1 LỜI NÓI ĐẦU
1- Sự cần thiết của đề tài:
Ngày nay nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển, thể chế pháp lý dần
đi vào ổn định nhưng môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp thì càng ngày
càng trở lên gay gắt. Các doanh nghiệp không những phải đương đầu với các doanh
nghiệp trong nước mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Thể
chế càng thông thoáng thì sự cạnh tranh này càng khó khăn, bởi các doanh nghiệp
nước ngoài đã đi trước ta cả về công nghệ, trình độ quản lý và tiềm lực kinh tế.
Nhiều biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp được đặt ra trong
đó việc “nâng cao nội lực, tăng sức cạnh tranh” rất được quan tâm. Theo đó, việc
xây dựng được một Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần rất lớn trong
việc phát huy nội lực, hạn chế rủi ro trong một Công ty.
Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế?
Và nó được thiết lập như thế nào?
Để làm rõ những câu hỏi trên trong đợt thực tập khóa luận tốt nghiệp được sự
chấp thuận của ban chủ nhiệm Khoa Kinh Tế và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần
Vina food 1 Thái Bình em đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ
phần Vina food 1 Thái Bình”
2- Mục tiêu nghiên cứu:
(1). Tìm hiểu thực trạng về hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công
ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình.
(2). Đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của
Công ty.
3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình. Cụ thể, đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ

ty.
- Đưa ra các giải pháp giúp hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty.
3 Qua thời gian thực tập, được sự giúp đỡ của Công ty đặc biệt là phòng kế
toán, sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Thành Cường em đã hoàn thiện đồ án
tốt nghiệp với các nội dung như đã trình bày ở trên.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung
đề tài chắc hẳn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài luận văn này được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong Khoa Kinh tế
đặc biệt thầy Nguyễn Thành Cường – giảng viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành
khóa luận, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán Công ty Cổ phần Vina food 1
Thái Bình – những người đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập.
4
cáo tài chính? Từ những vấn đề rất thiết thực này mà khái niệm “HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ” ra đời. Theo các Nhà quản lý: 2 yếu tố để thực hiện KSNB
đó là:
+ Có các thủ tục ấn định bằng văn bản và nhân viên phải làm theo.
+ Khi ấn định các thủ tục đưa vào đó sự kiểm soát lẫn nhau và chúng trở
thành nguyên tắc. Dựa trên các văn bản nhân viên KSNB sẽ kiểm tra thường xuyên
mà không chờ các vi phạm đã xảy ra.
Vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là gì? Nó có tác dụng như thế
nào trong công tác quản lý và kế toán của một doanh nghiệp?
1.1.2.Khái niệm:
Năm 1992, tổ chức COSO (Committee of Sonsoring Organization) là một
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính
đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất cho đến nay vẫn được nhiều người chấp nhận.
Theo đó:
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
6 Để hiểu được bản chất của định nghĩa ta phải hiểu được 4 nội dung cơ bản
sau: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
*) KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm nhiều hoạt động liên tục, hiện diện ở
mọi nơi trong tổ chức và liên kết chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất.
*) Yếu tố con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục,
biểu mẫu mà KSNB được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ con người
trong tổ chức.

2- Đánh giá rủi ro.
3- Hoạt động kiểm soát.
4- Thông tin và truyền thông.
5- Giám sát. 8 Bảng 1: BẢNG CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HT KSNB
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bộ phận Các nhân tố 9 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối
ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Bao gồm:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: Để đáp ứng được yêu cầu này, các
nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử
đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức
hoặc phạm pháp. Muốn vậy các nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên noi theo,
đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen riêng của mình, không tạo sức ép hay
điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo cho nhân viên có những kỹ năng và
hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình một cách hữu hiệu và hiệu
quả. Không những thế phẩm chất đạo đức của nhân viên phải được xem trọng. Do
đó, nhà quản lý phải quan tâm ngay từ công tác tuyển dụng, đào tạo, giám sát, và
huấn luyện họ.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Khi Ủy ban kiểm toán có sự độc
lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy
ban kiểm toán sẽ thông tin và cảnh báo đến Hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn
tại có thể xảy ra trước khi chúng trở lên nghiêm trọng.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Mỗi nhà quản
lý đều có phong cách điều hành khác nhau: có người ưa dân chủ, người độc đoán
trong phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị
là khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị.

chiến lược cũng như các chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
thông qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản là thông qua nhận thức và
những phát biểu hàng ngày của người quản lý.
- Nhận dạng phân tích rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ
toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể trong phạm vi từng hoạt
động. Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây
ảnh hưởng đến toàn đơn vị.
11 Để nhận dạng và phân tích rủi ro có thể sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau: phương pháp phân tích dự báo dữ liệu quá khứ; rà soát thường xuyên các hoạt
động.
Việc phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm những bước sau:
+ Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của
đơn vị.
+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử dụng để đối phó rủi ro.
1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực
hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo có các hành động cần thiết để quản lý
các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu. Các hoạt động
kiểm soát bao gồm:
1- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không
thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm của một cá nhân cần phải được
xác định và phân chia đầy đủ, rõ ràng. Khi phân chia trách nhiệm cần tách bạch các
chức năng sau:
+ Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ.
+ Chức năng ghi chép: lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để
đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.
+ Chức năng bảo quản tài sản: gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận

4- Kiểm soát độc lập và soát xét về thực hiện.
Một phần quan trọng của kiểm soát là: Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp
vụ được thực hiện và xử lý chính xác.Việc kiểm tra này được thực hiện một cách
độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm tra được gọi là kiểm tra độc lập khi
người thực hiện kiểm tra không phải là người chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ
hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao gồm:
- Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. (Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa số kế
toán với số liệu của ngân hàng.)
- So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá
trình kiểm kê.
Xử lý dữ liệu
13 - Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối số
phát sinh.
- Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ (Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước
khi ghi sổ).
Kiểm tra độc lập cần được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại việc
thực hiện thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với thực
tế. Các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm thường cung cấp thông
tin hữu ích cho quá trình này.
5- Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ phù hợp.
Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp đảm bảo cho việc
ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần thiết của một nghiệp vụ kinh tế.
Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không nên phức tạp, phải thỏa mãn dễ
ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội
dung của chứng từ và sổ sách cần thể hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát.
Việc thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ kế toán còn quy định về các quá trình
bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo tính an toàn cho các tài liệu kế toán đó.

sự an toàn và trung thực của thông tin.
Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ
thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán được thiết
lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Mục tiêu của
hệ thống thông tin kế toán là ghi nhận, xử lý và lưu trữ, tổng hợp và chuyển giao,
truyền đạt các thông tin tài chính của một tổ chức. Điều này có nghĩa rằng nhân
viên kế toán phải hiểu được bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cách thức ghi
nhận dữ liệu trên các phương tiện xử lý hay cách thức chuyển đổi dữ liệu từ chứng
từ gốc sang các hình thức máy có thể đọc được, các phương thức truy cập, cập nhật
thông tin.
Để đạt được mục tiêu trên, cần phải chú ý đến 2 bộ phận quan trọng trong hệ
thống thông tin đó là chứng từ và sổ sách kế toán.
*) Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế, ngoài
ra còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của đơn vị.
15 *) Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp cận các thông tin ban
đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo tài
chính và báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học đối với
những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công nợ, … sẽ góp phần đáng kể trong việc
bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ.
Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép thông tin vào sổ sách, để
hệ thống thông tin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán.
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về
vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến quá trình lập báo cáo tài chính.
Những người xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên quan như thế nào
đến người khác và yêu cầu phải báo cáo các tình huống bất thường lên cấp trên.

- Sai phạm xuất phát từ nhân viên trong tổ chức do thiếu thận trọng, xao lãng,
sai lầm trong xét đoán hay hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.
- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu khi có sự thông đồng với bên
ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các thủ tục kiểm soát không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.
1.1.5. Cách thức tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.5.1. Các phương pháp mô tả hệ thống.
- Sử dụng các bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục
hay hoạt động của đơn vị.
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên các bộ phận thông
qua bảng câu hỏi.
- Kiểm tra các loại tài liệu, sổ sách.
- Quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành của hệ thống trong thực tiễn.
- Mô tả hệ thống qua các công cụ: lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu.
1.1.5.2. Trình tự tìm hiểu và đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Tìm hiểu về môi trường kiểm soát: quan trọng nhất là tìm hiểu thái độ, nhận thức
và hành động có liên quan đến môi trường kiểm soát của nhà quản lý.
- Tìm hiểu về đánh giá rủi ro.
17 - Tìm hiểu về thông tin và truyền thông theo trình tự:
+ Tìm hiểu các nghiệp vụ chính trong đơn vị.
+ Xem xét các nghiệp vụ xem chúng được ghi nhận như thế nào? Liên
quan tới các đối tượng nào?
+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo, các chính sách…
+ Tìm hiểu về các hoạt động kiểm soát kết hợp trong quá trình tìm hiểu
các bộ phận khác của hệ thống.
+ Tìm hiểu việc giám sát có liên quan đến việc lập báo cáo và có ảnh
hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào?

- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
- Tập trung đầu mối thu tiền.
- Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu.
- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng.
- Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai, phiếu thu.
- Thực hiện tối đa các khoản thu chi qua ngân hàng, hạn chế thu bằng tiền
mặt.
- Định kỳ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
1.2.1.3. KSNB đối với thu tiền.
*) Thu trực tiếp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ:
- Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền.
- Sử dụng chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai…) có đánh số liên tục làm
cơ sở thu tiền.
- Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách hàng
nhận phiếu.
- Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong
sổ sách.
- Nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày.
*) Thu nợ của khách hàng.
- Phân chia trách nhiệm tách rời giữa chức năng quản lý công nợ và chức
năng thu tiền.
- Khuyến khích khách hàng sau khi nộp tiền lấy phiếu thu hoặc biên lai.
19 - Thường xuyên đối chiếu công nợ đối với khách hàng (tránh thủ thuật
labbing).
- Đối với những công nợ lớn khuyến khích thanh toán qua ngân hàng.
- Nếu thanh toán qua bưu điện: cần phải phân nhiệm cho các nhân viên đảm
nhận các nhiệm vụ khác nhau: lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ, đối chiếu sổ

1.2.2.1.3. KSNB đối với chu trình bán hàng.
Muốn kiểm soát tốt công nợ phải thu doanh nghiệp cần tổ chức HT KSNB
của toàn bộ chu trình bán hàng. Ở một doanh nghiệp lớn chu trình bán hàng thông
thường được phân chia thành các chức năng sau:
1- Lập lệnh bán hàng.
2- Xét duyệt bán chịu.
3- Xuất kho.
4- Gửi hàng đi.
5- Lập và kiểm tra hóa đơn.
6- Theo dõi thanh toán.
7- Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá.
8- Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
1.2.2.2. KSNB đối với nợ phải trả.
Cũng như nợ phải thu, nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo
cáo tài chính. Những sai lệch về Nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến
Báo cáo tài chính về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.2.2.2.1. Yêu cầu của KSNB.
- Các khoản Nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn.
- Các khoản Nợ phải trả được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ, được
duy trì ở mức hợp lý.
- Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ.
1.2.2.2.2. Các nguyên tắc KSNB.
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính.
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm.
- Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn.
21 - Thường xuyên thực hiện đối chiếu số liệu sổ sách với các chủ nợ.
Chương 2:
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC VỐN BẰNG TIỀN VÀ
CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VINA FOOD 1 THÁI BÌNH 23 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Vina food 1 Thái Bình.
- Trụ sở chính: 155 Lê Lợi – thành phố Thái Bình – tỉnh Thái Bình.
- Mã số thuế: 1000317993.
- Fax: 036-831368.
- Số điện thoại Công ty:
+ Phòng trực: 036-831402.
+ Phòng kế toán: 036-838536.

Công ty như sau:
+ Cổ phần Nhà nước: 1.988.444 CP chiếm 72,39 % VĐL.
+ Cổ phần ưu đãi: 634.500 CP chiếm 23,10 % VĐL.
+ Cổ phần khác: 123.900 CP chiếm 4,51 % VĐL.
Ngày 25/05/2007 công ty đã được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số: 0803000341.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
- Kinh doanh buôn bán lương thực.
- Đại lý tiêu thụ hàng hóa, cung ứng ủy thác xuất khẩu lương thực theo kế
hoạch và phân cấp của Công ty, xuất khẩu trực tiếp khi được Tổng công ty ủy
nhiệm.
- Dự trữ, lưu thông, kinh doanh bán buôn, bán lẻ nông sản.
- Thương nghiệp bán buôn bán lẻ các mặt hàng phân đạm. 25 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty.
2.1.3.1. Cơ cấu quản lý.


BAN GĐ
CÔNG TY

Phòng tổ chức
hành chính
Phòng Kế hoạch –
Kinh doanh
Phòng kế hoạch
tổng hợp
Phòng tài chính
kế toán
Chi
nhánh
Vũ
Thư
Chi
nhánh
Thái
Thụy
Chi
nhánh
Đông
Hưng
Chi
nhánh
Quỳnh
Phụ
Chi
nhánh
Tiền