HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Trần Thị Thanh Bình
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT
TƯ TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.01.02
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
HÀ NỘI – 2013


lĩnh vực khiến cho thị trường viễn thông trở nên sôi động và bị chia sẻ
thị phần một cách mạnh mẽ. Để có
thể nâng cao năng lực cạnh tranh, kinh doanh thành công trong môi trường kinh doanh có nhiều biến động
như vậy thì việc kiểm soát chi phí, quản lý có hiệu quả các nguồn lực được các đơn vị đặc biệt quan tâm.
Hàng tồn kho, trong đó có vật tư là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh, chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp vi
ễn thông. Cung cấp vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá
trình sản xuất diễn ra liên tục, sử dụng vật tư tiết kiệm có hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí, hạ giá thành
nâng cao năng lực cạnh tranh, xây dựng định mức vật tư hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu
động… là những yêu cầu cơ bản của công tác quản lý vật tư tạ
i doanh nghiệp viễn thông.
Trung tâm viễn thông khu vực I trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh là một đơn vị khá chú trọng
đến công tác quản lý và sử dụng vật tư trong hoạt động kinh doanh của mình. Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng
khá lớn (từ 40-60% vốn lưu động) và đóng góp phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy
nhiên, trong thời gian qua, công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm đã bộc lộ nhiều bấ
t cập, chất
lượng quản lý chưa cao, cần điều chỉnh, hoàn thiện như: đơn vị có quá nhiều chủng loại vật tư dự phòng thay
thế sửa chữa cho hàng chục các loại thiết bị viễn thông khác nhau, số vật tư này chủ yếu là hàng nhập khẩu
với tên gọi và tính năng đặc thù mà hiện tại, đơn vị sử dụng những phương pháp quản lý thủ công nên khó
kh
ăn rất nhiều cho công tác quản lý và sử dụng khoa học hiệu quả; lượng vật tư tồn kho bình quân các năm
khá lớn do đặc thù thiết bị của đơn vị không được sản xuất và bán rộng rãi, sự phát triển nhanh chóng của
khoa học công nghệ viễn thông nên tuổi đời sử dụng của vật tư thiết bị ngắn là nguyên nhân dẫn tới hàng tồn
kho lớn, hiệu quả sử dụng v
ốn không cao, gây ứ đọng vốn – một nguồn lực đang ngày càng khan hiếm. Thực
tế này đòi hỏi phải có nghiên cứu và áp dụng những biện pháp quản lý thích hợp nhằm hoàn thiện hơn công
tác quản lý và sử dụng vật tư tại đơn vị.
Là cán bộ đang công tác tại Trung tâm viễn thông khu vực I, nhận thức được vai trò quan trọng của
công tác quản lý và sử dụng vật tư hiệu quả đố
i với Trung tâm cũng như yêu cầu phải nâng cao chất lượng

đạt được các kết quả sau:
- Hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về doanh nghiệp viễn thông, vật tư, quản lý sử dụng vật
tư, chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư trong doanh nghi
ệp viễn thông.
- Đánh giá thực trạng chất lượng công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I
trong thời gian qua, đặc biệt có những đánh giá khá toàn diện các mặt còn hạn chế cần hoàn thiện và nguyên
nhân của các hạn chế đó.
- Trên cơ sở các vấn đề còn hạn chế, cần hoàn thiện đối với thực trạng công tác quản lý, sử dụng vật
tư tại Trung tâm vi
ễn thông khu vực I trong thời gian qua, yêu cầu đối với công tác quản lý và sử dụng vật tư
trong thời gian tới tại đơn vị, luận văn đã đề xuất hệ thống các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I trong thời gian tới cũng như điều kiện để triển
khai các giải pháp vào thực tế.
6. Kết cấ
u của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được trình bày
trong 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề chung về quản lý, sử dụng vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I
3

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn
thông khu vực I
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG
1.1. Doanh nghiệp viễn thông
1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp viễn thông
Doanh nghiệp viễn thông là những doanh nghiệp hoạt động trong ngành có chức năng tạo ra mạng
lưới truyền dữ liệu, thông tin giữa bên gửi và bên nhận mà không làm thay

viễn thông (chiếm từ 70 đến 75% chi phí sản xuất trực tiếp). Sự biến động của vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến
giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị, đôi khi được quản lý kết hợp theo vai trò và
tác dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Vật tư trong các doanh nghiệp viễn thông mang tính đặc thù cao, gồm nhiều mẫu mã, chủng loại với
kích th
ước rất khác nhau. Vật tư chủ yếu được mua ngoài hoặc có thể tự gia công, nhiều chủng loại vật tư
mang tính chuyên dụng phải nhập khẩu từ các nước trên thế giới.
1.2.3. Ý nghĩa, yêu cầu quản lý vật tư trong doanh nghiệp viễn thông
Với chiến lược mở rộng mạng lưới và nâng tầm quan trọng của doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc
dân, việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệ
p phải được nâng cao và tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt từ
khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và xuất dùng:
 Ở khâu thu mua: Doanh nghiệp cần theo dõi thông tin, nắm bắt tình hình thị trường để xác định rõ
số lượng, quy cách, phẩm chất, chủng loại, giá cả vật tư trước khi thu mua, từ đó có biện pháp kiểm soát chặt
chẽ khi thu mua, vận chuyển vật tư, tránh thất thoát hao hụt ảnh hưởng đến chất lượng v
ật tư.
 Ở khâu sử dụng vật tư: Với mục đích, yêu cầu lớn nhất là đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật
tư, doanh nghiệp cần quản lý tốt việc xuất dùng vật tư cũng như xây dựng được định mức vật tư cho từng sản
phẩm.
 Ở khâu bảo quản: Điều kiệ
n cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt vật tư ở doanh nghiệp là phải có hệ
thống bến bãi đủ tiêu chuẩn, phù hợp với tính chất, đặc điểm của vật tư cũng như quy mô của doanh nghiệp.
 Ở khâu dự trữ: Xây dựng định mức dự trữ hợp lí để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục,
tránh tình trạng gián đoạn trong s
ản xuất hay tình trạng ứ đọng quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
Để đảm bảo các yêu cầu quản lý vật tư, doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện đầy đủ nội dung quản
lý và sử dụng vật tư như sau:
 Quản lý vật tư đang đi trên đường: Vật tư đang đi trên đường là những vậ
t tư đơn vị mua đã nhận

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
VẬT TƯ
TẠI TRUNG TÂM VIỄN THÔNG KHU VỰC I
2.1. Tổng quan về Trung tâm Viễn thông khu vực I
2.1.1. Vai trò và nhiệm vụ
Trung tâm Viễn thông Khu vực I là một đơn vị kinh tế trực thuộc Công ty Viễn thông liên tỉnh -
VTN, được thành lập theo quyết định số 1001/QĐ-TCCB ngày 31/12/1990 của Tổng cục trưởng Tổng cục
Bưu điện và được thành lập lại theo Quyết định số 1510/QĐ-TCCB ngày 16/6/1997 của Tổng Giám đốc
Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Vi
ệt Nam.
Khi mới thành lập, Trung tâm có trụ sở tại 18 Nguyễn Du, Hà Nội, sau đó chuyển về số 5 Ông ích
Khiêm, rồi 123 Thái Hà, 97 Nguyễn Chí Thanh và sau đó cho đến bây giờ là số 30, Đường Phạm Hùng, Mỹ
Đình, Từ Liêm Hà Nội.
Trung tâm có vai trò và nhiệm vụ cụ thể như sau:
 Tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành khai thác, kinh doanh phục vụ mạng lưới viễn thông liên
tỉnh; cho thuê kênh viễn thông liên tỉnh, làm đầu mối kết nối giữa m
ạng lưới viễn thông các tỉnh trong cả
nước với cửa ngõ quốc tế.
6

 Kinh doanh các dịch vụ trên nền mạng thế hệ mới; xây dựng phát triển theo kế hoạch, quy hoạch
của Tập đoàn.
 Đảm bảo thông tin viễn thông liên tỉnh phục vụ sự chỉ đạo của các cơ quan đảng và chính quyền
các cấp. Phục vụ yêu cầu đời sống kinh tế, xã hội và sản xuất kinh doanh theo quy định của Tập đoàn nhằm
hoàn thành kế hoạch được giao.

Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây lắp chuyên ngành thông tin liên lạc.
 Quản lý mạng lưới viễn thông liên tỉnh bao gồm các phương thức thông tin cáp quang, cáp đồng
trục, vi ba, thông tin di động theo phân công, phân cấp quản lý cụ thể.

(Triệu đ)
2012
(Triệu đ)
Doanh thu bán hàng 847,092 1,146,815 1,300,116 1,661,147
Doanh thu nội bộ 875 106 456,860 621,511
Thu nhập hoạt động tài chính 679 492 528 389
Tổng cộng 848,646 1,147,413 1,757,504 2,283,047
(Nguồn: Báo cáo tài chính các năm của Trung tâm viễn thông khu vực I)
2.2. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng vật tư tại Trung tâm Viễn thông Khu vực I
2.2.1. Đặc điểm vật tư, công tác quản lý vật tư của đơn vị
 Vật tư tại Trung tâm bao gồm:
 Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh: Bao gồm các loại vật tư dùng trực tiếp cho mạng
lưới viễn thông như
card truyền dẫn, cáp quang, măng sông…., các vật tư của hệ thống phụ trợ đóng vai trò
trong việc vận hành ổn định và an toàn của thiết bị viễn thông như vật tư nguồn (ngăn máy nắn, lọc sét, cắt
sét…), vật tư dùng cho hệ thống làm mát, chiếu sáng thiết bị (dây nguồn, automat, đèn điện…)
 Nhiên liệu: Xăng dầu
 Công cụ dụng cụ: Là các tư liệu lao
động phục vụ cho nhu cầu quản lý và sản xuất kinh doanh như
điều hòa, máy tính, máy in, điện thoại….
 Vật rẻ mau hỏng: Bảo hộ lao động, đồ văn phòng phẩm
 Vật tư tại Trung tâm viễn thông khu vực I có những đặc điểm như sau:
Vật tư sử dụng trong Trung tâm có tính chuyên dụng và khác biệt, gồm nhiều chủng loại với đặc tính
mẫu mã, kích thước khác nhau.
Vật tư được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Vật tư do Tập đoàn cấp, vật tư do Công ty trang cấp
theo các dự án đầu tư hoặc mua trang bị dự phòng ứng cứu thông tin, vật tư do Trung tâm tự trang bị, vật tư
do Trung tâm tự gia công hoặc thuê ngoài gia công… Trong đó, vật tư chiếm tỉ lệ lớn nhất trong tổng tồn
8

kho là vật tư do Ban quản lý dự án Công ty viễn thông liên tỉnh bàn giao theo các dự án đầu tư phần vật tư

dựng cơ bản phải đượ
c duyệt kế hoạch đấu thầu trước khi đơn vị tổ chức mua sắm kèm theo đầy đủ danh
mục vật tư thiết bị của từng gói thầu. Vật tư thiết bị mua sắm phải có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hồ sơ tài
liệu đầy đủ, hợp lệ. Việc cung ứng vật tư thiết bị phải đảm bảo kịp thời,
đảm bảo vận hành, đại tu sửa chữa,
cải tạo nâng cấp phục hồi và đầu tư xây dựng theo kế hoạch đã được duyệt.
Để đảm bảo quản lý tốt khâu thu mua, tránh việc mua sắm tràn lan không đúng nhu cầu sản xuất dẫn
đến tăng lượng tồn kho, ứ đọng vốn. Hàng tháng, Phòng tài chính kế toán thống kê phải thống kê vật tư tồn
kho, xác nhận và cung cấp số liệu cho Phòng kỹ
thuật nghiệp vụ điều hành và Phòng kế hoạch vật tư – xây
9

dựng cơ bản làm căn cứ để hai phòng rà soát, đối chiếu với nhu cầu sử dụng lên phương án trình Lãnh đạo
Trung tâm mua bổ sung hoặc dừng mua sắm với từng mã, chủng loại vật tư.
 Quản lý giá vật tư nhập kho
Đơn vị sử dụng giá thực tế. Cụ thể, vật tư nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá vật tư nhập kho
căn cứ theo từ
ng nguồn nhập thực tế để xác định giá nhập kho.
Phương pháp tính giá vật tư: Để quản lý hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho nói chung và vật tư nói
riêng áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản
ánh, ghi chép và theo dõi sự biến động từng ngày của hàng tồn kho nói chung, vật tư nói riêng mà không phụ
thuộc vào kết quả kiểm kê.
 Quản lý vật tư tại khâu dự
trữ, bảo quản
Tùy theo nhu cầu sử dụng vật tư thiết bị thực tế cũng như tình hình biến động của các loại vật tư,
Trung tâm đã xây dựng kế hoạch dự trữ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, đảm bảo được
yêu cầu của sản xuất kinh doanh, không để gián đoạn hoặc ngừng trệ
quá trình sản xuất kinh doanh hoặc tiến
độ hoàn thành công trình do thiếu vật tư.
 Quản lý vật tư trong kho

Khi có nhu cầu nhập vật tư thu hồi trên mạng lưới, đơn vị lập tờ trình xin nhập kho vật tư kèm theo
bảng kê theo mẫu số 9 (mẫu ở phụ lục) chuyển Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ - điều hành xem xét và xác nhận
khả năng tái sử dụng của vật tư, tài sản cho mạng lưới; Phòng k
ế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản xác định
kho lưu trữ vật tư và trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt. Phòng Tài chính kế toán thống kê căn cứ tờ trình
được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt lập phiếu nhập và thực hiện nhập kho.
 Quản lý vật tư giao cho bên nhận thầu đi lắp
Vật tư giao cho bên nhà thầu đi lắp là vật tư thiết bị của đơn vị giao cho bên nhận th
ầu đi lắp đặt
hoặc thi công xây dựng công trình xây dựng cơ bản. Đây cũng là loại vật tư có giá trị tương đối lớn, thuộc
quyền sở hữu của đơn vị do đó Trung tâm cũng đã theo dõi và bàn giao theo hợp đồng đã ký với bên nhận
thầu. Khi có yêu cầu bàn giao vật tư cho bên nhận thầu, một đơn vị trong Trung tâm chịu trách nhiệm tiếp
nhận vật tư từ
kho Trung tâm, bàn giao cho bên nhận thầu công trình thuộc đơn vị mình quản lý, gửi hồ sơ
chứng từ về Phòng Tài chính kế toán thống kê. Phòng Tài chính kế toán thống kê căn cứ biên bản bàn giao
hạch toán vật tư chuyển cho nhà thầu.
 Tổ chức và luân chuyển chứng từ vật tư
Hệ thống chứng từ được sử dụng tuân thủ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ
Tài chính cùng các văn bản hướ
ng dẫn của Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn
Bưu chính viễn thông Việt Nam). Theo đó, mọi biến động của vật tư đều được phản ánh đầy đủ, trung thực,
kịp thời vào các chứng từ nhập xuất vật tư và những chứng từ khác có liên quan.
2.2.3. Thực trạng công tác sử dụng vật tư của đơn vị
Quy trình sử dụng vật tư t
ại Trung tâm như sau: Các đài tuyến căn cứ vào thực tế nhu cầu sản xuất
kinh doanh, nhu cầu ứng cứu sửa chữa cho mạng lưới ước lượng, tính toán lượng vật tư cần sử dụng lập tờ
trình gửi qua Phòng kỹ thuật nghiệp vụ điều hành xác nhận tính cần thiết và hợp lý của nhu cầu từ đó xác
định số lượng vật tư cần cung cấ
p cho các đơn vị đài tuyến. Phòng Kỹ thuật nghiệp vụ điều hành sau khi
kiểm tra, xác nhận về số lượng, chủng loại và chuyển sang Phòng Kế hoạch vật tư – xây dựng cơ bản. Phòng

 Đã nỗ lực giảm hàng tồn kho và tăng c
ường các biện pháp sử dụng vật tư hiệu quả.
2.3.2. Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế
Bên cạnh các mặt đã đạt được nêu trên, công tác quản lý, sử dụng vật tư tại Trung tâm viễn thông
khu vực 1 cũng còn nhiều bất cập, thể hiện cụ thể như sau:
 Hạn chế trong công tác quản lý vật tư tại đơn vị
 Trung tâm ch
ưa chủ động xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, chủ yếu phụ thuộc vào kế hoạch mua
sắm của Công ty.
 Trung tâm chưa xây dựng được hệ thống mã quản lý vật tư thống nhất, do đó chưa mã hóa được
danh điểm vật tư tại đơn vị và chưa chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật
tư tại đơn vị
.
 Công tác lập dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá vật tư chưa được thực hiện đầy đủ, kịp thời
trong khi đó, tình hình biến động và sự thay đổi chủng loại, mẫu mã và yêu cầu vật tư cho sản xuất
kinh doanh diễn ra liên tục.
 Hạn chế trong công tác sử dụng vật tư tại đơn vị
12

 Trung tâm chưa xây dựng được kế hoạch sử dụng vật tư sát đúng với thực tế, do đó để tình trạng vật
tư cần thì thiếu, vật tư chưa cần thì thừa, tình trạng tồn kho nhiều, cơ cấu vật tư tồn kho chưa hợp lý.
 Trung tâm chưa xây dựng được định mức vật tư hợp lý, nhiều định mức đang áp d
ụng đã quá lạc hậu
so với thực tế nhưng chưa được điều chỉnh kịp thời.
 Trung tâm chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát chi phí, gắn trách nhiệm cá nhân quản lý và sử
dụng vật tư với việc sử dụng chưa thực sự hiệu quả.

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠ
I

nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Bộ phận kế hoạch phối hợp ch
ặt chẽ với bộ phận vật tư và kỹ thuật chủ động nắm rõ lượng vật tư tồn
kho, lượng vật tư chạy không tải trên mạng lưới.
Do nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị là có sẵn, cần khéo léo đàm phán về các điều khoản sau bán hàng
để đảm bảo chế độ bảo hành tốt nhất là biện pháp hỗ trợ hiệu quả cho kế
hoạch mua sắm.
Chuẩn bị nguồn tài chính đảm bảo kế hoạch mua sắm: Trong điều kiện nền kinh tế khó khăn, đơn vị
cũng không nằm ngoài khó khăn chung đó. Vật tư thiết bị của Trung tâm giá trị thường rất lớn, nhập khẩu từ
nước ngoài nên việc thu xếp nguồn tài chính kịp thời là vô cùng quan trọng. Trung tâm nên có kế hoạch sử
dụng vốn lưu động m
ột cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, thời điểm nhất định vừa tránh tình trạng ứ
đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động đảm bảo vật tư của Trung tâm, vừa tranh thủ huy động vốn từ các nguồn
khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp nhằm sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho
mức lãi đem lại từ những đồ
ng vốn này ở mức cao nhất có thể.
 Hoàn thiện việc xây dựng hệ thống mã quản lý vật tư thống nhất
Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Bưu điện, trong đó mỗi vật tư được theo dõi
một mã riêng. Tuy nhiên, việc đặt mã này không theo quy định chung nào mà do đơn vị tự đặt. Cần hoàn
hiện bộ mã đảm bảo ngắn gọn, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp th
ời, chính xác giúp người sử dụng dễ
nhớ, dễ hiểu.
Bộ mã vật tư được xây dựng một cách chi tiết thống nhất có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho nhà
quản lý ở các cấp dễ kiểm tra, tổng hợp. Bộ mã vật tư giúp cho bộ phận quản lý tổng hợp được hiện trạng vật
tư của Trung tâm.
Bộ mã được xây dựng trên cơ sở: Căn cứ vào tính năng công d
ụng của từng loại vật tư; Căn cứ vào
quy cách, xuất xứ (nước sản xuất), phẩm chất của vật tư.
Nguyên tắc xây dựng bộ mã vật tư: Đảm bảo tính thống nhất; Đảm bảo tính chủ động trong khai báo
bổ sung chi tiết mã vật tư trong từng nhóm vật tư; Thuận tiện cho việc tổng hợp kế toán vật tư và kết nối với

Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch mua sắm đảm bảo vật tư cho sản xuất kinh doanh; Nghiên cứu thị
trường các yếu tố sản xuất để xác định thị trường đáp ứng được chủng loại vật tư nào cho doanh nghiệp, vật
tư nào có thể thay thế
, xu hướng xuất hiện các loại vật tư mới đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp đảm
bảo số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng và giá cả. Xác định lại bảng danh mục vật tư tiêu dùng trong
năm kế hoạch, xây dựng và chỉnh lý các loại định mức, bao gồm định mức tiêu hao và định mức dự trữ vật
tư.
Bộ phận kinh doanh: Nghiên cứu nhi
ệm vụ kinh doanh trong năm kế hoạch nhằm dự báo được khối
lượng sản phẩm, dịch vụ phát sinh, các biện pháp gia tăng khối lượng dịch vụ, đánh giá tình hình thực hiện
kế hoạch vật tư trong năm báo cáo…. Để lượng hóa được quy mô và yêu cầu về vật tư kỹ thuật; Dự báo khả
năng phát triển sản phẩm dịch vụ chủ yếu của doanh nghiệp, làm c
ơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh trong đó có vật tư.
Bộ phận kỹ thuật: Tính toán nhu cầu vật tư trong toàn bộ doanh nghiệp và cho tất cả các loại công
việc. Tính toán nguồn vật tư, lên biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và biểu cân đối vật tư. Những thông tin này sẽ
làm căn cứ cho bộ phận vật tư thực hiện hoạt độ
ng tiếp theo là tổ chức thực hiện mua sắm.
Bộ phận vật tư: Lên đơn đặt hàng mua sắm vật tư và tổ chức thực hiện đảm bảo vật tư cho sản xuất
trên cơ sở mua sắm vật tư và kết quả nghiên cứu nguồn vật tư. Công việc này cần tuân thủ các quy định hiện
15

hành của Nhà nước và Tập đoàn về công tác đấu thầu, mua sắm vật tư, đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư
mua về. Sau đó, tiến hành lập phiếu duyệt cấp vật tư cho các bộ phận có yêu cầu sử dụng theo đúng định
mức đã đề ra.
Bộ phận kho: Trực tiếp theo dõi, quản lý quá trình luân chuyển vật tư về mặt hiện vậ
t cụ thể: Tiếp
nhận và tiến hành nhập kho vật tư mua về sau khi đã kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng; thực hiện xuất
kho vật tư đầy đủ, kịp thời khi có phiếu xuất kho; Ghi thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng đối với quá trình nhập,
xuất vật tư, sau đó chuyển phiếu nhập và phiếu xuất cho bộ phận kế toán để hạ

Xây dựng kế hoạch dự trữ và bố trí kho bãi để vật tư dự trữ không hư hỏng, tiêu hao, mất mát.
Vật tư nhập kho do nhiều nguồn khác nhau nên giá trị vật tư nhập kho phải căn cứ theo từng nguồn
nhập để xác định giá vật tư nhập kho.
16

Để xây dựng định mức tồn kho phù hợp, căn cứ theo đặc điểm hoạt động của Trung tâm, cần tính
toán các loại chi phí:
- Chi phí đặt hàng: Toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng bao gồm chi phí tìm
nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại…). Các chi phí
chuẩn bị và thực hiện việc vận chuyển hàng đến kho đơn vị.
- Chi phí lưu kho: Chi phí phát sinh trong việc lưu kho
Việc tính toán đị
nh mức tồn kho cố gắng đạt mức tối ưu, tuy nhiên có thể kết hợp một số biện pháp
khác để đảm bảo nhu cầu lắp đặt, thay thế sửa chữa trên mạng lưới.
3.2.2. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng công tác sử dụng vật tư tại đơn vị
 Xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư
Lập theo danh mục vật tư cụ th
ể, xác định đúng tồn kho, dự trữ gối đầu và ước tính lượng vật tư mua
sắm. Điều này cho phép xác định được mức đảm bảo đối với từng chủng loại vật tư, kịp thời đề ra những vật
tư còn thiếu hoặc tránh được việc dự trữ quá mức.
Để lập được kế hoạch vật tư một cách chính xác, phải có đủ
những tài liệu và sổ sách cần thiết như:
kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch nguyên vật liệu, định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng nhóm thiết
bị (có tính đến tiến bộ kỹ thuật nhanh chóng trong ngành viễn thông như khả năng nâng cấp, khả năng thay
đổi tính năng thiết bị và khả năng thay thế thiết bị theo công nghệ mới); tồn kho thực tế t
ừng chủng loại vật
tư cụ thể ở thời kỳ cụ thể ở thời gian lập kế hoạch; Tỷ lệ phần trăm thiết bị hỏng hóc (có thể xác định theo
phương pháp thống kê, thời gian khấu hao còn lại của thiết bị,…); các hợp đồng mua sắm vật tư và bàn giao
vật tư, mức độ khó khăn thuận tiện của việc mua sắm, h
ệ thống kho tàng …

Hạn mức vật tư cấp phát phải đạt các yếu tố cơ bản như:
+ Phải chính xác, nghĩa là số vật tư quy định trong h
ạn mức phải phù hợp với nhu cầu thực tế của
đơn vị tiêu dùng, được tính toán theo căn cứ khoa học.
+ Phải được quy định trong một thời gian nhất định (tháng, quý, năm) hoặc hoàn thành một công
việc nhất định.
+ Phải biết rõ mục đích sử dụng vật tư.
+ Phải đa dạng hóa các hình thức hạn mức cả bằng giá trị và hiện vật làm căn cứ
để kiểm tra điều
chỉnh hạn mức cho phù hợp.
Quá trình này phải được tiến hành đồng thời với việc kiểm tra tình hình sử dụng vật tư tại đơn vị
nhằm mục đích xem vật tư có được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả hay không. Kiểm tra sử dụng vật
tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát, s
ố liệu hạch toán xuất kho, tiêu chuẩn kỹ thuật của các máy
móc thiết bị, chế độ bảo dưỡng … của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng, báo cáo của các đơn vị về tình
hình sử dụng vật tư. Mặt khác, phải tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở các đài tuyến, tổ, trạm…. Đây
cũng là biện pháp quan trọng để đánh giá hiệu quả sử d
ụng vật tư, máy móc thiết bị, qua đó kịp thời có các
biện pháp tổ chức sản xuất và quản lý phù hợp. Tuy nhiên, để làm tốt công tác này, cần cs sự phối hợp với
Viện Kinh tế Bưu điện để đưa ra định mức phù hợp.
 Kiểm soát việc sử dụng vật tư nhằm đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
Trên thực tế tình trạ
ng sử dụng lãng phí, thất thoát vật tư vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp,
đặc biệt là ở các doanh nghiệp nhà nước. Vật tư không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ
không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả. Xây dựng định mức
tiêu hao vật tư cũng vì thế mà tạo ra m
ột thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng vật tư, đồng thời
góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu
hao vật tư không phải là việc làm đơn giản, Trung tâm cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa
học để tiếp tục duy trì.

ấp hạn chế tối đa thiết bị lỗi trong quá trình
vận hành.
Nâng cao trình độ xử lý thông tin để hạn chế tối đa việc phải thay thế card.
Tăng cường tận dụng, sử dụng vật tư thu hồi.
 Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác đảm bảo vật tư
Trung tâm cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kĩ thuật trong công tác đảm bảo vật t
ư với các
đối tác cung ứng vật tư cho Trung tâm một cách thường xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, kí kết
các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường Trung tâm có thể xây dựng
các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác đảm bảo vật tư cho đơn vị.
Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặ
c không thoả mãn với những điều khoản trong hợp đồng
kinh tế thì Trung tâm cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thoả đáng để đối tác hiểu được và để hai bên
cùng có lợi, đây là một việc làm đơn vị thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác.
Hiện nay, vật tư của Trung tâm thường là vật tư nhập ngoại nhưng lại mua thông qua các cửa hàng
nh
ập khẩu vật tư tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về.
19

Trung tâm có thể khắc phục được vấn đề này bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và
giữ vững mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cùng họ.
3.3. Một số kiến nghị
 Đối với Nhà nước
 Đối với Tập đoàn Bưu chính viễn thông
20

KẾT LUẬN
Luận văn đã lựa chọn vật tư, yếu tố quan trọng và đầu tiên của quá trình doanh nghiệp tạo ra sản
phẩm dịch vụ để nghiên cứu, từ đó tìm ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác quản lý và sử dụng
vật tư trong đơn vị.