QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
Chương I
Lí LUẬN CHUNG
I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN Lí DỰ ÁN
1. Tổng quan về dự án đầu tư:
1.1. Khỏi niệm về dự án
Có rất nhiều cách định nghĩa dự án. Tùy thuộc theo mục đích mà nhấn mạnh
một khía cạnh nào đó.
Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: Cách hiểu “tĩnh” và
cách hiểu “động”. Theo cách hiểu “tĩnh” thỡ dự ỏn là hỡnh tượng về một tỡnh
huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai: “ Dự án là một
lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải được thực hiện với phương
pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực
thể mới”.
Trên phương diện quản lý: “Dự ỏn là những nỗ lực cú thời hạn nhằm tạo ra
một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”.
Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tớnh: (1) Nỗ lực tạm thời, nghĩa là mọi dự
án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu
của dự án đó đạt được hoặc dự án bị loại bỏ, (2) Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những
sản phẩm tương tự đó cú hoặc dự ỏn khỏc.
1.2. Đặc trưng cơ bản của dự án.
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 1
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
- Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả
được xác định rừ. Kết quả này cú thể là một tũa nhà, một dõy chuyền sản xuất
hiện đại hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí
chính trị. Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện.
Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể
của các nhiệm vụ hỡnh thành nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án
là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau
đũi hỏi cỏc nhà kế hoạch phải xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án, các
nhà thiết kế kỹ thuật và một số lượng lớn các nguồn lực đặc biệt là vật tư thiết bị.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khỏc với
quỏ trỡnh sản xuất liờn tục và giỏn đoạn, kết quả của dự án không phải là sản
phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án
đem lại là duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim tự tháp Ai Cập hay đê chắn lũ
Sông Thames ở London. Tuy nhiờn, ở nhiều dự ỏn khỏc, tớnh duy nhất ớt rừ ràng
hơn và dễ bị che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng điều khẳng định là
chỳng vẫn cú thiết kế khỏc nhau, vị trí khác nhau, khách hàng khác… Điều ấy
cũng tạo nên nét duy nhất, độc đáo, mới lạ của dự án.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ
phận quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự ỏn nào cũng cú sự tham gia của
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 3
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà
thầu, các cơ quan quản lý nhà nước… Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu
của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các
bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự ỏn thường xuyên có quan hệ với
nhau và cựng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ
phận không giống nhau. Tính chất này của dự án dẫn đến hai hậu quả nghiêm
trọng: (1) không dễ các bên tham gia có cùng quyền lợi, định hướng và mục tiờu;
(2) khó khăn trong việc quản lý, điều phối nguồn lực… Để thực hiện thành cụng
mục tiờu của dự ỏn, cỏc nhà quản lý dự ỏn cần duy trỡ thường xuyên mối liên hệ
với các bộ phận quản lý khỏc.
- Môi trường hoạt động “va chạm”. Quan hệ giữa cỏc dự ỏn là quan hệ chia
nhau cựng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự ỏn “cạnh tranh” lẫn nhau và
với các hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Trong đó
có “hai thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp
nào nếu hai lệnh lại mâu thuẫn nhau… Do đó, môi trường quản lý dự ỏn cú nhiều
quan hệ phức tạp nhưng năng động.
của con người (hiểu biết tự nhiờn, xó hội, kinh tế, kỹ thuật…) ngày càng tăng.
Các phương pháp quản lý mới hiện nay:
- Quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management)
- Đúng thời gian (Just in time)
- Kỹ thuật cạnh tranh (Comcurent engineering)
2.1. Khỏi niệm quản lý dự ỏn
2.1.1. Khỏi niệm
Quản lý dự ỏn là quỏ trỡnh lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trỡnh phỏt triển của dự ỏn nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 5
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đó
định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và
điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự ỏn bao gồm ba giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều
phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực
hiện giỏm sỏt cỏc cụng việc dự ỏn nhằm đạt được những mục tiêu xác định.
Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính
nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quỏ trỡnh phỏt triển một kế hoạch
hành động thống nhất, theo trỡnh tự logic, cú thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ
thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.
Điều phối thực hiện. Đây là quá trỡnh phõn phối nguồn lực bao gồm tiền vốn,
lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.
Giai đoạn này chi tiết húa thời gian, lập lịch trỡnh cho từng cụng việc và toàn bộ
dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhõn lực
và thiết bị phự hợp.
Giỏm sỏt là quỏ trỡnh theo dừi kiểm tra tiến trỡnh dự ỏn, phõn tớch tỡnh hỡnh
thực hiện, bỏo cỏo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc
trong quá trỡnh thực hiện. Cựng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án
giữa kỳ cuối và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến
Phối hợp cỏc hoạt động
Khuyến khớch động viờn
Giỏm sỏt
Đo lường kết quả
So sỏnh với mục tiờu
Bỏo cỏo
Giải quyết cỏc vấn đề
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tỡnh trạng làm việc kộm hiệu
quả do công nhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo… làm phát
sinh tăng một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lói
vay ngõn hàng, chi phớ giỏn tiếp cho bộ phận (chi phớ hoạt động của văn phũng
dự ỏn) tăng theo thời gian và nhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do
không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng.
Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt
chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án,
giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt
đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia. Trong quá
trỡnh quản lý dự ỏn thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục
tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia
trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả
các mục tiêu dài hạn của quá trỡnh quản lý dự ỏn. Nếu cụng việc dự ỏn diễn ra
theo đúng kế hoạch thỡ khụng phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực
thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan
và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý
dự án. Việc đánh đổi mục tiờu diễn ra trong suốt quỏ trỡnh quản lý, từ khi bắt đầu
đến khi kết thúc dự án. Ở mỗi giai đoạn của quá trỡnh quản lý dự ỏn, cú thể một
mục tiờu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các
mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều cú ảnh hưởng
đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác.
cộng hợp
Chi phớ
Chi phớ
Thời gian cho phộp
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 9
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
cho phộp
Thời gian
Hỡnh 1.3. Mối quan hệ giữa ba mục tiờu: thời gian, chi phớ và kết quả
2.1.3. Đặc điểm của quản lý dự án
- Tổ chức quản lý dự ỏn là một tổ chức tạm thời. Tổ chức quản lý dự ỏn được
hỡnh thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn. Trong thời gian tồn tại
dự án, nhà quản lý dự ỏn thường hoạt động độc lập với các phũng ban chức năng.
Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy
móc thiết bị.
- Quan hệ giữa chuyờn viờn quản lý dự ỏn với phũng chức năng trong tổ chức.
Công việc của dự án đũi hỏi cú sự tham gia của nhiều phũng chức năng. Người
đứng đầu dự án và những người tham gia quản lý dự ỏn, là những người có trách
nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phũng chuyờn mụn nhằm thực
hiện thắng lợi mục tiờu của dự ỏn. Tuy nhiờn, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn
về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thỏa món cỏc yờu cầu kỹ thuật.
2.1.4. Một số điểm khác nhau cơ bản giữa quản lý dự ỏn với quản lý quỏ
trỡnh sản xuất liờn tục của doanh nghiệp
Quản lý rủi ro một cỏch thường xuyên. Quản lý dự ỏn thường phải đối phó với
nhiều rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tớnh chi phí, dự
đoán sự thay đổi công nghê, sự thay đổi cơ cấu tổ chức… Do vậy, quản lý dự án
nhất thiết phải đặc biệt chú trong công tác quản lý rủi ro, cần xây dựng các kế
hoạch, triển khai thường xuyên các biện pháp phũng chống rủi ro.
Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất
định hàng húa hoặc dich vụ (sản xuất đơn chiếc)
Thời gian tồn tại của dự ỏn cú giới hạn
Cỏc số liệu thống kờ ớt cú nờn không được
dựng nhiều trong cỏc quyết định về dự ỏn
Phải trả giỏ đắt cho cỏc quyết định sai lầm
Nhõn sự mới cho mỗi dự ỏn
Phõn chia trỏch nhiệm thay đổi tựy thuộc vào
tớnh chất của từng dự ỏn
Mụi trường làm việc thường xuyờn thay đổi
Hỡnh 1.4. Những khác nhau cơ bản giữa quản lý sản xuất theo dũng và
hoạt động phát triển dự ỏn
2.2. Nội dung của quản lý dự ỏn
Quản lý dự ỏn
Lập kế hoạch tổng quan
Lập kế hoạch
Thực hiện kế hoạch
Quản lý những thay đổi
Quản lý phạm vi
Xác định phạm vi
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 11
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
Lập kế hoạch
Quản lý thay đổi phạm vi
Quản lý thời gian
Xác định công việc
Dự tớnh thời gian
Quản lý tiến độ
Quản lý chi phớ
chọn để thỏa món mong chờ của cỏc bờn liờn quan đến dự án.
Để dự án hoàn thành thắng lợi, cũng cần tập trung vào quản lý hũa nhập giữa
cỏc thành phần của dự ỏn bao gồm cỏc thành phần khỏc nhau của tổ chức dự ỏn
và cỏc thành phần khỏc nhau của chu kỳ dự ỏn.
Quản lý sự hũa nhập
Thực hiện kế hoạch dự ỏn
1. Đầu vào
- Kế hoạch dự ỏn
- Tài liệu hỗ trợ
- Chiến lược tổ chức thực hiện dự án
- Chương trỡnh hành động
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Kỹ năng quản lý chugn
-Kiến thức, kỹ năng và sản phẩm
- Trỡnh tự thực hiện cỏc cụng việc dự ỏn
- Cỏc thủ tục về mặt tổ chức
3. Đầu ra
- Kết quả cụng việc
- Những yêu cầu thay đổi
Kiểm soát toàn bộ sự thay đổi
1. Đầu vào
- Kế hoạch dự ỏn
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 13
Phỏt triển kế hoạch
1. Đầu vào
- Đầu ra của kế hoạch khác
- Thông tin của các dự án
tương tự
- Chiến lược tổ chức thực
hiện
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 14
Kiểm tra phạm vi
1. Đầu vào
- Kết quả của cụng việc.
- Hồ sơ sản phẩm.
2. Cụng cụ kỹ thuật
- Thanh tra.
3. Đẩu ra
- Chấp nhận chớnh thức.
Khởi đẩu
1. Đầu vào
- Mụ tả sản phảm.
- Hoạch định chiến lược.
- Tiờu chuẩn lựa chọn dự ỏn.
- Thị trường của dự án.
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Phương phỏp lựa chọn dự ỏn.
- Đánh giá của chuyên gia.
3. Đầu ra
- Quyết định thực hiện dự án.
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Phõn tớch sản phẩm.
- Phõn tớch Chi phớ/Lợi ớch
- Lựa chọn cỏc phương án
- Đánh giỏ của chuyờn gia
3. Đầu ra
- Bỏo cỏo về phạm vi của dự ỏn.
- Tài liệu hỗ trợ dự ỏn.
- Kế hoạch quản lý phạm vi dự ỏn.
thành đúng lúc.
Quản lý thời gian
Sắp xếp các hoạt động
1. Đầu vào
- Danh sách hoạt động.
- Mụ tả sản phẩm.
- Trỡnh tự thực hiện cụng việc dự ỏn bắt buộc.
- Các nhân tố tác động bên ngoài.
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 16
Xõy dựng lịch làm việc
1. Đầu vào
- Sơ đồ mạng của dự án.
- Ước tính thời gian thực hiện từng công
việc, lịch chọn.
- Yờu cầu về nguồn, Mụ tả nguồn.
- Những yếu tố hạn chế, giả định.
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Phõn tớch toỏn học, giảm thời gian thực
hiện dự ỏn.
Xác định các hoạt động
1. Đầu vào
-Cấu trỳc phõn chia dự ỏn
-Bỏo cỏo về phạm vi của dự
ỏn.
-Các thông tin của dự án
tương tự.
- Những yếu tố ràng buộc.
những giả định.
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Phõn chia dự ỏn.
3. Đầu ra
- Cập nhật lịch thực hiện công việc, điều chỉnh các hoạt động
- Cỏc bài học kinh nghiệm.
2.2.4. Quản lý chi phớ
Quản lý chi phớ bào gồm cỏc quy trỡnh cần thiết để đảm bảo rằn dự án được
hoàn thành với kinh phí đó đựợc phê duyệt. Chi phí của dự án quyết định bởi chi
phí các nguồn cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án.
Quản lý chi phớ
Ước tính chi phí
1. Đầu vào
- Cấu trỳc phõn chia cụng việc
- Các nguồn đũi hỏi.
- Đơn giá, ước tính thời gian cho từng công việc.
- Các thông tin từ các dự án tương tự,
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Cụng thức toỏn học
- Phần mềm Exel
3. Đầu ra
- Ước tính chi phí
- Cỏc tớnh toỏn chi tiết bổ trợ
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 18
Lập kế hoạch nhõn lực
1. Đầu vào
- Cấu trỳc phõn chia cụng việc.
- Thông tin tương tự dự án trước.
- Giới hạn phạm vi
- Mụ tả cỏc nguồn lực đũi hỏi.
- Chiến lược tổ chức thực hiện
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Đánh giá của chuyên gia
lượng, mục tiêu về chất lượng và trách nhiệm quản lý thực hiện cỏc mục tiờu này
bằng cỏch lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và
cải tiến chất lượng với hệ thống chất lượng.
Quản lý chất lượng
Đảm bảo chất lượng
1. Đầu vào
- Kết quả của cỏc biện phỏp quản lý chất lượng
- Cỏc chỉ tiờu vận hành
2. Cụng cụ và kỹ thuật
-Cụng cụ kỹ thuật quản lý kế hoạch chất lượng
- Biêu mẫu kiểm tra chất lượng
3. Đầu ra
Cải tiến chất lượng
Kiểm tra chất lượng
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 20
Lập kế hoạch chất lượng
1. Đầu vào
- Mụ tả sản phẩm
- Các tiêu chuẩn và quy
định
- Quy trỡnh đầu ra khác
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Phõn tớch chi phớ/ lợi
ớch
- Cỏc tiờu chuẩn
- Kinh nghiệm
3. Đầu ra
- Kế hoạch quản lý chất
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
1. Đầu vào
Phát triển đội ngũ
1. Đầu vào
- Nhõn lực của dự ỏn
- Kế hoạch dự ỏn
- Kế hoạch quản lý nhõn lực
- Cỏc bỏo cỏo sử dụng nhõn lực
- í kiến nhận xột từ bờn ngoài
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Kỹ năng quản lý tổng hợp
- Sắp xếp, đào tạo
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 22
Kế hoạch tổ chức
1. Đầu vào
- Cỏc mặt phõn giới của dự ỏn
- Nhu cầu nhõn lực
- Cỏc ràng buộc
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Cỏc dự án tương tự
- Tài liệu hướng dẫn
- Lý thuyết tổ chức
- Phõn tớch của cỏc bờn liờn
quan
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CSHT GTVT Ở VIỆT NAM
3. Đầu ra
- Cải thiện cỏc chỉ tiờu sử dụng nhõn lực
- Đầu vào của các đánh giá hiệu suất sử dụng lao động
2.2.7. Quản lý thụng tin
Quản lý thụng tin bao gồm cỏc quỏ trỡnh cần thiết để đảm bảo tính kịp thời
từ việc phất thông tin, phổ biến thông tin, thu thập thông tin, lưu trữ thông tin và
việc sẵng sang cung cấp thông tin của dự án. Nó cung cấp những liên kết giữa mọi
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Tổng quan toàn bộ việc tổ chức dự ỏn
- Phân tích độ lệch,
- Phõn tớch xu thế
- Phân tích giá trị tăng thêm
- Cụng cụ và kỹ thuật phõn phối thụng tin
3. Đầu ra
- Các báo cáo đánh giá
- Đề nghị thay đổi
Kết thỳc dự ỏn về mặt hành chớnh
1. Đầu vào
- Cỏc tài liệu đánh giá dự án
- Tài liệu về sản phẩm dự ỏn
2. Cụng cụ và kỹ thuật
- Công cụ, kỹ thuật báo cáo đánh giá thực hiệ dự án
3. Đầu ra
- Biờn bản nghiệm thu thực hiện
- Bài học kinh nghiệm
2.2.8. Quản lý rủi ro
Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Việt Dũng 25
Copyright: Tài liệu đại học ©