Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy
cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use
smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Tính toán trên bảng
Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word
vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi
có thể sẽ làm bạn thất vọng.
Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1
2
3
4
=SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm
định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.
Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô
chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán
trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím
F9.

thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File
| Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ
lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành
định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview
Picture.
Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template
và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh
xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để
truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ
thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp
tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu
không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.
2
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files
bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách
này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện
nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

chọn nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất
hiện ở khung dưới.
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay
muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để
chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file.
Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường
dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng
với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói.
Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm
thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn
chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói
của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải
không bạn.
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn
Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của
Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng
PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click
chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,
paragraph, bảng, Style, ảnh nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office
Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung
lượng file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương

Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm
sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả
năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa
chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và
bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text
bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn
vào tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ
tự bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính
năng AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm
(dấu này sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các
thay đổi trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn
Yes, nếu không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không
thể chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong
mục “Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text)
hoặc văn bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong
Word và Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1).
Để loại bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm
sáng từkhóakíchhoạtvànhấnDelete.
5
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

TẬN DỤNG MACRO
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ
ở một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất
tiện lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường
hợp bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấn
Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấu
kín. Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã Visual

Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được
thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn
của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những
shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng
cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng
6
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click
chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn
Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn
để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định
dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ
sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File |
Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các
máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.
Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét.
Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập
trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner
Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset

còn lại.
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard
Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office
2003.
Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery
Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings
Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ
khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng
dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài
đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với
người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được
lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot
Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng
hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho
ký hiệu ™
Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail. - Ctrl+2: mở Calendar. - Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks. - Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
9
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen

Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải
gõ bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ
chỗ nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn
các cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào
đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di
chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến
đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp
phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản.
Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của
cùng một văn bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn sử
dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành 2 phần và nhấn
chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong 2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung
nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp
chuộtvàothanhsplit.
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có
hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định,
khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách
đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn
thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.
11
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở
cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổi

thêm nhiều tuỳ chọn hơn.
Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname
Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một trường gọi là
Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname các bạn của bạn vào, nhưng đó
cũng làm một cách rất nhanh và chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.
12
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn
muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập
đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người
này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư
cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.
Tạo thêm không gian
Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ
dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp
nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung
duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách
này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.
Thủ thuật nâng cao trong MS Word
Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất
nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất
thời gian. Tại sao không sử dụng những tính năng tự động hấp dẫn và mạnh mẽ
của Word làm giúp bạn?
Những thủ thuật dưới đây sẽ giảm bớt thao tác cũng như thời gian thao tác trong
Word:
Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày
Word không khởi động và nạp những thiết lập mà bạn thích, hãy ép chúng làm việc
với macro mỗi khi mở tài liệu mới hoặc tạo tài liệu mới.

Selfcert hoặc Selfcert.exe (tuỳ thuộc vào
cách hiển thị tập tin mở rộng) và nhấn đúp
vào tập tin này. Nếu không tìm thấy tập tin
Selftcert, hãy thêm tính năng này trong bộ cài đặt Office. Khi sử dụng, làm theo những
chỉ dẫn và nhập tên riêng cho certificate khi được hỏi. Sau đó, trong Word, mở tài liệu
sử dụng macro này. Chọn Tools-> Macros -> Visual Basic Editor. Trong khung
Project ở phía bên trái, điểm sáng tài liệu, chọn Tools -> Digital Signature, nhấn
Choose , và lựa chọn certificate vừa tạo. Bây giờ, hãy đóng và mở lại tài liệu. Nếu
hộp cảnh báo về bảo mật xuất hiện, chọn Always Trust Macros From This Source, và
lựa chọn Enalbe Macros. Lặp lại những bước này cho bất cứ tài liệu hoặc template
muốn nhúng macro này.
Một điểm cần lưu ý là những certificate tự tạo này chỉ được "tin tưởng" trên máy của
bạn, hãy lựa chọn Always Trust Macros From This Source sẽ tạo được "niềm tin" khi
sử dụng trên máy khác.
Dán văn bản không chứa định dạng
Khi người sử dụng dán các đoạn văn bản từ trang Web vào trong tài liệu Word, có lẽ
người sử dụng sẽ không muốn giữ lại định dạng và phông chữ. Đặc biệt là những hình
ảnh quảng cáo và những thành phần khác. Bạn có thể sử dụng Edit -> Paste Special và
sử dụng Unformatted Text mỗi lần cắt dán từ trang Web. Nhưng cũng có một cách
khác khá hấp dẫn và thú vị hơn rất nhiều là sử dụng macro. Vào Tools ->Macros->
Visual Basic Editor và gõ vào đoạn mã sau:
Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial _
dataType:=wdPasteText
End Sub
Sau đó, sử dụng Tools->Cusomize ->Keyboard , rồi kéo xuống danh sách Categories
trong Macros, lựa chọn PasteUnformated từ danh sách Command, đưa con trỏ
tới Press New Shortcut Key, nhấn Shift-Alt-V (bạn có thể lựa phím tắt khác theo ý
Macro là một biểu tượng, tên, hoặc các kí
tự nào đó được biểu diễn cho một danh

Buitl-In Menus. Trong danh sách Command, hãy kéo thanh Work lên hàng có các
menu và nhấn OK.
Lúc này những tài liệu cần thiết muốn mở lại nhanh chóng chỉ cần nhấn vào menu
Work và chọn Add to Work Menu. Để loại bỏ tài liệu khỏi danh sách trong tài liệu,
hãy nhấn Ctrl +Alt + "-" và chọn tài liệu muốn loại bỏ. Khi muốn mở tài liệu chỉ cần
tới Work và chọn tài liệu.
Vẽ hình trong MS-Word
Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, trong MS-Word cũng hỗ trợ chức
năng vẽ hình tương đối tốt. Một số hình vẽ đơn giản có thể vẽ trực tiếp trong MS-
Word mà không cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời
gian, lại làm tăng dung lượng của tập tin.
Ngoài chức năng vẽ các đường thẳng, hình vuông, hình tròn MS-Word còn có thể vẽ
các đường cong phức tạp, đường gãy khúc liên tục
Để thực hiện việc vẽ hình, đầu tiên nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ vẽ hình
thì bạn lấy ra như sau: Click phải chuột lên một thanh công cụ bất kỳ, chọn Drawing.
Trên thanh công cụ bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô màu, chọn bề dày nét vẽ,
kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối, các mẫu hình chuẩn
15
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng,
ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ chuột sẽ di chuyển theo
đường thẳng.
Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl,
đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy.
Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes >
Lines > Curve trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào
AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ các đường gãy khúc.
Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải chuột vào đối tượng rồi
chọn "Edit Points", lúc này các điểm neo trên đường sẽ hiện lên, bạn có thể tự do điều

copy (hình trái), click
phải chuột lên đối
tượng, chọn Edit
Points (Phải)
Hộp tùy chọn mạng
lưới.
Select object
16
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Vào Draw\Group để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất cả hình vẽ là một
khối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản.
Tự in phím tắt trong MS Word
Để bạn đọc ngày càng sử dụng những công cụ trong bộ Microsoft Office một cách
hiệu quả nhất, Quản Trị Mạng sẽ cung cấp loạt bài hướng dẫn những thủ thuật đơn
giản nhưng lại hiệu quả về tính năng của 2 chương trình phổ biến nhất trong bộ Office
thông dụng này: MS Word và MS Excel
Tuần 1 số thứ nhất: Bài 1: Tự in danh sách phím tắt trong Microsoft Word
Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại hiệu quả và rất nhanh chóng
trong việc soạn thảo văn bản nhưng bạn chưa biết nhiều về các phím tắt đó và muốn
tìm danh sách những phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word sẽ tự liệt
kê danh sách các phím tắt cho bạn:
1. Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8)
Xuất hiện hộp thoại Macro:
2. Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:
3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro
name
4. Chọn nút Run hoặc Step Into
17
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

(hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồn
trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mục
chọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã. Trở lại cửa sổ soạn
thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên
thanh công cụ).
Định dạng chỉ số
Để viết công thức của nước H2O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format
> Font. Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng phím
tắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl +
dấu =, rồi gõ chữ O.
Định dạng chỉ số mũ
Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn
mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl,
Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/
Các định dạng đặc biệt khác
Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format. Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọn
các mục trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm các
loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK.
Định dạng bề rộng chữ
Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Character Spacing. Bấm ô
Scale, chọn giá trị %, bấm OK.
Định dạng chữ hiệu ứng
Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được. Quét chọn
văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn một dạng hiệu ứng
trong khung Animations vừa quan sát khung phía dưới để xem trước hiệu ứng, bấm OK
Khám phá thanh công cụ MS Word
Những thủ thuật sau đây sẽ giúp bạn tùy biến môi trường Microsoft Word nhằm
mục đích tăng tính hữu dụng của các thanh công cụ và tăng tốc công việc của
bạn.
Các thanh công cụ của Microsoft Word có những phím chức năng giúp tăng tốc quá

chọn Assign Hyperlink | Insert Picture. Hãy nhớ là bạn phải để hộp thoại Customize
vẫn mở trong khi nhắp chuột phải vào nút bấm đó nếu không thì sẽ không có tác dụng
đâu.
Bạn có thể tạo ra những bức ảnh cho các nút bấm trên thanh công cụ của bạn từ
bất cứ bức ảnh nào có kích cỡ 16 x 16-pixel. Sau đó bạn sao chép bức ảnh đó vào
trong clipboard của hệ điều hành và dán nó thay thế cho nút bấm trên thanh công cụ
bằng cách nhắp chuột phải vào nút bấm muốn thay đổi và chọn Paste Button Image.
Một lần nữa hay nhớ là phải mở hộp thoại Customize trước khi nhắp chuột phải vào
nút bấm thanh công cụ nhé.
20
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Để chuyển nút bấm chèn một bức ảnh sang các ứng dụng khác của bộ Microsoft
Office bạn hãy mở ứng dụng MS Office muốn chuyển sang và hộp thoại Customize
trong MS Word, nhắp chuột phải vào nút bấm muốn chuyển và chọn lệnh Copy Button
Image. Bạn chuyển sang ứng dụng muốn chuyển nút bấm qua và mở hộp thoại
Customize bằng cách tương tự như trong MS Word rồi dùng lệnh Paste Button Image
như bình thường.
Danh sách All Commands chứa một loạt các lệnh trong Word có chức năng tương tự
như lệnh Symbol kể trên như Color, Column, Condensed, Expanded, Lowered,
Raised, FontSize, and FileOpenFile… cũng chỉ bằng những bước thực hiện đơn giản
như trên. Bằng cách này chúng tôi bảo đảm công việc xử lý các văn bản của bạn sẽ
được tăng tốc lên rất nhiều.
Bạn cũng có thể tùy biến MS Word bằng cách bổ sung thêm các lệnh vào menu tắt
(Shortcut Menus). Để thực hiện công việc này bạn hãy mở hộp thoại Customize
chuyển sang mục Toolbar. Trong danh sách các thanh công cụ của Word bạn hãy đánh
dấu lựa chọn Shortcut Menus. Khi thanh công cụ này xuất hiện bạn hãy lựa chọn Text,
Table, hay Draw tùy thuộc theo sở thích của bạn. Với menu mới còn đang mở bạn hãy
chuyển sang mục Commands trong hộp thoại Customize rồi kéo và thả các lệnh cần
thiết vào menu tắt này.

hơn bao giờ hết. Nhưng nếu bạn muốn đưa mọi thứ trở về trạng thái ban đầu thì sao?
Bạn hãy mở hộp thoại Customize ra rồi nhắp vào nút Reset và chọn Yes. Mọi thứ lại
về trạng thái ban đầu.
In ấn file văn bản
Hướng dẫn cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại, cách in ấn trong MS
word và hủy bỏ lệnh in.
v Cài đặt máy in nối trực tiếp với máy tính hiện tại
1. Kích chuột trái vào nút Start
2. Chọn Settings \ Printers and Faxes
ð Xuất hiện cửa sổ Printers and Faxes
3.Chọn Add a printer : Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard
22
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

4. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
Lựa chọn kiểu kết nối với máy in
ü ž Local printer attached to this computer: Máy in được nối trực tiếp với
máy tính.
ü ž A network printer, or a printer attached to another computer: Máy in
được nối qua mạng nội bộ hoặc kết nối với một máy tính khác đã được cài
máy in.
5. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
6.Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
23
Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao trong Microsoft Word

Chọn cổng cắm kết nối với máy in, mặc định là cổng LPT1
7. Chọn nút Next : Xuất hiện màn hình:
- Chọn tên hãng sản xuất máy in ở bên cột Manufacturer.
- Sau đó chọn Tên loại máy tin bên cột Printers.