PHẦN I : TÌNH HÌNH THỰC TẾ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY GỐM VÀ
THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA
I. Qúa trình hình thành của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera :
Cuộc sống ngày càng phát triển, nhu cầu của con người cũng không ngừng tăng lên,
con người luôn đòi hỏi về nhiều mặt, về những nhu cầu trong cuộc sống như: ăn,
mặc, đi lại Trong đó, nhu cầu về sinh hoạt cũng không kém phần quan trọng đối với
mỗi người. Bắt nguồn từ nhu cầu này Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà
Nẵng Viglacera được thành lập, xét theo đề nghị của Hội đồng Qủan trị của Tổng
công ty Xây dựng Miền trung tại các tờ trình số 2544/TCT-HĐQT ngày 7/12/2000 và
đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức lao động.
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera trước đây có tên là
Công ty gốm sứ Hải Vân, trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, sau một
thời gian sản xuất đổi lại với tên là Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera , là đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Xây dựng
Miền Trung, có con dấu, có tải khoản phù hợp với phương thức hoạch toán. Công ty
được tổ chức và hoạt động theo điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Xây
dựng Miền Trung đã được Bộ trưởng Xây dựng phê chuẩn và theo điều lệ riêng của
Công ty do Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng Miền Trung phê chuẩn.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các loại dụng cụ bằng gốm sứ cho sinh hoạt, đa
dạng về chủng loại, mẫu mã tùy theo nhu cầu của khách hàng như: xí bệt, chậu rửa,
tiểu treo, chân chậu, xí xổm. Gốm sứ VIGLACERA được sản xuất trên dây chuyền tự
động với công nghệ tiên tiến. Vật liệu dùng để sản xuất chủ yếu là cao lanh, trường
thạch, đất sét.
2. Chức năng và nhiệm vụ của nhà máy gốm sứ VIGLACERA:
2.1. Chức năng của nhà máy:
Sản xuất các loại gốm sứ phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của người tiêu dùng.
2.2. Nhiệm vụ của nhà máy:
Nhà máy gốm sứ VIGLACERA thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo sự phân công
của Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, cụ thể là:
• Triển khai thực hiện và quản lý, khai thác dự án đầu tư xây dựng nhà máy sứ

Phòng kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc công ty trong công tác quản lý hoạt động
kinh doannh xây lắp và đầu tư xây dựng cơ bản nội bộ, lập hồ sơ tham gia đấu thầu
xây dựng, lập hợp đồng xây lắp, quản lý quyết toán các công trình xây lắp.
Phòng công nghệ và quản lý: tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực nghiên
cứu, áp dụng khoa học công nghiêp, quản lý sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm
nhằm hài lòng khách hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán: thực hiện đúng theo pháp lệnh thống kê kế toán, chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công tác tổ chức của công ty, theo dõi quản lý các loại tài
sản và nguồn vốn ghi chép, phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổng
hợp, báo cáo kịp thời thông tin về tình hình tài chính của công ty cho lãnh đạo để
định hướng đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các đơn vị sản xuất: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty,
quản lý tốt máy móc thiết bị, đảm bảo năng suất chất lượng của sản phẩm, đảm bảo
tiết kiệm nguyên vật liệu, quản lý nhằm giảm tỷ lệ hỏng của sản phẩm, thực hiện vệ
sinh công nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất.
3.4 Bộ máy kế toán:
a. Sơ đồ bộ máy kế toán:
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu
Quan hệ công việc
b. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán, thống kê toàn công ty tham mưu cho giám
đốc công ty về mặt tài chính, lập kế hoạch tài chính hằng năm, quí, tháng của công ty,
phân tích hoạt động tài chính của công ty.
Phó phòng tài chính kế toán, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ: quản lý hoạt
động của phòng khi kế toán trưởng đi vắng kế toán tổng hợp lập báo cáo các quyết
toán hàng quý, năm, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của giám đốc, kiểm tra, đối
chiếu với các kế toán phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh, tính lãi lỗ,
theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hoa tài sản cố định hàng kỳ, kiểm kê tài sản cố
định, lưu trữ hồ sơ tài sản cố định trong công ty.

Song song với quá trình náy, số liệu từ chứng từ gốc được phản ảnh vào các sổ quỹ,
số tiền gởi ngân hàng và các sổ chi tiết có liên quan. Cuối quý tập hợp những số phát
sinh trong số để lên bảng kê ghi nợ (Có) cho từng tài khoản sử dụng. Đối với kế toán
vật tư, cuối tháng tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết để phản ảnh vào sổ tổng hợp và
lên bảng kê xuất trong quý phục vụ cho kế toán tổng hợp trong việc tính giá thành.
SƠ ĐỔI TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Ghi chú:
Ghi hàng ngày, định kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối quý
Ghi cuối tháng
(1) Hằng ngày hoặc định kỳ kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Nếu nghiệp vụ liên
quan đến chi tiết thì đồng thời phải ghi vào sổ chi tiết, nếu nghiệp vụ liên quan đến
tiền mặt thì phải ghi vào sổ quỹ, nếu nghiệp vụ phát sinh tiếp diễn nhiều lần trong kỳ
(mua - bán hàng), thì được ghi vào nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt) trước khi
ghi vào sổ.
(2) Sau khi vào nhật ký chung lấy số liệu ghi vào sổ cái tài khoản .
(3) Cuối tháng căn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng đối chiếu sẽ phát sinh tài
khoản đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết.
(4) Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa sổ quỹ với sổ cái tài khoản 111 và đối chiếu số
liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với bảng đối chiếu sổ phát suinh tài khoản.
(5) Cuối quý căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết và bảng đối chiếu sổ phát sinh tài
khoản kế toán tiến hành lập báo cáo kế toán.
1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy gốm sứ :
KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2002
1. Tổng doanh thu 8.693.207.098
2. Các khoản giảm trừ 1.644.874
3. Doanh thu thuần 8.691.562.224
4. Gía vốn hàng bán 6.854.153.039
5. Lợi nhuận gộp 1.837.409.185

Tổ bảo vệ
Tổng số 150 100
Nhìn chung đội ngũ lao động của công ty đều qua các năm
Cơ cấu lao động và tuyển dụng lao động hợp lý
Đội ngũ cán bộ quản lý chiếm 8% tổng số CBCN
Lao động có trình độ đại học chiếm 34%
Lao động có trình độ trung cấp chiếm 7,3%
Lao động phổ thông chiếm 58,6%
Hầu hết trong các phòng ban và các trung tâm đội ngũ lao động đều có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cao,đều được tuyển dụng một cách hợp lý và trong một đội
ngũ cán bộ thì trên 90% là trình độ đại học , cao đẳng.Họ làm việc dưới sự điều hành
của các trưởng các phòng ban trung tâm.Mỗi cán bộ trong các phòng ban đều đảm
nhận một khâu công việc.Đồng thời giữa các phòng ban,các trung tâm đều có quan
hệ tham mưu với nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho toàn công ty.Như vậy trong
suốt thời gian qua,chính sách đối với con người luôn là mối quan tâm hàng đầu của
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera ,chính sách đó được thể
hiện qua cơ chế quản lý,cơ chế phân phối,cơ chế sử dụng và đào tạo.
2. Tình hình tài chính và cơ sở vật chất của công ty:
a/Tình hình tài chính:
Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera là đơn vị hạch toán phụ
thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh nên có các đặc điểm về tình hình tài chính như sau:
Là đơn vị được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân cấp,quản lý về doanh thu chi phí
thường xuyên.Riêng việc quản lý tài sản cố định và nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ
bản do Công ty Gốm và Thuỷ tinh quản lý .
Các quỹ tiền lương thưởng được Công ty Gốm và Thuỷ tinh phân bổ dựa trên kết quả
đóng góp của công ty.
Công ty là một đơn vị không trực tiếp xác định lợi nhuận và kết quả kinh doanh mà
chỉ xác định sự chênh lệch giữa chi phí và doanh thu.
Hoạt động của công ty theo cơ chế tài chính của Nhà Nứơc.
Như vậy,qua các đặc điểm trên ta thấy Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà

Ngày vào ngành ,Chức vụ,bộ phận công tác
- Quan hệ gia đình là các thông tin về mối quan hệ của cán bộ công nhân viên
với gia đình như : họ tên người quan hệ,địa chỉ,quê quán,ngày sinh,dân tộc
- Khen thưởng - kỷ luật : HÌnh thức khen thưởng kỷ luật,quyết định khen
thưởng kỷ luật
- Quá trình hoạt động : Ngày vào đoàn,ngày vào đảng
- Quá trình đào tạo : Quyết định cử đi học,ngành học
- Tình hình sức khoẻ : Các thông tin liên quan đến tình trạng sức khoẻ của nhân
viên trong quá trình công tác tại công ty.
2.Dữ liệu đầu vào :
- Bao gồm Bảng sơ yếu lý lịch của cá nhân trong quá trình xin việc của công
ty.Sau khi quá trình tuyển chọn bằng phỏng vấn thì sẽ có quyết định thử việc của
công ty,trong thời gian thử việc nếu đạt yêu cầu thì sẽ đi đến hợp đồng lao động giữa
công ty và các nhân nhân viên được nhận vào làm việc tại công ty.
- Thông tin về các phòng,tổ thuộc công ty là cơ sở để sau này phân phối nhân
viên sau khi ký kết hợp đồng lao động về làm việc.Đây cũng là cơ sở cho việc thống
kê và tìm kiếm sau này dựa theo thông tin của phòng,tổ chức làm việc.
- Thông tin khác chi tiết hơn nhằm lợi ích cho người quản lý ,cho công tác quản
lý và mang lại hiệu quả cao trong công việc như : Chức vụ,tôn giáo,giới tính,chuyên
môn,thành phần gia đình
a) Bảng sơ yếu lý lịch :
Là lời khai của mỗi cá nhân nhân viên trong quá trình đến xin việc tại Công ty Gốm
và Thuỷ tinh Đà NăÔng,nó bao gồm những thông tin chính xác về cá nhân,quan hệ
với các cá nhân khác,quá trình công tác trước đây
Thông tin trong bảng sơ yếu lý lịch là cơ sở cho việc phục vụ công tác thiết lập hồ sơ
nhân sự trong công ty,hoặc lập các báo cáo về tình hình nhân sự tại công ty
b/ Quyết định thử việc :
Sau khi trải qua một đợt phỏng vấn tại Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng,người lao
động nếu đáp ứng đựơc các yêu cầu thì sẽ được tuyển chọn và được chuyển về Chi
nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera (chi nhánh của Bưu Điện

phức tạp.
- Thâm niên công tác = ( Năm hiện tại ) - ( Năm vào ngành )
II. CHI TIẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ở CHI NHÁNH CÔNG TY
GỐM VÀ THUỶ TINH TẠI ĐÀ NẴNG VIGLACERA :
Sau khi nhận hồ sơ của người lao động,ký kết hợp đồng lao động thì công tác quản lý
nhân sự bắt đầu thực hiện.Người quản lý cập nhật đầy đủ các thông tin về lý lịch,hồ
sơ nhân viên và trong quá trình quản lý thì phaỉ cập nhật thông tin thường xuyên về
nhân viên như : quyết định cử đi học,bằng cấp,trình độ,đào tạo,vào đảng để đưa
ra các quyết định đúng đắn về việc phân bổ bộ phận làm việc,chuyển bộ phận làm
việc hoặc các quyết định khen thưởng,kỷ luật,quyết định tuyển dụng hay tinh giảm
biên chế Xét chất lượng làm cơ sở cho việc tính lương từng tháng .
Là một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng nên việc
phân bổ nhân sự hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của Phòng Tổ Chức Hành
Chính thuộc Công ty Gốm và Thuỷ tinh Đà Nẵng.Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ
tinh tại Đà Nẵng Viglacera chịu trách nhiệm quản lý :
- Nhân viên nộp hồ sơ cho phòng Tổ Chức Hành Chính thuộc Công ty Gốm và
Thuỷ tinh Đà Nẵng và được gọi phỏng vấn ,nếu phù hợp công ty sẽ ra quyết định
phân bổ nhân viên về công tác tại một trong số các chi nhánh của Công ty Gốm và
Thuỷ tinh : Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
- Được chuyển về Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng Viglacera
,nhân viên nhận được quyết định thử việc của Ban Giám ĐôÚc Công Ty,sau quá trình
thử việc phù hợp nhân viên nhận được hợp đồng lao động có chữ ký của cả hai bên :
Người sử dụng lao động và người lao động chia thành hai bản và mỗi bên giữ một
bản.Người quản lý phân phối nhân viên về một bộ phận công tác phù hợp với trình độ
và hữu ích cho công ty,đồng thời cập nhật thông tin cá nhân nhân viên vào chương
trình quản lý và tiến hành công tác quản lý nhân viên.
Nhìn chung công tác quản lý nhân sự ở Công Ty cũng là một quá trình phức tạp,đòi
hỏi phải cập nhật thông tin quản lý một cách thường xuyên ở người quản lý.Để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn và những thông tin cần thiết về nhân sự như
quyết định khen thưởng,lên chức,lên lương lên ban lãnh đạo của công

Quê quán của người có quan hệ
Dân tộc của người có quan hệ
Nghề nghiệp của người có quan hệ
Chức vụ của cán bộ nhân viên
Bộ phận công tác của nhân viên
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Ngày vào Đảng
Ngày vào Đoàn
Trình độ văn hoá
Trình độ chuyên môn
Ngoại ngữ
Ngày hợp đồng lao động
Ngày vào ngành
Hệ đào tạo cán bộ
Khen thưởng kỷ luật
Hình thức khen thưởng kỷ luật
Lý do khen thưởng kỷ luật
2.Tổ chức bộ mã cho chương trình :
a) Giới thiệu một số loại mã số thường dùng :
Có rất nhiều loại mã số khác nhau tuỳ thuộc chương trình,sau đây giới thiệu một số
bộ mã thông dụng :
- Mã số tuần tự : nguyên tắc thiết kế đơn giản : cứ một đối tượng xuất hiện thì sẽ
gán cho một tập hợp số nguyên kế tiếp nhau theo thứ tự xuất hiện.
Ưu điểm : dễ nhận diện,khó lẫn lộn và việc xây dựng có thể tiến hành dễ dàng
Nhược điểm : không mang ý nghĩa gì tuy nhiên cũng có tính chất gợi nhớ và không
cho phép chèn thêm một mã số mới giữa hai mã số cũ
- Mã gợi nhớ : cho phép sự ghi nhớ dễ dàng và có ý nghĩa bởi chúng mang tính
gợi nhớ những đối tượng cần mã hoá.
Ưu điểm : dễ xây dựng,nhận diện

3ký tự sau biểu thị chức vụ của nhân viên hay trách nhiệm của bộ phận công tác như :
PBGĐO : phòng giám đốc
PBPGĐ : Phòng phó giám đốc
TOKTH : Tổ kỹ thuật
TTKTH : Trung tâm kỹ thuật
- MaHD : ( Mã hợp đồng ) : xxx
Như : TBC : theo biên chế THĐ: theo hợp đồng
- MaDT : ( Mã hệ Đào Tạo ) : xx
Như : TC : Tại chức CQ : Chính quy
3.Xây dựng từ điển dữ liệu :
- Từ điển dữ liệu là một danh sách các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống
thông tin với một số đặc trưng về tên,kiểu,lĩnh vực tác dụng,các quy tắc tác động.
Trước khi xây dựng từ điển dữ liệu cần phải phân tích cặn kẽ dữ liệu,thanh lọc dữ
liệu nhằm tránh tối đa các hiện tượng mập mờ.
5.Mô hình ý niệm của bài toán quản lý :
a) Các thực thể của bài toán nhân sự :
• Thực thể khen thưởng kỷ luật : ( KTKL) : có Macb là khoá chính chứa các
thông tin về hình thức,lý do KTKL đối với cán bộ.
• Thực thể Loại Hợp Đồng : (LOAIHD) : có MaHD làm khoá chính,chứa các
thông tin về loại hợp đồng lao động.
• Thực thể Đơn Vị : (DONVI ) : có Madonvi làm khoá chính,chứa các thông tin
về bộ phận công tác của cán bộ,mã đơn vị,điện thoại nơi công tác
• Thực thể Hồ Sơ Nhân Viên : ( HOSONV ) : có Macb làm khoá chính,chứa các
thông tin cá nhân của nhân viên.
• Thực thể Chức Vụ : có MaCV làm khoá chính chứa các thông tin về chức vụ
của nhân viên như mã chức vụ,chức vụ
• Thực thể Hệ Đào Tạo : có MaDT làm khoá chính
• Thực thể Bậc Lương : có Mabacluong là khoá chính, chứa các thông tin khái
quát về cách tính lương của Chi nhánh Công ty Gốm và Thuỷ tinh tại Đà Nẵng
Viglacera với cách tính lương theo phụ cấp chức vụ,theo chất lượng công việc và

doanh nghiệp ở nước ta,phục vụ cho công tác quản lý .Do vậy em chọn ngôn ngữ lập
trình ACCESS cho đề tài của em.
2.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS :
Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý và khai thác số liệu được lưu giữ có
tổ chức bên trong máy tính.
CSDL là tập các số liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý,khai thác
nào đó.CSDL ngoài các Table còn có những Query,Form,Report, Macro và Moudule.
Khi lưu giữ lại trên máy tính là một tập tin có đuôi là MDB.
a) Table :
Là đối tượng quan trọng nhất và là thành phần cơ bản của CSDL trong
ACCESS.Dùng để ghi nhận các số liệu cơ sở,các nghiệp vụ phát sinh,các biến động
tiếp theo của những thông tin quản lý.Trong table số liệu được tổ chức theo nhiều
dòng,mỗi dòng có nhiều cột
b) Query :
Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên số liệu.Sử dụng Query
để liên kết các chỉ tiêu số liệu từ Table,để chọn lựa ra những thông tin cần quan
tâm.Hơn nữa,Query còn là công cụ để chỉnh sữa số liệu,để tạo ra Table mới (Make
Table Query ),để ráp nối số liệu vào Table ( Append Query ), để xoá số liệu ( Delete
Query),tổng hợp số liệu ( Crosstab Query ) , và nhiều công cụ khác nữa.Query được
dùng làm như nền tảng để sản xuất ra các báo cáo biểu có đặc tính định dạng cao hơn
Table.Cùng lượng Table như nhau nhưng ai sử dụng Query giỏi hơn thì chương trình
sẽ tốt hơn.
c) Form :
Dùng cho thao tác nhập liệu,tạo cảm giác như đang điền thông tin vào các mẫu
phiếu.Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng
lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau.Form nếu được phối hợp tốt với Marco và
Module sẽ giúp cho việc thao tác xử lý số liệu nhanh gọn hơn.
d) Report :
Là kết quả đầu ra sau cùng của quá trình khai thác số liệu.Dùng để in ấn hay thể hiện
các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của các bảng Query.Có nhiều

Macb Text 3 Mã cán bộ
Hoten Text 40 Họ tên cán bộ
Gioitinh Yes/No ;”Nam”;”Nu” Giới tính
Ngaysinh Date/Time 10 dd/mm/yyyy Ngày sinh
SoCMND Number 15 Số chứng minh nhân dân
Noisinh Text 30 Nơi sinh
Quoctich Text 20 Quốc tịch
Quequan Text 90 Quê quán
Diachi Text 90 Địa chỉ
Dienthoai Text 10 Điện thoại
Dantoc Text 10 Dân tộc
Tongiao Text 20 Tôn giáo
Doanvien Yes/No Đoàn viên
Dangvien Yes/No Đảng viên
TPGĐ Text 30 Thành phần gia đình
Anh OLE object ẢNh
Trinhdonn Text 20 Trình độ ngoại ngữ
Trinhdocm Text 30 Trình độ chuyên môn
Madonvi Text 5 Mã đơn vị
MaCV Text 3 Mã chức vụ
Trinhdovanhoa Text 30 Trình độ văn hoá
- Table KTKL :
Fieldname FieldType FieldSize Format Decription
Macb Text 3 Mã cán bộ
HthucKTKL Text 10 Hình thức khen thưởng kỷ luật