới thiệu những thay đổi được kiểm soát của một tổ chức để nó có
thể thích nghi trước thời đại thay đổi.
+ Trong thực hiện kế hoạch, ngoài việc hoàn thành các chỉ tiêu pháp lệnh cần
phải chấp hành đầy đủ các chế độ quản lý kinh tế, chế độ báo cáo thống kê, kế toán
nhà nước;
+ Ngoài ra trong quá trình lập kế hoạch cần đảm bảo một số yêu cầu: cụ thể,
thiết thực, kịp thời, khả thi, thống nhất, toàn diện, dự báo, phù hợp với năng lực cán
bộ công chức và mục tiêu hoạt động của cơ quan.
- Một số giải pháp giúp làm tốt công tác kế hoạch
Thảo luận với người lao động và người giám sát liên quan để biết được hiệu
quả(chất lượng, tiến độ) trong thực thi công việc, đánh giá xem có cần phải thay đổi
gì đối với điều kiện làm việc hay có cần đào tạo không? Việc đánh giá sẽ cho chúng ta
cái nhìn tổng quan về tình hình thực hiện công việc thực tại, qua đó xác định được có
cần thiết phải thiết kế công việc hay dự đoán được tính khả thi khi thiết kế công việc.
b) Phân tích công việc
22
- Khái niệm
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có
hệ thống các thông tin quan trọng, có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ
chức nhằm làm rõ bản chất của công việc. Nó bao gồm nhiều việc như kiểm tra công
việc, quyết định nhiệm vụ phải làm, cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm nào tại nơi làm
việc có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ, xác định các rắc rối, rủi ro
- Vai trò của phân tích công việc:
+ Làm sáng tỏ tính chất, nội dung, nhiệm vụ xem có phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan hay không;
+ Xác định nhân lực, tiêu chuẩn chuyên môn và phẩm chất để thực hiện công
việc;
+ Chỉ ra điều kiện vật chất trang thiết bị, môi trường thực hiện công việc;
+ Chỉ ra điểm thiếu sót về mặt kỹ năng của người lao động cần phải được đào
tạo bổ sung;
+ Thấy được các yếu tố tác động xấu đến hiệu quả làm việc để loại trừ.
- Yêu cầu khi phân tích công việc:
+ Nắm vững cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, trách nhiệm quyền hạn
của từng thành viên trong tổ chức;
+ Thu thập đầy đủ thông tin về công việc và những vấn đề liên quan đến công
việc.
c) Thiết kế công việc
- Khái niệm
Thiết kế công việc là căn cứ trên cơ sở phân tích công việc thực tại, xác định
+ Thiết kế công việc theo từng cá nhân: công việc được giao độc lập cho từng
các nhân thực hiện
Ví dụ: trong công sở, công chức có thể được giao thực hiện các công việc như soạn
thảo văn bản, lưu trữ văn bản
* Phân công công việc
- Khái niệm
Phân công là giao cho làm một việc nhất định nào đó.Phân công công việc là
quá trình phân chia các nhiệm vụ thành các công việc cụ thể.
- Căn cứ phân công công việc:
+ Phân công công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị.
Mỗi cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất
định. Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau nên đặc điểm hoạt động và nhiệm vụ
được giao cũng khác nhau.
Ví dụ:
Chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nội vụ được quy định tại Nghị định số 61/2012/NĐ-CP
ngày 10/8/2012 như trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, ban
hành thông tư quyết định, chỉ thị
+ Phân công công việc theo khối lượng và tính chất của công việc. Điều này có
nghĩa là căn cứ vào khối lượng công việc nhiều hay ít, tính chất công việc đơn giản
hay phức tạp, đồng thời phải xác định được năng lực của người thực hiện để phân
chia sao cho hợp lý.
Để phân công công việc theo khối lượng và tính chất công việc đảm bảo hiệu
quả đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách hợp lý, không
25
Copyright: Tài liệu đại học ©