1

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ
ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG – THCN

I. ĐẶT VẤN ĐỀ :
1) Vì sao có sáng kiến kinh nghiệm :
Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai tại Sở , các trường Trung học phổ thông và
phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường Đại học
– Cao đẳng – THCN , sau đó tiến hành nhập số liệu . Thời gian để hoàn tất công tác tuyển sinh
rất ngắn khoảng hơn 1 tháng, trong đó việc thu nhận hồ sơ kết thúc rất chậm thường rất cận
ngày đi nộp hồ sơ do đó đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy tính phải nhanh , gọn , chính xác . Từ
đó đòi hỏidngười nhập máy phải có 1 kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học , không quá cập rập
về mặt thời gian và phải đảm bảo số liệu hoàn toàn chính xác .
2) Xuất phát từ đâu để viết sáng kiến kinh nghiệm :
Việc nhập số liệu hằng năm rất cập rập, thời gian dành cho việc kiểm dò, sửa chửa, sắp
xếp dữ liệu trên máy rất ít cho nên số liệu thường sai sót nhiều gây phiền phức cho thí sinh phải
tới lui nhiều lần để chỉnh sửa. Điều đó do cán bộ nhập máy tính chưa thấu hiểu hết về vi tính, 2

chưa biết cách sắp xếp qui trình làm, nên không tổ chức được việc nhập số liệu song song với
việc thu nhận hồ sơ , mà phải đợi ngưng thu nhận hồ sơ rồi mới nhập do đó phải làm ngày, làm
đêm, đầu óc luôn căng thẳng gây tâm lý ức chế trong khi nhập dữ liệu . Xuất phát từ điều đó tôi
tìm ra được giải pháp giúp cho các cơ sở và bản thân trong việc nhập số liệu cho nhanh, gọn ,
thoải mái, chính xác .
3) Các khó khăn được giải quyết :
- Thời gian nhập thoải mái , thong thả, đầu óc bớt căng thẳng .

b) Hiện nay :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh
vãng lai của từng khối, sau đó cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập .
- Hồ sơ sau mỗi ngày nhập, được xếp theo thứ tự nhập trước để trước, nhập sau để sau theo
từng trường, từng khối như đã phân loại ban đầu .
- Nhập máy xong, dữ liệu trên máy còn xáo trộn chưa xếp đúng theo thứ tự hồ sơ. Tới đây đòi
hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm xử lý, sắp xếp lại số liệu theo qui định , nếu không
phải nhập lại theo kiểu truyền thống rất mất thời gian mà lại sai sót nhiều .
- Sau khi sắp xếp theo qui định , tiến hành cho máy đánh số phiếu từng hồ sơ, in danh sách để
cán bộ phụ trách kiểm dò lần 1 (Họ tên, trường, khối) đồng thời đánh số phiếu trên từng hồ sơ
đăng ký dự thi.
- Sau khi đánh số phiếu xong, kiểm dò lần 2 (các chi tiết hộ tịch, nguyện vọng ….)
- Trên cơ sở kiểm dò chỉnh sửa lại dữ liệu cho đúng , sau đó tiến hành truyền số liệu cho Bộ và
các trường ĐH – CĐ .
* Các thao tác cụ thể : 5

VD : sắp xếp hồ sơ đăng ký dự thi nộp tại Sở có mã đơn vị đăng ký dự thi ‘00’. Dữ liệu
được ghi ở tập tin d:\DH51.dbf
Bước 1 : In bảng thống kê . Dựa vào đó, tiến hành tách và ghép hồ sơ theo trường, theo khối
và thí sinh vãng lai của khối đó .
Bước 2 : Giả sử đầu tiên tách và ghép hồ sơ dự thi trường Đại học Cần Thơ có các khối A,
B, C, D1 .
* Tách và ghép hồ sơ dự thi khối A :
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘00’
use d:\dh51 
copy to d:\tcta for truong= ‘TCT’ and khoi= ‘A’ and donvi= ‘ 00’ 
+ Tách hồ sơ dự thi khối A cho thí sinh có mã đơn vị ĐKDT : ‘G1’ (vãng lai)

Lưu ý : Khi tách và ghép hồ sơ nên theo trình tự bảng thống kê để khỏi bị nhầm (Tách/ghép
dư hoặc thiếu) .
Bước 5 : In danh sách kiểm dò cho cán bộ phụ trách kiểm dò và đánh số phiếu trên hồ sơ.
Bước 6 : Chỉnh sửa và truyền số liệu . 8

1.2/ Sự chuyển biến của thực nghiệm :
- Lúc đầu do chưa quen, chưa thuộc được câu lệnh do đó thường đánh nhầm máy báo lỗi liên tục
hoặc tách/ghép trùng dữ liệu .
- Khi thực hiện tách/ghép xong 1 trường sẽ nắm được qui trình, thuộc được các câu lệnh cho nên
làm rất nhanh việc tách và ghép trường còn lại .
1.3/ Kết quả thực nghiệm kiểm chứng :
- Tổ chức nhập máy cùng lúc với việc thu nhận hồ sơ thì người nhập máy rất chủ động về thời
gian, không cập rập, sử dụng quỉ thời gian hợp lý , khoa học .
- Kết quả thực nghiệm :
+ Việc nhập hồ sơ kết thúc cùng lúc với việc ngưng nhận hồ sơ .
+ Không phải gõ số phiếu từng hồ sơ vào máy nên giảm được thao tác và sai sót .
+ Có nhiều thời gian để kiểm dò và chỉnh sửa trước khi đem nộp hồ sơ về Bộ và các trường nên
giảm được sai sót dữ liệu .
1.4/ Đánh giá kết quả và rút ra kết luận khái quát : 9

Việc tập huấn nhập số liệu tuyển sinh hằng năm của Bộ thường chỉ hướng dẫn công việc sắp
xếp hồ sơ tay , nhập dữ liệu , chỉnh sửa và truyền số liệu . Còn cách thức tiến hành thì tuỳ đơn
vị, mỗi nơi có 1 qui trình làm khác nhau . Chính vì vậy đa số cán bộ phụ trách nhập máy thường
làm theo cách truyền thống ngưng việc thu nhận hồ sơ mới bắt đầu nhập máy do đó rất cập rập,

nhập máy rất ngắn, đòi hỏi cán bộ phụ trách phải tổ chức công việc sao cho có khoa học, sử
dụng quỉ thời gian hợp lý. Nếu không thì công việc trở nên phức tạp, cập rập về thời gian đồng
thời số liệu độ tin cậy không cao . 11

- Công tác tuyển sinh hằng năm cũng luôn cải tiến do đó đòi hỏi người nhập máy phải cập
nhật kịp thời để có những sáng kiến mới, những qui trình nhập dữ liệu mới thiùch hợp hơn giúp
cho công việc nhập máy ngày càng thoải mái, chính xác .
Long xuyên , ngày 29/04/2002
Người viết Lương Tấn Hùng
(Chuyên viên Phòng Giáo dục chuyên nghiệp)