Thư là một phần rất phổ biến và quan trọng trong đời sống giao tiếp của hầu hết tất cả mọi người
trong xã hội. Thư có nhiều dạng như thư thân mật, thư thương mại, thư cá nhân,thư giao dịch,
Tuy nhiên cấu trúc của một bức thư cho dù là thư thương mại hay thân mật đều được chia thành
sáu hoặc bảy phần cơ bản.
Bao gồm:
1. Heading Tiêu đề

2. Inside address Địa chỉ bên trong (Thông thường chỉ dùng trong thư công
việc mà không sử dụng trong thư thân mật.)

3. Salutation Lời chào

4. Body Phần thân của bức thư

5. Complimentary
close
Phần kết thúc, tán tụng

6. Signature Phần chữ ký

7. Superscription Địa chỉ ở trên bìa thư
1. THE HEADING (TIÊU ĐỀ)
Phần tiêu đề của một bức thư thường bao gồm địa chỉ: tên đường, tên thành phố, tên bang, quốc
gia và ngày tháng.
Ví dụ dưới đây sẽ minh họa rõ hơn cho các bạn:
112 Lang Ha str., Dong Da dist.
Ha Noi , Viet Nam
March 8, 2009
Phần tiêu đề khi được đánh máy hay viết tay đều phải đặt ở trên cùng của trang giấy đầu tiên,
gần với lề bên phải. Chính vì vậy khi đánh máy hoặc viết các bạn nên bắt đầu từ giữa trang để
phần tiêu đề sẽ không bị dịch về phía lề trái.

ký. Cách sử dụng đó khá phổ biến trong thư văn phòng ở cả hai dạng trang trọng lẫn thân mật.
3. THE SALUTATION (LỜI CHÀO)
Social & Personal Letters (Thư thân mật, cá nhân)
Lời chào gửi đến người nhận trong thư thân mật, cá nhân thường được viết ở bên tay trái, nằm
dưới phần tiêu đề khoảng 1,5 cm và cách lề khoảng 3cm.
Dạng câu chào "My dear" được người Mỹ đánh giá là trang trọng hơn "Dear". Vì vậy, khi viết thư
cho một người phụ nữ chúng ta mới chỉ quen biết sơ sơ ta nên dùng "My dear Mrs. Lan". Còn
nếu định viết cho một người đã thân thiết hơn thì nên viết: "Dear Mrs. Lan ".
Tuy nhiên các bạn hãy lưu ý, người Anh thì lại cho rằng "My dear Mrs. Lan" sẽ được dùng để viết
cho một người bạn thân thiết còn "Dear Mrs. Lan" là dành cho bức thư gửi tới một người chỉ mới
quen biết và hiểu rất ít về họ. Chính vì vậy khi viết thư các bạn hãy xác định rõ văn hóa, phong
tục của đối tượng nhận thư để chọn lựa câu chào phù hợp.
Còn nếu các bạn viết thư cho một người lạ hoàn toàn, chưa từng gặp mặt thì các bạn nên viết
tên họ đầy đủ của người nhận thư sau đó viết phần "Dear
Madam" hoặc "Dear Sir" ở bên cạnh (phía phải).
Ví dụ:
Mrs. NguyenThuThuy, Dear Madam:

Mr. LeMinh, Dear Sir:

Mrs. John Evans, Dear Madam,

Mr. William Sykes, Dear Sir,
Phần câu chào trong thư thân mật, cá nhân có thể được theo sau bởi dấu hai chấm hoặc dấu
phẩy.
Business Letters (Thư thương mại)
Trong thư thương mại, những câu chào được sử dụng phổ biến là:
"Dear Sir,"

"Gentlemen,"


"Messrs."
Note (Lưu ý):
Trong thư riêng tư, thân mật chúng ta sẽ sử dụng dấu phẩy đằng sau "Dear" .
Ví dụ:
Dear Mai Anh,
Tuy nhiên, trong thư thương mại, trao đổi công việc các bạn không nên sử dụng dấu phẩy đằng
sau "Dear".
Thay vào đó, nếu theo văn phong Anh Mỹ các bạn hãy sử dụng dấu hai chấm. Còn nếu theo văn
phong Anh Anh các bạn hãy bỏ trống, không sử dụng dấu câu.
Ví dụ:
Dear Mr. ThanhPhong:
Dear Mr ThanhPhong
Titles (Tên hiệu)
Việc hiểu biết và nắm rõ các tên hiệu sẽ giúp ích cho các bạn rất nhiều trong việc lựa chọn câu
chào.
Sau đây bài giảng sẽ giới thiệu cho các bạn một số tên hiệu phổ biến được dùng trong câu chào
khi viết thư trao đổi:
"Mr.," Ngài, ông

"Mrs.," Bà (đã có chồng)

"Miss," Cô (chưa có chồng)

"Messrs.," Các ngài, các ông

"Reverend," Đức (tiếng tôn xưng các giáo sĩ, viết tắt Rev.)

"Doctor," Tiến sĩ


bạn nhận được bức thư được viết bằng ngôi thứ ba, phần thư trả lời của mình các bạn cũng phải
sử dụng dạng viết ấy.
Nếu các bạn viết:

Mr. and Mrs. John Evans regret that we are unable to accept Mrs. Elliott's
kind invitation for the theatre on Thursday, May the fourth as we have a
previous engagement .
sẽ thể hiện sự thiếu hòa hợp, tương thích khi viết thư trao đổi. Chính vì vậy các bạn nên viết như
sau:

Mr. and Mrs. John Evans regret that they are unable to accept Mrs.
Elliott's kind invitation for the theatre on Thursday, May the fourth as they
have a previous engagement.
Các bạn hãy lưu ý trong phần thư trang trọng, giờ giấc và ngày tháng sẽ không được viết bằng
số mà phải viết bằng chữ cái.
Với phần thư thân mật, không trang trọng, không có quy tắc đặc biệt nào cả ngoại trừ văn phong
lịch sự, nhã nhặn. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ cho rõ ràng, minh bạch rồi mới viết ra.
Việc dành vài phút suy nghĩ xem các bạn muốn nói gì trước khi bắt tay vào viết thư là điều hết
sức cần thiết. Bởi viết một bức thư rời rạc, không mạch lạc cũng không khá hơn việc bạn mặc
một bộ quần áo cẩu thả, nhếch nhác.
Các bạn hãy đảm bảo rằng mình viết đúng chính tả. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc viết
chính tả các bạn hãy để sẵn một cuốn từ điển nhỏ trong ngăn kéo bàn để tiện cho việc tra từ.
Các bạn nhớ viết hoa khi bắt đầu một câu. Ngoài ra nếu các bạn chuyển sang đề tài khác thì hãy
viết một đoạn mới. Hãy đặt dấu chấm ở cuối câu tường thuật hoặc dấu chấm hỏi trong câu nghi
vấn và dấu chấm than trong câu cảm thán. Các bạn hãy nhớ để lề ở cả hai phía của bức thư để
giúp bức thư nhìn rõ ràng hơn.
Trong phần thân của một bức thư thương mại câu mở đầu là quan trọng nhất và thường được
dùng để đưa ra đề tài hoặc mục đích viết thư. Đưa đề tài ở ngay câu đầu tiên sẽ giúp người
nhận thư ngay lập tức có thể tập trung vào vấn đề chính của bức thư.
Ngoài ra, trong phần này các bạn cũng nên gợi ý một cách nhã nhặn sở thích cá nhân của người


Yours very truly,

Very truly yours,

Yours respectfully,

Respectfully yours,

Yours very respectfully,
Nếu người viết có mối quan hệ thân thiết hơn với người nhận thư, họ có thể sử dụng những câu
dưới đây:
Faithfully yours,

Cordially yours,

Sincerely yours,
Những bức thư văn phòng không trang trọng thường dùng:
Respectfully yours,

Yours respectfully,
Còn những bức thư thân mật không trang trọng thường dùng:
Yours sincerely,

Yours very sincerely,

Yours cordially,

Yours faithfully,


sủa hơn.
Ví dụ:
Hall, Haines & Company (được đánh máy sẵn)

Trieu Phong (viết tay)

Cashier (được đánh máy sẵn)
Không nên ký nhiều kiểu chữ ký khác nhau mà hãy cố gắng chỉ sử dụng một dạng cố định. Bởi
chữ ký là phần rất quan trọng mang tính biểu trưng có thể thay thế cho bạn nên cần phải thống
nhất trong thư từ hay các văn bản giấy tờ.
Ví dụ, nếu tên là Nguyen Thanh Hoa thì bạn không nên gửi thư cho một người rồi ký tên là "Hoa"
sau đó trong bức thư gửi đến một người khác lại ký là "Thanh Hoa" hay "Nguyen Thanh Hoa".
Điều đó hết sức cấm kị nên các bạn hãy thật sự lưu tâm.
7. THE SUPERSCRIPTION (PHẦN ĐỊA CHỈ TRÊN BÌA THƯ)
Các bạn hãy lưu ý nếu gửi thư cho một người phụ nữ thì luôn phải viết phần tên hiệu ở phần địa
chỉ trên bìa thư như "Mrs." hoặc "Miss.". Trường hợp dùng tên hiệu "Dr." để chỉ học vị của người
phụ nữ đó sẽ không được ứng dụng trong phần thư thân mật. bởi dùng như vậy quá trang trọng,
không phù hợp.
Nếu gửi thư cho một người đàn ông, tên hiệu được sử dụng phổ biến nhất trong phần địa chỉ
trên bìa thư là "Mr." hoặc "Esq."
Tuy nhiên, thông thường địa chỉ trên bìa thư của một bức thư thân mật sẽ được ghi là:
To: Truong Dong, Esq.,
của một bức thư thương mại sẽ là:
To: Mr. Truong Dong,
Đôi khi, trong thư thương mại địa chỉ của người viết sẽ được in sẵn ở góc bên trái của phong bì
thư. Tuy nhiên các bạn hãy lưu ý chỉ in sẵn phần địa chỉ, không nên đưa thêm phần quảng cáo
về công ty ơ trên phong bì thư.
Các bạn hãy lưu ý phần địa chỉ sau khi đã hoàn thành nên nằm dưới một chút đường ở giữa
phong bì thư và cách đều hai lề trái, phải.
Dấu chấm câu ở cuối dòng địa chỉ thường được bỏ đi.