1
Chương 1:
Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong
các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
1.1 Doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại là cầu nối trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng, chuyên
hoạt động trong lĩnh vực mua, bán hàng hóa và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm
thỏa mãn nhu cầu khách hàng với mục đích thu lợi nhuận.
Quy luật chi phối của hoạt động thương mại là quy luật mua rẻ bán đắt. Tiền được
dùng để mua hàng hoá rồi sau đó bán lại với giá cao hơn, lợi nhuận chính là phần chênh
lệch giữa giá mua và giá bán.
Hoạt động thương mại hiện nay chủ yếu được chia thành 3 nhóm: mua bán hàng
hoá, dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại. Trong đó, dịch vụ thương mại gắn liền
với việc mua bán hàng hoá; xúc tiến thương mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy
việc mua bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ thương mại.
1.1.2 Đặc điểm của các doanh nghiệp thương mại
Doanh nghiệp thương mại hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa
nhằm chuyển đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách thuận lợi nhất và
thực hiện các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng.
Sản phẩm chủ yếu của các doanh nghiệp thương mại là sản phẩm phi vật chất.
Doanh nghiệp thương mại, trong quá trình chuyển đưa hàng hóa do các doanh nghiệp sản
xuất tạo ra đã thêm vào các hoạt động dịch vụ làm hài lòng khách hàng như: chuyển đưa
hàng hóa đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, đúng thời gian, địa điểm và đúng giá cả đã thỏa thuận
trước.
Thị trường của các doanh nghiệp thương mại đa dạng, rộng lớn. Sản phẩn của doanh
nghiệp thương mại trên thị trường đầu ra bao gồm hàng hóa và dịch vụ, nhằm đáp ứng
nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong đời sống nhân dân trên thị trường trong nước và thị
2
trường quốc tế. Mặt khác do chuyên mua bán trên thị trường nên các doanh nghiệp này có
điều kiện thuận lợi hơn để thay đổi thị trường của mình ở những khu vực địa lí khác nhau.

- Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức tốt khâu mua
bán và đặc biệt là giảm bớt khâu trung gian.
- Giảm chi phí kinh doanh và tăng lợi nhuận, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.
- Đẩy mạnh phát triển các dịch vụ thương mại, thực hiện các hoạt động tiếp tục sản xuất
trong lưu thông như: vận tải, bảo quản, đóng gói, bao bì
- Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước, xã hội và người lao động; có trách
nhiệm bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội trên phạm vi doanh nghiệp và thực hiện tốt
các vấn đề bảo vệ môi trường.
( Nguồn tham khảo: - Tài nguyên giáo dục mở Việt Nam)
1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống kiểm
soát nội bộ. Cụ thể, chúng ta cùng tìm hiểu một số quan điểm tiêu biểu sau:
1.2.1.1 Theo Ủy Ban Tổ Chức Kiểm Tra(COSO – Committee Of
Sponsoring Organizations)
Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên
của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba
mục tiêu:
- Đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Đảm bảo luật lệ và các quy định được tuân thủ.
- Đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
1.2.1.2 Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC– The International
Ferderation Of Accountant)
4
Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các
bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ
trợ giúp cho các nhà các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự
và kinh doanh có hiệu quả, kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản,
ngăn chặn phát hiện sai sót gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài

chắc chắn rằng nhân viên của mình không vì quyền lợi riêng mà làm những điều thiệt hại
đến lợi ích chung của toàn doanh nghiệp, không thể biết được rằng doanh nghiệp đang
phải đối mặt với những rủi ro tiềm ẩn nào. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ
giải quyết những vấn đề trên và đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp như:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của doanh
nghiệp.
- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của
doanh nghiệp gây ra.
- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho doanh
nghiệp.
- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy
đủ.
1.2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cơ bản có mối
liên hệ chặt chẽ với nhau như sau:
1.2.3.1 Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, là văn hóa của tổ
chức, tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức và là nền tảng
đối với bốn bộ phận khác còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này được thể hiện
6
thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý,
phong cách điều hành,…Môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt
động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt không
đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh bởi tự nó chưa đủ để đảm bảo tính hiệu
quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính cấu thành môi trường kiểm
soát là:
- Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Triết lý quản lý thể hiện quan điểm và nhận thức của nhà quản lý. Phong cách điều

Chính sách nhân sự là các chính sách quy định liên quan đến việc tuyển dụng, huấn
luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên.
1.2.3.2 Đánh giá rủi ro.
Rủi ro là khả năng doanh nghiệp không đạt được mục tiêu đề ra do các yếu tố cản
trở quá trình thực hiện mục tiêu, dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác
nhau, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ
các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những
nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm
soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. Để đánh giá rủi ro, trước hết các
doanh nghiệp cần:
- Xác định mục tiêu của đơn vị
Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác
động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được.
- Nhận dạng rủi ro:
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu
khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn.
Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu,
rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách
hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.
8
- Phân tích và đánh giá rủi ro:
Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác
nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem
xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phóvới rủi ro.
1.2.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra, đảm bảo
thực hiện các mục tiêu đúng nội dung và tiến độ đặt ra. Các hoạt động kiểm soát thường
bao gồm:

1.2.5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng đều tiềm ẩn bên trong nó những hạn chế
vốn có nhất định. Do vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hiện hữu cũng chỉ có
thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không
xảy ra. Có thể kể đến những hạn chế như:
- Không ngăn chặn được gian lận, sai sót của nhà quản lý cấp cao
Nhà quản lý là người ban hành các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục này chỉ áp dụng
đối với nhân viên nhằm kiểm tra việc gian lận sai sót của nhân viên. Một khi người quản
lý cố tình gian lận thì họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết, không ai
có thể kiểm tra được.
- Chính con người là nhân tố gây ra sai sót
Bất kỳ một hoạt động kiểm soát trực tiếp nào của kiểm soát nội bộ cũng phụ thuộc
vào yếu tố con người. Và chính những nhận thức chủ quan xuất phát từ bản thân con
người như: vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc
báo cáo của cấp dưới,…đã dẫn đến xảy ra những sai sót.
- Sự thông đồng giữa các nhân viên trong cùng tổ chức hoặc với các tổ chức bên
ngoài
- Sự lạm quyền của nhà quản lý
10
Nhà quản lý dùng quyền lực của mình để ra những quyết định sai lầm, mang tính
chất bảo thủ cá nhân như bỏ qua các quá trình thực hiện nghiệp vụ dẫn đến việc không
kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém.
- Chi phí thực hiên hoạt động kiểm soát nội bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống
đó mang lại hay nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến
Doanh nghiệp không thể nào lường hết được những sai phạm xảy ra. Do đó, khi
xuất hiện các sai phạm bất thường, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên kém hiệu quả
thậm chí trở nên vô hiệu, không ngăn chặn, giải quyết được vấn đề.
- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm quản lý và điều kiện hoạt động có thể
dẫn đến những thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, không phù hợp.

các thông tin của khách hàng, tên đơn đặt hàng vào lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng thường
được lập thành năm liên.
- Phê chuẩn phương thức bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ
phê chuẩn hoặc từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng. Bộ phân tín dụng có trách
nhiệm xem xét quyền mua chịu của khách hàng và phê duyệt. Khi phê chuẩn, bộ phận xét
duyệt bán chịu cần ký hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất
hàng cho những lệnh bán hàng không có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.
- Xuất kho hàng hóa: Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ
kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách chuyển hàng.
12
- Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký của trưởng phòng
và chuyển cho thủ kho.
- Lập và kiểm tra hoá đơn bán hàng: Hoá đơn là căn cứ ghi sổ và theo dõi khoản phải thu.
- Xử lý và ghi sổ doanh thu: kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ theo
dõi doanh thu. Đồng thời kế toán hàng tồn kho phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên
tắc phù hợp với doanh thu.
- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng
cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong
điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi
sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng.
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá hàng bán: Kế toán phải kiểm tra
lại chứng từ về hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá đã được sự phê duyệt đầy đủ,
đúng đắn chưa trước khi vào sổ kế toán…
- Thẩm định xoá sổ các khoản nợ không thu được: Bộ phận tín dụng có trách nhiệm xác
định và trình lên lãnh đạo phê duyệt các khoản phải thu không có khả năng thu hồi được
bằng văn bản và chứng từ có liên quan.
- Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Định kỳ lập bảng theo dõi tuổi nợ của các khoản nợ
của từng đối tượng khách hàng để làm cơ sở trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Cuối
năm, kế toán căn cứ vào số chênh lệch giữa mức trích lập năm trước với mức cần phải
trích lập năm nay mà tiến hành lập dự phòng cho năm tới hay hoàn nhập khoản dự phòng.

Thư báo có thường có mẫu chung như một hóa đơn bán hàng nhưng nó thường dùng
chứng minh cho các khoản giảm của các khoản phải thu (số tiền mà khách hàng nợ) do sự
trả lại hàng hóa hay mức chiết khấu mà khách hàng được hưởng,…
- Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại và giảm giá
Loại sổ này về cơ bản giống như nhật ký bán hàng, dùng để ghi lại doanh thu bị trả
lại hoặc doanh thu bị giảm giá. Nó được thiết kế và điều chỉnh theo từng nghiệp vụ kinh
tế.
14
- Thư báo chuyển tiền
Thư báo chuyển tiền đính kèm với hóa đơn bán hàng được gửi cho khách hàng và sẽ
được gửi trả lại cho người bán cùng với số tiền thanh toán. Nó được dùng để nhận diện
tên khách hàng, số hóa đơn bán hàng và số tiền ghi trên hóa đơn khi nhận được khoản
thanh toán. Ngoài ra, thư báo chuyển tiền còn cho phép ký gửi ngay tiền mặt và cải tiến
quá trình kiểm soát đối với quyền bảo quản tài sản.
- Nhật ký thu tiền
Là nhật ký ghi lại các khoản tiền mặt thu được từ quá trình thu tiền. Nó chỉ rõ tổng
số tiền mặt nhận được, số tiền bán chịu đối với các khoản phải thu theo tổng giá trị của
doanh thu gộp, các mứcđược hưởng và các số dư nợ, dư có khác.
- Báo cáo hàng tháng
Loại chứng từ được gửi cho từng khách hàng nêu rõ số dư đầu kỳ của các khoản
phải thu, số tiền và ngày phát sinh của từng thương vụ, khoản thanh toán đã nhận, các thư
báo có đã công bố và số dư cuối kỳ còn nợ.
1.3.4 Các rủi ro xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.3.4.1 Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách
- Không nhận được đơn đặt hàng của khách vì đơn đặt hàng do người không có nhiệm vụ nhận
hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào.
- Đơn đặt hàng của khách hàng không được xử lý do giao không đúng bộ phận.
- Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt.
- Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho.
1.3.4.2 Đối với việc xét duyệt bán chịu.

1.3.5 Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu
tiền.
1.3.5.1 Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
Đây là gian lận thường xảy ra trong thực tế. Điển hình như là: nhân viên bán hàng
bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không
đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt lợi ích cá
nhân,…Gian lận này dễ xảy ra khi doanh nghiệp không có chính sách bán hàng hoặc thiếu
kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng.
1.3.5.2 Biển thủ tiền bán hàng thu được
Gian lận xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng mà
không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách hoặc nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền
trên liên lưu của phiếu thu/ hóa đơn thấp hơn số tiền khách hàng thực trả.
1.3.5.3 Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm
Đây là một dạng gian lận khác cũng khá phổ biến. Đối tượng thực hiện hành vi này phải
tìm cách che giấu bằng một số thủ thuật như: gối đầu, tạo cân bằng giả, thay đổi hoặc làm
giả thư nhắc nợ, xóa sổ nợ phải thu không đúng,…Cụ thể:
- Thủ thuật gối đầu
Thủ thuật gối đầu được thực hiện bằng cách ghi có tài khoản nợ phải thu của một
khách hàng bằng số tiền trả nợ của một khách hàng khác. Đối tượng gian lận cứ lập lại
16
tiến trình này, bằng cách lấy tiền trả nợ của khách hàng sau bù cho khách hàng đã trả tiền
trước đó.
- Thủ thuật tạo cân bằng giả
Điều này được thực hiện khi người gian lận vừa thu tiền vừa ghi sổ nợ phải thu
khách hàng.
- Thủ thuật thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ
Sau khi nhân viên đã chiếm đoạt số tiền mà khách hàng đã trả, món nợ đó tất nhiên
sẽ trở thành nợ quá hạn. Vì thế, một nhân viên hay một bộ phận khác sẽ gửi thư nhắc nợ
lần hai. Để tránh bị phát hiện, người gian lận sẽ can thiệp vào bằng cách thay đổi địa chỉ
khách hàng trên cơ sở dữ liệu khiến cho thư nhắc nợ đi đến địa chỉ do họ chỉ định. Ngoài

- Ghi lại chính xác các đơn hàng bị trả lại và giảm giá.
- Đảm bảo rằng các khoản phải thu được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giúp đơn vị
đạt được 3 mục tiêu chung do Báo cáo COSO 1992 đề ra, đó là:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả: sự hữu hiệu ở đây là hoạt động bán hàng giúp đơn vị đạt được
các mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại và phát triển của
đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi đó tính hiệu quả đươc
hiểu là mối tương quan giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra như chi phí quảng cáo, chi
phí bán hàng, chi phí vận chuyển, …Tuy nhiên, mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là
hỗ trợ lẫn nhau nhưng điều này không phải luôn xảy ra.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy: đó là những khoản mục trên báo cáo tài chính bị ảnh
hưởng bởi chu trình bán hàng – thu tiền được trình bày trung thực và hợp lý so với kết
quả thực tế, ví dụ như doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng,… được trình bày
đúng đắn.
- Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số
quy định pháp luật cũng như của chính đơn vị, ví dụ như việc ký hợp đồng mua bán, quản
18
lý hóa đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập phiếu kho,… Đối với một số ngành nghề
cần tuân thủ quy định pháp luật liên quan, thí dụ như sản xuất kinh doanh thuốc chữa
bệnh, các vật liệu cháy nổ, các chất phóng xạ, văn hóa phẩm,….
Trong ba mục tiêu kiểm soát trên, mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là hướng
vào mục tiêu sự hữu hiệu của chu trình bán hàng – thu tiền.
1.4.3 Môi trường kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền
Đây là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống
kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng – thu tiền và là các yếu tố tạo ra một môi trường
trong đó toàn bộ thành viên có nhận thức được tầm quan trọng hay không. Môi trường
này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực, phòng ngừa ban
lãnh đạo và các nhân viên lâm vào thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc
ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.

Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng
để gửi đi, đồng thời lưu trữ một bản. Chứng từ này phải được đánh số thứ tự liên tục trước
khi sử dụng, đồng thời phải ghi phần tham chiếu đến phiếu đóng gói trước khi vận
chuyển. Ngoài ra nếu đơn vị sử dụng mã số/ số vạch, chứng từ này cần ghi rõ mã số/ số
vạch tham chiếu. Trong thực tế, tùy theo từng đơn vị, chứng từ gửi hàng có thể là phiếu
giao hàng, phiếu xuất kho.
Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận với
chứng từ gửi hàng. Nếu có chênh lệch cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng để
báo cho khách hàng biết, hoặc nếu thiếu thì thông báo ngay cho bộ phận mua hàng để
mua bổ sung. Nếu hàng thực nhận hoàn toàn phù hợp với chứng từ gửi hàng, nhân viên
giao hàng lập chứng từ vận chuyển (vận đơn) thành ba liên. Một liên gửi kèm với hàng,
một liên gửi cho bộ phân lập hóa đơn để họ biết được là hàng đã gửi đi và một liên lưu.
20
Hóa đơn sau khi lập cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính
chính xác của các thông tin trên hóa đơn như số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng,…
hoặc kiểm tra các hóa đơn có số tiền vượt quá một giá trị nhất định.
- Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Nếu bán hàng thu tiền mặt,số lượng tiền mặt sẽ phát sinh thường xuyên và lớn nên
thủ quỹ hoặc thu ngân có thể đánh cắp tiền do khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền
đó được ghi nhận vào sổ sách. Để giảm thiểu rủi ro, một số thủ tục kiểm soát có thể áp
dụng là:
+ Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Cần sử dụng hóa
đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn.
+ Nên sử dụng máy tính tiền tự động hoặc máy phát hành hóa đơn ở các điểm bán
hàng( siêu thị, …)
+ Cuối mỗi ngày phải đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc
tổng số tiền in ra từ máy tính tiền, máy phát hành hóa đơn.
+ Nên tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng hoặc chức năng hạch
toán thu tiền trên sổ cái.
+ Định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu sổ sách và thực tế nhằm phát hiện sự

Kết luận chương 1
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ khác
nhau tùy theo đặc điểm, quy mô của từng doanh nghiêp. Tuy nhiên vẫn có một điểm
chung, đó là bất kỳ một hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng đều tồn tại những rủi ro tiềm
tàng nhất định. Nhà quản lý có trách nhiệm nhìn nhận và đưa ra chính sách, biện pháp
ngăn ngừa, hạn chế các rủi ro đó.
Toàn bộ chương 1 là cơ sở lý luận nói về doanh nghiệp thương mại, hệ thống kiểm
soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh
nghiệp thương mại. Đây là tiền đề để đánh giá hiệu quả hoạt động cũng như đề xuất
những giải pháp hữu hiệu nhằm hoàn thiện hệ thống này.
Tiếp theo trong chương 2, nhóm sẽ dựa vào cơ sở lý luận của chương 1, trình bày về
thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong giai đoạn
hiện nay tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
23
Chương 2:
Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh
Trong chương này nhóm đã tiến hành khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi và
phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan tại các doanh nghiệp thương mại.
Trước khi đi vào thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền tại các doanh nghiệp, nhóm xin đưa ra một số điểm cần lưu ý sau đây cũng như mục
đích, đối tượng, phương thức khảo sát để giúp người đọc có cái nhìn rõ hơn về vấn đề
này.
2.1 Một số điểm cần lưu ý về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu
tiền
24
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chứ không phải là một sự kiện hay một tình huống.
Kiểm soát nội bộ là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Kiểm soát nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi

25
+ Bảng 2 được dùng để đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp
thương mại. (khảo sát 30 doanh nghiệp)
- Phương thức khảo sát:
+ Đi đến từng doanh nghiệp, gặp bộ phận kế toán hoặc bộ phận bán hàng và làm bảng khảo sát.
+ Khảo sát trên mẫu lớn hơn bằng cách gửi mail đến hơn 100 doanh nghiệp thương mại trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh
+ Phỏng vấn 1 số kế toán viên doanh nghiệp đang tham trong các lớp học liên thông
+ Phỏng vấn trực tiếp học viên học lên thạc sĩ chuyên ngành khối kinh tế, đang làm việc tại các
doanh nghiệp,…
2.3 Thực trạng khảo sát và đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1 Thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Bảng sau được tổng hợp từ bảng khảo sát 1
Bảng 2.1: Thực tế việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thutiền
HT
KSNB
SL DN
Quy mô lớn Quy mô vừa Quy mô nhỏ
<2 N 2-10 N >10 N <2 N 2-10 N >10 N <2 N 2-10 N >10 N
Có 11/35 0 1 3 0 6 1 0 0 0
Không 24/35 0 0 0 4 6 1 5 8 0
Từ bảng tổng hợp ta thấy, qua mẫu khảo sát thu thập được từ 35 doanh nghiệp thương mại
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh thì chỉ có 11/35 doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát
nội bộ, còn lại 24/35 doanh nghiệp không xây dựng. Nhìn chung, các doanh nghiệp có quy mô
lớn và quy mô vừa thì chú trọng hơn trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ còn hầu hết
các doanh nghiệp nhỏ thì không.
Thực tế, vẫn còn nhiều doanh nghiệp tỏ ra khá mơ hồ trong khái niệm hệ thống kiểm soát
nội bộ. Họ không hình dung được nó là cái gì, bao gồm những gì và được xây dựng để làm gì.