TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT
TÌM HIỂU VỀ VẤN ĐỀ TRUYỀN THÔNG VÀ GIAO TIẾP TRONG
QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT.
Giáo viên hướng dẫn : TS. Trần Đăng Hoan
Thành viên nhóm : Lê Quyết Tiến
Lê Thị Trâm
Hoàng Văn Trang
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU 3
TÌNH HUỐNG MỞ ĐẦU 4
Chương I. Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án 6
Chương II. Xác định các bên liên quan 11
Chương III. Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông 16
Chương IV. Sự phân phối thông tin 19
Chương V. Quản lý các bên liên quan 34
Chương VI. Báo cáo thực hiện 37
Chương VII. Các đề xuất để cải thiện truyền thông dự án 39
Chương VIII. Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông dự án 58
KẾT LUẬN 64
2
GIỚI THIỆU
Mục tiêu việc tìm hiểu của lĩnh vực quản lý truyền thông trong dự án
hướng chúng ta đến các mục đích sau:
- Hiểu được tầm quan trọng của việc làm tốt công tác truyền thông trong dự
án.
kiện quan trọng trong dự án hay việc hoàn thành không đúng tiến độ sẽ làm
công ty của ông sẽ phải chịu hình phạt tài chính rất lớn từ hàng ngàn USD mỗi
ngày cho các dự án nhỏ và hơn 250.000 USD mỗi ngày cho các dự án lớn hơn.
Nhiều dự án phụ thuộc vào sự thành công của các dự án khác, vì vậy Peter đã
hiểu và chủ động quản lý những mặt rất quan trọng trong dự án.
Peter đã tổ chức nhiều cuộc thảo luận không chính thức và chính thức với
các nhà quản lý dự án để báo cáo với ông về chương trình này. Ông đã làm việc
với họ và người trợ lý điều hành dự án của mình, Christine Braun, để phát triển
một kế hoạch truyền thông cho chương trình. Tuy ông vẫn không chắc chắn
nhưng đó là cách tốt nhất để phân phối thông tin và quản lý tất cả những thay
đổi không thể tránh khỏi sẽ xảy ra. Ông cũng muốn phát triển những phương
pháp phù hợp cho tất cả các nhà quản lý dự án có thể xây dựng kế hoạch và theo
dõi hiệu suất mà không gò bó sự sáng tạo và tự chủ của họ. Christine gợi ý rằng
họ có thể xem xét sử dụng một số công nghệ truyền thông mới để giữ cho thông
tin dự án quan trọng được cập nhật và đồng bộ. Mặc dù Peter biết rất nhiều về
viễn thông và đường dây cáp quang, ông không phải là một chuyên gia trong
việc sử dụng công nghệ thông tin để cải thiện quá trình liên lạc. Và thực tế, đó
cũng là một phần lý do ông cần tham khảo Christine, trợ lý của ông. Họ có thể
thực sự phát triển một quy trình để giao tiếp đảm bảo linh hoạt và dễ sử dụng
4
hay không? Trong khi thời gian là vấn đề cốt yếu và nhiều dự án lại được thêm
vào chương trình "cáp quang ngầm đại dương" mỗi tuần.
5
Chương I. Tầm quan trọng của quản lý truyền thông trong dự án.
Nhiều chuyên gia đồng ý rằng sự thất bại về giao tiếp là mối đe dọa lớn
nhất đối với sự thành công của bất kỳ dự án, đặc biệt là các dự án công nghệ
thông tin. Chúng ta có thể thấy nhiều vấn đề trong lĩnh vực kiến thức khác,
chẳng hạn như một phạm vi không rõ ràng hoặc một lịch trình không thực tế,
bộc lộ ra các vấn đề với truyền thông. Điều này rất quan trọng cho các nhà quản
lý dự án và nhóm của họ để có đặt việc thể truyền thông tốt lên vị trí ưu tiên,
vào nhiều cuộc diễn thuyết ngắn không chính thức với một số ít người tại một
thời điểm.
Thứ hai, chúng ta có thể nhận thấy rằng hầu hết các thông tin liên lạc thực
sự là lời nói trong tự nhiên, nhưng đôi khi thông tin lại được hỗ trợ bởi các ghi
chú hoặc đồ thị trên một bảng hoặc một tài liệu phát tay được thực hiện bởi máy
tính.
Thứ ba, hiển nhiên là mọi người luôn mong đợi các đồng nghiệp của họ
lắng nghe một cách cẩn thận trong cuộc trao đổi và trả lời một cách chính xác
vấn đề hiện tại họ đưa ra.
Thứ tư, tất cả các chuyên gia hệ thống thông tin phải ý thức được thực tế
là họ sẽ phải tham gia vào một số cuộc diễn thuyết trước công chúng chính
thức .
Thứ năm, rõ ràng là các chuyên gia hệ thống thông tin phải có khả năng
giao tiếp hiệu quả để thành công trong vị trí hiện tại của họ, nhưng họ cũng phải
có khả năng làm như vậy để thăng tiến đến vị trí cao hơn. Kể từ nhận được các
phản hồi, chúng tôi thống kê ra rằng những người trong lĩnh vực CNTT sẽ có
được sự thăng tiến từ thấp đến vị trí cao hơn nếu các kỹ năng giao tiếp quan
trọng có sự tiến bộ. Khả năng giao tiếp bằng lời nói có vẻ là một yếu tố quan
trọng trong thăng tiến nghề nghiệp.
Trong một nghiên cứu gần đây, các kết quả phản hồi một lần nữa thể hiện
rằng các kỹ năng phi kỹ thuật là quan trọng nhất cho các chuyên gia, thậm chí
cho cả những người ở mức độ mới bắt đầu:
Cuộc điều tra thăm dò xác nhận lại 1 lần nữa những phát hiện trước đó
rằng các kỹ năng kỹ thuật không được coi là quan trọng nhất, đặc biệt là những
đặc tính liên quan đến cá nhân và chuyên môn kinh doanh. Những kỹ năng mềm
7
quan trọng như một nền tảng cho tất cả các vị trí CNTT, và chúng nâng cao khả
năng học tập và đảm bảo cho tương lai thăng tiến của các chuyên gia CNTT
trong sự nghiệp của họ. Tuy nhiên, kỹ năng công nghệ cũng rất quan trọng, mặc
dù công ty chỉ đòi hỏi đến một mức độ nhất định ( khả năng kỹ thuật khác nhau
5. Báo cáo hoạt động liên quan đến việc thu thập và phổ biến thông tin hiệu
suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng ,đo lường sự tiến bộ và dự báo. Kết quả đầu
ra của quá trình này là báo cáo hiệu suất, cập nhật tài sản quá trình tổ chức , và
yêu cầu thay đổi.
9
Sơ đồ sau thể hiện tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra khi chúng diễn
ra trong một dự án điển hình.
Khởi tạo
Quá trình: Xác định các bên liên quan
Kết quả đầu ra: Sự đăng ký các bên liên quan, chiến lược quản lý các bên liên
quan.
Lập kế hoạch
Quá trình: Lập kế hoạch truyền thông, giao tiếp
Kết quả đầu ra: Kế hoạch quản lý truyền thông, cập nhật tài liệu dự án
Thực hiện.
Quá trình: Phân phối thông tin
Kết quả đầu ra: Cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức
Quá trình: Quản lý kỳ vọng các bên liên quan
Kết quả đầu ra: cập nhật tài sản quá trình tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhật kế
hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án.
Giám sát và kiểm soát
Quá trình: Báo cáo hoạt động
Kết quả đầu ra: Báo cáo hiệu suất, cập nhật tài nguyên quá trình tổ chức, yêu cầu
thay đổi.
Bắt đầu dự án Kết thúc dự án
10
Chương II. Xác định các bên liên quan.
Nhắc lại kiến thức phần trước, chúng ta có các bên liên quan là những
người có liên quan đến hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động dự án, bao gồm các
hành
Trong Nhà tài trợ [email protected]
Erica Bell Giám
đốc
quản lý
dự án
Trong Quản lý
dự án
[email protected]
Michael
Chen
Thành
viên
nhóm
Trong Thành
viên nhóm
[email protected]
Kim
Phuong
Phân
tích kinh
doanh
Ngoài Cố vấn [email protected]
Louise
Mills
Giám
đốc
quảng
bá
Trong Cố vấn [email protected]
cũng quan trọng khi sử dụng các thông tin phân tích các bên liên quan để lập kế
hoạch truyền thông.
Tên Vị trí Vị trí
dự án
Mức quan
tâm
Mức ảnh
hưởng
Chiến lược quản lý
tiềm năng
John Huntz Quản lý dự
án cho các
Trong Cao Cao John làm việc tốt
nhưng anh ta
13
dự án lớn
(dưới
Peter)
thường bị rối loạn
khi làm việc chung
do cách tiếp cận
cứng nhắc của
mình. Cần giữ anh
ta trong khuôn khổ
dự án và nhắc nhở
anh ta là 1 phần của
1 nhóm lớn.
Carolyn
Morris
Phó chủ
gỡ đặc biệt và ngắn
gọn với ông ta để
tăng mức độ được
quan tâm của dự án
và thảo luận về các
vấn đề quan trọng.
Tom
Morgan
Giám đốc
điều hành
viễn thông
của khách
hàng
Ngoài Tầm trung Cao Tom là nhà tài trợ
của một số dự án
của chúng tôi. Cho
anh ta quyền trên tất
cả các dự án đó để
anh ta sử dụng thời
gian của mình một
cách hiệu quả.
!"#$%&'(()*
15
Chương III. Lập kế hoạch giao tiếp truyền thông
Bởi vì truyền thông là rất quan trọng vào các dự án, mỗi dự án phải bao
gồm một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc hay các tài liệu hướng dẫn truyền
thông của dự án. Kế hoạch quản lý thông tin liên lạc nên là một phần của kế
hoạch quản lý tổng thể dự án. Kế hoạch quản lý truyền thông sẽ thay đổi theo
nhu cầu của dự án, nhưng một số loại kế hoạch bằng văn bản nên luôn luôn
được chuẩn bị. Ví dụ, đối với các dự án nhỏ, như dự án Quản lý trang mạng nội
Văn bản
và họp
mặt
Tina Erndt, Tom
Silva
Ngày đầu
tháng
Tư vấn kinh
doanh của khách
hàng
Báo cáo tình
trạng hàng tháng
Văn bản Julie Grant,
Sergey Cristobal
Ngày đầu
tháng
Tư vấn kĩ thuật
của khách hàng
Báo cáo tình
trạng hàng tháng
Email Li Chau, Nancy
Micheals
Ngày đầu
tháng
Quản lý nội bộ Báo cáo tình
trạng hàng tháng
Văn bản
và họp
mặt
Bob Thomson Ngày đầu
kế hoạch quản lý thông tin liên lạc và xem xét nó với các bên liên quan dự án
ngay từ ban đầu trong một dự án, sẽ giúp ngăn ngừa hoặc giảm bớt các vấn đề
thông tin liên lạc sau này. Nếu một tổ chức làm việc trên nhiều dự án, cần có
tính nhất quán trong việc xử lý thông tin liên lạc dự án giúp các hoạt động đồng
nhất và trơn tru hơn.
Thông tin liên lạc phù hợp sẽ giúp các tổ chức cải thiện thông tin liên lạc
dự án, đặc biệt là cho các chương trình bao gồm nhiều dự án. Ví dụ, Peter
Gumpert , người quản lý chương trình "Cáp quang ngầm đại dương" trong
trường hợp nêu trên, sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ việc có một kế hoạch quản
lý thông tin liên lạc mà tất cả các nhà quản lý dự án cấp dưới đã báo cáo với anh
ta, giúp anh ta phát triển và thực hiện theo. Từ một vài các dự án có một số các
bên liên quan cho đến việc phát triển một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc
phối hợp. Ví dụ, nếu khách hàng nhận được báo cáo tình trạng từ công ty Peter
có định dạng hoàn toàn khác nhau và thông tin không có tính liên quan từ các dự
án trong cùng một công ty, họ sẽ đặt câu hỏi về khả năng của công ty Peter về
việc quản lý các chương trình lớn hơn.
Thông tin liên quan đến nội dung của dự án thông tin liên lạc cần xuất
phát từ cấu trúc chi tiết công việc (WBS). Trong thực tế, nhiều cấu trúc chi tiết
công việc bao gồm một phần dành cho thông tin liên lạc dự án để đảm bảo rằng
báo cáo thông tin quan trọng có thể được phát tán đi. Nếu báo cáo thông tin cần
thiết là một hoạt động được định nghĩa trong WBS, cần hiểu rõ ràng về những
thông tin dự án để báo cáo như khi nào báo cáo, làm thế nào để báo cáo, những
người có trách nhiệm tạo báo cáo , …
18
Chương IV. Sự phân phối thông tin.
Phân bố được thông tin dự án cho đúng người, tại đúng thời điểm và trong
định dạng phù hợp hữu ích là điều vô cùng quan trọng cho phát triển thông tin
dự án. Phân tích thông tin liên lạc các bên liên quan tốt là một điểm khởi đầu tốt
để phân phối thông tin. Người quản lý dự án và nhóm phải quyết định được xem
ai sẽ là người nhận được những thông tin, cũng như cách tốt nhất để phân phối
Viễn thông trên khắp châu Á đã bị gián đoạn nghiêm trọng vào 26 Tháng
12 năm 2006, sau khi trận động đất ở Đài Loan làm hư hỏng cáp ngầm dưới
biển, gây ách tắc các dịch vụ Internet và cản trở giao dịch tài chính, đặc biệt là
trong thị trường tiền tệ. Sáu trong bảy hệ thống cáp ngầm dưới biển, chiếm 90
phần trăm khả năng viễn thông của khu vực, đã bị phá vỡ trong trận động đất và
dư chấn của nó. Lưu lượng điện thoại quốc tế bị hạn chế ở một số quốc gia , và
truy cập Internet với tốc độ cực chậm. Trận động đất ban đầu đo được ở cường
độ 7,1 độ Richter của Cục Khảo sát Địa chất Hoa Kỳ. Các công ty viễn thông
của Philipin cho biết dịch vụ Internet của họ và các cuộc gọi điện thoại quốc tế
đã bị ảnh hưởng nghiệm trọng. Ở Mỹ, công ty Globe Telecom cũng cho biết,
dịch vụ viễn thông trên toàn nước Mỹ cũng đã bị gián đoạn.
20
PCCW, công ty điện thoại lớn nhất tại Hồng Kông, cho biết ngày 27
tháng 12 họ đã mất đi một nửa dung lượng Internet của mình vì các dây cáp bị
hỏng. PCCW báo cáo các dịch vụ thoại đã trở lại bình thường vào ngày 29. Vào
ngày 30 tháng 12 , các công ty viễn thông Singapore, các nhà điều hành lớn nhất
Đông Nam Á về viễn thông, nói rằng cuộc gọi thoại và truy cập Internet đã trở
lại bình thường. Chunghwa Telecom cho biết chỉ có 1 phần trăm của khách hàng
lớn trong nước sử dụng các đường truyền riêng còn bị hư hại ở thời điểm 30
Tháng 12 so với khoảng 30 phần trăm tại thời điểm ngay sau khi trận động đất.
Nhà khai thác đã được thay đổi tuyến giao thông đến các dòng khác và vệ tinh.
Hơn 80 phần trăm các cuộc gọi được thực hiện thông qua Chunghwa Telecom
sang Hoa Kỳ, Canada, Nhật Bản , châu Âu và Trung Quốc có thể được kết nối
vào ngày 31 Tháng 12, Trong khi trươc đó ngay sau trận động đất tỷ lệ này dưới
30 phần trăm. Tuy nhiên, tờ Bloomberg News đưa tin vào ngày 31 tháng 12 rằng
hầu hết người sử dụng Internet sẽ tiếp tục gặp truy cập chậm và đề nghị khách
hàng giảm thiểu các hoạt động không cần thiết có yêu cầu băng thông lớn trên
các kết nối quốc tế.
"Các cuộc gọi điện thoại và kết nối Internet được dự báo sẽ tăng trong
thời gian năm mới, nhưng chúng tôi đã chuẩn bị kế hoạch dự phòng trong
người khác nhau sẽ có mức độ quan tâm khác nhau và có được các thông tin
khác nhau từ dự án. Ví dụ, một nhà tài trợ dự án có thể thích được thông tin
thông qua các cuộc thảo luận không chính thức được tổ chức mỗi tuần một lần
tại quán cà phê. Quản lý dự án cần phải nhận thức và tận dụng lợi thế của nhu
cầu thông tin liên lạc đặc biệt này. Nhà tài trợ dự án sẽ cung cấp phản hồi tốt
hơn về dự án so với các cuộc đàm phán chính thức, họ có thể cung cấp thông
qua một số hình thức truyền thông khác. Cuộc trò chuyện không chính thức cho
phép các nhà tài trợ dự án thực hiện vai trò lãnh đạo của mình và cung cấp
những hiểu biết và thông tin rất quan trọng cho sự thành công của dự án và các
tổ chức. Việc gặp mặt trực tiếp thường hiệu quả hơn thông tin điện tử , đặc biệt
với các thông tin nhạy cảm.
Phân phối thông tin quan trọng một cách hiệu quả và kịp thời.
Nhiều báo cáo bằng văn bản không chú ý việc cung cấp các thông tin
quan trọng mà các nhà quản lý tốt và những người có chuyên môn kỹ thuật quan
tâm. Ví dụ, điều được coi là quan trọng bao gồm các thông tin chi tiết kỹ thuật
(điều mà sẽ ảnh hưởng lớn đến tính năng hoạt động, sản xuất của sản phẩm hoặc
dịch vụ của công ty) như một phần của một dự án. Nó thậm chí còn quan trọng
hơn tài liệu ghi lại các thay đổi thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến hiệu suất
sản phẩm. Ví dụ, nếu chương trình cáp quang ngầm đại dương bao gồm một dự
án như mua và cung cấp thiết bị lặn đặc biệt, nâng cao chất lượng các bình
dưỡng khí, điều đó làm cho các thợ lặn có thể ở dưới nước lâu hơn. Điều đó sẽ
trở lên rất quan trọng để cho người khác biết về khả năng mới này. Các thông tin
không nên được vùi trong một file đính kèm với các cuốn brochure.
23
Mọi người thường có xu hướng không muốn báo cáo các tin xấu. Nếu các
nhà cung cấp bình dưỡng khí đứng đằng sau nhà sản xuất, người phụ trách dự án
mua những bình dưỡng khí này có thể chờ đợi đến phút cuối cùng để báo cáo
thông tin quan trọng này. Giao tiếp thông qua việc mở các cuộc họp và các cuộc
đàm phán không chính thức giúp mang lại thông tin quan trọng dù là tích cực
hay tiêu cực.
tận dụng phần mềm mạng xã hội để tăng thông tin liên lạc không chính thức.
Trong năm 2008, Jeremy Burton , hiện là giám đốc điều hành của công ty phần
mềm Serena, lập "Facebook Thứ Sáu". "Tôi đã nói với tất cả các nhân viên tôi
cho phép vào ngày thứ sáu cho tất cả mọi người dành một hay hai giờ trên
Facebook. . . .! Tôi dám để bạn tham gia, và tôi đặt cược bạn sẽ tìm ra một thông
tin gì đó mới về ai đó trong công ty mà bạn không bao giờ biết trước đây.
Burton muốn nhân viên của mình thông qua đó làm quen với nhau tốt hơn,
nhưng ông cũng muốn để họ theo kịp với công nghệ luôn thay đổi từ đó họ có
thể tiếp tục phát triển các sản phẩm phần mềm hữu ích.
Lựa chọn những hình thức truyền thông thích hợp.
Hình 3 cung cấp các hướng dẫn từ Pratical Communications, Inc , một
công ty tư vấn truyền thông, về việc sử dụng như thế nào cho tốt các loại
phương tiện truyền thông, chẳng hạn như bản cứng, gọi điện thoại
25
Copyright: Tài liệu đại học ©