BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH
DOANH
TIỂU LUẬN
MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008
TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU
TẬP ĐOÀN HOA SEN
Giảng viên: TS. Ngô Thị Ánh
Nhóm thực hiện: Nhóm 4
1. Nguyễn Mạnh Hoài Bắc
2. Nguyễn Hoàng
3. Nguyễn Quang Hùng
4. Trần Phan Tú My
5. Võ Duy Hoàng
6. Phan Thành Tâm
7. Ngô Anh Tuấn
8. Nguyễn Phước Tuấn
Tp. Hồ Chí Minh, 2013
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuối năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức
thương mại thế giới WTO, điều này đem lại rất nhiều lợi ích, nhưng cũng mang
lại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong nước. Đòi hỏi các doanh
nghiệp cần phải có những biện pháp đúng đắn để có thể đứng vững trên thị
trường, đạt được những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của thị trường quốc tế.
Và một trong các phương thức để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, chính là
triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. Việc áp
dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽ giúp cho
gia (mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình), Tổng cục
Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977
Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO)
khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tòan cầu và bảo vệ an
toàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ
chức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu
ban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn
thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi
được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức
của ISO.
Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản
phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…
Hiện ISO có các bộ tiêu chuẩn:
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ
thống quản lý chất lượng.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống
quản lý môi trường.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO
22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực
phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000.
- ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận.
- ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành
công nghiệp ôtô toàn cầu
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành,
nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng, và xác định các yếu tố cần
Trang 4
thiết của 1 hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch
hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình.
– Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý
Trang 5
Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên
quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh
nghiệp.
– Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên
Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi
doanh nghiệp. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng
cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến.
– Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định
Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh
muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và
thông tin.
– Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với người cung ứng
Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ
tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.
1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008
Yêu cầu 4 - Hệ thống quản lý chất lượng
Trang 6
Yêu cầu 5 - Trách nhiệm của lãnh đạo
Yêu cầu 6 - Quản lý nguồn lực
Yêu cầu 7 - Tạo ra sản phẩm
Yêu cầu 8 - Đo lường, phân tích và cải tiến
Chương 2
THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA
SEN
2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen
- Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sản
xuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng;
- Hệ thống hơn 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước;
- Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung
Thực – Cộng Đồng – Phát Triển";
- Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng;
- Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệ
mới.
Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vị
thế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thị
phần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành
nhà xuất khẩu tôn đứng đầu ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng
tiêu thụ, doanh thu bình quân trên 47%/năm trong 5 niên độ tài chính gần nhất
(2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng
khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng
Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt
2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục
góp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007,
2008, 2009, 2010, 2011); và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoài
nước.
Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi
và biểu tượng của mình. Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh,
kiên nhẫn, viên dung, thanh lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực. Ngoài
ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn
hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự khác biệt, khẳng định sứ mệnh
của một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của đất nước, mà cụ thể
Tập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ
lực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia
và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội.
Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 11 năm qua, Tập đoàn Hoa
nghề nghiệp.
“Không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động: sản xuất - kinh
doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn và sức khỏe cho người lao động,
nhằm hướng tới sự phát triển bền vững.”
1. Truyền đạt chính sách nay bằng mọi hình thức đến từng cán bộ công
nhân viên trong tập đòan và các bên liên quan để mọi người thấu hiểu và thực
hiện.
2. Cam kết người lao động thường xuyên được đào tạo và huấn luyện về
nghiệp vụ chuyên môn, về các yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định của nhà nước về an
toàn và sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và các nội quy, chính sách
Của tập đòan.
Trang 10
3. Mọi họat động sản xuất - kinh doanh đều được thực hiện theo một hệ
thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên được xem xét, đánh giá, cải
tiến.
4. Xây dựng và thực hiện các qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt các hệ
thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn qui
định pháp lý của nhà nước vá phù hợp với các mục tiêu của tập đòan.
5. Áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng của Quốc tế để đa dạng hóa, nâng
cao chất lượng sản phẩm của Hoa Sen Group.
6. Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định và chất
lượng,hợp lý về giá cả, nhanh chóng trong giao nhận và thuận lợi trong thanh
toán.
7. Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật định và yêu cầu khác của các bên
hữu quan về môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp. Bảo vệ môi trường,
ngăn ngừa các thương tổn, bệnh tật, và cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý
tích hợp ISO 9001, 14001, 18001.
2.1.4 Mục tiêu Công ty
Mục tiêu chất lượng
• Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do
Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001:2008 tại Tập
đoàn Hoa Sen là 163 bộ tài liệu.
Phân theo các mục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008:
Mục 4 – hệ thống quản lý chất lượng: 3 quy trình
Mục 5 – Trách nhiệm lãnh đạo: 5 quy trình
Mục 6 – Quản lý nguồn lực: 6 quy trình
Mục 7 – Tạo sản phẩm: 33 quy trình
Mục 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến: 4 quy trình
Quy trình ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch- Cung tiêu bao gồm:
• Quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói và bảo quản hàng hóa, nguyên vật
liệu
• Quy trình triển khai sản xuất
• Quy chế tổ chức hoạt động phòng Kế hoạch- Cung tiêu
• Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
• Quy trình giao hàng nội địa
• Quy trình nhận hàng
• Quy trình gia công ngoài
• Quy trình triển khai cán tôn tại công trình
• Quy trình cán, cắt thành phẩm
• Quy định quản lý trạm cân
• Quy trình tính giá thành
• Quy trình điều hàng kho trung chuyển
• Quy trình quản lý kho
2.2.1.1 Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
2.2.1.1.1 Mục đích
Trang 12
Nhằm hệ thống hóa một cách hợp lý và có khoa học quá trình tiếp nhận,
xác nhận và phản hồi Phiếu hỏi hàng, Tờ trình Đề nghị bán hàng, Đơn đặt hàng
của BP kế hoạch cung tiêu một cách hợp lý và nhanh chóng để hỗ trợ cho các
liệu liên quan
01
NV Tiếp nhận
(BP Kế
hoạch)
QT.BHNĐ.B
M02
Trang 13
Không SX, không
đáp ứng
Phh không đúng
Tiếp nhận phiếu hỏi
hàng
02
NV Tiếp nhận
(BP Kế
hoạch)
Trưởng BP kế
hoạch
03
BP kế hoạch
04
BP kế hoạch
Phụ lục về
việc phối hợp
xác nhận đơn
hàng cung
tiêu Bình
Dương và
Phú Mỹ
Đủ
Không đủ
NVL không
Cân đối nguyên vật liệu
tồn kho
Đề xuất mua nguyên vật
liệu
Đồng ý
Không
Phê duyệt
Cân đối kế hoạch sản xuất
Đề xuất mua ngoài hoặc
gia công ngoài
09
Ban TGĐ
Giám đốc
cung tiêu
QT mua hàng
nội địa
QT mua hàng
ngoài nước
QT gia công
ngoài
10 BP kế hoạch
11
Đơn vị kinh
doanh
QT.BHNĐ.B
M05
12
Lưu hồ sơ
B2: Kiểm tra phiếu hỏi hàng
- Sau khi tiếp nhận Phiếu hỏi hàng, NV kế hoạch chuyển qua
trưởng BP kế hoạch để xem xét
- Trưởng BP kế hoạch tiến hành kiểm tra.
A. Phiếu hỏi hàng không hợp lệ thì phản hồi về đơn vị yêu
cầu.
B. Phiếu hỏi hàng hợp lệ thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho.
Phụ lục về việc
phối hợp xác nhận
đơn hàng cung tiêu
Bình Dương và
Phú Mỹ
( QT.XNĐH.PL01)
.
B3: Kiểm tra hàng tồn kho
- Khi kiểm tra hàng tồn kho nếu có hàng tồn kho thì xác nhận có
hàng tồn kho và phản hồi đơn vị kinh doanh.
- Trong trường hợp không có hàng tồn kho thì xảy ra 2 trường
hợp:
+ Trường hợp 1: Không nằm trong năng lực sản xuất của nhà
máy, không có khả năng cung ứng thì từ chối đơn hàng và phản
hồi về cho đơn vị hỏi hàng.
+ Trường hợp 2: Thuộc vào năng lực sản xuất nhà máy thì
kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất sau đó
phản hồi cho khách hàng về thời gian giao hàng.
B4: Kiểm tra NVL, cân đối KHSX, phản hồi thông tin
- Trường hợp 1: Có đủ NVL sản xuất và có kế hoạch dự kiến ra
hàng. Phản hồi thời gian ra hàng cho các đơn vị kinh doanh.
- Trường hợp 2: Không đủ NVL sản xuất và có khả năng sản
+ Đối với hàng mua ngoài, GĐ cung tiêu làm đơn đặt hàng và
làm thủ tục mua hàng theo quy trình mua hàng đối với hàng hóa
mua ngoài.
+ Đối với hàng gia công ngoài thì tiến hành thực hiện theo quy
trình gia công ngoài
- Trường hợp đề xuất không được phê duyệt nhân viên tiếp nhận
cần phản hồi lại đơn vị kinh doanh là không thể đáp ứng
B10: Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh
Phòng cung tiêu xác nhận trên phiếu hỏi hàng về:
- Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
- Thời gian hiệu lực cho phiếu hỏi hàng
Sau đó gửi lại cho các đơn vị kinh doanh
B11: Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH
- Các đơn vị kinh doanh gửi đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin:
- Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
B12: Xác nhận thời gian giao hàng
Phòng cung tiêu xác nhận đơn đặt hàng với các thông tin sau:
- Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
Hàng sản xuất ở
Bình Dương: 30
phút
Hàng sản xuất ở
Phú Mỹ: 60 phút
Trang 17
B13: Lưu hồ sơ
- BP kế hoạch: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng.
- Nhân viên điều hàng: Lưu đơn đặt hàng.
2.2.1.2.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt
- BP: Bộ phận
- HTPP: Hệ thống phân phối
Trang 18
- KT: Kiểm tra
- KHCT: Kế hoạch cung tiêu
- NV: Nhân viên
- PXKHG: Phiếu xuất kho hàng gửi
- PNKHG Phiếu nhập kho hàng gửi
- PGH: Phiếu giao hàng
- PCKNB: Phiếu chuyển kho nội bộ
- PYCXKHG:Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi
- PYCGH: Phiếu yêu cầu giao hàng
2.2.1.2.4 Trách nhiệm
- GĐ Cung tiêu, PGĐ Cung Tiêu, Ban giám đốc các Công ty con, Trưởng phòng
Kế hoạch cung ứng các công ty con chỉ đạo thực hiện quy trình này.
- Tổ trưởng tổ chứng từ kiểm tra các PGH/PCKNB/PXKHG, phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi.
- NV cung ứng chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. Đồng thời nhận lại phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi; PGH PCKNB/PXKHG đã có chữ ký
xác nhận của trưởng các đơn vị mua hàng, lưu giữ các chứng từ liên quan.
- NV chứng từ tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính giá xuất kho, đồng thời lập
phiếu PGH/PCKNB/PXKHG và nhập phiếu PNKHG.
- Trưởng tổng kho, Phó tổng kho và thủ kho có trách nhiệm soạn hàng, kiểm tra
xe và xếp hàng lên xe theo phiếu yêu cầu giao hàng hoặc PCKNB/PXKHG.
- NV Kế toán có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trong PGH hoặc PCKNB và tiến
hành xuất hóa đơn.
- Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra xe và hàng hóa trước khi cho xe ra khỏi cổng
2.2.1.2.5 Nội dung
từ
05
NV chứng
từ
QT.GHNĐ.
BM02
(PGH)
QT.GHNĐ.
BM03
(PCKNB)
QT.GHNĐ.
BM04
(PNKHG)
QT.GHNĐ.
BM05
(PXKHG)
06 TBP.
chứng từ
P.GĐ KH-
CT GĐ
Trang 20
Không
Tiếp nhận phiếu yêu cầu
giao hàng/yêu cầu xuất
kho hàng gửi
Kiểm tra yêu cầu giao hàng, yêu cầu xuất
kho hàng gửi
Đồng
Chuyển qua BP chứng từ
Không đồng
NV trạm
cân
Bảo vệ
13
Tài xế vận
chuyển
hàng
14
Các đơn
vị mua
hàng
Trang 21
Chuyển PGH/ PCKNB qua BP
Không đồng ý
Đồng
Kế toán KT PGH /PCKNB
Xuất hóa đơn
Chuyển PGH/
PCKNB/PXKHG đến
Xếp hàng lên xe
Không
Kiểm tra hàng sau khi cân xe
Vận chuyển
Đồng
Không đồng
Các đơn vị nhận hàng và kiểm tra
15
NV cung
ứng
- Nhân viên cung ứng sẽ nhận trực tiếp
hoặc bằng fax Phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi có
đủ chữ ký xác nhận từ:
+ Hệ thống phân phối (từ các Chi nhánh)
+ Kinh doanh Nội địa, Kinh doanh Dự
án, các Công ty con.
QT.GHNĐ.BM07
(Phiếu yêu cầu giao
hàng)
QT.GHNĐ.BM01
(Phiếu yêu cầu xuất
kho hàng gửi)
NV B2: Kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu Quy trình vận 20 phút
Trang 22
Nhận lại PGH/PXKHG
Lưu hồ sơ
Trách
nhiệm
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận
Thời gian
thực hiện
cung
ứng
yêu cầu xuất kho hàng gửi.
- Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu giao
hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi,
NV cung ứng tiến hành kiểm tra chi tiết,
số lượng, quy cách hàng hoá, nơi giao
nhận hàng, thời gian nhận hàng, người
trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Nếu giao hàng ngay thì
chuyển
QT.GHNĐ.BM07
(Phiếu yêu cầu giao
hàng)
QT.GHNĐ.BM01
(Phiếu yêu cầu xuất
kho hàng gửi)
/một phiếu
yêu cầu
giao
hàng/phiế
u yêu cầu
xuất kho
hàng gửi
(trường
hợp thuê
xe ngoài
thời gian
sẽ theo
quy trình
vận
chuyển)
Trang 23
Trách
nhiệm
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận
Thời gian
thực hiện
Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra số
lượng, trọng lượng, quy cách, tên người
sở hữu các mặt hàng trong Phiếu yêu cầu
giao hàng /phiếu yêu cầu xuất kho hàng
gửi so với hàng tồn kho/phiếu giao hàng.
- Nếu hàng đã có giá vốn thì kiểm tra giá
xuất kho, còn chưa có giá vốn thì chưa
cần kiểm tra giá xuất kho.
Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu
cầu giao hàng khớp với hàng tồn kho thì
lập PGH hoặc PCKNB. Trường hợp trên
Phiếu yêu cầu giao hàng có đề nghị nhập
20 phút
cho một
phiếu yêu
cầu giao
hàng/phiế
u yêu cầu
xuất kho
hàng gửi
Trang 24
Trách
nhiệm
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận
Thời gian
thực hiện
kho hàng gửi thì nhân viên chứng từ sẽ
đồng thời lập phiếu giao hàng (để tính
doanh thu, lợi nhuận,…) và phiếu nhập
kho hàng gửi.
+ Trường hợp chưa có giá vốn:
Nhân viên chứng từ làm PCKNB
để chuyển hàng đi, sau đó làm
PGH sau.
QT.GHNĐ.BM02
(PGH)
QT.GHNĐ.BM03
(PCKNB)
QT.GHNĐ.BM04(P
NKHG)
QT.GHNĐ.BM05
(PXKHG)
5 phút /
phiếu yêu
cầu giao
hàng
Trang 25
Copyright: Tài liệu đại học ©