LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm được học tập dưới mái trường Đại học Nha Trang và hơn ba
tháng thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc, em đã được trang
bị cho mình những kiến thức chuyên môn về lý thuyết cũng như thực tế về chuyên
ngành.
Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô đã dạy
dỗ, truyền đạt cho em những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn cũng như về
cuộc sống trong những năm học vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đã hưỡng dẫn em
hoàn thành đề tài này. Sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô cùng những kiến thức
quý báu cô truyền đạt đã giúp cho em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH Đầu tư và
Xây dựng Kim Cúc, đặc biệt là các cô chú, anh chị trong phòng Kế toán đã tạo điều
kiện cho em thực tập tìm hiểu thực tế kế toán tại Công ty.
Xin kính chúc Quý Thầy Cô, các Cô Chú, Anh Chị sức khỏe và công tác tốt!
Sinh viên thực tập
Võ Thị Siền
MỤC LỤC
1.1.6. Hoàn thiện cơ cấu KSNB trong tổ chức 16
1.1.6.1. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 16
1.1.6.2. Những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB 18
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC
KHOẢN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 19
1.2.1. KSNB đối với kế toán vốn bằng tiền 19
1.2.1.1. Yêu cầu của KSNB 19
1.2.1.2. Các nguyên tắc của KSNB 20
1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền 20
1.2.1.4. KSNB đối với chi tiền 21
1.2.2. KSNB đối với kế toán các khoản thanh toán 22
1.2.2.1. KSNB đối với phải thu khách hàng 22
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả 23
Chương 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG KIM CÚC 24
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
KIM CÚC 24
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 24
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ 26
2.1.2.1. Chức năng 26
2.1.2.2. Nhiệm vụ 27
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 27
2.1.3.1. Cơ cấu quản lý 27
2.3.2. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản thanh toán 70
2.3.2.1. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu 70
2.3.2.1.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải thu 70
2.3.2.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải thu 71
2.3.2.1.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 73
2.3.2.1.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 74
2.3.2.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải thu 74
2.3.2.2. Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải trả 78
2.3.2.2.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán các khoản phải trả 78
2.3.2.2.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán các khoản phải trả 79
2.3.2.2.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán trong chu trình 81
2.3.2.2.4. Sổ sách, chứng từ minh họa 82
2.3.2.2.5. Kiểm soát nội bộ đối với kế toán các khoản phải trả 82
2.4. Đánh giá chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty 86
2.4.1. Những mặt đạt được 86
2.4.2. Những mặt hạn chế 87
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY 89
3.1. GIẢI PHÁP 1: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KẾ TOÁN
Lưu đồ 8: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền gửi mua hàng hóa (chi trả nợ nhà cung
cấp) 59
Lưu đồ 9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng khoản phải thu do bán chịu hàng hóa 72
Lưu đồ 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng các khoản phải trả do mua chịu hàng hóa 80 DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng 1.1: Bảng các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7
Bảng 2.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 2008,
2009, 2010 33
Bảng 2.2: Bảng danh mục chứng từ sử dụng tại Công ty (phụ lục)
Bảng 2.3: Bảng danh mục tài khoản sử dụng tại Công ty (phụ lục)
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với tiền 65
Bảng 2.5: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với tiền 67
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 75
Bảng 2.7: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu 77
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 82
Bảng 2.9: Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ đối với mua hàng - trả tiền 85
Bảng 3.1: Bảng mẫu bảng kê các loại tiền tồn quỹ 91
Bảng 3.2: Bảng hoàn thiện các thủ tục kiểm soát đối với tiền 92
ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần đi vào ổn định nhưng môi trường kinh
doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày càng cạnh tranh gay gắt, khốc liệt. Các
doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh nghiệp trong nước mà
còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể chế càng thông thoáng
thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp nước ngoài đã đi trước
ta cả về khoa học, công nghệ và kỹ thuật, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế.
Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong
đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc
xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong
việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty. Vậy hệ thống kiểm soát nội
bộ là gì? Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế? Và nó được thiết lập như thế nào?
Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được
sự chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kế toán - Tài chính và ban lãnh đạo Công ty
TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc em đã thực hiện đề tài: “Tìm hiểu và hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền và các khoản
thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc”.
2- Mục tiêu nghiên cứu:
Với vấn đề và những câu hỏi đặt ra như trên, đề tài tập trung chủ yếu vào các
mục tiêu chính sau đây:
(1). Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc.
(2). Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán của Công ty.
2
3
Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục kế toán vốn bằng
tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Kim Cúc. Qua
đó, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty. Trên cơ sở đó, đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ
của Công ty.
Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Công
ty đặc biệt là những anh chị ở phòng kế toán, sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn
Thị Hồng Nhung đã giúp em hoàn thành đề tài tốt nghiệp với các nội dung như đã
trình bày ở trên.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề
tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp
ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kế toán - Tài
chính đặc biệt là cô Nguyễn Thị Hồng Nhung - giảng viên trực tiếp hướng dẫn em
hoàn thành đề tài, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư
và Xây dựng Kim Cúc - những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập.
+ Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở
thành nguyên tắc. Dựa trên các văn bản nhân viên kiểm soát nội bộ sẽ kiểm tra
thường xuyên mà không chờ các vi phạm đã xảy ra.
Như vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp
phần giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp giảm bớt phần nào mối lo lắng thường
trực trong đầu mình như: Làm thế nào để ban lãnh đạo kiểm soát được hoạt động
của tất cả các bộ phận kể cả các chi nhánh riêng lẽ ở xa trụ sở chính? Làm thế nào
để các nhân viên thực hiện đúng công việc của mình một cách tự giác? Làm thế nào
để phân quyền, ủy quyền cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học? Làm sao để 5
quản lý được rủi ro, đảm bảo được tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán,
các báo cáo tài chính?.
1.1.2. Khái niệm
Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một Ủy
ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã
đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận.
Theo đó:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao
uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Vậy mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị.
1.1.3. Phân loại
Kiểm soát nội bộ thường được chia thành 2 loại:
Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được hai
mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác tin cậy.
Kiểm soát quản lý: Để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến
khích sự tham gia của công nhân viên đối với các chính sách quản lý.
1.1.4. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Tuy quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu của các đơn vị là khác nhau, việc
tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi đơn vị cũng khác nhau nhưng theo quan
điểm phổ biến hiện nay: Có 5 yếu tố cơ bản hình thành nên hệ thống kiểm soát nội
bộ của đơn vị như sau:
1- Môi trường kiểm soát.
2- Đánh giá rủi ro.
3- Hoạt động kiểm soát.
4- Thông tin và truyền thông.
5- Giám sát. 7
Bảng 1.1: CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi trường
hoặc hoạt động.
- Kiểm soát hệ thống và xử lý thông tin.
- Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện.
- Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp.
- Kiểm soát vật chất và thông tin.
Thông tin
và truyền
thông
Hệ thống thu thập, xử lý,
ghi chép, báo cáo các thông
tin trong nội bộ và với bên
ngoài.
- Chính sách kế toán.
- Hình thức kế toán.
- Chứng từ.
- Sổ sách.
- Báo cáo.
Giám sát Sự giám sát thường xuyên
và định kỳ của người quản
lý đối với hệ thống kiểm
soát nội bộ nhằm xem xét
hoạt động của nó có đúng
với thiết kế, và cần điều
chỉnh gì cho phù hợp với
từng giai đoạn.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.
xác của dữ liệu kế toán, và khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện
các mục tiêu hoạt động. Nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt được mục tiêu
bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành
kế hoạch của mỗi cá nhân. 9
Cơ cấu tổ chức
Thực chất là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong
đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác nó
là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì
thế khi xây dựng bộ khung này phải phù hợp sao cho chức năng của các bộ phận
không chồng chéo nhau và phải có sự kết hợp hài hòa giữa chúng.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm
thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương
pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng các
văn bản và triển khai cho toàn tổ chức.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự tác động đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm
toán thông qua các nhân tố như: đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị
về đạo đức. Chính sách nhân sự bao gồm: chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính
sách tiền lương, giám sát khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên.
1.1.4.2 . Đánh giá rủi ro
Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được. Các rủi ro
xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ bên ngoài và bên trong tổ chức, rủi ro có thể
mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này đang hoặc có thể gặp.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm:
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều
trách nhiệm tức không được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho
đến khi kết thúc.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát lẫn
nhau để tránh các sai sót có thể xảy ra, giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong
quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể gây ra và che giấu sai phạm của mình.
Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các chức năng sau:
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ hay chuẩn y quyết định.
- Chức năng ghi chép: bao gồm cả việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị
các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
- Chức năng bảo quản tài sản: bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho,
nhận séc hay lập séc thanh toán.
11
Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động
Nếu có thể nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, các nhà quản lý
đã không cần sử dụng đến các nhân viên của mình. Điều này là không thể bởi vậy
nhà quản lý phải thông qua các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên
của họ, đồng thời trao quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra
các quyết định lãnh đạo cấp thấp hơn. Việc này gọi là sự ủy quyền, có 2 mức ủy
quyền.
- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. (Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ
kế toán với số liệu của ngân hàng).
- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá
trình kiểm kê.
- Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối số
phát sinh.
- Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ. (Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước
khi ghi sổ).
Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc
thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực
tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông
tin hữu ích cho quá trình này.
Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp
Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi
chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế.
Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thỏa mãn dễ
ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội
dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát.
Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo
quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó.
Đảm bảo an toàn cho vật chất và thông tin
Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của một tổ chức. Do
đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho tài sản vật
chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất
cho các cá nhân có liên quan. An toàn về mặt vật lý thông thường bao gồm các thủ
tục kiểm soát:
- Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất
và thông tin.
viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi
nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng
từ gốc sang hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật
thông tin. 14
Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ
thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
- Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài ra còn
giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.
- Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban đầu
trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính, kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối
tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản
nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để
hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho nhân viên sự hiểu biết về vai
trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính. Những
người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào đến
người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên.
Để có được một hệ thống kế toán tài chính hữu hiệu phải đảm bảo cho các
mục tiêu tổng quát sau:
- Tính có thực: Chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có thực.
- Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần
trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về
quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, hiệu quả của kiểm
soát nội bộ cao chỉ khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều
hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cao cấp trong tổ chức.
1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.5.1 . Các phương pháp mô tả hệ thống
- Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các
thủ tục hay hoạt động của đơn vị.
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận
thông qua bảng câu hỏi.
- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn
- Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu. 16
1.1.5.2 . Trình tự tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ,
nhận thức và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý.
- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro.
- Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:
+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị.
+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên
lừa nhau: Thủ thuật gian lận gối đầu Lapping đối với tiền mặt hay Kitting đối với
tiền gửi ngân hàng, các loại séc thanh toán.
Người quản lý lạm quyền
Trong thực tế, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực
hiện một nghiệp vụ cụ thể. Hoặc các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng
quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Việc dành cho nhà quản lý
một sự tùy tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi
trường kiểm soát trở nên yếu kém.
Cách thức quản trị, quan điểm của nhà quản lý
Nhìn chung, khi một nhân viên (hay cả nhà quản lý) phải trung thành cùng
một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại. Khi đó lòng
trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành
động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức.
Cách thức quản lý theo kiểu “Gia đình trị” hay “Đồng hương trị” cũng là một
nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi. Khi đó nhân viên kể cả người quản lý có
thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức.
Quan điểm của một số nhà quản trị là coi trọng hình thức mà không chú ý
đến cách thức hoạt động và thực chất các thủ tục kiểm soát. Do đó lúc này hệ thống
kiểm soát sẽ chẳng thể phát huy được hiệu quả của nó.
Tài sản và các cách thức tiếp cận
Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng
tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài
sản. Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ
hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương thức tiếp cận tài sản.
Chi phí và lợi ích
Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt
động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận.
Copyright: Tài liệu đại học ©