Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
CHƯƠNG 10
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP
TRONG ĐÀM PHÁN
I – Khái quát về đàm phán
1.1. Khái niệm đàm phán
Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người. Trong cuộc sống hàng ngày,
đàm phán hiện diện ở mọi lúc, mọi nơi. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay
cả khi họ không biết chính mình đang làm điều đó.
Vậy đàm phán là gì?
Có rất nhiều khái niệm, định nghĩa về đàm phán. Vì đàm phán diễn ra trong mọi
lĩnh vực của cuộc sống, mà trong mỗi lĩnh vực lại có những định nghĩa khác nhau.
Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu một số khái niệm phổ biến về đàm phán:
Theo Gerald I.Nierenberg (USA) thì: “Định nghĩa về đàm phán đơn giản nhất,
mỗi nguyện vọng thỏa mãn yêu cầu và mỗi nhu cầu tìm kiếm sự thỏa mãn, ít nhất
đều nảy nở từ mầm sống của quá trình người ta triển khai đàm phán. Chỉ cần người
ta vì muốn biến đổi quan hệ hỗ tương mà trao đổi với nhau về quan điểm, chỉ cần
người ta muốn hiệp thương bàn bạc để đi đến nhất trí, là họ tiến hành đàm phán”.
“Đàm phán thông thường tiến hành giữa cá nhân, họ hoặc vì bản thân mình, hoặc
thay mặt đoàn thể có tổ chức, vì thế có thể coi đàm phán là bộ phận cấu thành của
hành vi nhân loại, lịch sử đàm phán của nhân loại cũng lâu dài như lịch sử văn
minh nhân loại”.
(The Art of Negotiating – Nghệ thuật đàm phán).
1
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Theo Trương Tường (Trung Quốc), thì: “Đàm phán là hành vi và quá trình mà
người ta muốn điều hòa quan hệ giữa hai bên, thỏa mãn nhu cầu của mỗi bên,
thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất”.
(Nghệ thuật đàm phán thương vụ quốc tế - NXB Trẻ 1996).
Theo Roger Fisher và William Ury (USA): “Đàm phán là phương tiện cơ bản để
đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại
1.2.1. Các nguyên tắc cơ bản cần nắm vững
Đàm phán có thể ví như một chuyến du lịch đến những miền đất mới, rất nhiều
điều bất ngờ có thể xảy ra. Các cuộc đàm phán có thể diễn ra rất khác nhau, đơn
giản hay phức tạp, căng thẳng hay nhẹ nhàng, dài hay ngắn… điều đó còn phụ
thuộc vào năng lực của người đàm phán, đối tượng đàm phán, “thế” của các bên,
bối cảnh đàm phán… Vì vậy, không thể áp dụng máy móc, rập khuôn những
nguyên tắc, kinh nghiệm của người khác vào cuộc đàm phán của mình. Nói như
vậy, không có nghĩa là đàm phán không có nguyên tắc. Vẫn có những nguyên tắc
cơ bản mà ta cần nắm vững, nếu không sẽ phải trả giá cho sự thiếu hiểu biết của
mình.
3
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
“If you are going to play the game properly you’d better know the ruler” –
“Muốn chơi đúng điệu, hãy học luật chơi”.
(The Essence of negotiation – Jean M. Hiltrop and Sheila Udall).
Những nguyên tắc đó là:
- Đàm phán là một việc tự nguyện, theo nghĩa bất cứ bên nào cũng có thể
thoát lui hay từ chối tham dự đàm phán vào bất cứ lúc nào.
- Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa
thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên.
- Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi
có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương thì không cần
xảy ra đàm phán.
- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Thời gian
có ảnh hưởng to lớn đến tình hình đàm phán và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
cuối cùng của đàm phán.
- Một cuộc đàm phán được coi là thành công không có nghĩa là phải giành
thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn.
- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi
trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.
- Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán.
Trên đây mới chỉ ra những sai lầm chủ yếu, trong đàm phán còn có thể gặp
nhiều loại sai lầm khác; nếu xét theo nguyên nhân, người ta có thể chia chúng
thành 5 loại “hội chứng” sau:
• Hội chứng “Một chiều” (The “one – track” syndrome).
• Hội chứng “Thắng – thua” (The “win – lose” syndrome).
• Hội chứng “Bước thất thường” (The “random walk” syndrome).
• Hội chứng “Trốn tránh mâu thuẫn” (The “conflict avoidance” syndrome).
• Hội chứng “Hộp cổ vật chứng” (The “time capsule” syndrome) – Bị ảnh
hưởng bởi quá khứ, nhìn nhận sự việc một cách chủ quan, rời rạc, thiếu tính khách
quan, hệ thống.
1.3. Đặc điểm của đàm phán trong kinh doanh
1.3.1. Đàm phán là một khoa học
Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa
học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết
ứng phó một cách linh hoạt, sáng tạo trong từng trường hợp cụ thể: Đàm phán là
quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên nhằm đi đến ý kiến thống nhất; nên đàm
6
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, chấp nhận nhượng bộ, để nếu thành công
thì sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi
bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình.
Nếu đàm phán là quan hệ điều hòa lợi ích giữa người với người, thì thỏa mãn
nhu cầu mỗi bên là một hành vi và quá trình để đạt tới cộng đồng ý kiến. Vì vậy,
người ta cần suy nghĩ, cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải
tiến hành nghiên cứu, phân tích, đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và
toàn diện, dựa trên các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến
lược và chiến thuật đàm phán. Đó chính là khoa học của đàm phán.
1.3.2. Đàm phán là một nghệ thuật
Bên cạnh tính khoa học, đàm phán còn là một nghệ thuật, đòi hỏi người đàm
Vì đàm phán vốn là quá trình động, nên bất cứ sự cảm nhận nào của các bên về
bối cảnh và không khí đàm phán, hay bất kì sự triển khai cụ thể nào trong quá trình
đàm phán cũng sẽ tác động đến kết quả đàm phán.
2.1. Các yếu tố cơ sở
Các yếu tố cơ sở của quá trình đàm phán bao gồm: mục tiêu, môi trường, vị thế
trên thương trường, bên thứ ba và người tham gia đàm phán. Nhóm yếu tố cơ sở có
ảnh hưởng lớn đến quá trình và bầu không khí đàm phán. Ảnh hưởng của các yếu
8
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
tố khác nhau lên toàn bộ quá trình đàm phán và các giai đoạn khác nhau của quá
trình đàm phán là khác nhau. Một yếu tố có thể có ảnh hưởng tích cực ở giai đoạn
này, nhưng lại có ảnh hưởng tiêu cực ở giai đoạn khác. Ảnh hưởng tích cực có
nghĩa là tiết kiệm thời gian và làm cho quá trình đàm phán tiến triển thuận lợi, còn
ngược lại, ảnh hưởng tiêu cực gây trở ngại và trì hoãn quá trình đàm phán.
Sau đây chúng ta sẽ đi vào nghiên cứu từng yếu tố:
2.1.1. Mục tiêu
Mục tiêu là điều mà các bên mong muốn đạt được vào giai đoạn cuối của đàm
phán. Chúng thường được phân loại thành các mục tiêu chung, các mục tiêu mâu
thuẫn và các mục tiêu bổ trợ.
Ví dụ: Các bên có quyền lợi chung trong việc đạt được một giao dịch thành
công như cả hai bên đều mong muốn, cùng lúc quyền lợi của họ có thể lại mâu
thuẫn vì lợi nhuận của một bên lại là chi phí cho bên kia. Về các quyền lợi bổ trợ
thì người mua trong các giao dịch quốc tế quan tâm tới việc có được công nghệ
thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng. Mặt khác, người bán lại muốn thâm nhập thị
trường cụ thể và kì vọng vào công việc kinh doanh trong tương lai tại thị trường đó
và ở các nước lân cận. Các mục tiêu chung và mục tiêu bổ trợ tác động trực tiếp và
tích cực tới quá trình đàm phán, trong khi các mục tiêu mâu thuẫn có tác động tiêu
cực. Các tác động đó tới lượt mình lại ảnh hưởng tới bầu không khí và kết quả đàm
phán. Cơ hội cho một thỏa thuận sẽ giảm đi khi các mục tiêu mâu thuẫn chiếm ưu
thế trong quan hệ giữa các bên và sẽ tăng lên khi các mục tiêu chung và bổ trợ
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
tăng cường sự hợp tác giữa các bên; thứ hai, họ phải tối đa hóa lợi ích của mình và
đảm bảo một thỏa thuận có giá trị đối với chính họ.
Nhân cách của người đàm phán cũng có vai trò quan trọng, đặc biệt là khi thiếu
thông tin về đối tác hoặc xuất hiện thế găng trong đàm phán. Người có nhân cách
tốt là người có khả năng làm cho người khác thấy được vị thế của mình, dễ tiếp cận
với đối tác và tạo cho họ thấy niềm tin, đồng thời đánh giá đúng vị thế của đối tác.
Tuy nhiên, kĩ năng của các nhà đàm phán phụ thuộc vào các mục tiêu với con
người và nghề nghiệp của họ. Các nhà đàm phán có chuyên môn kĩ thuật thường
chỉ chú trọng các vấn đề kĩ thuật, trong khi các nhà kinh doanh lại cho rằng còn
nhiều vấn đề khác quan trọng hơn, như: lợi nhuận, chi phí…
2.2. Bầu không khí đàm phán
Mối quan hệ được phát triển trong suốt quá trình đàm phán giữa các bên được
thể hiện bởi bầu không khí đàm phán. Bầu không khí này có tầm quan trọng đặc
biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán. Bầu không khí và quá trình đàm phán có
ảnh hưởng qua lại lẫn nhau ở mỗi giai đoạn đàm phán. Bầu không khí đàm phán
chính là “môi trường” để các bên tiếp xúc với nhau, hiểu nhau, đánh giá hành vi
của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán. Bầu không khí đàm phán giúp các
bên nhận thức được thực tế. Trong đàm phán, nhận thức được thực tế còn quan
trọng hơn chính bản thân thực tế ở mỗi giai đoạn. Bầu không khí đàm phán có
những có những đặc điểm riêng ở từng giai đoạn. Ở giai đoạn tiền đàm phán, bầu
không khí bao trùm là hợp tác vì trong giai đoạn này các bên đang cố gắng tìm
kiếm giải pháp chung. Trong các giai đoạn tiếp theo, đặc tính của bầu không khí
đàm phán có thể thay đổi. Các đặc tính đó bao gồm: xung đột/hợp tác, ưu thế/lệ
thuộc và những kì vọng.
2.2.1. Xung đột và hợp tác
11
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Là đặc tính cơ bản của quá trình đàm phán.
Một mặt, các bên có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho vấn đề mà
quan đến mục tiêu trước mắt của cuộc đàm phán.
Quyết định của các bên tham gia đàm phán và tiếp tục mỗi giai đoạn nói lên kì
vọng sẽ đạt được kết quả tốt hơn khi tiến hành đàm phán hơn là không đàm phán.
Điều này thúc đẩy các bên tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các kì vọng
tăng lên và thay đổi trong mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán.
2.3. Yếu tố quá trình đàm phán
Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế được chia làm ba giai đoạn khác
nhau. Mỗi giai đoạn của quá trình đàm phán liên quan đến một phần cụ thể của quá
trình và bao gồm toàn cách làm việc và tiếp xúc của bất kì bên nào có tham gia
đàm phán và thực hiện trong giai đoạn đó. Các bên tiếp xúc với nhau để trao đổi
thông tin trong mỗi giai đoạn. Mỗi giai đoạn cụ thể sẽ kết thúc khi các bên quyết
định chuyển sang giai đoạn kế tiếp hoặc quyết định từ bỏ đàm phán nếu họ thấy
việc tiếp tục đàm phán không có ý nghĩa gì nữa. Sau đây là các giai đoạn đàm
phán:
2.3.1. Giai đoạn 1: Tiền đàm phán
Được bắt đầu với những tiếp xúc đầu tiên giữa các bên, trong đó mối quan tâm
đến việc hợp tác kinh doanh với nhau được thể hiện. Trong giai đoạn này, một số
thương thảo được tiến hành và các đề nghị thăm dò được đưa ra. Có thể thấy được
tính năng động của quá trình ở ngay giai đoạn đầu này khi các bên bắt đầu hiểu
nhu cầu của nhau và đánh giá những lợi ích tham gia vào quá trình đàm phán.
13
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Các bên thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết về hàng hóa, về đối tác, về môi
trường kinh doanh, về mối quan hệ với các bên thứ ba, về những người có ảnh
hưởng (chính quyền, cấp trên,…), về các đối thủ cạnh tranh và cơ sở hạ tầng… Các
bên cần nhận thức được rằng, các yếu tố trên có ảnh hưởng rất lớn đến vị thế của
họ, thế mạnh tương đối của mỗi bên có thể thay đổi bất cứ lúc nào do các yếu tố
nêu trên, ví dụ như sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh hoặc thay đổi tỉ giá hối
đoái… vì chức năng chủ yếu của quá trình đàm phán là giải quyết vấn đề, nên công
việc chính của giai đoạn tiền đàm phán là phải xác định cho được vấn đề cần giải
Các bên cố gắng dự đoán trước và có các biện pháp phòng ngừa cho các sự việc
có thể tiên đoán được. Việc chuyển tiền về nước, các loại thuế và giấy phép hành
nghề chỉ là một số ví dụ về các lật lệ và quy định của một nước cụ thể cần phải
được nghiên cứu ở giai đoạn này. Hiểu biết về cơ sở hạ tầng của đất nước và công
ty cũng rất quan trọng ở giai đoạn tiền đàm phán. Ngoài ra, còn phải tìm hiểu tập
quán kinh doanh ở nước đối tác, đặc biệt là các đối tác đến từ các quốc gia có nền
văn hóa, hệ thống kinh tế, chính trị, pháp luạt có nhiều khác biệt. Ngay sau giai
đoạn đầu tiên này thường kí một chấp nhận hay còn gọi là bản ghi nhớ (Letter of
award hoặc Letter of intent/acceptance). Nhiều nhà phương Tây thường cho rằng
bức thư đó là bản chấp nhận kí kết hợp đồng. Nhưng thực sự không phải vậy, bức
thư đó chỉ đơn thuần cho thấy ý định tiếp tục đàm phán ở phía đối tác mà thôi.
Các bên tham gia đối tác trong đàm phán kinh doanh quốc tế nên có một chiến
lược ban đầu, được xây dựng dựa trên các thông tin cần quan tâm cho tới thời điểm
đó và các kì vọng. Những người tham gia đàm phán nên liệt kê các vấn đề và sự
việc, đặc biệt là các giải pháp có thể có mà họ hay bên đối tác có thể đưa ra. Các
giải pháp đó nên được sắp xép theo thứ tự như: ưu tiên, thích hợp, kì vọng và
không chấp nhận được. Nếu không thể không chấp nhận được thì phải đưa ra giải
15
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
pháp có thể chấp nhận được cho phía bên kia. Như vậy, điều quan trọng là phải có
nhiều giải pháp cho mỗi vấn đề hay sự việc.
2.3.2. Giai đoạn 2: Đàm phán
Vấn đề cơ bản ở giai đoạn này là các bên tin rằng có thể làm việc cùng nhau để
tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà đôi bên cùng quan tâm. Các bên cũng cần
phải nhận thức được rằng mỗi bên có cách nhìn riêng của mình về tình thế, về vấn
đề ẩn sau những cuộc tranh luận. Họ không chỉ cảm nhận về quá trình đàm phán
mà còn có kì vọng khác nhau về kết quả đạt được. Vì vậy, điều quan trọng là phải
khởi đầu đàm phán một cách cởi mở và có nhiều phương án lựa chọn. Ở giai đoạn
này, khi quá trình đàm phán tiếp diễn, các bên cần đánh giá các phương án lựa
chọn do bên kia đưa ra, chọn những phương án phù hợp với kì vọng của bản thân
có thể hiểu được đầy đủ và điều chỉnh theo văn hóa và truyền thống của đối tác,
nhưng lưu tâm đến sự khác biệt đó là điều quan trọng và có thể làm được. Ở nhiều
thị trường mới nổi thì mối quan hệ giữa đôi bên đôi khi còn quan trọng hơn nhiều
so với các chi tiết về kĩ thuật và kinh tế. Các nhà đàm phán từ những nước này rất
thận trọng và bỏ nhiều thời gian để không làm người khác bực mình hay không sử
dụng những từ ngữ nặng nề, và họ trông chờ phía bên kia cũng xử sự theo cung
cách đó.
Sự cân bằng giữa thái độ kiên định bảo vệ lập trường và tin tưởng ở đối tác là
rất quan trọng trong đàm phán. Hiểu được việc đối tác sẵn sàng bỏ qua giai đoạn
đầu mà không đòi hỏi sự nhượng bộ là việc làm có ý nghĩa lớn. Nhưng việc gửi và
nhận tín hiệu đúng và nhanh chóng là không đơn giản. Các nhà đàm phán đã từng
làm việc với nhau có thể dễ dàng hiểu nhau, nhưng đối với những người gặp nhau
lần đầu thì việc này rất khó. Các nhà đàm phán luôn đưa ra các tín hiệu có điều
kiện như: “Chúng tôi không thể chấp nhận đề nghị của các bạn nếu…”, hoặc
17
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
“Chúng tôi thấy thiết bị của các bạn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của chúng tôi,
nhưng không phải ở mức giá mà các bạn đưa ra”.
Thường bên nào cho rằng ưu thế tương đối của mình cao hơn đối tác, thì sẽ ít
nhượng bộ hơn, còn bên yếu thế hơn sẽ chịu lép vế nhượng bộ nhiều hơn và tạo
được bầu không khí đàm phán tốt hơn. Giữ được sự mềm dẻo, ôn hòa giũ các bên
và các vấn đề là điều tối quan trọng trong giai đoạn này. Thường là khi xác định
được mức độ thành tâm của đối tác, người ta sẽ quyết định chuyển sang giai đoạn
tiếp theo.
2.3.3. Giai đoạn 3: Hậu đàm phán
Ở giai đoạn này, tất cả các điều kiện đều được thỏa thuận xong.
Hợp đồng đang được soạn thảo và chuẩn bị để kí. Kinh nghiệm cho thấy rằng
việc soạn thảo hợp đồng và việc bàn bạc để lựa chọn, quyết định sử dụng ngôn ngữ
nào soạn thảo hợp đồng tự thân nó cũng có thể là một quá trình đàm phán, vì hai
bên có thể hiểu theo nghĩa khác nhau. Trong một vài trường hợp có sự tham gia
- Lập các phương án lựa chọn xây dựng chiến lược đàm phán.
- Đàm phán thử.
GIAI
ĐOẠN
ĐÀM
PHÁN
Đàm phán
phân bổ
- Trình bày quan điểm, yêu cầu của mình.
- Lắng nghe đối tác trình bày quan điểm của họ.
Đàm phán
hợp nhất
- Các bên thỏa luận về mục tiêu chung và các mục tiêu
xung đột.
- Nhận nhượng bộ.
- Nhượng bộ.
- Phá vỡ tình huống căng thẳng.
Ra quyết định - Tiến tới thỏa thuận chung (kí kết hợp đồng).
GIAI
ĐOẠN
HẬU
ĐÀM
PHÁN
- Soạn thảo hợp đồng.
- Kiểm tra lại hợp đồng.
- Kí kết hợp đồng.
- Rút kinh nghiệm.
III – Các phương pháp và phong cách đàm phán
19
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin
liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. ưu
điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm
bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh
qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các
bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng
telex, fax.
Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong
hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự phát triển của
điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức.
Điển hình là đàm phán qua Internet. Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của
Internet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và
giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Internet cho phép đàm phán đa
phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng toàn cầu. Qua mạng
Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của nhau. Điểm hạn chế là
chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm phán nhỏ không thể thực
hiện được.
3.1.3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thoả
thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các
bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử
chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong
21
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải
pháp dung hoà lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí
cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán
trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những
cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt
kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch
có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Ngày nay nhiều người đã dùng hình thức
điện tử để thay cho cách viết, gửi truyền thống. Bên cạnh những ưu điểm trên thì
việc đàm phán qua thư tín cũng có những hạn chế đó là khó kiểm soát được ý đồ
của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ
hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng
đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ.
Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin
liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến.
Nhanh chóng, tiện lợi nhưng song song với điều đó là những nhược điểm. Ưu điểm
nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt
được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên nếu đàm phán kinh doanh qua
điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp của các bên. Do đó người ta
thường sử dụng kết hợp đàm phán qua điện thoại với dùng telex, fax. Đàm phán
qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc
hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ.
Đàm phán trực tiếp
23
Ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán Ths. Nguyễn Quỳnh Giang
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa
thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các
bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử
chỉ, vẻ mặt, điệu bộ ...qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong
muốn của nhau bằng cách thức cụ thể đẻ đi đén sự thống nhất chung, tìm ra giải
pháp dung hòa lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc
độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất. Khi áp dụng phương thức này đòi
hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải
quyết các tình huống. Nhưng phương thức này phải chịu chi phí cao cả về mặt thời
gian và tiền bạc.
3.2. Phương pháp đàm phán
đỗ vỡ. Nếu hai bên đàm phán cùng chọn đàm phán theo kiểu cứng thì cuộc đàm
phán diễn ra căng thẳng kéo dài, có thể đỗ vỡ giữa chừng, hợp đồng không được
ký, quan hệ hợp tác đỗ vỡ.
Vì vậy người đàm phán theo kiểu cứng, nếu có thu được thắng lợi, thì chỉ là
thắng lợi bề ngoài chứ không phải là thắng lợi đích thực. Còn nếu không thu được
thắng lợi thì không ký được hợp đồng mà còn lại mất đi mối quan hệ hợp tác mất
bạn hàng, mất đối tác.
3.2.3. Đàm phán nguyên tắc
Đàm phán kiểu nguyên tắc gọi là thuật đàm phán Harvard có 4 đặc điểm :
Con người: Tách rời con người ra khỏi với vấn đề, chủ trương đối với con
người – ôn hòa, đối với việc - cứng rắn.
25
Copyright: Tài liệu đại học ©