ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
KHOA THỐNG KÊ - TIN HỌC

BÀI BÁO CÁO GIỮA KỲ
ĐỀ TÀI:
PHÁT TRIỂN
HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI TRÚ CỦA SINH
VIÊN TẠI KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ
NẴNG
Nhóm sinh viên thực hiện : Nhóm 2
Đà Nẵng, tháng 11 năm 2014
Nhóm 2 Trang 1
LỜI CAM ĐOAN
Nhóm chúng tôi xin cam đoan đây là đề tài do nhóm tự thực hiên. Là kết quả
có được trong quá trình nhóm thu thập dữ liệu và nghiên cứu .Các số liệu có trong
bài báo cáo đều có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ đúng các nguyên tắc, kết quả thu
thập trong quá trình là trung thực , khách quan, không sao chép với đồ án khác .
Nếu sai nhóm chúng tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm và kỷ luật.
Nhóm thực hiện
LỜI CẢM ƠN
Nhóm chúng tôi xin thành cảm ơn thầy giáo Phan Đình Vấn và các cô chú
trong ban quản lí kí túc xá đã giúp đỡ chúng tôi thực hiện báo cáo này.
Trong quá trình thực hiện báo cáo nhóm chúng tôi không thể tránh khỏi
những sai sót nên chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của thầy và các bạn.
Một lần nữa nhóm chúng tôi chân thành cảm ơn!
Nhóm thực hiện
Nhóm 2 Trang 2
Mục lục:
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:

hệ thống phần mềm.
Thành phố Đà Nẵng là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các tỉnh về học tập,
nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết. Sinh viên thường xin vào ở trong các ký
túc xá vì ở đây an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt, thường gần trường và có
mô hình học tập, sinh hoạt tốt.Vì vậy, quá trình quản lý ký túc xá càng phức tạp và
khó khăn hơn
Thông qua nhu cầu đó nhóm nhận thấy việc xây dựng và phát triển hệ thống quản
lý nội trú của sinh viên tại ký túc xá là rất thiết thực, nhằm giúp cho việc quản lý
ký túc xá của ban quản lý và việc đăng ký của sinh viên trở nên dễ dàng và đơn
giản hơn
3. Mục tiêu đề tài
- Nghiên cứu tổng quan về hệ thống quản lý nội trú của sinh viên kí túc xá
trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng, từ đó đánh giá và phát triển thành hệ
thống mới
- Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy
- Truy xuất thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng
và chính xác
- Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính
xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng thừa người ở
phòng thì thiếu
- Sinh viên thực hiện việc đăng ký một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi
đồng thời nhận được phản hồi của ban quản lý một cách sớm nhất
Nhóm 2 Trang 4
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
- Các quy trình quản lý nội trú của sinh viên ở ký túc xá Đại học kinh tế Đà
Nẵng (bao gồm quy trình vào ở hay ra khỏi ký túc xá, quy trình thu tiền điện,
nước hàng tháng, quy trình quản lý cơ sở vật chất, quy trình chuyển phòng)
- Cách thức lưu trữ thông tin(sinh viên, phòng ở, thanh toán tiền điện , tiền
nước, cơ sở vật chất) và truy xuất dữ liệu của ban quản lý ký túc xá
5. Địa chỉ ứng dụng sản phẩm của đề tài:

 Chức năng, nhiệm vụ:
Hiệu trưởng :
- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Ký túc xá trước nhà trường.
- Ban hành nội quy, quy định cụ thể công tác HSSV nội trú phù hợp với điều
kiện cụ thể của trường và tổ chức thực hiện công tác HSSV nội trú theo quy
định tại Chương III của Quy chế học sinh sinh viên nội trú
- Phê duyệt kế hoạch hoạt động công tác quản lý HSSV nội trú hàng năm của
trường; có kế hoạch xây dựng, tu bổ, nâng cấp, sửa chữa nhà ở, nhà ăn, các
công trình hạ tầng của khu nội trú.
- Bảo đảm các điều kiện phát huy vai trò của các tổ chức Đảng,
Đoàn thể trong công tác HSSV nội trú.
Phòng công tác HSSV:
- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Quy chế HSSV các
trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy
Nhóm 2 Trang 6
- Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú trong công tác quản lý, giáo dục toàn
diện cho HSSV trong khu nội trú.
- Phối hợp với Ban quản lý khu nội trú giải quyết kịp thời các vụ việc xảy ra
có liên quan và công tác khen thưởng, kỷ luật HSSV nội trú.
Ban quản lý ký túc xá:
Ban quản lý thực hiện đầy đủ các nội dung về chức năng, nhiệm vụ theo quy chế
học sinh- sinh viên nội trú tại Chương III ( Nội dung công tác học sinh, sinh viên
nội trú)
Bộ phận tiếp nhận :
- Tiếp nhận và làm thủ tục sinh viên vào ra ký túc xá;
- Quản lý hồ sơ sinh viên, xác nhận hộ khẩu, tạm trú, lưu trú của sinh viên.
- Liên hệ sinh viên.
Bộ phận quản lý:
- Công tác quản lý sinh viên, giữ gìn và bảo vệ an ninh trật tự, tài sản ký túc
xá

Hệ thống thông tin là một tập hơp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu nhập lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin
trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Đầu vào của hệ thống thông tin lấy ra từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử
dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển
đến các đích hoặc chuyển vào kho dữ liệu.
2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin, cung cấp thông tin cho công
tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân
tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho
những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức
Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý:
Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó
là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ
thống hỗ trợ quyết định
Nhóm 2 Trang 8
Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ
chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để
có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình
hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài
Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề
cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có
phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng
định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin.
Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết
định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn
2.1.3 Vai trò của một hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý có một vai trò rất quan trọng trong tất cả các lĩnh vực ở
mọi tổ chức:

nhiên sử dụng phiếu điều tra có thể không thu được kết quả khách quan.
2.1.5 Phát triển hệ thống thông tin:
• Nguyên nhân dẫn đến phát triển một hệ thống thông tin:
- Tổ chức gặp phải những vấn đề làm cản trở hoặc hạn chế tổ chức thực hiện
các mục tiêu
- Tổ chức cần tạo ra các ưu thê mới, những năng lực mới để đạt mục tiêu
trước những thách thức và cơ hội trong tương lai
- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của tổ
chức
• Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin:
Giai đoạn 1 : Xác định yêu cầu
Nhóm 2 Trang 10
Xác định rõ vấn đề hay cơ hội cần giải quyết. Tìm hiểu khái quát HTTT hiện có .
đề ra dự án sơ bộ, Đánh giá khả thi và ra quyết định thực thi dự án.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết hệ thống
Nghiên cứu kỹ càng HTTT hiện có và môi trường của nó. Tìm ra nguyên nhân đích
thực của vấn đề hay việc tận dụng cơ hội, đặt ra mục tiêu cho hệ thống mới và đưa
ra các giải pháp sơ bộ. Đánh giá lại tính khả thi của dự án sau khi đã có thêm thông
tin về hệ thống. Sửa lại dự án ban đầu. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về giai đoạn
phân tích chi tiết. Giai đoạn này sử dụng nhiều công cụ phân tích và kỹ thuật mô
hình hoá
Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống.
Trên cơ sở các yêu cầu từ giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế hệ thống sẽ phải
mô tả chi tiết các đặc tả về hệ thống mới sao cho chi phí thấp nhất đồng thời phải
đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
Giai đoạn 4 : Cài đặt
Cài đặt tức là đem hệ thống mới vào thay thế cho hệ thống cũ. Giai đoạn này có rất
nhiều hoạt động chuyển đổi: chuyển đổi phần cứng, phần mềm, dữ liệu và chuyển
đổi con người và tổ chức
Giai đoạn 5: Khai thác và bảo trì hệ thống

cho nên để tạo ra các sản phẩm phần mềm dựa trên ngôn ngữ C# đòi hỏi quá trình
phân tích và thiết kế hệ thống phải bảo đảm các tiêu chuẩn đáp ứng của ngôn ngữ.
Vấn đề này đòi hỏi người lập trình cần phải có kiến thức nhất định về phân tích và
thiết kế hướng đối tượng.
2.4Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL
2.4.1 Giới thiệu SQL
SQL được viết tắt của cụm từ Structured Query Language (ngôn ngữ hỏi có cấu
trúc) là công cụ sử dụng để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu được lưu trữ trong
các cơ sở dữ liệu. SQL là một hệ thống ngôn ngữ bao gồm tập các câu lệnh sử
dụng để tương tác với CSDL quan hệ.
SQL được sử dụng để điều khiển tất cả các chức năng mà một hệ quản trị CSDL
cung cấp cho người dùng bao gồm:
- Định nghĩa dữ liệu: SQL cung cấp khả năng định nghĩa các CSDL, các cấu trúc
lưu trữ và tổ chức dữ liệu cũng như mối quan hệ giữa các thành phần dữ liệu.
Nhóm 2 Trang 12
- Truy xuất và thao tác dữ liệu: Với SQL, người dùng có thể dễ dàng thực hiện
các thao tác truy xuất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các CSDL.
- Điều khiển truy cập: SQL có thể sử dụng để cấp phát và kiểm soát các thao tác
của người sử dụng trên dữ liệu, bảo đảm sự an toàn cho CSDL.
- Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu: SQL định nghĩa các ràng buộc toàn vẹn trong
CSDL nhờ đó đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của dữ liệu trước các thao tác
cập nhật cũng như các lỗi hệ thống
2.4.2 Vai trò của SQL
Trong hầu hết các hệ quản trị CSDL quan hệ, SQL có các vai trò sau:
- SQL là ngôn ngữ hỏi có tính tương tác.
- SQL là ngôn ngữ lập trình CSDL.
- SQL là ngôn ngữ quản trị CSDL.
- SQL là ngôn ngữ cho các hệ thống khách/chủ (clien/server).
- SQL là ngôn ngữ truy cập dữ liệu trên internet.
- SQL là ngôn ngữ CSDL phân tán.

qua cho bộ phận quản lí còn không thì gửi lại đơn cho sinh viên . Sau đó ban quản
lý sẽ xét duyệt các đơn đăng ký theo diện ưu tiên cho đến hết chỉ tiêu thì thôi. Quá
trình này diễn ra tối đa trong vòng 5 ngày kể từ thời hạn tiếp nhận hồ sơ về. Các
tiêu chí theo thứ tự ưu tiên đối với sinh viên được quy định như sau:
- Sinh viên là anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, anh hùng lao động,
thương binh, bệnh binh, người hưởng chính sách như thương binh, HSSV
khuyết tật.
Nhóm 2 Trang 14
- Con liệt sỹ
- Con thương binh, con bệnh binh đã xếp hạng
- Dân tộc thiểu số, là người Kinh có hộ khẩu vùng cao, vùng sâu, vùng có
điều kiện khó khăn
- Sinh viên có bố, mẹ thuộc diện xóa đói giảm nghèo hoặc có hoàn cảnh khó
khăn đột xuất
- Sinh viên có đóng góp trong công tác tập thể, đoàn, hội sinh viên…
Sau đó, ban quản lý sẽ đưa ra thông báo danh sách các sinh viên không được ở
KTX và danh sách các sinh viên được phép vào hay tiếp tục ở lại KTX và tiến
hành bố trí chỗ ở (mỗi phòng ở tối đa 6 sinh viên) cho những sinh viên được chấp
nhận.
Sinh viên sẽ tới nộp tiền tại bộ phận kế toán( bao gồm tiền phòng trong 1 kỳ là
525.000 đồng/ sinh viên và 100.000 đồng tiền cọc đối với khu A và C, hoặc là
1.300.000 đồng /sinh viên và 300.000 đồng tiền cọc đối với khu B, tiền cọc sẽ
được trả lại sau khi sinh viên không còn ở ký túc xá nữa) , và nhận giấy biên lai thu
tiền trong vòng 5 ngày kể từ ngày có thông báo. Quá thời hạn đã quy định mà sinh
viên không tới nộp tiền thì sinh viên đó sẽ bị loại ra khỏi danh sách sinh viên được
chấp nhận
Sau đó sinh viên cầm theo biên lai này đến bộ phận giao nhận phòng để bộ phận
này tiến hành bàn giao phòng theo quy định.
Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ ( khoảng 5 tháng). Sau một học
kỳ, trước khi nghĩ hè, nghĩ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng và làm thủ tục

Quy trình thu tiền điện nước hàng tháng ở ký túc xá
3.2.4 Quản lý cơ sở vật chất
Mỗi phòng sẽ có một số trang thiết bị, cơ sở vật chất có sẵn như: quạt, bóng đèn,
xô, giường,…. Sinh viên tại phòng nào thì phải có trách nhiệm bảo quản trang thiết
bị, cơ sở vật chất phòng đó.
Nhóm 2 Trang 19
Khi trang thiết bị của phòng bị hư hỏng, sinh viên làm giấy đề nghị sửa chữa (bao
gồm thông tin: tên sinh viên, tên phòng, tên thiết bị hư hỏng, nguyên nhân,…) gửi
cho ban quản lý ký túc xá, ban quản lý ký túc xá sẽ xem xét nếu là hỏng do khách
quan sẽ tiến hành thay sửa chữa hoặc thay thiết bị mới.
Nếu là do sinh viên làm hỏng thì cũng sẽ tiến hành sửa chữa hoặc thay thiết bị mới,
nhưng sinh viên đó phải chịu toàn bộ chi phí. Mọi thông tin sửa chữa (bao gồm:
tên thiết bị sửa chửa, thay thế, tên phòng, ngày hoàn thành,…)sẽ được ban quản lý
ghi chép vào sổ nhật ký sữa chữa
3.2.5 Quản lý chuyển phòng
- Khi sinh viên có mong muốn chuyển phòng, sinh viên phải làm đơn và nộp
cho ban quản lý (bao gồm thông tin: họ tên sinh viên, phòng đang ở, phòng
muốn chuyển đến, lý do chuyển phòng,…)
- Ban quan lý sẽ xem xét đơn. Chỉ những lí do cấp thiết và chính đáng mới
duyệt cho sinh viên.
- Thông tin về việc chuyển phòng sau khi được duyệt sẽ được cập nhật vào hệ
thống. Bởi vì việc chuyển phòng sẽ gây ra sự lộn xộn không cần thiết, do đó
ban quản lý sẽ hạn chế tối thiểu nhất có thể nghiệp vụ này.
3.3Đánh giá về hệ thống hiện tại:
Ưu điểm:
- Hệ thống thực hiện đầy đủ quy trình quản lí nội trú của sinh viên ở ký túc xá theo
quy định của quy chế học sinh - sinh viên nội trú
Nhược điểm: Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh
viên còn rất nhiều bất cập
Về phía ban quản lý:

Nhóm 2 Trang 22
Chức năng giúp sinh viên tra cứu thông tin phòng ở một cách dễ dàng
Nhóm 2 Trang 23