GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và đến nay
đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên đôi chân của
mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh nghiệp mình đi.
Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên tài giỏi, biết sử
dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển và đi
lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý nguồn lao động của mình để sử
dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó. Hiện nay các doanh nghiệp cũng
nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả nguồn lực này thông qua việc sử dụng các
công cụ quản trị nhân lực. Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc chính
là hai công tác cơ bản và quan trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có
chất lượng nhân lực, củng cố các hoạt động nhân lực khác.
Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự chú ý tới hai hoạt động
này. Trong quá trình thực tập một thời gian tại công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ
Đô thị Việt Nam- VINASINCO, em cũng nhận thấy công ty vẫn chưa quan tâm đến
hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên không có hệ thống
phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc còn sơ sài, chưa phát huy
đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả của các hoạt động quản lý
nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến các hoạt động phát triển chung
của công ty. Với mong muốn có thể góp phần phát triển công ty nên khi nghiên cứu
các hoạt động nhân sự tại đây em quyết định chọn tên đề tài trong chuyên đề thực tập
là:“ Hoàn thiện công tác phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc tại
công ty Cổ phần Đầu tư và Dịch vụ Đô thị Việt Nam- VINASINCO ”.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu :
Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty VINASINCO
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
1.1.1 Quản trị nhân lực
Từ trước đến nay có rất nhiều người quan niệm rằng quản lý nhân sự chỉ đơn
thuần là hoạt động tuyển dụng, đào tạo và chi trả tiền lương, nhưng thực chất không
phải vậy. Khi xã hội càng phát triển, người ta đã dần có cái nhìn toàn diện và chính
xác hơn về quản trị nhân lực theo quan điểm:
“Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng,
phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với
yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”
1
.
Thực chất quản trị nhân lực là quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ
chức, là sự đối xử của tổ chức với người lao động.
Mục tiêu của quản trị nhân lực là nhằm cung cấp, củng cố và duy trì cho tổ chức
một lực lượng lao động đầy đủ cả về số lượng và chất lượng, để người lao động đóng
góp được nhiều nhất cho doanh nghiệp, đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp và
cũng đồng thời tạo các cơ hội để phát triển không ngừng chính bản thân người lao
động.
1.1.2 Các hoạt động của quản trị nhân lực
Trong quản trị nhân lực có rất nhiều các hoạt động nhân sự khác nhau nhưng có
thể được phân chia thành 3 nhóm chức năng như sau:
Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực
Nhóm chức năng này đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng và chất
lượng. Vì vậy, để thực hiện chức năng này tổ chức phải có các hoạt động như kế
1
Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 8
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
hoạch hoá nguồn nhân lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực; tuyển
2
,
Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 161
3
Sđd, trang 161
4
Sđd, trang 161
5
Sđd, trang 161
6
Sdd, trang 161
7
Sđd, trang 161
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực
Sau khi thu hút được người lao động vào doanh nghiệp, để tồn tại và phát triển
doanh nghiệp cũng cần phải tìm cách để duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn lực đó.
Nhóm chức năng này làm việc đó theo các hoạt động sau: đánh giá thực hiện công
việc, thù lao lao động, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong
doanh nghiệp.
“ Theo nghĩa hẹp thì thù lao lao động là tất cả các khoản mà người lao động nhận
được thông qua mối quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức ”
8
. Trong phần này sẽ có
các vấn đề về xây dựng và quản lý hệ thống thù lao, thiết lập và áp dụng các chính
1.2 Phân tích công việc và lợi ích của phân tích công việc
1.2.1 Khái niệm và nội dung của phân tích công việc
Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nhân
sự khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là có tầm nhìn
chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
“Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ
thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức
nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”
9
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng vì nó tác động đến cả người quản lý
và người lao động. Khi phân tích công việc người quản lý sẽ hiểu rõ hơn về các công
việc mà các nhân viên của mình phải làm để có hướng quản lý và biết những người
nhân viên đó cần có yêu cầu gì để làm được công việc đó từ đó xác định các kỳ vọng
của mình với người lao động, làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó. Người lao động một
mặt cũng hiểu rõ hơn các công việc mình cần làm, mặt khác hiểu được các nghĩa vụ,
quyền hạn và trách nhiệm của mình khi làm việc trong một tổ chức. Ngoài ra tất cả
các hoạt động quản lý nhân sự khác cũng sẽ được thực hiện tốt hơn khi tổ chức xây
dựng được các văn bản làm rõ bản chất các công việc.
* Nội dung của phân tích công việc
Phân tích công việc có nội dụng như sau:
9
Sdd, trang 50
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
- Những người quản lý nhân sự sẽ cộng tác với những người cán bộ quản lý bộ
phận khác, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên
quan đến công tác phân tích công việc.
- Các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành xử lý thông tin thu thập được, sau đó
tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc bao gồm bản mô tả công việc, bản
các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc ”
10
Các tiêu chuẩn này có thể được xây dựng bằng văn bản hoặc chỉ đơn giản là sự
giao hẹn bằng miệng hoặc các điều khoản của công ty và có thể được xây dựng bằng
các chỉ tiêu định lượng hoặc chỉ tiêu định tính. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng cho
mỗi một công việc một loạt các tiêu chuẩn phù hợp theo các tiêu chí mà doanh
nghiệp đề ra. Các tiêu chuẩn trong công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ
thường được xây dựng hơn và đòi hỏi hơn các công việc tác nghiệp, thực hiện sản
xuất khi có sử dụng các chỉ tiêu định tính nhiều hơn.
- Sau khi đã viết được ba bản trên là kết quả của công tác phân tích công việc thì
công việc tiếp theo là việc đưa các văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận sản
xuất và tác nghiệp đồng thời sử dụng trong việc quản lý nhân sự.
- Song hành với việc đưa vào sử dụng các văn bản trên, tổ chức cần quản lý, lưu
trữ và cập nhật thường xuyên các văn bản này.
1.2.2 Lợi ích của phân tích công việc
1.2.2.1 Phân tích công việc ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc của
người lao động
Khi doanh nghiệp xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công
việc thì sự thực hiện công việc của người lao động sẽ tốt lên rất nhiều. Đơn giản bởi
vì khi phân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể
hiện ra nên mỗi người đều biết các công việc của mình và của những người khác, họ
ý thức được nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự
phân công và công việc đều trở nên rõ ràng nên trách xảy ra tình trạng chồng chéo,
đan xen trong thực hiện công việc, mỗi người đều có công việc của riêng mình đồng
10
Sdd, trang 53
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Phân tích công việc chính là việc xác định tất cả các yếu tố có liên quan đến công
việc và những yêu cầu của công việc đó đối với người thực hiện công việc. Vì vậy
khi có kết quả phân tích công việc trong tay công ty sẽ có cơ sở để tìm được những
người phù hợp với công việc đó trong hiện tại, bố trí họ phù hợp để sự thực hiện
công việc của người đó có hiệu quả nhất, đem lại hiệu quả tối đa cho công ty, đồng
thời giúp cho người lao động tự phát triển nâng cao bản thân mình. Đó thực chất
chính là công tác bố trí lao động. Như vậy phân tích công việc là một công cụ hữu
hiệu để bố trí lao động hợp lý, phù hợp vơí người lao động và doanh nghiệp.
* Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Doanh nghiệp sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc với
người thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các công
việc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu những
yếu tố gì, từ đó doanh nghiệp xem xét có nên thực hiện đào tạo hay không bằng các
chương trình đào tạo khác nhau, nên được tiến hành như thế nào, cho những ai, thời
gian tiến hành ra sao. Cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng
chương trình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người lao động và với yêu cầu
của công ty, dưới sự giúp đỡ của những người lao động có trình độ chuyên môn cao,
có nhiều kinh nghiệm. Như vậy phân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào
tạo và phát triển nhân lực được thực hiện thành công.
* Với công tác thù lao lao động
Với một tổ chức việc cần thiết là phải trả lương cho người lao động phù hợp với
năng lực của họ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển. Sau khi xây
dựng và sử dụng chương trình phân tích công việc, hai bản kết quả của phân tích
công việc là bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện sẽ góp
phần xác định được giá trị của một công việc và có cái nhìn cụ thể về công việc đó so
với các công việc khác trong tổ chức. Căn cứ trên bản mô tả công việc của mỗi công
việc để thấy được mức độ phức tạp của công việc, kết hợp với bản yêu cầu công việc
với người thực hiện, tổ chức sẽ xác định được giá trị của từng công việc, với mục
chuyên gia về vấn đề này để có thể xây dựng được các văn bản một cách hoàn thiện
và thoả mãn được mục đích của phân tích công việc.
Bước 2: Thu thập thông tin
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Xác định các thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các
thông tin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối
quan hệ thuộc công việc…; thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…;
thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động…; thông tin về đòi hỏi của
Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin
Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích công
việc nhưng cần tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như: đặc điểm công việc…để người phân
tích công việc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất. Sau đây là
một số phương pháp được đưa ra:
Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành
quan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các
thông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu…
Công việc này không nên thực hiện ở các công việc không dễ quan sát,
hoạt động trí óc và kết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan
của người quan sát và người được quan sát.
Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người
nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm
việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phân
loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc.
Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt
trong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau. Tuy nhiên sử dụng phương
pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng các hành
vi trung bình để thực hiện công việc.
phương pháp này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những
công việc có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được
sử dụng đến.
Tiến hành thu thập thông tin :
Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộ
phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin. Quá trình thu thập nên được dự
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao.
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc
Xử lý thông tin
Thông tin sau khi được thu thập sẽ được xử lý sơ qua, loại những thông tin
không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại.
Thẩm định thông tin thu thập được
Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu,
điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công
việc về những thông tin và kết luận của phân tích.
Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc
Đó là ba bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các cán bộ phân tích công việc thuộc phòng quản lý
về nhân sự có thể viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc với người thực
hiện trong sự phối hợp với các cán bộ quản lý trực tiếp và người cán bộ quản lý trực
tiếp sẽ viết bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đã được đào tạo về cách viết
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sao cho đúng. Tuy nhiên người cán bộ quản lý
trực tiếp cũng có thể là người viết cả ba bản trên, nhưng trước đó họ phải được đào
tạo về cách viết cả ba bản này sao cho đúng và chuẩn mực và đây là công việc của
phòng quản lý nhân sự và cán bộ đào tạo nhân sự.
Bước 4: Đưa các văn bản phân tích công việc vào sử dụng và lưu trữ thông tin
Sau khi có kết quả của phân tích công việc là ba bản trên áp dụng cho tất cả các
thiết như có các chế độ đãi ngộ, đào tạo và phát triển, tạo động lực khi lao động…
Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc là cải tiến sự thực hiện công việc của
người lao động, nhân viên có thể tự đặt ra mục tiêu cho mình, phát triển các mục tiêu
nghề nghiệp của nhân viên để theo kịp tổ chức; giúp người quản lý đưa ra các quyết
định nhân sự đúng đắn đồng thời các kết quả của đánh giá thực hiện công việc còn có
thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt động chức năng khác như tuyển dụng, định
hướng, đào tạo,…
1.3.2 Ý nghĩa của đánh giá thực hiện công việc
1.3.2.1 Với sự hoàn thiện thực hiện công việc của người lao động
11
Giáo trình quản trị nhân lực, Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên,
NXB Lao động- Xã hội, 2004, trang 142
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Đánh giá thực hiện công việc ở một mức độ nào đó chính là sự mở rộng của
thiết kế công việc khi tăng thêm số lượng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công
việc. phương pháp này có tác dụng thiết kế lại các công việc có nội dụng và phạm vi
hoạt động nghèo nàn đồng thời chưa tận dụng tốt thời gian làm việc của người lao
động nên đánh giá thực hiện công việc có tác dụng như vậy cũng sẽ cải tiến sự thực
hiện công việc của người lao động, doanh nghiệp biết được khả năng thực hiện công
việc của từng nhân viên mình tốt đến đâu để có biện pháp hỗ trợ khi cần thiết với
đúng người. Đặc biệt người lao động cũng thấy được các tiêu chuẩn thực hiện công
việc đòi hỏi với một vị trí như công việc của mình và sự thực hiện công việc của
mình để có nỗ lực cố gắng làm việc, tự cải thiện cách thức làm việc của mình nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của bản thân.
1.3.2.2 Với việc ra quyết định nhân sự
Đánh giá thực hiện công việc có tác dụng rất quan trọng đối với các nhà quản lý
trọng việc ra các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo phát triển, thăng tiến, kỷ
luật, …bởi vì các kết quả của đánh giá thực hiện công việc chính là căn cứ, bằng
hỗ trợ các hoạt động nhân sự khác
* Với phân tích công việc
Như ta đã được biết các tiêu chuẩn trong phân tích công việc chính là một yếu tố
quan trọng đầu tiên cấu thành nên đánh giá thực hiện công việc. Dựa vào các tiêu
chuẩn này người đánh giá mới tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người
lao động, so sánh kết quả công việc đạt được với những tiêu chuẩn được đưa ra này
và đưa ra kết luận. Đánh giá thực hiện công việc có tốt hay không phụ thuộc vào việc
các tiêu chuẩn được xây dựng như thế nào, có sát với thực tế và đảm bảo yêu cầu phù
hợp không. Vì vậy có phân tích công việc hiệu quả thì mới có thể đánh giá thực hiện
công việc tốt được.
Đồng thời kết quả của đánh giá thực hiện công việc cũng giúp ích cho phân tích
công việc. Khi người đánh giá thấy rằng sự thực hiện công việc của người lao động
khác xa quá nhiều so (có thể nhiều hơn, ít hơn hoặc không đúng) với các yếu tố nêu
trong bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc trong chương trình phân tích công việc hiện tại thì doanh
nghiệp cần tiến hành hoàn thiện lại chương trình phân tích công việc đó. Như vậy hai
hoạt động này có tác động hỗ trợ cho nhau nên cần đồng thời thực hiện tốt cả hai
hoạt động này.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
* Với công tác kế hoạch hoá nhân lực
Đánh giá thực hiện công việc chính là xem xét sự thực hiện công việc của người
lao động như thế nào trong một khoảng thời gian. Các tiêu chuẩn trong đánh giá đã
thể hiện những gì cần phải làm được tức là xác định được một người lao động làm
được bao nhiêu, theo số công việc của cả doanh nghiệp trong một thời gian thì sẽ xác
định được số lao động cần thiết để làm việc ở từng bộ phận và trong cả doanh
nghiệp, hơn nữa kết quả đo lường được đánh giá sẽ giúp các doanh nghiệp điều chỉnh
lại kế hoạch lao động cho phù hợp, có thể thay đổi hoặc không thay đổi lao động.
* Với công tác tuyển dụng, bố trí nhân sự
lao lao động. Đó chính là việc đánh giá thực hiện công việc có liên quan đến sự
khuyến khích của tổ chức với sự thực hiện công việc tốt của của người lao động
thông qua việc trả thưởng và các khuyến khích khác cho người lao động. Thưởng và
các khuyến khích này giờ đây không còn là một phần thu nhập tiền mà nó còn bao
hàm nhiều dạng khác có tác động rất lớn đến tâm lý người lao động như các cơ hội
được thăng tiến, được học tập, được tôn vinh…Các khuyến khích này tạo ra sự hài
long và nhiệt tình trong công việc cho người lao động, luôn tạo ra động lực làm việc
và đi liền với sự trung thành gắn kết cao với tổ chức của từng người lao động. Trong
xã hội ngày nay, yếu tố thu hút và giữ chân người lao động trong một tổ chức không
chỉ là tiền lương mà còn là chế độ, cách thức sáng tạo trong việc trả thưởng và các
dạng của khuyến khích cho người lao động.
1.3.3 Hệ thống đánh giá thực hiện công việc
Có 3 yếu tố cơ bản để đánh giá sự thực hiện công việc là:
♦ Các tiêu chuẩn thực hiện công việc :
Đây là các tiêu chuẩn nằm trong bản phân tích công việc, các tiêu chuẩn này
chính là căn cứ để so sánh những gì mà doanh nghiệp muốn ở người lao động với sự
thực hiện công việc của họ. Như vậy các tiêu chuẩn này gắn liền với sự thực hiện
công việc của người lao động nên cần được xây dựng đảm bảo sự hợp lý, khách
quan, phản ánh được người lao động cần làm gì, làm tốt đến mức nào, theo yêu cầu
vế số lượng, chất lượng có tính đến các yếu tố khác như đặc điểm công việc, môi
trường làm việc…
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Có hai cách xây dựng tiêu chuẩn là chỉ đạo tập trung và thảo luận dân chủ. Trong
chỉ đạo tập trung người lãnh đạo thực hiện viết tiêu chuẩn còn người lao động chỉ
thực hiện theo. Còn đối với thảo luận dân chủ thì sẽ khó khăn hơn rất nhiều nhưng
thu hút người lao động đóng góp ý kiến của mình vào xây dựng tiêu chuẩn này nên
tăng tính dân chủ, tạo ra sự ủng hộ của người lao động.
♦ Đo lường sự thực hiện công việc :
hiện tốt và liên hoàn với nhau.
1.3.4 Các công việc cần làm khi tổ chức thực hiện chương trình đánh
giá thực hiện công việc
1.3.4.1 Lựa chọn và thiết kế các phương pháp đánh giá
Để xây dựng và thực hiện được một chương trình đánh giá thực hiện công việc
phù hợp, nhất quán thì cần phải tìm được phương pháp đánh giá hợp lý, hiện có rất
nhiều phương pháp như: phương pháp thang đo đồ hoạ, đánh giá bằng thang đo dựa
trên hành vi, quản lý bằng mục tiêu (MBO)...Có thể phối kết hợp giữa hai hoặc ba
phương pháp một lúc. Sau đây là các phương pháp được sử dụng:
*Phương pháp thang đo đánh giá đồ hoạ: Người đánh giá sẽ cho ý kiến đánh giá
chủ quan về sự thực hiện công việc của nhân viên theo tiêu chuẩn từ thấp đến cao và
cho điểm.
Ưu điểm : Phương pháp này tương đối đơn giản, dễ hiểu, sử dụng dễ dàng.
Nhược điểm : Dễ mang tư tưởng chủ quan của người đánh giá và các đánh giá có
thể bỏ qua các đặc trưng, đặc thù của công việc.
Ngoài ra khi dùng phương pháp này, có thể sử dụng trọng số khác nhau.
Phương pháp này thích hợp đối với những công việc đơn giản
* Phương pháp danh mục kiểm tra: Là phương pháp sử dụng một danh mục các
câu mô tả về hành vi và thái độ của người lao động trong khi thực hiện công việc và
dựa vào ý kiến chủ quan của mình, người đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu phù
hợp với đối tượng đánh giá.
Ưu điểm: Phương pháp này tránh sự dễ dãi trong đánh giá và xu hướng bình quân
trong đánh giá, dễ thực hiện hơn các phương pháp khác.
Nhược điểm : Phương pháp này cũng dễ mắc phải các nhược điểm là phương pháp
này chỉ nhấn vào hành vi mà không nói đến kết quả hành vi.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Phương pháp này đã không phản ánh được đặc thù của từng loại công việc.
* Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Phương pháp này đòi hỏi người
tính cạnh tranh, không tạo điều kiện để phản hồi thông tin đến với người lao động.
* Phương pháp bản tường trình: Đây là phương pháp người đánh giá sẽ viết một
văn bản về tình hình thực hiện công việc của nhân viên, về điểm mạnh, điểm yếu, các
tiềm năng của họ cũng như gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công
việc của nhân viên.
Ưu điểm: Tạo điều kiện cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động.
Nhược điểm: Phương pháp này không nên được sử dụng để ra các quyết định
nhân sự do sự chính xác của thông tin tường thuật phụ thuộc nhiều vào khả năng viết
của người đánh giá.
* Phương pháp quản lý bằng mục tiêu: Người lãnh đạo xây dựng các mục tiêu
thực hiện công việc và sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự nỗ lực của nhân viên
và cung cấp thông tin phản hồi.
Theo phương pháp này chú trọng đến kết quả mà nhân viên đạt được vì vậy có
tác dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc.
Ưu điểm: Các mục tiêu và phương pháp đánh giá đựơc đề ra theo mục tiêu phát
triển của doanh nghiệp; luôn có sự phản hồi thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên.
Nhược điểm: Quá chú trọng đến kết quả công việc mà không chú ý đến các yếu tổ
khác như trách nhiệm, sự tiết kiệm,…Nhân viên đặt mục tiêu thấp để dễ thực hiện.
1.3.4.2 Lựa chọn chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá là khoảng thời gian mà đánh giá được lặp lại. Chu kỳ này phụ
thuộc vào từng doanh nghiệp và đặc điểm công việc nhưng không nên thực hiện đánh
giá theo từng tháng vì nhiều người chỉ hiểu rằng đánh giá thực hiện công việc là để
trả lương, cả doanh nghiệp và người lao động đều có tư tưởng đó nên khi doanh
nghiệp thực hiện đánh giá thực hiện công việc từng tháng thì người lao động chỉ quan
tâm đến mục tiêu đạt được kết quả làm việc của cá nhân mà không chú ý đến các yếu
tố khác thuộc mục tiêu lâu dài của công ty như lòng tin khách hàng, uy tín… Ngoài ra
khi chu kỳ quá ngắn sẽ dẫn đến tình trạng không đánh giá được sự thực hiện công
việc hoặc đánh giá không chính xác vì sự thực hiện công việc của người lao động
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
. Nhấn mạnh vào ý nghĩa, tác dụng đánh giá thực hiện công việc
. Các ý kiến phải được nêu ra cụ thể, rõ ràng và hướng vào công việc chứ không
phải vào cá nhân người lao động
. Ghi chép lại đầy đủ các thông tin, khuyến khích người lao động nói bằng
những câu hỏi tinh tế, không gây áp lực, hãy đặt câu hỏi và có thái độ thành tâm lắng
nghe, nhất thiết tránh các cuộc tranh cãi, xung đột.
. Cùng đưa ra phương hướng khắc phục nhằm làm sự thực hiện công việc của
người nhân viên tốt hơn và nêu ra quan điểm công ty sẵn sàng giúp đỡ người đó khi
cần thiết.
- Kết thúc phỏng vấn: Sau cùng người lãnh đạo cần nhấn mạnh mặt tích cực của sự
thực hiện công việc của người lao động nhưng phải khéo léo tránh sự tự kiêu của
người lao động, luôn thẳng thắn và cụ thể, có nhận xét xác đáng.
Như vậy cả phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc đều có ý nghĩa
rất quan trọng đối với các hoạt động quản trị nhân sự khác. Phân tích công việc chính
là cơ sở cho các hoạt động nhân sự khác vì vậy muốn thực hiện tốt các hoạt động này
thì công ty cần thiết nên tiến hành phân tích công việc cho các vị trí công việc tại
công ty. Qua phân tích công việc sẽ đưa ra được những quyết định nhân sự đúng đắn
không dựa vào suy nghĩ chủ quan của mình mà có căn cứ dựa trên yếu tố công việc.
Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động song song và đi sau nhiều hoạt động nhân
sự khác nhưng tầm quan trọng của nó thể hiện ở việc sẽ giúp các nhà quản lý điều
chỉnh, thay đổi các hoạt động nhân sự khác khi cần thiết. Vì vậy để thực hiện tốt tất
cả các hoạt động nhân sự thì tất cả các doanh nghiệp đều phải thực hiện tốt hai hoạt
động này, nâng cao chất lượng quản lý nói chung.
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền
Lớp: QTNL46A
Copyright: Tài liệu đại học ©