Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP
TP.HCM, ngày tháng năm
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 1
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng


điều kiện được học tại trường để hoàn thành báo cáo thực tập và đồ án tốt nghiệp qua sự
hướng dẫn tận tình của các anh chị trong nhóm quản lý đơn hàng PPJ1-3 tại công ty
Em cũng cảm ơn ban giám đốc công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp cho em
trong quá trình thực tập
Em kính chúc toàn bộ cán bộ,công nhân viên Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú
sức khỏe và đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong lao động,đưa công ty ngày càng
phát triển.
Xin chân thành cảm ơn
MỤC LỤC
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 3
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
1. Quản lý và quản lý đơn hàng
1.1. Quản lý 6
1.2. Quản lý đơn hàng 6
2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng
2.1. Các phương pháp QLĐH 6
2.2. Các hình thức QLĐH 6
2.3. Các điều kiện trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 7
3. Giới thiệu khái quát về Công ty
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển 8
3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban 10
3.2. Cơ cấu tổ chức 12
3.4. Sản phẩm chủ lực 13
3.5. Thế mạnh của công ty 15
4. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng 15
PHẦN II: QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN
HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ
1. Bộ phận chuyên trách về công tác quản lý đơn hàng tại Công ty cổ phần quốc tế
Phong Phú

việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm
nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi
hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng
đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận.
2. Các phương pháp và hình thức tổ chức quản lý đơn hàng
2.1. Các phương pháp quản lý đơn hàng
Có 2 phương pháp quản lý đơn hàng thường được sử dụng:
Phương pháp quản lý đơn hàng từ trên xuống dưới
Phương pháp quản lý đơn hàng từ dưới lên trên
2.2 Các hình thức quản lý đơn hàng
a. Hình thức quản lý trực tiếp:
Theo hình thức này, bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ. Mỗi
nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất
định.Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng
nào cả, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong
nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong
nhóm không thể giải quyết được.
b. Hình thức quản lý theo chức năng:
Là cách thức chia thành các đơn vị chức năng tách biệt theo từng bộ phận gồm:
- Bộ phận phát triển mẫu: phát triển các loại sản phẩm may đến khi được khách hàng chấp
nhận.
- Bộ phận thu mua: tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước, thực
hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng. Theo dõi tiến độ giao
hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy…
- Bộ phận kế hoạch:lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suốt
hằng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và
cân đối nguyên phụ liệu. Chuẩn bị bản màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất.
c. Hình thức quản lý theo sản phẩm:
Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên tráchtừ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch
sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, qui trình công

+Sự gắn bó với công ty
-Kỹ năng làm việc
+Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thương lượng
+Kỹ năng lập kế hoạch
+Kỹ năng quản lý thời gian
3. Giới thiệu khái quát về công ty
3.1. Tên công ty – địa chỉ - ngày thành lập – sản phẩm chủ lực của công ty
- Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ
- Tên tiếng Anh: Phong Phu Joint Stock Company (PPJ)
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 7
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Ngày thành lập: 19/04/2007
- ĐC: Số 48, Đ. Tăng Nhơn Phú, KP 3, P.Tăng Nhơn Phú B, Quận 9, TP. HCM
- Tên viết tắt: PPJ
- Fax:84-837281846
- Website: http://www.ppj-international.com
- ĐT: (08) 7305 6886 Fax: (08) 37.281.846
-
Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú là một trong những đơn vị thành viên của
Tổng Công ty Cổ phần Phong Phú được thành lập và hoạt động từ năm 2007 – Một trong
những doanh nghiệp đầu đàn của ngành Dệt May Việt Nam. Trong những năm gần đây,
cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẻ tại Việt Nam theo xu hướng hội nhập quốc tế.
Công ty CP Quốc Tế đã không ngừng lớn mạnh cả về lượng và chất trong hệ thống ngành
dệt may.
Sau khoảng thời gian tổ chức lại hệ thống may mặc cũng như khởi động hàng loạt
các dự án may mặc để nâng cao năng suất đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách
hàng. Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì
và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt
động như:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 8

miền trong cả nước và được người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù
hợp, chất lượng vượt trội. Từ những kết quả đạt được, Công ty đã mở nhiều đại lý cửa
hàng không những trên địa bàn Tp HCM mà còn ở các tỉnh như Bình Dương, Đồng Nai,
Long An…và các Trung tâm thương mại, chuỗi hệ thống siêu thị trên toàn quốc.
Bước vào giai đoạn thử thách mới, lãnh đạo và toàn thể CBCNV Công ty Cổ phần
Quốc tế Phong Phú đã và đang phát huy những lợi thế sẵn có biến thách thức thành cơ
hội để hoàn thành tốt sứ mệnh của mình theo đúng mục tiêu định hướng của Tổng công
ty CP Phong Phú khŠng định được thương hiệu “Phong Phú Jeans” trên toàn quốc. Vừa
qua công ty đã vinh dự nhận danh hiệu “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành
may Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội
Da giày Việt Nam phối hợp tổ chức.
3.2. Nhiệm vụ của các phòng ban
a Phòng tài chính – kế toán:
Có chức năng thực hiện các công việc thường xuyên liên quan đến tài chính, tiền
tệ như: Kế toán tổng hợp; Kế toán ngân hàng; Kế toán công nợ; Kế toán vật tư, thành
phẩm, gia công; Kế toán thu chi, kế toán nội bộ; Kế toán giá thành, chi phí; Kế toán kho;
Kế toán tiền lương; Thủ quỹ, …
b Phòng Hành chính – Nhân sự:
Có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành chính, nhân sự; kiểm soát và
điều phối hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính
sánh, bảo hiểm, tiền lương, … của toàn Công ty.
c Phòng kinh doanh nội địa:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 10
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Có chức năng phát triển thị trường kinh doanh nội địa.
d Phòng kế hoạch sản xuất:
Có chức năng hoạch định toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
e Phòng kỹ thuật:
Có chức năng hướng dẫn và đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
f Phòng xuất nhập khẩu:

tài vụ
Kcs
Phòng
kế
hoạch
Phòng
kỹ
thuật
Xưởng
cắt
Kho
NPL
May
mẫu
Chuẩn bị sản xuất
Quản đốc xưởng
CH
1
CH
2
CH
3
CH
4
CH
5
CH
6
CH
7

trong những năm gần đây với mục tiêu cung cấp giải pháp may mặc trọn gói cho khách
hàng. Phong Phú hiện có trên 100 chuyền may hiện đại với tổng năng lực sản xuất đạt 20
triệu sản phẩm/năm để phục vụ cho thị trường xuất khẩu và nội địa. Xuất phát từ 03 nhà
máy may xuất khẩu liên doanh với Tập đoàn Guston Molinel (Pháp) từ năm 1991, Phong
Phú đã tổ chức lại hệ thống may mặc thông qua việc xây mới nhà máy may Jean xuất
khẩu với dây chuyền may hiện đại sử dụng nguyên liệu vải Denim của Phong Phú, liên
kết phát triển may mặc với một số đối tác khác nhằm vươn tới thị trường rộng lớn tại Hoa
Kỳ, Tây Âu cũng như các thị trường tiềm năng khác trên thế giới.
3.5. Thế mạnh của công ty
- Tổng công ty cổ phần quốc tế Phong Phú là một tập đoàn với nhiều công ty con thuộc
nhiều lĩnh vực may mặc như chỉ, vải, may mẫu, sản xuất dại trà,… Do đó việc sản xuất
của công ty có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc khi có thể sử
dụng trực tiếp nguồn nguyên liệu tại công ty.
- Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực dệt may, công ty hoàn toàn là một
đối tác tin cậy của nhiều bạn hàng trong nước và quốc tế.
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 14
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Thị trường chính của công ty là Mỹ và châu Âu nên sản phẩm xuất khẩu của công ty
thường đươc kiểm tra kỹ càng về thông số lẫn chất lượng trước khi xuất hàng.
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng giải quyết những yêu cầu, đòi hỏi của
khách hàng theo một cách khoa học nhất.
- Có mối quan hệ rộng lớn và gắn bó với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu nhằm thõa
mãn nhu cẩu khắt khe của khách hàng từ những khâu đầu tiên của mã hàng.
- Đội ngũ QA của công ty rất khắc khe và kỹ tính để sản phẩm luôn được kiểm tra đầy
đủ và kỹ lưỡng nhằm tránh sai sót trước khi giao cho công ty kiểm tra của đối tác khách
hàng.
- Quá trình sản xuất luôn tuần tự và khép kín nhằm đảm bảo qui trình sản phẩm đầu ra
luôn kịp tiến độ giao hàng
4. Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng
- Nhân viên quản lý đơn hàng là người theo dõi sát sao quá trình may thử mẫu để sản

1.1. Trưởng nhóm:
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 16
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
- Thực hiện công việc theo sự phân công của trưởng bộ phận
- Giao tiếp với khách hàng nhằm đảm bảo nguồn hàng sản xuất cho công ty
- Chịu trách nhiệm trước trưởng bộ phận về các đơn hàng được giao
- Theo dõi, giám sát, điều động các nhân viên trực thuộc theo qui định
- Kiểm tra đôn đốc tiến độ thực hiện công việc
- Hỗ trợ công việc cùng các nhân viên trong nhóm
- Liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh
- Làm cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, nhà máy để xử lý các sự cố trong sản xuất
- Tạo mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, đảm bảo luồng thông tin luôn xuyên suốt
trong quá trình thực hiện các đơn hàng
1.2. Nhân viên:
- Nhận tài liệu kỹ thuật, mẫu, rập…từ khách hàng, kiểm tra đối chiếu với các mã hàng triển
khai trước đó để có cái nhìn tổng quát về những mã hàng sẽ phát triển
- Phát triển mẫu
- Phân tích đơn hàng, lập định mức nguyên phụ liệu, tính giá thành sản phẩm, giá bán trình
trưởng đại diện kí
- Liên hệ với khách hàng và yêu cầu cung cấp các thông tin cần thiết cho báo giá và làm
mẫu: khổ vải, giá NPL, địa chỉ nhà cung cấp,…cho các nguyên phụ liệu chỉ định, hoặc
mô tả đối với những nguyên phụ liệu tự tìm kiếm.
- Mua nguyên phụ liệu: liên lạc thường xuyên, hối thúc nhà cung cấp thực hiện đúng theo
lịch giao hàng. Nếu có sự cố hàng về không kịp, phải báo ngay cho đơn vị sản xuất biết
để thay đổi kế hoạch và tìm giải pháp thay thế.
- Yêu cầu bộ phận xuất nhập khẩu tiếp nhận hàng về cảng
- Tiếp nhận nguyên phụ liệu và kiểm tra số lượng, chất lượng lần cuối. Làm việc với khách
hàng để xử lý trong quá trình kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu
- Theo dõi nguyên phụ liệu về đồng bộ, báo khách hàng về sự cố nguyên phụ liệu (chất
lượng, số lượng…)

- Mô tả mẫu (Description): Quần jean nữ
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 18
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
Màu Jasmine wash Màu Caspian wash
Tài liệu kĩ thuật của khách hàng bao gồm các thông tin sau:
- Hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau của sản phẩm.
- Hình vẽ mô tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp trên sản phẩm.
- Hướng dẫn phối màu, chi tiết về qui cách nguyên phụ liệu, định mức ước tính nguyên
phụ liệu.
- Yêu cầu kỹ thuật may: cấu trúc sản phẩm, mô tả quy cách và thiết bị may tại các vị trí
cơ bản trên sản phẩm.
- Bảng thông số kích thước của mã hàng: mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thông số
của toàn bộ các size của mã hàng, dung sai các vị trí đo trên sản phẩm.
- Góp ý mẫu phát triển và góp ý duyệt mẫu fit
b. Tiến hành may mẫu
Sản phẩm mẫu rất quan trọng trong sản xuất, sản phẩm mẫu phải đạt được yêu cầu
khách hàng khi đó nhà sản xuất sẽ nhận đơn hàng
Kế hoạch may mẫu sẽ do nhân viên vien quản lý đơn hàng làm gừi cho phòng kế
hoạch. Tùy thuộc vào mẫu mà sẽ có kế hoạch may khác nhau
Mẫu developed (mẫu phát triển): khách hàng của công ty đã có sẵn đội ngũ thiết kế
thời trang, vì vậy đã có sẵn mẫu mĩ thuật của sản phẩm. Nhưng từ mẫu mỹ thuật triển
SVTH: TRẦN ĐĂNG KHOA, MSSV:11709032 TRANG 19
Đồ án công nghệ:Tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng
khai thành mẫu kỹ thuật, rồi đến sản phẩm thật thì cần có nhiều chỉnh sửa. Sản phẩm làm
ra từ mẫu mỹ thuật được gọi là mẫu phát triển. Trước khi develop, khách hàng sẽ viết
mail báo ngày sẽ qua Việt Nam để tiến hành develop cho sản phẩm, Merchandiser sẽ lập
kế hoạch và cho xưởng may may sẵn 40-50 sản phẩm để chuẩn bị cho develop (khách
hàng sẽ yêu cầu merchandiser may sẵn mẫu theo những tech pack có trước – phần vải sẽ
được lấy từ những mẫu đã develop trước đó)
Mẫu Concept: là mẫu mà công ty làm dựa vào mẫu của khách hàng

GARMENT
DATE 25-2-2014
PROCESS WISKEER-HANDSAND-W1-PP-W2
WET PROCESS
PROCESS CHEMICAL GPL %
WATER
RATIO
TEMP TIMING PH REMARK
WISKEER RM
HANDSAND D-M-L-T-C
ENZYME VALUMAX 1 1:10 30 20
STONE 4
RINSE 2X2
BLEACH OXY 5 1:10 60 10 CHECK
SODA 1
RINSE 2X2
EXTRACT
PP
THEO VI TRI THOI
TRANG, TOAN THAN
NHE
KMNO4 15
H3PO4 15
NEUTRALIZE META 2 1:10 30 5
RINSE
TINTING
BROWN
AGL
0.15 1:10 50 5
YELLOW

fty : PPJ
date : 04/12/13

Sketch
TOTAL: 3,000PCS/STYLE

style no.# 232-14C00831-PANTS

232-14C00831 : Denim -
Sublime slim pant ( Medium
Indigo Queen wash)

Materials yy unit price value
FABRICS $5.74
Main fabric : V76.6J2 1.95 2.85 $5.56
Pocketting fabric: TC white Width 57/8"-local PPJ source 0.15 1.20 $0.18

TRIMS $1.24
Interlining
Width 60"-, CH88, PCC-
Charcoal
0.22 0.600 $0.13
Interlining
Center of w.b; KD94441-
Charcoal
0.01 2.460 $0.02
Button Matte Black 1.05 0.0700 $0.07