MỤC LỤC
MỤC LỤC i
72 i
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT lxvii
SNCL lxvii
Sự nghiệp công lập lxvii
NSNN lxvii
Ngân sách Nhà nước lxvii
HCSN lxvii
Hành chính sự nghiệp lxvii
TK lxvii
Tài khoản lxvii
NCKH lxvii
Nghiên cứu khoa học lxvii
CNTT lxvii
Công nghệ thông tin lxvii
SXKD lxvii
Sản xuất kinh doanh lxvii
TSCĐ lxvii
Tài sản cố định lxvii
KBNN lxvii
Kho bạc Nhà nước lxvii
CBCNV lxvii
Cán bộ, công nhân viên lxvii
KP lxvii
Kinh phí lxvii
CHƯƠNG 1 1
72 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 1
Đổi mới giáo dục đại học ở Việt Nam là một yêu cầu cấp thiết đảm bảo nguồn
nhân lực chất lượng cao phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất

10/2002/NĐ-CP và Nghị định 43/2006/NĐ-CP ra đời đánh dấu một bước ngoặt
trong sự đổi mới về cơ chế tài chính cho các đơn vị, theo đó các đơn vị sự nghiệp
giáo dục được tự chủ trong quản lý và sử dụng tài chính để hoạt động theo các cơ
chế riêng, phù hợp và có hiệu quả, khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi. Với yêu
cầu vừa phát triển quy mô, vừa đảm bảo nâng cao chất lượng đào tạo, đồng thời
phải huy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực còn hạn chế từ
Ngân sách Nhà nước và các nguồn thu sự nghiệp khác nhằm phục vụ cho mục
ii
tiêu đào tạo, đòi hỏi các đơn vị sự nghiệp giáo dục và đào tạo cần chú trọng, quan
tâm đến tổ chức công tác kế toán của đơn vị mình. 1
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, đào tạo nguồn
nhân lực cho cả nước chủ yếu cho cả nước. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng
cao hướng hoạt động, phấn đấu trở thành Trường trọng điểm quốc gia, Nhà
trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong
đó đặc biệt chú trọng đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Tuy nhiên tổ
chức công tác kế toán của Trường vẫn còn bất cập, phần nào chưa đáp ứng được
yêu cầu của công tác quản lý. Do đó vấn đề hoàn thiện, đổi mới tổ chức công tác
kế toán có ý nghĩa thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài
chính của đơn vị. 2
Bởi vậy việc nghiên cứu Tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp
Hà Nội nhằm tăng cường quản lý tài chính trường Đại học Công nghiệp Hà Nội là
vấn đề cấp thiết trong cả lý luận lẫn thực tiễn hoạt động. 2
Sau khi Bộ trưởng Bộ tài chính ký quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày
30/3/2006 ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư
185/2010/TT- BTC ngày 15/11/2010 thay thế chế độ kế toán ban hành theo quyết
định số 99/QĐ- CĐKT của Bộ tài chính trong cả nước đã có những nghiên cứu
hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhưng rất ít, chủ yếu là các nghiên cứu tập
trung giải quyết các vấn đề tổ chức kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. 2
- Luận văn Thạc sĩ kinh tế của Nguyễn Thị Minh Thu – Đại học Thương mại: “ Tổ
chức công tác kế toán tại các trường thuộc Đại học quốc gia Hà nội”- Năm 2011 2

Công nghiệp Hà Nội. Thời gian nghiên cứu và khảo sát thực tế từ tháng 8/2011
đến tháng 9/2012. 3
- Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công
lập có thu là gì? 3
- Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở trường Đại học Công nghiệp Hà Nội như
thế nào? Có những ưu điểm và hạn chế gì? Nguyên nhân của những hạn chế? 4
- Cần những giải pháp gì để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường Đại
học Công nghiệp Hà Nội? 4
- Phương pháp nghiên cứu lý luận, khảo sát tư liệu. 4
- Phương pháp điều tra, thu thập thông tin. 4
- Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và chứng minh. 4
- Phương pháp tham vấn ý kiến chuyên gia và đưa ra những nội dung cần hoàn
thiện phù hợp và có tính khả thi. 4
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn có 4
chương: 4
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài 4
Chương 2: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị
iv
sự nghiệp công lập có thu. 4
Chương 3: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường Đại học Công nghiệp
Hà Nội. 4
Chương 4: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
trường Đại học Công nghiệp Hà Nội. 4
Kết luận chương 1 4
Trong chương này luận văn đã phân tích tính cấp thiết của đề tài; xác định mục
tiêu của đề tài; đối tượng và phạm vi; phương pháp nghiên cứu của đề tài. 4
CHƯƠNG 2 5
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU 5
Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) là đơn vị được cơ quan có thẩm quyền của

thuộc. 5
- Đơn vị dự toán cấp 3: Là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn ngân sách để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nước giao. Đơn vị này nhận dự toán ngân sách từ đơn vị dự toán
cấp 2 hoặc cấp 1 (nếu không có cấp 2) và tổ chức thực hiện công tác quyết toán
ngân sách của đơn vị mình. 6
Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị
SNCL hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo từng
loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt
đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí
NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 6
Các đơn vị sự nghiệp có thu được vay tín dụng ngân hàng hoặc Quỹ hỗ trợ phát
triển để mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức sản xuất
cung ứng dịch vụ và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật.
6
Đơn vị sự nghiệp có thu quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước theo quy định đối với
đơn vị hành chính sự nghiệp.Đối với tài sản cố định sử dụng vào sản xuất, cung
ứng dịch vụ đơn vị thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo chế độ áp dụng cho
các doanh nghiệp nhà nước.Số tiền trích khấu hao tài sản cố định và tiền thu do
thanh lý tài sản thuộcnguồn ngân sách Nhà nước được để lại đầu tư tăng cường
cơ sở vật chất, đổi mớitrang thiết bị của đơn vị. 6
Đơn vị sự nghiệp có thu đượcmở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng hoặc tại Kho
bạc Nhà nước để phản ánh cáckhoản thu, chi của hoạt động sản xuất, cung ứng
dịch vụ; mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản kinh phí
thuộc ngân sách Nhà nước. 6
Đơn vị sự nghiệp cóthu được chủ động sử dụng số biên chế được cấp có thẩm
quyền giao; sắp xếp và quản lý lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị theo Pháp lệnh Cánbộ, công chức và chủ trương tinh giản biên chế của
vi
Nhà nước. 6
Nguồn tài chính của các đơn vị SNCL bao gồm: Nguồn NSNN cấp và nguồn ngoài

sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê
duyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm; 7
vii
(9) Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài được cấp có thẩm
quyền phê duyệt; 8
(10) Kinh phí khác (nếu có). 8
b. Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, bao gồm: 8
(1) Phần được để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc Ngân sách Nhà nước theo quy định
của pháp luật; 8
(2) Thu từ hoạt động dịch vụ; 8
(3) Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có); 8
(4) Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng. 8
c. Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật 8
Là nguồn kinh phí thuộc chương trình dự án do các nhà tài trợ nước ngoài bảo
đảm theo nội dung ghi trong cam kết giữa Chính phủ Việt Nam, Ủy ban Nhân
dân tỉnh, thành phố với các nhà tài trợ nước ngoài hoặc là nguồn được các tổ
chức cá nhân trong và ngoài nước biếu tặng, tài trợ. Đây là nguồn vốn quan trọng
trong việc thúc đẩy, nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học trong
các đơn vị SNCL. 8
d. Nguồn khác, bao gồm: 8
(1) Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động từ các cán bộ, viên
chức trong đơn vị; 8
(2) Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước
theo quy định của pháp luật. 8
a. Chi thường xuyên 8
- Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao; 8
- Chi phục vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí; 8
- Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà
nước, trích khấu hao tài sản cố định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy định của
pháp luật). 8

toán tốt, khoa học, hợp lý thì sẽ có một hệ thống thông tin kế toán đáng tin cậy.
Ngược lại, đơn vị nào ít quan tâm đến công tác kế toán thì chắc chắn độ tin cậy
của thông tin kế toán không cao, các nhà quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi ro
trong quản lý, điều hành hoạt động. Ở góc độ quản lý vĩ mô kinh tế, tài chính, các
Bộ, các ngành, các cơ quan quản lý và kiểm tra tài chính (Tài chính, Thuế, Kho
bạc, Ngân hàng, Thanh tra, Kiểm toán ) đều phải sử dụng thông tin kế toán
phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, kiểm soát của mình. Nếu không có thông tin
kế toán đáng tin cậy thì chắc chắn cơ quan trên không thể thực hiện được chức
năng, nhiệm vụ của mình. 9
* Vai trò của kế toán trong việc thực hiện hạch toán tại đơn vị SNCL 10
Trong điều kiện hoạt động của đơn vị phải hạch toán thì mới tồn tại và phát triển
được. Kế toán sẽ là bộ phận chức năng cung cấp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về
ix
thông tin kinh tế, tài chính đáng tin cậy cho nhà quản lý. Kế toán với tư cách là
công cụ phản ánh đo lường tính toán ghi chép về các hoạt động kinh tế, tài chính
phát sinh tại đơn vị, mọi thông tin mà kế toán cung cấp là cơ sở để Thủ trưởng
đơn vị quản lý, đánh giá tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của đơn vị, qua
đó nắm bắt được quá trình hoạt động của đơn vị thấy được những mặt tích cực
để phát huy, đồng thời cũng tìm ra được những hạn chế, khuyết điểm để khắc
phục giúp cho đơn vị có kế hoạch và định hướng đúng đắn trong hoạt động quản
lý kinh tế, tài chính của đơn vị trong những năm tiếp theo. 10
Kế toán có vai trò tư vấn cho nhà quản lý các tình huống quyết định phù hợp, kịp
thời. Thông qua việc tổ chức thu nhận thông tin (cả thông tin quá khứ và thông
tin liên quan đến tương lai), xử lý và phân tích thông tin, kế toán (kế toán quản
trị) có thể giải thích thông tin, tham mưu, tư vấn cho nhà quản trị trong việc lựa
chọn các phương án quyết định phù hợp nhất. 10
Như vậy, kế toán là công cụ hết sức quan trọng trong công tác quản lý ở các đơn
vị, nó không chỉ dừng lại ở góc độ giúp cho đơn vị nắm bắt được tình hình tài
chính của đơn vị mà còn giúp cho nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược phát
triển của đơn vị, từ đó xem xét và điều chỉnh hoạt động của đơn vị cho phù hợp.

sau: 11
- Tổ chức công tác kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, các văn bản
hướng dẫn Luật cho đơn vị kế toán Nhà nước và chế độ kế toán đơn vị HCSN
(Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 11
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng
nhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp, phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của
đơn vị nhằm thực hiện tốt yêu cầu quản lý của đơn vị. 11
- Tổ chức công tác kế toán phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán
bộ làm công tác kế toán, trình độ, trang bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán và xử
lý thông tin của đơn vị. 11
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu, thông
tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các
chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ. 11
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có
hiệu quả. 11
- Tổ chức công tác kế toán đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi, chuẩn thu
với chức năng thực hiện thu, thực hiện chi của cán bộ, không được để một cán bộ
kiêm nhiệm cả hai chức năng này. Việc tách hai chức năng chuẩn thu (chuẩn chi)
với chức năng thực hiện chi (thu) chính là cơ sở để Nhà nước tạo lập ra sự kiểm
soát lẫn nhau giữa hai cán bộ đó. 11
2.3.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu 12
Tổ chức bộ máy kế toán là tập hợp đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo
xi
thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của các đơn vị kế
toán Mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán không thể tách
rời điều kiện về trang bị kỹ thuật cho hệ thống kế toán - máy tính và phần mềm
kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán, cũng giống như bất kỳ một tổ chức bộ máy
nào khác, yếu tố con người giữ vai trò quết định đến sự thành công hay thất bại.
Những con người trong bộ máy kế toán cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp
vụ tương xứng với chức trách được giao. Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ là yếu tố

toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực
hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ
phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở
các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng
từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm 13
Bên cạnh phương thức tổ chức bộ máy, việc tổ chức khoa học lao động kế
toán là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng công việc kế toán. Nhân viên
kế toán cần được phân công nhiệm vụ một cách hợp lý theo năng lực chuyên môn
của từng cá nhân và nhu cầu xử lý thông tin của tổ chức. Mỗi công việc kế toán và
mỗi nhân viên kế toán cần có qui trình công tác cụ thể. Chức danh kế toán trưởng
cần dành cho chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất và có
năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm. 13
Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trung thực,
khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp. Cơ sở pháp lý của mọi
số liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán, chứng
từ kế toán. Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị SNCL
để làm căn cứ hạch toán, đều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp
thời, khách quan vào chứng từ kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ nếu không có
chứng từ kế toán thì không thể ghi vào sổ kế toán, tài khoản kế toán. 13
- Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt
buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. 13
- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế độ
kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị. 14
- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các
yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại
chứng từ. Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán
phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh ở đơn vị. 14

chứng từ kế toán. 15
Tại các đơn vị SNCL, kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ
trách kế toán là người chịu trách nhiệm chính trước thủ trưởng đơn vị, cũng như
trước Nhà nước về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, do vậy kế toán
trưởng cần phải căn cứ vào tình hình cụ thể để tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị,
bố trí phân công theo từng phần hành kế toán, tổ chức vận dụng và lập chứng từ
kế toán theo đúng chế độ quy định, cụ thể: 15
xiv
- Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh, đủ số liên theo quy định và các liên phải giống nhau. 15
- Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nội
dung quy định trên mẫu. 15
- Nội dung ghi chép chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa,
sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt
quãng, chỗ trống phải được gạch chéo. 15
- Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng, trưởng
phòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy định. Để đáp ứng yêu cầu quản lý
kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ phải
thực hiện qua các bước công việc cơ bản sau: 15
Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ: Khi nhận được các chứng từ kế toán, các bộ phận
nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp
lệ của các hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách
của Nhà nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, những
chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải
báo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng
từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới sử
dụng để ghi sổ kế toán. 15
Các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến tài
sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị tiền tệ, kế toán cần
phải tính chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết sau đó

những TK kế toán trong hệ thống TK kế toán mà Nhà nước ban hành phù hợp
với điều kiện của đơn vị SNCL để sử dụng, loại bỏ những TK không phù hợp với
điều kiện của đơn vị. 16
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL (theo quy định tại
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính, Thông tư
185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) bao gồm 7 Loại, từ Loại 1
đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài
khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. 16
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; 16
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1,
chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2); 16
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện TK cấp 1, chữ số
thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); 17
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009. 17
Hệ thống TK của đơn vị SNCL được xây dựng dựa vào bản chất, nội dung và
nguyên tắc phân loại TK nhằm phản ánh một cách thường xuyên liên tục có hệ
thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí, do vậy nó đã đáp ứng
xvi
được những yêu cầu cơ bản sau: 17
- Kiểm tra, kiểm soát được đầy đủ chính xác kịp thời về tình hình thu, chi các quỹ
NSNN, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí cả từng lĩnh vực,
từng cơ quan hành chính và đơn vị SNCL. 17
- Phản ánh bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị
trong từng ngành, lĩnh vực hoạt động, phù hợp với quy mô và mô hình tổ chức
hoạt động của đơn vị. 17
- Đáp ứng được những yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin thông qua các phương
tiện tính toán để cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý chức năng và Nhà
nước. 17
* Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán ở các đơn vị SNCL cần phải tôn trọng
các nguyên tắc sau: 17

Các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ
kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP
ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số
điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán Nhà nước. 18
Đối với các đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2 (đơn vị kế toán cấp trên) ngoài việc mở
sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải
mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí,
quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp 2 và cấp 3) để
tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ
quan quản lý cấp trên và cơ quan quản lý đồng cấp. 18
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế
toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. 18
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu cơ
bản sau: 18
- Phù hợp với yêu cầu, phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động của từng loại hình
đơn vị. 18
- Phù hợp với trình độ cán bộ kế toán của đơn vị, yêu cầu công tác quản lý, yêu
cầu về thông tin kế toán. 18
- Chấp hành đúng các quy định về chế độ mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, quản lý và lưu
trữ bảo quản sổ kế toán theo chế độ đã được quy định. 18
Hiện nay các đơn vị SNCL có thể vận dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
19
* Hình thức kế toán Nhật ký chung 19
- Đặc trưng: 19
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời
gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật
xviii
ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 19
- Các loại sổ kế toán: 19

Đối chiếu số liệu cuối tháng 20
Hình 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 20
xix
* Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 20
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế,
phát sinh được kết hợp ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và phân loại, hệ
thống hóa theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên cùng một quyển sổ kế
toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép. 20
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại. 20
- Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
20
- Nội dung và trình tự ghi sổ: 20
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định TK ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại) được ghi một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ
Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ
cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho) phát sinh nhiều
lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ,
Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 20
+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng vào Sổ
Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của
cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần Sổ Cái
để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng
trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối
tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính
ra số dư cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. 21
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải bảo

được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt. 22
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng
ký Chứng từ ghi sổ. 23
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.
23
- Hệ thống sổ kế toán: 23
Bao gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, các Sổ, Thẻ kế
toán chi tiết. 23
- Nội dung và trình tự ghi sổ: 23
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập
Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có
nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế
xxi
toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”
để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán
trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền
ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ
ghi sổ và ghi vào Sổ Cái. 23
Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính
tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký
Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử
dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính. 23
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ
kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để
ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng
khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng
hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối
chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản

+ Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính 25
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài
sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; Tình hình thu, chi và
kết quả hoạt động của đơn vị SNCL trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ
quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành
hoạt động của đơn vị. 25
Các đơn vị SNCL theo chế độ kế toán hiện hành định kỳ kế toán viên phải tiến
hành lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, nội dung báo cáo, phương pháp
tính chỉ tiêu, thời gian lập và gửi báo cáo. 25
Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ trách kế toán của đơn
vị phải phân công quy định rõ trách nhiệm cho các bộ phận kế toán, phải cung
cấp, báo cáo kịp thời số liệu, tài liệu và thời gian chính xác, kịp thời phục vụ cho
việc lập báo cáo tài chính. 25
Qua các báo cáo tài chính các đơn vị SNCL đã cung cấp thông tin về kinh tế, tài
chính cơ bản, cần thiết cho công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình quản lý và sử
dụng các nguồn kinh phí của đơn vị cho các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan
chủ quản và đơn vị tổng hợp phân tích đánh giá các hoạt động tài chính của đơn
vị, từ đó giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước đề ra các kế hoạch phát triển cho
tương lai và có những biện pháp quản lý phù hợp để khai thác các nguồn thu và
điều chỉnh các khoản chi một cách hợp lý. 25
+. Phân tích báo cáo tài chính 25
xxiii
Để quản lý tốt được các hoạt động về kinh tế, tài chính của các đơn vị SNCL đòi
hỏi thủ trưởng các đơn vị phải nắm bắt được tình hình hoạt động về tài chính của
đơn vị. Vì vậy, để phục vụ cho công tác chỉ đạo, lãnh đạo đơn vị nói chung và
công tác tài chính nói riêng thì phải tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, từ đó
nắm bắt được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế của đơn vị, nhằm đề
ra những kế hoạch, biện pháp chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế, tài chính
của đơn vị, khắc phục những nhược điểm, phát huy những kết quả tốt đã được

các biện pháp đề xuất kịp thời, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn NSNN. 26
Việc tổ chức công tác kế toán về tổ chức báo cáo tài chính, phân tích báo cáo tài
chính đối với các Đại học là rất quan trọng. Các nội dung về tổ chức báo cáo tài
chính, phân tích báo cáo tài chính của đơn vị SNCL được vận dụng vào đơn vị
Đại học. 26
+. Công khai tài chính : Công tác công khai tài chính thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 21/2005/TT-BTC ngày 22/5/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực
hiện quy chế công khai tài chính với hình thức công khai tại hội nghị giao ban, đại
hội công nhân viên chức hoặc niêm yết trên bảng thông báo của đơn vị. 27
Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán thực chất là việc áp dụng phần mềm
kế toán, tức là áp dụng chương trình dùng để xử lý các công việc kế toán một cách
tự động, từ khâu nhập chứng từ, tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán và kết xuất báo
cáo. Lúc này, công việc của kế toán do máy tính đảm nhiệm, còn công việc của
những người làm kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trong
việc quản lý nghiệp vụ. 27
Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và
ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến
các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán. Trong khi những tiến bộ về phần
cứng giúp tăng khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý,… thì những tiến
bộ về phần mềm đem lại sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải
pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo
an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. 27
Năng lực, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán phụ thuộc
vào nhiều yếu tố cả khách quan lẫn chủ quan như nhận thức về vai trò của công
nghệ thông tin hay lợi ích của ứng dụng tin học của lãnh đạo, trình độ nhân viên;
quy mô của đơn vị, hình thức tổ chức bộ máy kế toán (tập trung hay phân tán)…
27
Yêu cầu khi ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả vào công tác kế toán đó là:
27
- Xây dựng hạ tầng kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu quản lý 27