Phần A:
Khảo sát và Phân tích hệ thống phần mềm quản lý công tác ứng
dụng và triển khai các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với
các địa phương của Viện KH&CN Việt Nam
I. Khảo sát
Khảo sát là khâu hết sức quan trọng trong một dự án công nghệ thông tin,
nó sẽ giúp cho công việc thiết kế hệ thống đảm bảo tính lôgíc và hiệu quả.
Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trước khi bắt
đầu xây dựng, phát triển một dự án tin học. Những vấn đề quan trọng nhất cần
phải xác định rõ là:
Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự người sử
dụng muốn gì ở hệ thống?
Những vấn đề cần làm, không nên làm, chưa nên hay sẽ làm. Nói cách khác
là xác định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dụe án. Với mỗi nội
dung, phải xem xét tới sự cần thiết và tính khả khi của nó.
Thời gian phát triển hệ thống là bao lâu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn
thành ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đưa ra một thời hạn
nhất định để thực hiện dựu án.
Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài
chính). Điều này có nghĩa là, ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình
dung sơ bộ, thậm chí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng
được mọi yêu cầu đặt ra hoặc các yêu cầu quan trọng.
Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trường cho sản phẩm). Các câu trả
lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu được đưa ra
xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.
II. Phân tích hệ thống phần mềm
* Các yêu cầu của phần mềm
- Đảm bảo dễ dàng trong khâu nhập, tìm kiếm và truy xuất số liệu, dữ liệu;
Các thông tin, nhóm thông tin được mã hoá, đảm bảo khả năng sàng lọc và xử lý
thông tin nhanh, chính xác các loại văn bản;
- Đảm bảo an ninh;

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP TÁC ĐỊA PHƯƠNG
2
.

Q
u
ả
n

t
r
ị

h
ệ

t
h
ố
n
g
3
.

Q
u
ả
n

l

i
ệ
u
4
.

X
ử

l
ý

d
ữ

l
i
ệ
u
5
.

T
ì
m

k
i
ế
m

o
* Mô hình phân rã chức năng
2. Mô tả chức năng chi tiết
* Phân hệ quản trị hệ thống
Phân hệ quản trị
Tìm kiếm thông )n
Phân hệ danh mục
Phân hệ Báo cáo,
thống kê
Tìm kiếm các thông )n khác
Gửi thông )n
Quản trị người dung
Quản trị vào ra
…
Danh mục đối tượng quản lý
Danh mục cấp quản lý
Quản trị tham số hệ thống
Danh mục đơn vị
Danh mục hợp tác sản xuất
Tìm kiếm kết quả xử lý
Phân hệ :m kiếm
và tra cứu
Tổng hợp số liệu
Hiệu chỉnh số liệu báo cáo
Tạo lập báo cáo
Gửi số liệu
Kết xuất số liệu
KXSL ra các hệ thống khác
Khai thác thông )n
Trao đổi thông )n

nghiệp vụ cần thiết trong trường hợp CSDL tại máy chủ gặp sự cố…
* Phân hệ Tra cứu tìm kiếm:
Nhằm cung cấp cho người sử dụng khả năng tìm kiếm và tra cứu thông tin
hồ sơ dự án hợp tác địa phương hoặc các thông tin liên quan đến một cách nhanh
nhất trên cơ sở dữ liệu của ứng dụng.
Đối tượng sử dụng: Mọi đối tượng người dùng trong hệ thống.
Phân hệ bao gồm các chức năng:
Tìm kiếm nhanh các văn bản liên quan đến công tác ứng dụng và triển khai
các kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ với các địa phương của Viện
KH&CN Việt Nam.
Tìm kiếm hồ sơ các dự án hợp tác địa phương.
Tình trạng xử lý các hồ sơ.
Tìm kiếm theo tiêu chí khác.
Chức năng khác (phát sinh trong thực tế).
Hình thức tìm kiếm:
Tìm kiếm thông tin thuộc tính (thông tin mô tả).
Tìm kiếm thông tin nội dung (search full text).
Thông tin đầu vào:
Các thông tin tìm kiếm.
Thông tin đầu ra:
Các thông tin được trả về từ kết quả tìm kiếm.
* Phân hệ thống kê, báo cáo
Phân hệ này chủ yếu sử dụng cho lãnh đạo và các chuyên viên nghiệp vụ
chuyên báo cáo, thống kê.
Cung cấp các tính năng cho phép thống kê và tạo các báo cáo phục vụ lãnh
đạo và quản lý cũng như nghiệp vụ quản lý dự án hợp tác địa phương của Ban
Ứng dụng và Triển khai công nghệ Viện KH&CN VN dựa trên hệ thống cơ sở
dữ liệu.
Đối tượng sử dụng: chuyên viên tổng hợp.
Phân hệ bao gồm các chức năng:

Kết xuất /khai thác số liệu với hệ thống khác.
Chức năng trao đổi thông tin với các đơn vị khác:
Gửi thông tin đi (gửi đơn vị cấp trên/ gửi đơn vị cấp dưới /gửi đơn vị khác).
Khai thác thông tin đến (thông tin từ đơn vị cấp trên/ từ đơn vị cấp dưới/ từ
đơn vị khác).
* Phân hệ Quản lý danh mục
Phân hệ này sử dụng cho người quản trị hệ thống ứng dụng tại từng điểm
triển khai.
Đây là phân hệ quản lý toàn bộ dữ liệu danh mục (các dữ liệu đã được mô
tả ở phần trên) phục vụ cho hệ thống thông tin, cung cấp các thông tin dùng
chung, các thông tin khác đã được thiết lập trước.
Phân hệ này cung cấp các chức năng cho phép tạo mới các bảng danh mục,
cập nhật, xoá các thành phần danh mục trong hệ thống.
Đối tượng sử dụng: quản trị hệ thống.
Bao gồm các chức năng:
Quản lý danh mục các đơn vị.
Quản lý danh mục các cấp quản lý dự án.
Quản lý danh mục các địa phương
III. Nội dung hoạt động
Hợp tác địa phương về ứng dụng và phát triển công nghệ. Các khâu cơ bản
quản lý lĩnh vực hợp tác ứng dụng và công nghệ với các địa phương gồm 2 nội
dung:
Những thông tin sau đây cần được tin học hoá: thông tin về tình hình triển
khai các dự án hợp tác (các thông tin về đơn vị chủ trì, đơn vị hợp tác, người chủ
trì, thời gian thực hiện, kinh phí,…).
Bảng báo cáo định kỳ (6 tháng, cả năm) gồm các thông tin sau:
Tên dự
án
Đơn
vị chủ

Văn bản đi: phân loại: Quyết định, công văn, giấy mời, tài liệu đính kèm.
Các thuộc tính: ngày tháng, mã số, nội dung, đơn vị nhận, tài liệu đính
kèm lưu trên server.
ST
T
Mã số Loại Thời gian Tiêu đề Nội dung Đơn vị
1 Số 18/QĐ-
VC
Đến 21/08/200
6
Tiêu đề của
văn bản số
1
Nội dung
của văn bản
số 1
Viện Cơ Học
2 Số 18/QĐ-
KHCNVN
Đi 22/08/200
6
Tiêu đề của
văn bản số
2
Nội dung
của văn bản
số 2
Viện KHCN
VN


Xác
thực
Tiếp nhận
Chuyên viên
Ban Ứng
dụng, triển
khai công
nghệ
Ban Ứng
dụng, triển
khai công
nghệ
Lãnh đạo Viện
Lãnh đạo Viện
Các Ban, Viện
chuyên ngành,…
Các Ban, Viện
chuyên ngành,…
Hồ sơ, đăng ký
Hồ sơ, đăng ký
Trạng thái hồ sơ
Trạng thái hồ sơ
Trạng thái
hồ sơ
Người sử dụng: Chuyên viên tại Ban ứng dụng, triển khai công nghệ;
Chuyên viên các Ban, Vụ, Viện trực thuộc.
Qua mỗi bước thực hiện công việc, xử lý hồ sơ, đăng ký của các tổ chức,
các hồ sơ, đăng ký có các trạng thái cần xử lý như sau:
Chưa xử lý
Đã xử lý

Trong dự án này, mô hình cơ sở dữ liệu của Website như sau:
Danh mục các đơn vị thành viên
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 MADV char(8) Mã đơn vị
2 TENDV nvarchar(150) Tên đơn vị
3 MALDV char(8) Mã loại đơn vị
4 DCDV nvarchar(255) Địa chỉ đơn vị
5 DTDV nvachar(20) Điện thoại đơn vị
6 NLDV int(4) Nguồn lực đơn vị
7 LVHD text Lĩnh vực hoạt động
8 KNTC float Khả năng tài chính
9 HQHDTK text Hiệu quả hoạt động
triển khai
10 GHICHU text Ghi chú
Hợp đồng, dự án của đơn vị hoạt động của đơn vị theo năm
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 SOHD char(8), PK Số hợp đồng, dự án
2 MADV char(8) Mã đơn vị
3 THOIGIAN Date Thời gian thực hiện hợp
đồng
4 NOIDUNG text Nội dung tóm tắt của
hợp đồng, đề tài
5 KINHPHI float Kinh phí thực hiện hợp
đồng, đề tài
6 VONNS float Vốn ngân sách cho hợp
đồng, đề tài
7 DOANHTHU float Doanh thu của hợp đồng,
đề tài
8 NOPNS float Nộp ngân sách của hợp
đồng, đề tài

3 U_Password nvarchar(20) Mật khẩu
4 U_FullName nvarchar(100) Tên đầy đủ
5 U_Status int(4) Trạng thái
6 U_Description nvarchar(500 Mô tả
7 U_Phone varchar(20) Điện thoại
8 U_Email varchar(50) Email
9 U_IsAdministrator bit(1) Là quyền tối cao?
Quyền sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 UR_UserID numeric(9) Mã người dùng
2 UR_Profile_Browse bit(1) Cho phép hiển thị
thông tin người dùng
3 UR_Profile_Edit bit(1) Cho phép sửa chữa
thông tin người dùng
4 UR_Profile_Delete bit(1) Cho phép xóa thông tin
người dùng
5 UR_Profile_Insert bit(1) Cho phép chèn thông
tin người dùng
6 UR_Preferrences_Modif
y
bit(1) Cho phép chỉnh sửa
thông tin người dùng
7 UR_UserAccount_Modif
y
bit(1) Cho phép thay đổi tài
khoản người dùng
8 UR_Report_Browse bit(1) Cho phép xem báo cáo
Nhật ký sử dụng
STT Mã hóa Ràng buộc Ghi chú
1 UAL_SessionID bigint(8) Mã phiên

Các nghiệp vụ thống kê
Các chức năng thông báo, trợ giúp
Đối với mỗi quy trình, các nghiệp vụ chính cần có để thực hiện quy trình
sau khi tin học hóa bao gồm:
Kiểm tra, xác nhận
Nhập thông tin, hồ sơ
Thông báo, báo cáo
In thông tin, hồ sơ
Ghi nhận thông tin, hồ sơ
Ghi lỗi hồ sơ
Bổ sung hồ sơ
Chỉnh sửa thông tin, hồ sơ
Kết thúc bổ sung, hồ sơ
Xóa bỏ hồ sơ
* Mô hình UC tổng quát cho mỗi quy trình tham giao vào hệ thống là
Đối với hệ thống “Hệ thống nghiên cứu, ứng dụng và triển khai khoa học
công nghệ của Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam” thì các bước xử lý dữ
liệu cho mỗi quy trình cần phải được xác định cụ thể bao gồm:
Bước 1. Hệ thống phần mềm cung cấp thông tin về hồ sơ giúp cho bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả kiêm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Chuyên viên của bộ phận
này nhập thông tin hồ sơ vào máy và in phiếu nhận hồ sơ.
Bước 2. Khi hồ sơ được gửi tới Sở chuyên viên của Sở kiểm tra tính hợp lệ
của hồ sơ, nhập thông tin về những hồ sơ hoặc lý do trả lại khi phát hiện lỗi
trong hồ sơ. Sau khi xem xét, lãnh đạo hoặc chuyên viên chịu trách nhiệm sẽ ký
xác nhận và chuyển hồ sơ trình Lãnh đạo Phòng chuyên môn, Lãnh đạo Sở và
Lãnh đạo Sở xét duyệt và trả hồ sơ về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Hồ sơ sẽ
được chuyển về bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho Viện chuyên ngành, ban,
hay doanh nghiệp.
Bước 3. Khi tổ chức, công dân hay doanh nghiệp nhận được kết quả trả lời
tại bộ phận tiếp nhận, hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ in phiếu trả hồ sơ.

Ghi nhận hồ sơ
Ghi lỗi hồ sơ
Tổng quát hoá Không.
Chuyên viên, lãnh đạo liên
quan,…
Kiểm tra, xác nhận hồ sơ