1

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG XỬ LÝ, THỐNG KÊ
SỐ LIỆU KHEN THƯỞNG HỌC SINH - SINH VIÊN ĐANG THEO HỌC
TẠI CÁC TRƯỜNG ĐH-CĐ-THCN NGOÀI TỈNH VÀ NƯỚC NGOÀI

PHẦN 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ
1/ Vì sao chọn sáng kiến kinh nghiệm :
Thực hiện Quyết định số 1933/ QĐ-UB ngày 14/08/2002 của UBND tỉnh An
Giang về việc Ban hành một số chế độ tạm thời đối với học sinh – sinh viên và Quyết
định số 3620/CV.UB ngày 31/12/2003 của UBND tỉnh An Giang v/v bổ sung chế độ
khen thưởng đối với HSSV đi học nước ngoài. Hàng năm Phòng Giáo dục chuyên nghiệp
tiến hành nhận đơn từ ngày 15/10 đến 15/12, sau đó đến ngày 25 tháng 12 âm lịch
(khoảng cuối tháng 1 dương lịch) tiến hành họp mặt và trao học bổng cho các em. Số liệu
hàng năm khoảng trên 1000, với thời gian hơn 1 tháng không phải là nhiều để xử lý dữ
liệu thật chính xác vì ứng với từng thành tích, từng loại trường (công lập, dân lập, bán
công) có chế độ khen thưởng khác nhau do đó không những đòi hỏi việc nhập số liệu vào
máy nhanh, chính xác mà còn phải xử lý dữ liệu đúng theo Quyết định của UBND tỉnh.
Từ đó đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học, không quá
cập rập về mặt thời gian, không quá ức chế để đảm bảo dữ liệu khi trình ký hoàn toàn
chính xác.
2/ Xuaỏt phaựt tửứ ủaõu ủeồ vieỏt saựng kieỏn kinh nghieọm :

2

Việc nhập và xử lý số liệu hàng năm thường hay bị tâm lý ức chế. Vì với thời
gian dành cho việc kiểm dò khơng nhiều, cho nên nếu làm theo cách thủ cơng là sort theo
từng trường, từng loại thành tích, sau đó mới gõ số tiền vào đòi hỏi phải mất thời gian dò
đi, dò lại nhiều lần trên máy thì dữ liệu mới chính xác. Đồng thời thống kê số liệu cũng
phải qua nhiều bước mới biết được số tiền để báo cáo. Xuất phát từ điều đó tơi tìm ra

mụựi yẽn tãm laứ dửừ lieọu chớnh xaực.
- Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu ủeồ bieỏt ủửụùc ửựng vụựi mi loái TNG,
XS … coự bao nhiẽu em lúnh vaứ toồng soỏ tiền laứ bao nhiẽu thỡ cuừng laứm theo
caựch thuỷ cõng laứ COUNTIF tửứng loái, sau ủoự SUM mụựi bieỏt ủửụùc soỏ tiền.
b) Hieọn nay :
- Mi ngaứy nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch ủều vaứo soồ. Sau ủoự caựn
boọ phú traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo.
- Heỏt hán nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch maựy tớnh baột ủầu in danh
saựch ra kieồm doứ về chi tieỏt hoọ tũch, keỏt quaỷ hóc taọp, tẽn trửụứng ủang theo
hóc.

4

- Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt
- Duứng caực haứm cuỷa Excel ủaừ laọp saỳn ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, chổ cần
maỏt thụứi gian khoaỷng 1 tieỏng ủồng hồ laứ coự theồ cho ra soỏ tiền mi em phaỷi
lúnh, vaứ coự theồ in ra danh saựch trỡnh kyự.
- Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu chổ cần duứng thuỷ thuaọt Data  Pivot
Table laứ seừ bieỏt ngay soỏ lieọu tiền laứ bao nhiẽu ủeồ baựo caựo.
* Caực thao taực cú theồ :
Bửụực 1 : VD tái taọp tin HB03-04.exl dửừ lieọu hóc boồng ủửụùc nhaọp vaứo
ụỷ sheet 1 gồm caực coọt :
A B C D E F G H I J K L
Stt
MH
S
Ho
ù
tẽn Ngaứy
sinh HK

5 Cẹ 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000
6 TH 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000
7 DB 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000
8 Mụ 300.000 500.000 800.000 500.000
9 BC 300.000 500.000 800.000 500.000

6

10 DL 300.000 500.000 800.000 500.000

Bửụực 4 : ẹeồ tieọn tham chieỏu trong coõng thửực, chuựng ta seừ ủaởt teõn cho
caực khoỏi nhử sau:
Name ẹũa chổ
He =Sheet2!$A1:$A10
Loai =Sheet2!$A1:$E1
Tien =Sheet2!$A1:$E10
Bửụực 5 : Taùi sheet 1 coọt Tieàn duứng haứm INDEX ủeồ gaựn soỏ tieàn vaứo :
INDEX(tien,MATCH(LEFT(G2,2),he,0),MATCH(K2,loai,0)) (xem phuù luùc)
Bửụực 6 : In thoỏng keõ trong excel ủeồ bieỏt ủửụùc soỏ tieàn : Data  Pivot Table


XL Data Total

7

G Count of XL


- Thoỏng kẽ soỏ lieọu cho keỏt quaỷ nhanh, ủầy ủuỷ theo ủuựng yẽu cầu
baựo caựo.
- Keỏt quaỷ thửùc nghieọm :
+ Dửừ lieọu ủửụùc chớnh xaực, khoỷi phaỷi sụù nhầm ln soỏ tiền theo
caựch laứm thuỷ cõng trửụực ủãy.
+ Dửừ lieọu coự theồ phaựt trieồn thẽm 1 caựch d daứng neỏu sau naứy
UBND tổnh coự thẽm, bụựt ủoỏi tửụùng khen thửụỷng hoaởc thay ủoồi cheỏ ủoọ khen
thụỷng.
4. ẹaựnh giaự keỏt quaỷ vaứ ruựt ra keỏt luaọn khaựi quaựt :
Vieọc nhaọp vaứ xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng haứng naờm hoaứn toaứn laứ do
ngửụứi caựn boọ maựy tớnh chuỷ ủoọng, khõng coự 1 chửụng trỡnh chung naứo. Neỏu
laứm theo caựch thuỷ cõng maứ ngửụứi naứo cuừng coự theồ laứm ủửụùc thỡ maỏt
nhiều thụứi gian ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, ủồng thụứi keỏt quaỷ cuừng d sai soựt do
phaỷi goừ soỏ tiền vaứo tửứng em. Do ủoự neỏu aựp dúng theo kinh nghieọm nầy seừ

9

coự lụùi raỏt nhiều, chuỷ ủoọng ủửụùc về thụứi gian xửỷ lyự soỏ lieọu, keỏt quaỷ
chớnh xaực, cõng vieọc coự theồ keỏt thuực sụựm hụn .

PHẦN 3 : KẾT LUẬN
1. Trỡnh baứy lái keỏt quaỷ kieồm nghieọm :
Tửứ naờm 2003 về trửụực do laứm theo caựch thuỷ cõng nẽn cõng vieọc keỏt
thuực raỏt treồ, tãm lyự hay bũ ửực cheỏ vỡ sụù sai soựt về soỏ tiền.
Tửứ naờm 2003 ủeỏn nay laứm theo saựng kieỏn mụựi, cõng vieọc keỏt thuực
sụựm hụn, hoaứn toaứn tin tửụỷng dửừ lieọu 1 caựch chớnh xaực
2. Phám vi sửỷ dúng SKKN :
Kinh nghieọm nầy aựp dúng cho vieọc xửỷ lyự soỏ lieọu khen thửụỷng HS-SV
ủang theo hóc tái caực trửụứng ẹái hóc – Cao ủaỳng – Trung hóc chuyẽn nghieọp
vaứ coự theồ duứng ủeồ xửỷ lyự, thoỏng kẽ soỏ lieọu hóc sinh ủang theo hóc ụỷ caực