Lời mở đầu
Khi đời sống xã hội của con người ngày càng phát triển, hiện đại hơn thì nhu cầu tiêu
dùng cũng được nâng cao rõ rệt. Chính vì vậy doanh nghiệp sản xuất có vai trò quan trọng
thì bên cạnh đó ngành hoạt động thương mại có phần quan trọng không kém. Ngành hoạt
động thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng và đối tượng kinh doanh chủ yếu của
ngành thương mại là hàng hoá - đó là những sản phẩm lao động được các doanh nghiệp
thương mại mua về để bán ra nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu.
Trong các doanh nghiệp thương mại, vốn hàng hoá được xem là chủ yếu nhất, nghiệp vụ
kinh doanh, hàng hoá là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và chiếm một công cụ lớn nhất
và quản lý hàng hoá là nội dung quản lý hàng đầu của các doanh nghiệp thương mại. Bên
cạnh đó, mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài
doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả cho khách hàng, người bán (trong quá trình
mua bán hàng hoá ) cũng được chú trọng. Có thể nói, kế toán thanh toán đóng vai trò quan
trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, nó giúp cho các
nhà quản lý doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ tình hình tăng, giảm của vốn, đồng thời có biện
pháp giải quyết kịp thời những rủi ro không may xảy ra đến cho doanh nghiệp bất cứ lúc
nào.
Vì vậy, em đã quyết định chọn đề tài “Kế toán thanh toán về các khoản phải thu và
phải trả cho khách hàng tại công ty Xuất Nhập Khẩu “ được kế toán theo dõi trên TK 131
“phải thu khách hàng “ và trên TK 331 “phải trả cho người bán “ làm chuyên đề tốt nghiệp
của em.
Mặc du em đã cố gắng thực hiện những vẫn không thể tránh những sai sót. Kính mong các
anh chị kế toán trong công ty Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng và thầy giáo hương dẫn giúp đỡ
thêm. Em xin chân thành cảm ơn.
Đề tài gồm 3 phần:
Phần I QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP, HOẠT ĐỘNG VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY
I Sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển của công ty
II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
III Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
IV Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
Điện thoại :(0511) 821819-821689
Fax: 84-0511-821049
Email:
Tài khoản VNĐ: 004100001723 tại ngân hàng Ngoại Thương Đà Nẵng
1- Quá trình phát triển của công ty :
Qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển, công ty COTIMEXDANANG ngày càng lớn
mạnh và là một trong những đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có uy tín. Có thể khái quát
quá trình phát triển của công ty qua các giai đoạn sau:
- Giai đoạn từ năm 1976-1989: Đây là thời kỳ mới thành lập và ổn định của công ty
với số nhân viên với vài chục người. Ơí giai đoạn này công ty vừa thực hiện công tác quản
lý vừa thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đồng thời mở rộng phạm vi kinh
doanh sang một số lĩnh vực khác.
- Giai đoạn từ năm 1989-1999: Trong giai đoạn này cùng với sự đổi mới về cơ chế
quản lý kinh tế cùng với sự phát triển cuả nền kinh tế Việt Nam, công ty đã có những thay
đổi nhất định để phù hợp với cơ chế quản lý trong tình hình mới.
- Giai đoạn từ năm 2000 đến nay: Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty
diễn ra trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều chuyển biến phức tạp, tuy nhiên Việt
Nam vẫn giữ thế cân bằng và phát triển.
2- Đội ngũ lao động
Công ty Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng có đội ngũ lao động dồi dào và có trình độ tương cao,
với khoản 700 lao động: trong đó trực tiếp kinh doanh là khoản 200 người, trực tiếp sản
xuất khoản 500 người. số lao động có trình độ chiếm khoản 34%, trung cấp chiếm khoản
36%, còn lại là công nhân kỷ thuật có trình độ sơ cấp.
Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của sở Thương Mại và sự giúp đỡ của các ban ngành chức
năng, cũng như sự áp dụng đúng đắn các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà Nước
công ty đã từng bước khắc phục dân khó khăn và nâng cao trình độ kỷ thuật, tăng dần nguồn
vốn kinh doanh, tiến tới mở rộng quy mô kinh doanh và đã đem lại những kết quả cao. Qua
những nổ lực tìm kiếm lợi nhuận, công ty đã nhận được bằng khen của Bộ Thương Mại
khen tặng toàn thể cán bộ công nhân viên đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Từ nay
công ty Xuất Nhập Khẩu Đà Nẵng thực sự vững mạnh trong kinh doanh và để trở thành
- Được đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu
- Được dự hội chợ, triến lãm, giới thiệu sản phẩm của công ty trong và ngoài nước
- Được đặt văn phòng chi nhánh của công ty trong và ngoài nước theo đúng quy định
của công ty
- Được quyền tố tụng và khiếu nại trước pháp luật
2 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty:
Một doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu
dùng trong và ngoài nước, công ty thu mua các mặt hàng nôi địa nông-lâm-thuỷ sản để xuất
khẩu ra nước ngoài và nhập các mặt hàng xe máy và hàng tiêu dùng cao cấp về tiêu thụ
trong nội địa. Ngoài ra công ty còn có bộ phận cung cấp dịch vụ lớn như: khách
sạn, dịch vụ kiều hối cho nhu cầu khách hàng trong và ngoài nước.
2.1 Đối với hàng xuất khẩu : Công ty chủ yếu mở rộng kinh doanh đối với các mặt hàng
có giá trị kinh tế cao như: quế, cà phê, lạc nhân, tiêu, hàng hải sản, Đây là những mặt hàng
có thế mạnh tại nước ta được sản xuất nhiều và khắp nơi với mạng lưới kinh doanh rộng là
một thuận lợi trong việc thu mua và xuất khẩu các mặt hàng này
CƠ CẤU MẶT HÀNG XUẤT KHẨU
Mặt hàng Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
Tơ tằm 833.793 - 341.774
Hải sản các loại 5.987.162 750.000 835.967
Lạc nhân 5.692.804 1.171.786 258.400
Long nhãn 777.000 - -
Quế 218.671 198.366 67.946
Đèn lồng - 1231 2.031
Tiêu - - 112.725
Sắn - 1.348.322 1.201.163
Cà phê - - 1.645.541
Quả cầu gương 9.385 - 2743
Ván ghép thanh 159.946 70.357 -
Bàn ghế gỗ 42.425 - -
Mành trúc - 21.720 7031
Ô tô các loại 171.009 425.770 95.250
Vòng bi 67.399 -
Linh kiện máy vi tính 204.265 931.828 416.010
Ôø đĩa cứng 34.248 -
Dây cáp 2.187 15.000 48.896
Lạc nhân 186.930 460.428
Hàng gia dụng 8.256 874
Bột cá - 302.370
Văn phòng phẩm - 6.736
Động cơ điện 14.285 - 14.914
Xe máy - - 344.050
Ôúng bơm bê tông 4.500 -
Nhãn khô 30.751 -
Sa nhân - - 835.557
Kim ngạch nhập khẩu 723.911 2.143.006 1.270.727
Hoạt động nhập khẩu của công ty chủ yếu đáp ứng nhu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu
trang thiêt bị phục vụ sản xuất lưới xuất khẩu của liên doanh SADAVL, và một số mặt hàng
công nghệ ca. Riêng với mặt hàng xe máy là mặt hàng nhập khẩu chủ lực từ thị trường Lào
trong năm 2003 có xu hướng giảm cung cấp xe máy từ thị trường này.
Nhìn chung, cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty đa dạng nhưng chưa ổn định
2.3 Đối với các mặt hàng mua và bán tại nội địa: Là những mặt hàng thông thường, có
nhu cầu tiêu dùng cao, thường xuyên như: bia, rượu,thuốc lá,
III ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
Bộ máy của công ty được thiết lập trên cơ sở mối quan hệ trực tuyến và mối quan hệ
chức năng với chế độ quản lý một thủ trưởng. Bộ máy quản lý chuị trách nhiệm về mọi vấn
đề phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty và tìm cách phát huy hoặc khắc phục nó,
đây là kiểu cơ cấu
tổ chức quản lý phổ biến ở Việt Nam nhất là những công ty có quy mô tương đối lớn
1 Sơ đồ bộ máy:
Quan hệ trực tuyến
nghiệp khác trong và ngoài nước
Phòng kinh doanh nội địa:
Nghiên cứu và tiếp cận thị trường nội địa để biết được thị hiếu tiêu dùng về các mặt hàn,
lập kế hoạch tiêu thụ hàng hoá cho từng thị trường trong nướ.c. ký kết các hợp đồng mua
bán, dự trữ hàng hoá cho từng giai đoạn kinh doanh của công ty và cho các đơn vị trực
thuộc sao cho hợp lý và cân đối, đảm bảo tịnh kinh doanh liên tục, tránh sự thiếu hụt trong
kinh doanh và ứ đọng vốn
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :
Chuyên lo việc kinh doanh xuất hàng hoá nhập khẩu. Nhập các mặt hàng cần thiết thoã
mãn nhu cầu trong nước và xuất khẩu các mặt hàng cho nhu cầu nước ngoài. Trực tiếp xây
dựng và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, xây dựng nội dung các hợp đồng kinh tế chặt chẽ,
đúng quy định của pháp luật
Mối quan hệ của các phòng ban
Mỗi phòng ban của công ty đều có chức năng riêng nhưng không tách rời nhau, tất cả các kế
hạch kinh doanh do phòng đối ngoại đề ra phải được cân nhắc dựa trên các nguồn lực của
công ty
IV TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
1 Tổ chức bộ máy kế toán :
1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán :
Xuất phát từ đặc điểm và điều kiện kinh doanh và quy mô kinh doanh rộng lớn, công ty xuất
nhập khẩu đà nẵng đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Được sự chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty xuống các đơn vị và bộ phận trực thuộc đã
đưa ra Sơ đồ bộ máy kế toán như sau:
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán
Là người tham mưu cho giám đốc trực tiếp báo cáo cho giám đốc và cơ quan tài chính về
tình hình taiû côngt ty, chụi trách nhiệm về những sai lệch và không hợp lý ảu việc hoạch
toán và xác định giá trị tài sản và kết quả kinh doanh. Trực tiếp tổ chức và điều hành hoạt
động của bộ máy kế toán, đồng thời phân tích tình hình tài chính của công ty
Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp:
chỉnh công việc phản ảnh hết các nghiệp vụ liên quan đến phần hành mình theo dõi.
Tóm lại, các kế toán có mối liên hệ khắn khít với nhau tạo thành một đường vòng
khép kín của hệ thống kế toán
2 Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
Tổ chức hạch toán công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức
công tác quản lý tại công ty. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kế
toán - tài chính tại công ty nên công tác hạch toán kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiẹu quả của công tác quản lý của một công ty nói riêng và các doanh nghiệp nói
chung.
Tại công ty hệ thống các chứng từ, biểu mẫu ghi kép, hạch toán ban đầu như sau: Phiếu
nhập - xuất kho, phiếu thu - chi được quy định rõ dựa trên hệ thống các chứng từ do Nhà
nước ban hành. Mọi chứng từ ban đầu phát sinh đều phải có chữ ký và làm cơ sở cho việc
hạch toán vào các sổ sách kế toán có liên quan.
2.1 Hình thức ghi sổ kế toán.
Sổ sách kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ
với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán
trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông rtin từ các chứng từ kế
toán nhằm phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại nguồn vốn, từng quá trình hoạt
động của công ty có ý nghĩa trong việc thực hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ được mở theo
quy định chung của Nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu và đặc điểm quản
lý của từng doanh nghiệp.
Các loại sổ sử dụng trong công tác hạch toán kế toán bao gồm:
- Sổ, thẻ chi tiết .
- Bảng kê, tờ kê chi tiết Nhật Ký Chứng Từ.
- Sổ Nhật Ký Chứng từ.
- Sổ cái.
- Các loại sổ sách khác liên quan.
Hoạt động kinh doanh của công ty xuất nhập khẩu Đà Nẵng có quy mô lớn nên để tổ chức
I. NỘI DUNG CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN :
Trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán
giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân hàng, với các cán bộ công nhân
viên, các khoản phải thu, phải trả mang tính nội bộ vv Các khoản thanh toán được thanh
toán được chia thành hai khoản thanh toán chủ yếu: khoản phải thanh toán khách hàng,
khoản phải thanh toán cho người bán .Ngoài ra, khoản phải thu còn có khoản phải thu nội
bộ, phải thu tạm ứng, phải thu khác vv
Khoản phải trả gồm: Phải trả lương cho công nhân viên, phải trả nội bộ, phải trả khác,vv
• khoản phải thu là một bộ phận tài sản của công ty đang bị các đơn vị, các tổ chức
kinh tế và các cá nhân khác chiếm dụng mà công ty có trách nhiệm phải thu hồi
• các khoản phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của công ty được tài trợ từ các
doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và các cá nhân khác mà công ty có trách nhiệm phải trả
hoạch toán nghiệp vụ thanh toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các
khoản phải trả, phải thu, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh hiện tượng chiếm dụng vốn
lẫn nha. Một khoản công nợ của công ty phải được theo dõi chi tiét theo số nợ phải thu, đã
chi của từng khách nợ, số nợ phải trả, đã trả của từng đối tượng người bán
II NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN :
Để theo dõi chính xác và kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, cung cấp thông tin chi các nhà
quản lý doanh nghiệp, kế toán cần quán triệt các nguyên tắc sau:
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thương
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả
được kịp thời
- Phải kiểm tả, đối chiếu và có xác nhận có văn bản về số nợ phát sinh, số đã thanh
toán và còn thanh toán với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có
số dư nợ lớn
- Phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “đồng ngân hàng nhà nước Việt Nam”
đối với các khoản phải thu phải trả có gốc ngoại tệ. Cuối kỳ phải điều chỉnh các khoản nợ
phải thu, phải trả theo tỷ giá thực tế.
- Phải theo dõi chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu
phải trả bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế
quy ước.Sau khi giao hàng, người bán nhờ ngân hàng chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng
mở L/Cđể ngâng hàng này trả tiền cho mình và bộ chứng từ cho người bán để nhận hàng và
thu tiền của người mua để trả tiền cho người bán.
Phương thức này thường được sử dụng trong thanh toán quốc tế hàng xuất khẩu vì nó
đảm bảo quyền lợi cho người xuất khẩu trong việc thanh toán đúng và đủ, kịp thời tiền bán
hàng. Đồng thời cũng đảm bảo cho người nhập khẩu hàng đúng số lượng, chất lượng, mẫu
mã, kiểu dáng và thời gian.
2 Các phương thức thanh toán khác:
Ngoài phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đã nêu ở trên, công ty còn sử dụng những
phương thức thanh toán khác như:
a Phương thức nhờ thu (Collectoion) :
Là phương thức thanh toán trong đó tổ chức xuất khẩu sau khi đã giao hàng sẽ ký hối
phiếu đòi tiền người mua, nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó
Theo phương thức uỷ thác thu thì người xuất khẩu sau khi giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ
hoàn thành cho người nhập khẩu thì lập giấy uỷ thác thu nhờ ngân hàng phục vụ mình thu
hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do người xuất khẩu ký phát
b Phương thức chuyển tiền
Là phương thức thanh toán mà người chuyển tiền (người trả tiền ) thông qua ngân hàng
gởi trả một số tiền nhất định cho người được hưởng lợi
Theo phương thức thanh toán này thì người nhập khẩu thanh toán cho người xuất khẩu bằng
cách trả tiền bằng điện (Telegraph Transfer- T/T) hoặc bằng thư (Mail Transfer
M/T) thông qua ngân hàng trung gian, doanh nghiệp phải chi trả tiền thủ tục phí khi có phát
sinh.
B HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
I HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG :
1 Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
1.1 Khái niệm:
Kế toán thanh toán các khoản phải thu của khách hàng là các khoản nợ phải thu của công
ty với khách hàng về giá trị hàng hoá đã bán, lao vụ - dịch vụ đã cung cấp nhưng chưa thu
tiền
- Trong hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán tiến hành phân biệt các khoản
nợ,loại khoản nợ có thể trả đúng hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có
căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp sử lý
- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ theo sự thoã
thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hoá đã giao, lao vụ đã cung cấp không
đúng theo thoã thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu giảm giá hoặc
nhận lại số hàng đã giao
1.4 Sơ đồ hạch toán phải thu khách hàng:
Hoạt động kinh doanh của công ty XNK-doanh nghiệp tính thuế GTGT theo pháp khấu
trừ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
Sau đây là vài phương pháp kế toán tổng hợp tại công ty :
(1) Khi công ty cung cấp lao vụ dịch vụ, bán hàng hoá chưa thu tiền, kế toán căn cứ vào
các hoá đơn chưa thu tiền, kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, để ghi:
Nợ TK 131: Tổng số tiền thanh toán.
Có TK 511,512 : Giá bán chưa có thuế VAT
Có TK 331: Thuế VAT
(2) Khi khách hàng thanh toán trước thời hạn, công ty chiếc khấu cho khách hàng, kế
toán ghi giảm nợ.
Nợ TK 635
Có TK 131
(3) Giá trị hàng hoá, sản phẩm bị khách hàng trả lại do không đúng yêu cầu trong hợp
đồng
Nợ TK 531: Doanh thu bị trả lại
Nợ TK 3331: Thuế VAT hoàn lại
Có TK 131: Tổng số tiền thanh toán
(4) Giá trị hàng hoá bị trả lại, kế toán ghi giảm nợ.
Nợ TK 532
Có TK 131
(5) Khi khách hàng ứng trước tiền mua hàng hay thanh toán tiền hàng (phản ảnh trên các
chứng từ: phiếu thu, giấy báo có ngân hàng).
a. Các chứng từ kế toán sử dụng trong quá trình thanh toán với khách hàng, phương pháp
ghi chứng từ tại công ty XNK-ĐN như sau:
• Hoá đơn GTGT (do doanh nghiệp lập):
- Mục đích : hoá đơn GTGTcó mấu sổ 01/GTKT-3LL là loại hoá đơn sử dụng tại
các doanh nghiệp, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hoá dịch vụ với số
lượng lớn. Hoá đơn này là căn cứ để xác nhânû số lượng, chất lượng và đơn giá, số tiền bán
hàng hoá, dịch vụ cho người bán và số thuế GTGT tính cho số hàng hoá, dịch vụ đó.
- Phương pháp :
Hoá đơn này là do người bán hàng (công ty ) lập khi bán hàng hoặc cung ứng lao vụ có
cùng thuế suất
Kế toán phải ghi rõ ngày / tháng / năm lập hoá đơn, họ tên, địa chỉ, số hiệu TK và mã số
thuế của đơn vị bán hàng (công ty ) ; họ tên , địa chỉ, số hiệu TK của người mua hoặc đơn vị
mua
Nếu khách hàng thanh toán bằng sec thì kế toán phải ghi rõ “số hiệu, ngày / tháng / năm”
của tờ sec. Nếu bán hàng theo phương thức trả tiền sau thì phải ghi rõ thời gian thanh toán
tiền, thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán và tỷ lệ chiết khấu
Nếu hoá đơn đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng sec sau khi thu tiền người bán hàng
đóng dấu “đã thanh toán “ vào hoá đơn
- Nguyên tắc lập :
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần )
@ Liên 1: lưu
@ Liên 2: giao cho người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua
Copyright: Tài liệu đại học ©