Phạm Văn Tuyên
I. Mở đầu
Cung ứng vật tư là chuỗi hoạt động nhỏ, góp phần tạo nên một chuỗi
cung ứng hoàn thiện, đảm bảo đầy đủ các yếu tố đầu vào phục vụ cho
quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ sau này. Hoạt động quản trị cung
ứng vật tư là việc làm sao cho các hoạt động trong một chuỗi cung ứng
vật tư được diễn ra một cách suôn sẽ bằng việc kiểm tra, giám sát, lựa
chọn hàng hóa, quản lý hàng hóa khi bán, trong kho và khi lưu chuyển, sử
dụng các công cụ chuyên môn để quản lý hàng hóa cũng như nhân viên
của mình một cách có hiệu quả.
Từ xa xưa, con người thường quản lý bằng các hình thức rất thô sơ
như chấm công trên giấy tờ; kiểm tra, ghi chú hàng hóa trên giấy tờ; tính
toán lương cho công nhân, tính toán hóa đơn bán hàng, xuất hàng bằng
bàn tính.
Ngày nay, trước sự ra đời của máy tính, internet và thương mại điện tử
đã giúp cho qua trình kiểm tra, giám sát, đánh giá các hoạt động sản xuất
kinh doanh được thuận lợi hơn rát nhiều góp phần giảm chi phí và thời
gian và hiệu quả công việc lại cao.
II. Ứng dụng của máy tính
1. Máy tính và lợi ích của việc sử dụng máy tính
Máy tính gồm hàng ngàn các mạch chuyển (switch) nối với nhau qua
các dây dẫn - đường dẫn tín hiệu. Trước khi transistor xuất hiện, linh kiện
1
Phạm Văn Tuyên
mạch chuyển căn bản là các bóng đèn chân không. Đến khi transistor bán
dẫn ra đời, bóng đèn chân không hầu như bị loại ra khỏi máy tính. Với sự
phát triển nhanh chóng của công nghệ và kỹ thuật, ngày nay người ta có
thể tạo ra nhiều mạch chuyển, hiện nay lên đến hành triệu , trong các
thành phần số gọi là mạch tích hợp (Integrated Circuit-IC). IC còn được
gọi là chíp, đó là các mảnh silicon nhỏ (thường nhỏ hơn 1/2” vuông) tích
hợp các thành phần mạch vào đó.

phải có sự giúp sức của máy tính.
Nhờ có máy tính số lượng hồ sơ, chứng từ khổng lồ được ghi lại và
xử lý.
Nhờ có máy tính các nhân viên cung ứng được giải phóng khỏi những
công việc sự vụ giấy tờ, có điều kiện tập trung vào các công việc mang
3
Phạm Văn Tuyên
tính chiến lược, sáng tạo. Máy tính giúp sử lý số liệu, tổng hợp nhu cầu
vật tư nhanh chóng, chính xác.
Máy tính giúp xác định đúng lượng vật tư kho vào bất kì thời điểm
nào.
Nhờ máy tính xử lý số liệu nhanh nên các cán bộ cung ứng có thể đưa
ra quyết định kịp thời, đúng đắn.
Máy tính còn giúp việc dự báo nhu cầu vật tư trong tương lai một
cách chính xác, nhẹ nhàng, không phải tính tay vất vả như trước đây.
Khi được nối vào mạng Internet (Internet là mạng máy tính toàn cầu,
truyền thông với nhau theo một tiêu chuẩn ngôn ngữ thống nhất (TCP/IP-
Transmission Control Protocol/Internet Protocol-bộ các giao thức định
nghĩa Internet), dựa trên nền tảng cơ sở hạ tầng của nhiều quốc gia hình
thành các mắt mạng bao phủ toàn cầu nhờ đó giúp con người có thể liên
lạc,truyền thông với nhau ở bất cứ nơi nào với một khối lượng thông tin
đồ sộ ) thì máy tính sẽ giúp thực hiện được điều kì diệu trong cung ứng
vật tư -thương mại điện tử .
Máy tính giúp con người truyền tin đến nhà cung cấp được thực hiện
nhanh chóng.
Hình 1.1 Lược đồ đơn giản của các dòng thông tin trong giao dịch truyền
thông và giao dịch điện tử.
1.1a.Dòng thông tin truyền theo kiểu truyền thống:
4
Phạm Văn Tuyên

quản lý vật tư điều hành bằng tay thì các hồ sơ phòng cung ứng được lưu
trữ dưới các hình thức sổ sách, thẻ kho, thẻ khách hàng , các hồ sơ lập
báo cáo bằng tay nên chậm, trình bày không đồng nhất và đôi khi thiếu
chính xác; Còn trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy tính, thì các dữ
liệu được lưu trong đĩa hay tạo thành các tập tin, rất tiện lợi cho việc truy
cập, nhờ vào bộ xử lý trung tâm. Trên cơ sở đó các báo cáo được lập một
6
Mạng máy tính bên thứ ba
Hộp thư nhà cung cấp
Hộp thư người mua
Giao dịch gián tiếp
Phạm Văn Tuyên
cách nhanh chóng, chinh xác, theo mẫu thống nhất.Thường thì có các tập
tin:
• Tập tin các đơn hàng đang thực hiện;
• Tập tin các đơn hàng đã thực hiện xong;
• Tập tin các đơn hàng đặt biệt;
• Tập tin về các nhà cung cấp;
• Tập tin về hàng hoá;
• Tập tin hàng tồn kho
Ở các công ty khác nhau thì hoạt động quản lý dữ liệu trong máy tính
có thể được thực hiện cụ thể theo cách khác nhau, nhưng nhìn chung thì
có thể diễn ra theo các sơ đồ sau:
Hình 1.2.Sơ đồ lập đơn hàng trong hệ thống quản lý vật tư bằng máy
tính
7
Các vật tư được quản lý bằng
máy tính
Máy tính
Phòng /ban có nhu

• Tự động lập yêu cầu vật tư ( khi tồn kho dến điểm tới hạn)
• Lập đơn hàng và kiểm tra đơn đặt hàng ;
• Theo dõi, xúc tiến việc thực hiện vác đơn đặt hàng ;
• Lưu trữ các đơn đặt hàng đã thực hiện ;
• Sử dụng trong việc phân tích tính hình thực hiện các đơn đặt hàng ;
• Lập báo cáo theo yêu cầu…
 Một số ứng dụng
a. Công nghệ RFID
RFID là một công nghệ mới, hệ thống nhận dạng của dữ liệu tự động
không dây có thể làm giảm thiểu các sai sót về địa điểm, dây chuyền cung
ứng và đánh cắp sản phẩm lên tới 90%, gia tăng hiệu suất từ 12 đến 15%
và giảm thời gian tìm kiếm tồn kho từ 35 tới 40%, qua đó tạo dựng một
lợi thế cạnh tranh rõ nét.
9
Phạm Văn Tuyên
RFID là một kỹ thuật nhận dạng song vô tuyến từ xa, cho phép dữ liệu
trên một con chíp đươc đọc một cách không tiếp xúc qua đường dẫn song
vô tuyến ở khoảng cách từ 50 cm tới 10 mét, tùy theo kiểu của thẻ nhãn
RFID.
Hệ thống RFID gồm hai thành phần: thứ nhất là những chiếc nhãn nhỏ
(cỡ vài cn) có gắn chip silicon cùn ăng ten radio và thành phần thứ hai là
bộ đọc cho phép giao tiếp với thẻ nhãn và truyền dữ liệu tới hệ thống máy
tính trung tâm.
Bộ nhớ của con chip có thể chứa từ 96 đến 512 bit dữ liệu, nhiều gấp
64 lần so với một mã vạch. Ưu việt hơn, thông tin lưu giữ trên chip có thể
được sửa đổi bởi sự tương tác của bộ đọc. Dung lượng lưu trữ cao của
những thẻ nhãn rfid thông minh này cho phép chúng cung cấp nhiều
thông tin đa dạng như thời gian lưu trữ, ngày bày bán, giá và thậm chí cả
nhiệt độ của sản phẩm.
Bằng việc gắn thẻ RFID lên các vật dụng và mở bộ đầu lọc trên máy

Nhờ RFID sẽ giảm được rất nhiều thời gian và chi phí quản lý hàng
hóa. Tín hiệu vô tuyến này phát ra sẽ giúp nhân viên bán hàng, nhân viên
bốc dỡ và chất xếp, nhân viên kiểm tra kho hàng làm việc nhanh hơn và
chính xác, đảm bảo cho việc thu mua, tồn kho, xuất nhập, theo dõi số
lượng và chủng loại hàng hóa. Giúp cho nhà quản lý biết chính xác lô
hàng nào còn thiếu, lô hàng nào thừa, quá hạn hay chưa để từ đó có kế
hoạch điều chỉnh mua hàng cũng như dự trữ trong kho được đảm bảo
Nói tóm lại, nhờ ứng dụng RFID mà các cửa hàng bán lẻ, các nhà cung
cấp và các nhà phân phối sẽ giam được việc thuê nhân viên mà hiệu quả
quản lý sử dụng cũng thuận tiện hơn
* Ứng dụng RFID của Wal mart
Thấu hiểu chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra
sự khác biệt Wal mart có những chiến lược chuỗi cung ứng rất smart mà
đến bây giờ kmart hay các nhà bán lẻ khác còn đang học hỏi rất nhiều:
Wal mart là công ty tiên phong về khai niệm cross- docking, sau này trở
nên rất phổ biến. Wal mart đi tiên phong đầu tiên trong việc ứng dụng
công nghệ RFID. Cụ thể:
• Wal mart chỉ mua hàng trực tiếp từ nhà sản xuât, không nhận qua
trung gian, cò mồi.
• Wal mart là một nhà đàm phán rất chuyên nghiệp về giá và chỉ giá
mà thôi (Wall mart có một đội ngũ chỉ nghiên cứu lý thuyết trò
12
Phạm Văn Tuyên
chơi trong đàm phán để làm sao giành lợi thế về mình tốt nhât ).
Và dĩ nhiên khi chơi với Wal mart thì khó vạn lần nhưng lợi cũng
vạn lần.
• Wal mart mua hàng theo chính sách factory gate pricing nghĩa là
walm martsex vận chuyển hàng từ cửa nhà máy
• Walmart rất chịu khó giành thời gian làm việc với nhà cung cấp và
dĩ nhiên chỉ để hiểu cấu trúc chi phí của họ như thế nào đại khái

công việc các số liệu thu hồi được bởi đoàn kiểm kê về vật tư hàng hóa có
thực tế được nhâp vào cơ sở dữ liệu bằng việc chỉnh lý hoặc điền lại
chứng từ “kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho”. Khi phát hiện thứa vật tư
hàng hóa có thể tự lâoj một chứng từ ghi tăng hàng hóa, ngược lại khi
phát hiện thieus hàng hóa hay vật tư thì có thể lập ngay một chứng từ ghi
giảm hàng hóa trên cơ sở chứng từ “ kiểm kê vật tư hàng hóa trong kho”.
Cấu hình bảo đảm tự động lập ra báo cáo kiểm kê và các loại chứng từ
khác cần thiết cho công việc kiểm kê.
• ESoft inventory:
14
Phạm Văn Tuyên
Là hệ thống quản lý đầy dủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng
như các nhiệm vụ nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ, tháo dỡ sàn vật
tư, lắp ghép vật tư, kiểm kê vật tư và điều chỉnh vật tư sau khi kiểm kê.
Hệ thống sẽ trợ giúp một cách hiệu quả quy trình quản lý kho và vật tư
• Phần mềm SCM
Phần mềm SCM được xem như là một bộ phận ứng dụng phần mềm phức
tạp nhất. Mỗi một thành phần có những nhiệm vụ khác nhau, cách để hiểu
tốt nhât để thiết lập và cài đặt phần mềm quản ký dây chuyền cung ứng là
chia nó làm thành hai phần:
- SCP: giúp bạn cải thiện lưu lượng và tính hiệu quả của dây chuyền
cung ứng, đồng thời giảm thiểu việc kiểm kê hàng tồn kho.
- SCE: có nhiệm vụ tự động hóa các bước tiếp theo của day chuyền
cung ứng, như việc lưu chuyển tự động các đơn đặt hàng từ nhà
máy sản xuất của bạn tới nhà cung cấp nguyên vật liệu,để có được
những gì bạn cần cho hoạt đông sản xuất kinh doanh của mình
• Phần mềm quản lý kho trực tuyến (eWHS)
Module quản lý của race.vn giúp cho các doanh nghiệp nắm bắt được các
thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên liệu và sản phẩm một cách chính
xác, kịp thời. Từ đó giúp các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định, kế

qua mạng internet.
Các giai đoạn phát triển của thương mại điện tử:
 Thương mại điện tử giao dịch qua e-mail: theo hình thức này các
công ty tham gia phải tạo dựng trang web cho riêng mình, giới
thiệu về công ty, quảng cáo các sản phẩm của mình, địa chỉ liên
hệ
 B2C: đây là hình thức giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng
 B2B: là hình thức giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau
 B2G: là giao dịch giữa chính phủ và các doanh nghiệp
2. Lợi ích của thương mại điện tử
- Doanh nghiệp được giới thiệu rộng rãi trên mạng thông tin toàn
cầu, những khách hàng trên internet sẽ có điều kiện hiểu thêm về
doanh nghiệp và có khả năng trở thành khách hàng tiềm năng của
doanh nghiệp, mở ra một thị trường không bị giới hạn cho sản
phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
- Giúp cho khách hàng có khả năng mua sắm hàng hóa của doanh
nghiệp bất cứ lúc nào, bất cứ đâu, và với nhiều mức giá khác nhau
đồng thời có vô số mặt hàng thỏa sức lựa chọn
- Khi là người mua, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhà cung cấp và
sản phẩm bất kỳ, doanh nghiệp cắt giảm chi phí vè thời gian và chi
phí cho việc tìm kiếm
- Khi áp dụng B2B, các nhà doanh nghiệp có thể phân bố chức năng
và phương tiện mua săm trực tiếp đến tay nhân viên có nhu cầu
17
Phạm Văn Tuyên
mua hàng, bộ phận mua hàng của giúp tiết kiệm thời gian và sử
dụng nhân viên được hiệu quả hơn.
- Cập nhật thông tin nhanh chóng và hiệu quả
- Tìm hiểu rõ hơn về nhu cầu khách hàng từ đó doanh ngiệp cải tiến
sao cho phù hợp nhất

mình cần rao bán trên mạng, tạo thuân lợi cho việc tìm hiểu thông tin về
sản phẩm cho người cần mua
Thông qua mô hinh đấu giá điện tử, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ
được thông tin lên trang internet, giúp cho việc quảng cáo các sản phẩm
của đơn vị mình được dễ dàng hơn giúp cho việc bán hàng hóa được
thuận lợi hơn, chi phí cung ứng được tiết kiệm, thanh toán trong quá trình
cung ứng cũng dễ dàng hơn,…
* Quy trình đấu giá điện tử
Người mua Nhà cung cấp
19
Áp dụng các hình
thức cung ứng
truyền thống
Xem xét có nên đấu
giá điện tử không
Không
Phạm Văn Tuyên
20
Xác định các nhà cung cấp tiềm năng có thể
tham gia đấu giá điện tử
Trao đổi với các nhà cung cấp tiềm năng về ý định tổ chứcđấu giá điện tử
Lập kế hoạch đấu giá điện tử
Lập kế hoạch thực tập ĐGĐT cho phiá mình
(người mua)
Thực tập đấu giá điện tử
Lập KH thực tập ĐGĐTcho các nhà cung cấp Thực tập ĐGĐT
Điều chỉnh lại KH ĐGĐT ban đầu( nếu cần)
Công bố kết quă và rút kinh nghiệm
Có
Phạm Văn Tuyên